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Excel: Zeilenumbrüche per „Suchen und Ersetzen“ einfügen

Wenn Sie mit Excel eine Tabelle erstellen, dann enthält diese oftmals Aufzählungen mit verschiedenen Elementen, die durch unterschiedliche Trennzeichen wie ein Komma voneinander getrennt sind. Um die Tabelle etwas übersichtlicher zu gestalten, können Sie die sich dazwischen befindlichen Trennzeichen durch einen Zeilenumbruch ersetzen.

Excel bietet hierfür den Befehl „Suchen und Ersetzen“ an. Dieser kann auch problemlos mit Sonderzeichen sowie mit Zeilenumbrüchen umgehen. Im Gegensatz zur Textverarbeitung von Word können Sie die Sonderzeichen bei Excel allerdings nicht so einfach auswählen. Bei Excel müssen Sie dem Programm genau mitteilen, wie dieses die Zeilenumbrüche verwenden soll.

Gehen Sie zunächst auf „Bearbeiten | Ersetzen“ und wählen Sie dort die Option „Suchen und Ersetzen“ aus. Bei neueren Versionen ab Excel 2007 geht der Weg etwas anders. Wählen Sie hier bitte zunächst „Start | Bearbeiten“ und anschließend „Suchen und Auswählen | Ersetzen“ aus.

Tragen Sie nun im Feld „Suchen nach“ das Trennzeichen, wie beispielsweise ein Komma mit einem Leerzeichen ein. In das Feld „Ersetzen durch“ kommt dann der Zeilenumbruch. Diesen geben Sie bitte in Form der Tatenkombination [Strg] + [J] ein. Nach Eingabe der Tastenkombination bleibt das Feld zunächst leer. Lediglich der Cursor erscheint in etwas veränderter Form. Sie sollten sich davon jedoch nicht irritieren lassen, da dies so beabsichtigt ist.

Nach Eingabe der Daten können Sie nun den Suchvorgang starten. Excel sucht daraufhin die eingetragenen Trennzeichen auf und ersetzt diese durch einen Zeilenumbruch. Sie können diesen Trick natürlich auch verwenden, um in umgekehrter Richtung vorzugehen. Sie können dann einfach einen bereits vorhandenen Zeilenumbruch durch ein Trennzeichen ersetzen. Die Wahl des Trennzeichens bleibt dabei Ihnen überlassen.

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Excel: Alle vorhandenen Zeilenumbrüche suchen und entfernen

Bei Excel kommt es sehr häufig vor, dass sich beim Erstellen einer Tabelle Leerzeichen in den einzelnen Zellen einschleichen. Wenn Sie diese nach der Erstellung manuell suchen und entfernen müssen, ist dies sehr aufwendig und zeitraubend. Wesentlich schneller wäre es dem Programm das Suchen und anschließende Entfernen zu überlassen.

Weg mit den Zeilenumbrüchen

Zur Vereinfachung können Sie in Excel die Funktion Suchen und Ersetzen nutzen. Falls Sie die Excel Version 2007/2010 nutzen, gehen Sie hierzu in der Menüleiste auf innerhalb des Registers „Start“ ganz rechts auf den Punkt „Suchen und Auswählen“. Im darauf folgenden Menü wählen Sie dann „Ersetzen“ aus. Falls Sie eine Vorgängerversion von Excel gehen Sie stattdessen auf „Bearbeiten | Ersetzen“. Alternativ können Sie auch nacheinander die Tasten [Strg]+[F] und [Alt]+[Z] drücken.

Im Register „Ersetzen“ gehen sie dann mit dem Cursor in das Feld „Suchen nach“. Wichtig dabei ist, dass die Funktion „Num-Lock“ auf Ihrer Tastatur aktiviert ist. Im Anschluss halten Sie die Taste [Alt] gedrückt und geben Sie über den Ziffernblock die Zahl „0010“ ein. Diese Zahlenkombination entspricht der ASCII-Codierung für einen Zeilenumbruch. Diese können Sie allerdings im Eingabefeld nicht sehen.

Sie haben nun die Möglichkeit im Feld „Ersetzen“ eingeben, was Sie anstatt des Zeilenumbruchs setzen möchten. Möchten Sie den Zeilenumbruch ohne Ersatz löschen, dann lassen Sie dieses Feld einfach leer. Wenn Sie nun auf „Alle ersetzen“ gehen, werden die vorhandenen Zeilenumbrüche ohne weitere Nachfrage entfernt. Falls Sie vor dem Löschen nochmals überprüfen möchten, ob alles korrekt ist, gehen sie stattdessen auf „Weitersuchen“ und „Ersetzen“. Excel fragt dann vor jedem Löschen nach, ob dies auch so gewünscht ist. Unbedingt zu beachten ist dabei, dass die Zahlenkombination nur über den Ziffernblock eingegeben werden darf. Zudem darf der codierte Umbruch nicht mit anderen Zeichenketten verknüpft werden.