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Arbeitszeiten und Überstunden mit Excel blitzschnell dokumentieren

Für die Dokumentation von Arbeitszeiten ist das Office-Tool Excel am besten geeignet. Hier lassen sich durch Verwendung verschiedener Formeln die Arbeitszeiten, Über- und Minusstunden schnell errechnen. In früheren Artikeln haben wir auch schon über das Rechnen mit Uhrzeiten zur Zeiterfassung berichtet.  Wenn deine Zeit es nicht erlaubt, sich mit Formeln und Gliederung der Tabelle zu befassen, dann gibt es auch eine fertige Lösung.

Die passende Vorlage verwenden

Mit der richtigen Vorlage geht die Erfassung von Arbeitszeiten dann wesentlich schneller. Einen professionellen Überstundenrechner (Arbeitszeitnachweis) findest du auf der Webseite Kostenlose-office-vorlagen.de.

Nur noch Arbeitszeiten eintragen

Die Bedienung der Vorlage für die Arbeitszeiten ist sehr übersichtlich strukturiert. Im Bereich Monat tippst du das aktuelle Monatsdatum, zum Beispiel 01.12.2017 (für Dezember 2017) ein und erfasst anschließend im Feld Soll-Stunden die tägliche Regel-Arbeitszeit im Format 08:00.

Die Tagesdaten sowie die Wochentage werden automatisch in die Tabelle eingefügt. Du musst dann nur noch den Arbeitsbeginn und das -ende, sowie die Pausenzeiten eintippen.

Durch die bereits hinterlegten Formeln werden Überstunden und Minusstunden automatisch berechnet und können in den Spalten G und H abgelesen werden.

Ganz unten werden alle Zeiten addiert und gegeneinander aufgerechnet. Zuzüglich enthält die Vorlage auch Unterschriften-Felder für Arbeitnehmer und Vorgesetzten.

Fazit:

Die Vorlage erspart jedem Arbeitnehmer viel Arbeit. Sie ist mit Excel ab Office-Version 2010 kompatibel und funktioniert auch mit Open Office Calc.

Tipp:

Auf der Webseite des Anbieters befinden sich neben dem Überstundenrechner noch weitere, interessante Vorlagen. Darunter befinden auch ein Haushaltsbuch, ein Kassenbuch oder ein Haushaltsbuch für Wohngemeinschaften.

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Outlook: Protokoll-Funktion für Gesprächsnotizen oder andere Informationen einsetzen

Ob am heimischen PC oder am Arbeitsplatz, meist ist Outlook die erste Wahl für die Verwaltung von Kontaktdaten. Zudem enthält der E-Mail-Client viele nützliche Features und oftmals unbekannte Zusatzfunktionen. Zu diesen, wenig beachteten Tools, gehört auch die Journal-Funktion.

Mit ihr kann man Informationen zu einem Outlook-Kontakt erfassen oder auch einen Gesprächsverlauf protokollieren. Ebenfalls vorhanden ist eine Zeiterfassung, mit der man die Gesprächsdauer und kundenbezogene Tätigkeiten zeitlich messen kann.

Die Journalfunktion wird in Outlook mit der Tastenkombination [Strg][8] gestartet. Um Zeiten zu protokollieren, klickst du auf  Zeitmessung starten und auf Zeitgeber anhalten, wenn das Gespräch oder die Tätigkeit beendet ist. Dann tippst du einen Betreff und die kontaktierte Firma /Gesprächspartner ein. Damit sind die wichtigsten Informationen angelegt. Dann nur noch die benötigten Informationen eingeben und die Notiz speichern, fertig.

Das angefertigte Journal kann nun zu Abrechnungszwecken oder zur Weiterbearbeitung durch andere Personen oder Kollegen per E-Mail weitergeleitet werden.

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Excel Zeiterfassung: Korrektes Addieren von Stunden und Minuten

Zeiterfassung hin oder her: Man sollte die eigene Wochenarbeitszeit trotzdem kontrollieren. Die einfachste Kontrollmöglichkeit ist das Notieren in Exceltabellen. Hier ist aber die Wahl der Formatierung wichtig, damit das Ergebnis richtig angezeigt wird.

Die Arbeitsstunden können auf zwei Arten bei Excel eingegeben werden. Im Uhrzeitformat (Stunden:Minuten) oder im Dezimalformat (z. B. 8,5 Stunden).

Für eine Zeiterfassung mit Stempelkarte, die im 15-Minuten-Takt stempelt, ist das ja noch in Ordnung, aber bei elektronischer Zeiterfassung, die die Arbeitszeit minutengenau speichert, ist das schon etwas aufwendiger.

Mit dem richtigen Format ist das bei Excel gar kein Problem. Normalerweise würde die Addition der Wochenarbeit mit der normalen Formatierung „hh:mm“ so aussehen…

Alle Zeitangaben die über die 24-Stunden-Grenze hinausgehen, fallen einfach unter den Tisch. Mit einer Formatierung in Dezimalzahlen würde aber das richtige Ergebnis angezeigt werden.

Dabei handelt es sich hier bei Excel nur um ein Darstellungsproblem, weil der Übertrag zur nächsten Einheit (24 Stunden = 1 Tag) automatisch erkannt und umgerechnet wird. Mit einer kleinen Änderung in der Formatierung wird das entsprechend behoben.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Ergebnisfeld der Wochenarbeitszeit (hier ist es die Zelle B8), und wählen Sie im Kontextmenü „Zellen formatieren“.

Im gleichnamigen Dialogfenster wählen Sie, wenn nicht automatisch erkannt, auf der Registerkarte „Zahlen“ die Kategorie „Benutzerdefiniert“ aus. Im Feld „Typ“ suchen Sie das Format „hh:mm“ aus und ändern es in „[hh]:mm“. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

Die eckige Klammer verhindert, dass die Darstellung der Stunden über die 24-Stunden-Grenze hinaus, in Tage umgerechnet wird.

Die Formatierung funktioniert mit allen Excel-Versionen.

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Outlook Zeiterfassung: Mit Outlook Arbeitszeiten ermitteln und dokumentieren

Gerade wenn Sie selbstständig oder freiberuflich tätig sind, ist es wichtig, die Arbeitszeiten, welche für einzelne Kunden oder Projekte benötigt wurden zu ermitteln. Dies ist insbesondere für eine korrekte Rechnungsstellung von Bedeutung. Eine spezielle Buchhaltungssoftware ist jedoch recht teuer, weshalb es sinnvoller ist, dies mit Outlook zu erledigen.

Outlook zur Zeiterfassung nutzen

Outlook ist mit einer eigenen Zeiterfassung versehen. Um diese zu nutzen, sollten Sie zunächst – falls nicht bereits geschehen – die Journalfunktion aktivieren. Hierzu klicken Sie links in der Navigationsspalte auf „Journal“ und beantworten die Frage mit „Ja“.

 

Um die Zeiterfassung zu beginnen, öffnen Sie den Ordner „Kontakte“. Wählen Sie den Kunden aus, für den die Arbeitszeit dokumentiert werden soll. Wählen Sie dann den Punkt „Neuer Journaleintrag für Kontakt“ aus. Bei Outlook 2010 klicken Sie auf „Weitere“ sowie „Journaleintrag“.

Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in welchem Sie unter „Betreff“ die Tätigkeit benennen können. Sie haben zudem die Möglichkeit, einen „Eintragstyp“ auszuwählen. Zur Verfügung stehen die Punkte „Telefonanruf“, „Unterhaltung“ und „Dokument“. Im unteren Eingabefeld können Sie die für den Kunden ausgeführte Tätigkeit nochmals genauer beschreiben. Sobald Sie mit der jeweiligen Tätigkeit beginnen klicken Sie einfach auf den Punkt „Zeitmessung beginnen/starten“. Daraufhin beginnt Outlook die mit der Zeitmessung.

Während der Bearbeitung können Sie den aktuellen Stand jederzeit im Feld „Dauer“ einsehen. Nach Beendigung der Tätigkeit können Sie die Zeitmessung durch „Zeitmessung anhalten“ (bzw. „Zeitgeber anhalten“) und „Speichern und Schließen“ beenden und entsprechend abspeichern.

Um die aufgewendete Zeit für den Kunden zu ermitteln, öffnen Sie einfach in der Ansicht „Kontakte“ den entsprechenden Eintrag mit einem Doppelklick. Für den Fall, dass Sie eine ältere Version als Outlook 2003 nutzen, öffnen Sie die Registerkarte „Aktivitäten“. Bei der Version 2007 steht hierfür in der Multifunktionsleiste der Punkt „Aktivitäten“ auf der Registerkarte „Kontakt zur Verfügung. Im Anschluss erhalten Sie eine Auflistung von allen dokumentierten Aktivitäten zum jeweiligen Kunden auf. Wenn Sie ausschließlich die erfassten Arbeitszeiten einsehen möchten, wählen Sie einfach unter der „Rubrik „Anzeigen“ den Punkt „Journal“ aus.

In der Standardansicht von Outlook erhalten Sie keine Gesamtzeit der einzelnen Journaleinträge angezeigt. Falls Sie dies nicht wünschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Liste auf die Überschriften und öffnen den Punkt „Feldauswahl“. Hier wählen Sie in der Kombinationsbox die Option „Alle Journalfelder“ aus und ziehen dann das Feld „Dauer“ via Drag & Drop in die Überschriftenzeile. Anschließend können Sie einfach auf „Schließen“ klicken.

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Microsoft Excel: Differenz zwischen zwei Uhrzeiten berechnen

Die Differenz zwischen zwei Uhrzeiten lassen sich nicht mit einer einfachen Subtraktion berechnen. Damit wird die Kontrolle der eigenen Arbeitszeit zu einer langwierigen Rechenaktion. Dabei sollte jeder, auch diejenigen, die am Arbeitsplatz eine Zeiterfassung haben, zur Selbstkontrolle greifen. Gerade in den Firmen, die noch mit Stechkarten arbeiten. Da kann es in der Personalabteilung schon mal zu Rechenfehlern kommen. Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser (und sehr einfach).

Um mit Excel die Arbeitszeiten zu berechnen, erstellen oder rufen Sie die Datei mit den Uhrzeiten auf. Prüfen Sie die Zellen mit den Uhrzeiten, ob sie die richtige Formatierung (Uhrzeit) aufweisen. Falls nicht, markieren Sie die betreffenden Zellen und öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü. Wählen Sie hier den Eintrag „Zellen formatieren“.

Im Dialogfenster „Zellen formatieren“ wählen Sie im Register „Zahlen“ das Format „Uhrzeit“ und unter „Typ“ das entsprechende Erscheinungsbild aus. Speichern Sie die neue Formatierung mit „OK“.

Tragen Sie nun in die Zelle, in der die Zeitdifferenz angezeigt werden soll, folgende Formel ein: “

=(A1>A2)+A2-A1

Mit drücken der [Enter]-Taste wird das Ergebnis im Uhrzeit-Format angezeigt. In diesem Beispiel sind es 9 Stunden und 3 Minuten.

Die Parameter „A1“ und „A2“ werden wahrscheinlich von Ihrer Tabelle abweichend sein und müssen natürlich entsprechend angepasst werden.

Diese Formel lässt sich natürlich auch dann anwenden, wenn die Zeitdifferenz mit datumsübergreifenden Uhrzeiten (nach Mitternacht) berechnet werden müssen.

Somit ist die Arbeitszeit-Kontrolle ein Kinderspiel und funktioniert ab Version 2000.

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Arbeitszeiten ganz einfach mit Outlook erfassen

In den Office Produkten von Microsoft sind oft übersehene aber hilfreiche Funktionen vorhanden, die man meistens auf den ersten Blick nicht erkennt, ohne die ganze Bedienungsanleitung zu lesen. Bei Outlook zum Beispiel, ist eine dieser hilfreichen Funktionen die Arbeitszeit-Erfassung.

Gerade Freiberufler denken oftmals nicht daran, wenn sie für mehrere Kunden an Projekten arbeiten, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Auch Angestellte können so ihre Arbeitszeiten aufzeichnen und die Angaben mit der firmeneigenen Zeiterfassung kontrollieren. Im Nachhinein Arbeitszeiten zu rekonstruieren ist dann sehr schwierig und zeitaufwendig. Etliche Buchhaltungsprogramme besitzen solch eine Funktion. Der Nachteil: sie kosten Geld. Aber warum Geld ausgeben, wenn diese Funktionen ohnehin in vorhandener Software integriert sind?  Bei Outlook ist es ein kostenloses Bestandteil und dazu noch einfach zu bedienen.

So nutzen Sie die Zeiterfassung:

1. Starten Sie Outlook und wechseln zum Ordner „Kontakte“.

2. Suchen Sie den Namenseintrag für den Sie jetzt arbeiten wollen und wählen ihn mit einem Rechtsklick aus.

3. Im Kontextmenü klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Befehl „Neuer Journaleintrag für Kontakt“. Bei Outlook 2007 heißt der Befehl „Erstellen | Neuer Journaleintrag für Kontakt“.

4. In dem neuen Fenster können Sie jetzt im Textfeld „Betreff“ eine Kurzbeschreibung der folgenden Tätigkeiten eingeben.

5. Im darunter liegenden Textfeld „Eintragstyp“ klassifizieren Sie Ihre Tätigkeit. Beispielsweise als „Telefonanruf“, „Besprechung“ oder „Brief“.

6. Im unteren, großen Textfeld können Sie nun eine detaillierte Aufgabenbeschreibung erstellen.

7. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zeitmessung beginnen“ starten Sie die Aufzeichnung. Im Feld „Dauer“ können Sie die Zeitspanne ablesen. Die Zeitmessung beenden Sie mit dem Klick auf „Zeitmessung anhalten“. Jetzt nur noch auf „Speichern und Schließen“ klicken und die Zeiterfassung wird unter dem Namenseintrag im Kontakte-Ordner abgespeichert.

8. Für die spätere Rechnungserstellung oder für die Arbeitszeitkontrolle öffnen Sie wieder den Ordner „Kontakte“, dann den entsprechenden Namenseintrag mit einem Doppelklick.

9. Öffnen Sie die Registerkarte „Aktivitäten“. Ab Version 2007 nutzen Sie die Funktionsleiste auf der Registerseite „Kontakt“. Im Bereich „Anzeigen“ klicken Sie auf „Aktivitäten“. Nun werden hier alle dokumentierten Tätigkeiten angezeigt und Sie können die Angaben für die Kontrolle oder zur Rechnungserstellung nutzen.

Es  kann sein, dass in der Standardansicht die Gesamtdauer nicht angezeigt wird. Um zu vermeiden, dass Sie jeden Journaleintrag öffnen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Überschriften und öffnen den Programmpunkt „Feldauswahl“. In der Kombinationsbox wählen Sie „Alle Journalfelder“ und ziehen das Feld „Dauer“ mit Drag & Drop in die Überschriftenzeile. Danach schließen Sie die Kombinationsbox „Feldauswahl“ mit der Systemschaltfläche.