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  • Outlook PST-Backup: Regelmäßige Sicherung der Outlook-Postfachdatei

    Die PST-Datei (Personal STore) ist die zentrale Speicherdatei von Outlook. Sie speichert alle Nachrichten, Termine und Kontakte. Ein Verlust dieser Datei durch einen kritischen Absturz des Programms oder durch einen Virenangriff wäre fatal. Standardmäßig sichert Outlook zwar gelegentlich die Daten, aber die Suche nach diesem Ordner ist im Schadensfall für den Laien oftmals zu langwierig. Zudem kann diese „serienmäßige“ Sicherungsdatei auch beschädigt sein. Mit dem kostenlosen Tool „Safe PST Backup“ lässt sich sehr leicht ein automatisiertes, regelmäßiges Backup einrichten.

    Zum Sichern beenden Sie Outlook, bevor Sie das Programm herunterladen und installieren.Das Programm von „4 Team Corporation“ wird auf der Webseite www.safepstbackup.com gratis als Download angeboten.  Tragen Sie dort Ihre Email-Adresse in das entsprechende Feld ein , klicken Sie auf den Button „Download now“, und folgen Sie anschließend den Download- und Installationsanweisungen.

    Nach dem Download und erfolgreicher Installation starten Sie das Programm. Legen Sie im Eingabefeld von „Backup destination folder“ den Speicherort des Backup-Ordners fest. Idealerweise sollte dieser Ordner auf einer anderen, ständig verfügbaren Festplatte liegen. Dabei ist es egal, ob es eine externe Festplatte, eine interne HDD oder ein Netzwerkordner ist.

    Um die automatischen Intervalle der Backups einzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Options“.

    Auf der Registerkarte „Schedule“ aktivieren Sie als erstes die Option „Automatically“. Standardmäßig ist eine vierstündliche Sicherung über „Hourly“ eingestellt.

    Insgesamt stehen vier Sicherungs-Varianten zur Verfügung:

    • Hourly (Stündlich)
    • Daily (Täglich)
    • Weekly (Wöchentlich)
    • Monthly (Monatlich)

    Für jede dieser Varianten sind mehrere Zeiteinstellungen möglich. Nachdem Sie den gewünschten Rhythmus festgelegt haben, bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“.

    Das Fenster „Options“ schließt sich und Sie kehren zum Startbildschirm zurück. Mit der Schaltfläche „Start Backup“ wird die erste Basis-Sicherung durchgeführt. Diese kann etwas länger dauern, die folgenden Backups starten entsprechend nach den von Ihnen festgelegten Zeiten und dauern nicht mehr so lange.

    Der für diese häufigen Backups benötigte Speicherplatz ist unkritisch, da die Speicherung inkrementell erfolgt. Bei der inkrementellen Speicherung werden nur Änderungen berücksichtigt, beziehungsweise neue Daten den bereits bestehenden hinzugefügt.

  • TeraCopy: Kopieren mit dem Windows-Explorer ist gut, kopieren mit TeraCopy ist besser

    Das Kopieren von Dateien mit dem Windows-Explorer ist für jeden Computernutzer Alltag. Bei großen Datenmengen ist es jedoch besser, keine anderen Arbeiten nebenher zu erledigen. Bei Notebooks kann das schon mal zu Performance-Einbrüchen führen. Die wiederum können zum Absturz des Kopiervorgangs führen. Da muss man sich schon mal entscheiden, ob man große Mengen kopieren oder ob man arbeiten will. So etwas passiert mit dem kostenlosen Programm „TeraCopy“ nicht.

    Besser kopieren

    Dieses kleine Tool vom Anbieter „Codesector.com“ enthält zusätzliche Optionen, mit denen der Kopiervorgang optimiert werden kann. Mal abgesehen davon, dass dieses Programm schneller kopiert als der Windows-Explorer bietet es auch eine Pausenfunktion. Damit kann der Kopiervorgang unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder fortgesetzt werden. TeraCopy bietet auch bei Bedarf zusätzliche Sicherheit, indem es die kopierten Daten automatisch auf Fehler untersucht.

    Die Bedienung des Kopierprogramms ist mit der vom Windows-Explorer identisch. Nur das Statusfenster sieht anders aus. Darin können die verschiedenen Zusatzfunktionen ausgewählt werden.

    Zum Download von „TeraCopy“ rufen Sie die Webseite www.codesector.com/teracopy.php auf und klicken rechts oben auf den „Download“-Button. Folgen Sie dann den Download und Installationsanweisungen.

    Die Installation ersetzt die Kopierfunktion des Windows-Explorers. Daher startet „TeraCopy“ automatisch bei jedem Kopiervorgang, der beispielsweise mit [Strg][C] und [Strg][V] in Gang gesetzt wird. Natürlich funktioniert das auch mit Rechtsklick und „Kopieren“ beziehungsweise „Einfügen“.

    Die Schaltfläche „Überspringen“ ist beim Kopieren von mehreren Dateien ganz hilfreich, wenn das Kopieren einer aktiven Datei abgebrochen und übersprungen werden soll. Der restliche Kopiervorgang wird dann normal fortgeführt.

    Die Zusatzfunktionen erhalten Sie, wenn Sie unten links auf „Mehr“ und dann auf „Menü | Optionen“ klicken.  Das verkleinerte Statusfenster bietet jedoch für die vier wichtigsten Funktionen Symbolschaltflächen.

    Das erste Symbol mit dem senkrechten Strich schaltet den Computer nach dem Kopieren aus und ist ideal für abendliche Backups. Das zweite Symbol mit dem nach oben gerichteten Pfeil trennt USB-Laufwerke automatisch, das dritte Symbol mit dem Haken startet eine Integritäts-Prüfung und lokalisiert so die fehlerhaft kopierten Dateien. Das letzte Symbol, das „X“, schließt das TeraCopy-Statusfenster nach dem Kopiervorgang.

    Zurück zum Windows-Kopierer

    Möchten Sie wieder mit dem Windows-Explorer kopieren, können Sie auf zwei Möglichkeiten zurückgreifen:

    • Deinstallation oder
    • Deaktivierung von TeraCopy

    Die Deinstallation kann über „Systemsteuerung | Programme | Programme und Funktionen“ erfolgen…

    …oder mit dem integrierten „Uninstaller“ über das Startmenü.

    Empfehlenswerter ist aber das Deaktivieren von TeraCopy. Starten Sie das Tool, klicken Sie auf „Mehr | Menü | Optionen“. Entfernen Sie das Häkchen vor der Option „TeraCopy als Standard beim Kopieren“ und bestätigen Sie mit „OK“.

    Schließen Sie TeraCopy und der Windows-Systemstandard ist wieder hergestellt.

  • Firefox: Mit dem Session-Manager alle Tabs der aktuellen Sitzung speichern

    Umfangreiche Online-Recherchen werden meistens auf mehrere Tabs aufgeteilt und Zwischenergebnisse noch zusätzlich angezeigt. Muss man aber mal zwischendurch mal etwas anderes erledigen, dann öffnet man meistens ein weiteres Fenster, damit die aktiven Tabs bestehen bleiben. Dabei ist aber die Gefahr groß, die aktuellen Sitzung zu verändern oder versehentlich zu schließen. Mit dem „Session Manager“ können Sie die aktuelle Internet-Sitzung sichern und zu einem späteren Zeitpunkt an gleicher Stelle fortsetzen.

    Firefox-Sitzungen speichen – beliebig viele

    Zum Download und Installieren des kostenlosen Add-ons klicken Sie auf den Firefox-Button und wählen im Kontextmenü „Add-ons“ aus. Sollte der Firefox-Button nicht sichtbar sein, blenden Sie mit [Alt] die Menüleiste ein und rufen den Befehl „Extras | Add-Ons“ aus.

    Im Tab des „Add-ons-Manager“ geben Sie in das Suchfeld „session manager“ ein und starten den Suchvorgang. Scrollen Sie bis zum Eintrag „Session Manager“, und klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Installieren“.

    Starten Sie zur Aktivierung der Erweiterung den Browser neu.

    Möchten Sie nun eine aktuelle Sitzung speichern, dann klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Sitzungs-Manager | Sitzungs-Manager | Sitzung sichern“.

    Im nachfolgenden Dialogfenster vergeben Sie im unteren Bereich der Sitzung einen Namen und speichern sie mit dem Button „Sitzung sichern“.

    Um die gespeicherte Sitzung zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen, klicken Sie wieder in der Menüleiste auf  „Extras | Sitzungs-Manager | Sitzungs-Manager | Sitzung laden“. Sind mehrere Sitzungen gespeichert, markieren Sie eine und wählen im unteren Bereich des Dialogfensters aus, wie die Sitzung geöffnet werden soll. Standardmäßig ist die Option „Sitzung ersetzten“ aktiviert.

    Mit der Schaltfläche „Laden“ wird die gespeicherte Session im Browser aufgerufen und kann nun weiter bearbeitet werden.

  • My Weekly Browsing Schedule: Nie wieder vergessen eine Webseite rechtzeitig aufzurufen – eBay-Auktionen zum Beispiel

    Manchmal ist es schon ärgerlich wenn man vergisst, rechtzeitig eine bestimmte Webseite zu öffnen. Egal ob man beruflich auf eine benötigte Information wartet oder eine Ebay-Auktion bieten möchte. Mal kommt ein Telefonat dazwischen oder man vergisst einfach die Zeit beim Surfen. Für Firefox-Nutzer gibt es einen kostenlosen Erinnerungsdienst in Form eines Add-ons.

    Nie mehr eBay-Auktionen verpassen

    Diese überaus nützliche Erweiterung ruft automatisch zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt die betreffende Internetseite auf. Das Add-on „My Weekly Browsing Schedule“ ist überaus flexibel. Webseiten können einmalig oder auch an bestimmten Tagen automatisch geöffnet werden. Zudem können Sie das Tool auch so einstellen, dass die ausgewählte Seite auch nachträglich noch geöffnet wird, sollte zum voreingestellten Zeitpunkt der Browser geschlossen sein.

    Sehr nützlich ist auch die Funktion, eine ausgewählte Webseite aufzurufen, sobald Firefox das nächste Mal gestartet wird. Besonders dann, wenn einem kurz vor Feierabend noch einfällt, das man am nächsten Tag eine dringende Information auf einer Seite abrufen möchte.

    Download und Installation

    Um das Add-on herunterzuladen und zu installieren, starten Sie Ihren Firefox Browser, klicken auf den Firefox-Button und wählen im Kontextmenü „Add-ons“ aus.

    Im neuen Tab öffnet sich der Add-on-Manager. Geben Sie oben links den Suchbegriff „my weekly browsing“ in das Suchfeld ein und starten den Suchvorgang. In der Ergebnisliste klicken Sie im Eintrag „My Weekly Browsing Schedule“ auf den Button „Installieren“. Nach dem Download starten Sie den Browser neu, um die Erweiterung zu aktivieren.

    Bedienung und Einstellung

    Nach dem Neustart erscheint das Symbol von „My Weekly Browsing“ in der Add-on-Leiste und kann mit einem einfachen Klick von dort gestartet werden.

    Im neuen Dialogfenster klicken Sie doppelt auf den ersten Eintrag und fügen die URL der betreffenden Webseite ein. Wenn die Internetseite nur an einem bestimmten Tag zu einer festgelegten Uhrzeit starten soll, geben Sie in das Datumsfeld den Tag ein (im internationalen Format JJ/MM/TT) und am Ende der Zeile legen Sie die Uhrzeit fest.

    Auch hier ist die englische Schreibweise (12 Std-Format) voreingestellt. „pm“ steht für Zeit nach 12 Uhr mittags (post meridiem) und „am“ (ante meridiem) für die Zeit von 24 Uhr bis 11.59 Uhr.

    Möchten Sie die Seite an mehreren Tagen der Woche öffnen lassen, dann verzichten Sie auf die Datumseingabe und setzten einfach nur die Häkchen an den entsprechenden Wochentagen.

    Mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ legen Sie weitere Webseiten an und mit „OK“ speichern und schließen Sie Ihren wöchentlichen Surf-Kalender.

    Neben den Wochentagen befinden sich noch zwei weitere Optionen: Raute „#“ und Stern „*“.

    Mit einem Häkchen bei „#“ aktivieren Sie die Option „Nachholen wenn Termin verpasst“ fest, mit dem Häkchen bei „*“ aktivieren Sie die Option „Webseite beim Firefoxstart öffnen“.

    Tipp: Über die Schaltfläche „Einstellungen“ passen Sie das Add-on nach Ihren Vorstellungen an. Hier kann auch das Uhrzeitformat auf die 24-Std-Anzeige umgestellt werden.

  • Windows 7 und Vista Aufgabenplanung: Leistung steigern und Wartungsaufgaben reduzieren

    Bei Windows laufen im Hintergrund im Durchschnitt 50-100 Prozesse, die verschiedenste Wartungsaufgaben erledigen. Sie werden automatisch gestartet oder bei bestimmten Situationen ausgeführt. Bei prozessorintensiven Programmen wie zum Beispiel bei Grafikprogrammen oder bei Spielen kann es daher zu Leistungseinbrüchen kommen und das Programm kann sogar abstürzen. Nicht benötigte Wartungsaufgaben sollte man daher für eine permanente Rechner-Höchstleistung deaktivieren.

    Windows ist zwar so programmiert, dass es viele Prozesse im Leerlauf ausgeführt werden, aber das gilt meist nur für die eigenen Programme und nicht für die von Drittherstellern. Zum Beispiel die Updater von Google, DivX oder Java sind von dieser Leerlaufsteuerung nicht betroffen.

    Zwar kann man mit dem klassischen „msconfig“ oder auch mit einem externen Programm wie „Soluto“ oder „GameBooster“ Hintergrundprozesse komfortabel abschalten, aber alle Prozesse werden auch hier nicht immer erkannt.

    Daher ist eine manuelle Deaktivierung von Prozessen der sicherste Weg. So bekommt man außerdem auch noch einen Eindruck über den Umfang aller Hintergrundprozesse. So funktioniert’s:

    1. Klicken Sie auf den „Windows“-Button, geben Sie in das Suchfeld „Aufgabenplanung“ ein, und drücken Sie die [Enter}-Taste.

    2. Im Fenster „Aufgabenplanung“ klicken Sie im linken Navigationsbereich auf die Schaltfläche „Aufgabenplanungsbibliothek“. Hier sind im oberen, mittleren Bildschirmbereich schon einige Hintergrundprozesse wie der „Google Updater“ aufgeführt.

    3. Updater für Internetbrowser, Media-Center und Java können ohne Gefahr eine Zeitlang ausgeschaltet werden. Markieren Sie den nicht benötigten Prozess mit der rechten Maustaste, und wählen Sie im Kontextmenü „Deaktivieren“.

    4. Im zweigeteilten mittleren Bildschirmbereich erhalten Sie im unteren Teil, Informationen über den im oberen Bereich ausgewählten Prozess. Auf der Registerkarte „Allgemein“ erhalten Sie Informationen, wozu dieses Programm dient…

    …und auf der Registerkarte „Trigger“ sehen Sie, wann und in welchen Abständen dieser Prozess startet.

    5. Die restlichen Wartungsaufgaben, die im Hintergrund laufen, finden Sie per Klick auf den kleinen Pfeil vor der „Aufgabenplanungsbibliothek“ im linken Navigationsbereich. Dort expandiert der Verzeichnisbaum, in dem Sie nun nach und nach nicht benötigte Prozesse nach obigen Arbeitsschritten abschalten können.

    Dabei müssen Sie keine Angst haben, Prozesse zu deaktivieren, die für einen reibungslosen Betrieb Ihres Computers wichtig sind. Aber auch hier keine Regel ohne Ausnahme: Sicherheitsrelevante Prozesse wie „Microsoft Antimalware“ sollten nicht abgeschaltet werden.

  • Mit Outlook E-Mails zeitverzögert senden

    Im Arbeitsalltag ist es oftmals vorteilhaft, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail zu senden. Zum Beispiel eine Empfangsbestätigung einer Bestellung, eine Einladung zum Meeting oder zum Mittagessen. Auch im privaten Bereich gibt es genügend Beispiele. Das Problem dabei ist, kommt etwas dazwischen, ein Telefonat, eine Zigarettenpause oder ähnliches, dann ist der Zeitpunkt schnell verpasst oder sogar vergessen. Outlook bietet daher die Option der Übermittlungsverzögerung an. Mit zwei Klicks und einer Zeitangabe hat man das Problem gelöst und kann sich getrost wieder anderen Aufgaben zuwenden.

    So versenden Sie Ihre E-Mail zeitverzögert:

    1. Starten Sie Outlook und erstellen die E-Mail.

    2. Klicken Sie in der Menüleiste der soeben erstellten E-Mail auf die Schaltfläche „Optionen“. Ab Outlook 2007 klicken Sie im Menü-Band auf den kleinen Pfeil rechts unten im Feld „Optionen“.

    3. Im Dialogfenster „Nachrichtenoptionen“ aktivieren Sie im Bereich „Übermittlungsoptionen“, mittels eines Häkchens in der Checkbox, die Funktion „Übermittlung verzögern bis:“.

    4. Geben Sie nun in die beiden daneben liegenden Felder das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein und bestätigen mit „Schließen“.

    5. Nun nur noch die E-Mail mit dem Button „Senden“ abschicken, und die Mail wird im E-Mail-Server bis zum gewählten Zeitpunkt gespeichert.

  • Bei Windows 7 und XP die Akku-Warnung manuell anpassen

    Standardmäßig meldet sich das Windows Betriebssystem ab 10 Prozent Akku-Restladung mit einer Warnmeldung. Je nach Alter und Bauart des Akkus hält das Notebook aber noch lange durch. Wenn aber Warnmeldungen zu früh erscheinen, kann man im Stress des Arbeitsalltages die Meldung schon mal vergessen. Das Resultat ist dann: das System fährt herunter und die gerade bearbeitete Datei kann beschädigt werden, oder die Eingaben seit der letzten Speicherung werden verworfen. Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie die Meldungen so verschieben, dass sie kurz vor dem kritischen Energiestand angezeigt werden. Dann haben Sie noch Zeit, offene Dateien zu speichern und alle Programme vernünftig zu beenden oder das Netzgerät zu suchen und anzuschließen.

    So verschieben Sie die Akku-Warnung:

    1. Rufen Sie die Befehle „Start | Systemsteuerung | Hardware und Sound | Energieoptionen“ auf.

    2. Aktivieren Sie den Eintrag „Energiesparmodus“. Klicken Sie rechts neben dem Eintrag auf „Energiesparplaneinstellungen ändern“, danach auf  „Erweiterte Enerieeinstellungen ändern“.

    3. Im neuen Fenster mit der Registerkarte „Erweiterte Einstellungen“ scrollen Sie bis ganz nach unten und klicken doppelt auf „Akku“, dann auf „Niedrige Akkukapazität“.

    4. Klicken Sie einmal auf die Anzeige „Akkubetrieb: 10 %“. Mit den Pfeilsymbolen verändern Sie den Wert auf 6 bis 9. Mit „Übernehmen“ speichern Sie die Änderung.

    Hinweis: Sie können die Meldung des niedrigen Akkustands auch ganz abschalten: Klicken Sie doppelt auf „Benachrichtigung bei niedriger Akkukapazität“ dann einmal auf „Auf Akku | Ein | Aus“ und zur Bestätigung auf „Übernehmen“.

    Aber keine Angst, unter sechs Prozent Akku-Kapazität schaltet der Laptop automatisch in den Schlafmodus und die Daten gehen normalerweise nicht verloren.

    Die Nutzer von Windows XP gehen so vor:

    1. Klicken Sie nacheinander auf „Start | Systemsteuerung“.

    2. Mit einem Doppelklick auf „Energieoptionen“ öffnen Sie das Dialogfenster „Eigenschaften von Energieoptionen“.

    3. Wechseln Sie zur Kategorie „Alarme“.

    4. Auf dieser Registerkarte können Sie mit den Schiebereglern die Alarmmeldungen anpassen. Bei „Alarm bei niedrigem Batteriestand“ empfiehlt es sich, die Einstellung nicht unter 6 Prozent zu setzen. Damit haben Sie noch genügend Zeit, alle Programme noch ordnungsgemäß zu beenden.

    5. Mit den Schaltflächen „Alarmaktion“ können noch weitere Optionen ausgewählt werden:

    • Die Benachrichtigungsart (Akustischer Alarm / Meldung anzeigen)
    • Die Alarmaktion (in Standbymodus oder Ruhezustand wechseln / Computer herunterfahren)
    • Standby oder Herunterfahren erzwingen, wenn ein Programm nicht reagiert
    • Bei Alarm ein vorher festgelegtes Programm starten

    6. Wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden, bestätigen Sie die Änderungen in beiden offenen Fenstern mit „OK“.

  • Outlook E-Mails Just-In-Time: Legen Sie den Zeitpunkt fest, wann eine E-Mail verschickt wird

    Wer eine E-Mail schreibt, hat es in der Regel eilig. Die elektronische Botschaft muß sofort auf die Reise gehen, damit sie möglichst schnell beim Empfänger eintrifft. Es gibt aber auch Nachrichten, die sich Zeit lassen können. Dazu gehören E-Mails, die erst zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt das Postfach verlassen sollen, etwa Zahlungserinnerungen, Mahnungen oder Hinweise auf bestimmte Ereignisse.

    Für Outlook ist es ein leichtes, elektronische Nachrichten nicht sofort, sondern erst zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt zu verschicken, Just-In-Time sozusagen. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie bereits im November Einladungen für eine Silvesterparty vorbereiten, sie aber erst nach den Weihnachtsfeiertagen verschicken möchten. Sie müssen Outlook nur mitteilen, wann die Nachricht auf die Reise gehen soll.

    Nachrichten verzögern

    Verfassen Sie zunächst über den Menübefehl Datei -> Neu -> Nachricht eine neue E-Mail. Tragen Sie den gewünschten Nachrichtentext ein, und wechseln Sie anschließend in das Register Optionen. Kreuzen Sie im Feld Übermittlung dieser Nachricht das Kontrollkästchen Übermittlung verzögern bis an. Legen Sie im danebenliegenden Listenfeld das Datum sowie die Uhrzeit fest, wann Outlook die Nachricht verschicken soll. Schließen Sie das Nachrichtenfenster per Mausklick auf die Schaltfläche Senden

    Outlook legt die Nachricht anschließend im Postausgang ab. Die Nachricht geht allerdings nicht sofort auf die Reise, sondern erst, wenn der gewünschte Zeitpunkt erreicht ist. Der Postausgang dient solange als Zwischenlager. Erst wenn der gewünschte Zeitpunkt erreicht ist und Sie die Nachrichtenübermittlung aktivieren, tritt die Nachricht ihre endgültige Reise an.

    Haltbar: Siehe Bodenprägung

    Selbst das „Haltbarkeitsdatum“ einer Nachricht können Sie bestimmen. Aktivieren Sie hierzu im Register Optionen das Kontrollkästchen Nachricht verfällt am, und wählen Sie das gewünschte Verfallsdatum aus. Sobald das Datum überschritten ist, streicht Outlook die Nachricht im Posteingang einfach durch.

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