Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: zelle

  • Excel: Umwandlung in Datum verhindern

    Excel wandelt standardmäßig gewisse Zahlenwerte in das dazu passende Datum um. So werden die Zahlenwerte 6.12 oder 6-12 als 06. Dez. angezeigt. Leider kann man diese Einstellung nicht komplett verhindern. Aber du kannst das Excel-Programm leicht austricksten.

    Ein einfacher Trick verhindert, dass Excel einen Zahlenwert in ein Datum konvertiert.

    Durch die Eingabe eines Leerzeichens vor der betreffenden Zahl erkennt Excel diese Kombination automatisch als Text. Zudem ist diese Variante unsichtbar.

    Manchmal soll auch ein Apostroph vor dem Zahlenwert funktionieren, aber in unserem Test war es leider als solches in der Zelle sichtbar. Wen das Apostroph nicht stört, kann es verwenden. Es verhindert die Datumsanzeige ebenfalls.

  • Excel: Senkrechte Tabellenüberschrift in horizontalen Tabellenkopf umwandeln

    Bei der Erstellung von Tabellen stellt man hin und wieder mal fest, dass eine senkrechte Anordnung unvorteilhaft ist. Um zur waagerechten Beschriftung zu wechseln, musst du aber nicht zwingend alle Eingaben wieder löschen.

    Mit ein paar Mausklicks kannst du die senkrecht erfassten Inhalte ganz einfach in die horizontale Ansicht bringen.

    Markiere zunächst den gesamten senkrechten Wertebereich und kopiere ihn mit der Tastenkombination [Strg][C] in die Zwischenablage.

    Anschließend klickst du mit der rechten Maustaste in eine beliebige Zelle auf deinem Tabellenblatt, an der die horizontale Tabelle entstehen soll. Im Kontextmenü wählst du die Option Inhalte einfügen aus und wählst dann die Funktion Transponieren. Dadurch werden die kopierten Inhalte als waagerechte Überschriften angezeigt.

  • In Excel die Rechtschreibprüfung verwenden

    Gehörst du auch zu den Personen, die auf eine korrekte Schreibweise wert legen? Jede Generation hat ihre eigenen Ausdrücke und Redewendungen. Trotzdem sollte man in seiner Kommunikation, egal ob Messenger, E-Mail oder Brief auf die korrekte Schreibweise achten und gegebenenfalls auch mal auf die automatische Rechtschreibprüfung vertrauen. Die ist in den meisten Textverarbeitungsprogrammen wie Outlook und Word schon eingebaut. Sogar in Excel lässt sie sich verwenden.

    Im Gegensatz zu Word wird in Excel kein Wort rot unterstrichen, wenn es falsch geschrieben wurde. Bist du dir bei einem Begriff in Sachen Rechtschreibung nicht sicher, dann markiere es und drücke die Taste [F7].

    In einem separaten Fenster zeigt dir Excel nun die korrekte Schreibweise an, die du per Mausklick übernehmen kannst.

    Eigene AutoKorrektur erstellen

    Bei häufiger Verwendung bestimmter Begriffe, die man falsch schreiben könnte, wie zum Beispiel Fremdwörter, kann man auch eine eigene Auto-Korrektur anlegen.

    Dazu klickst du in der Excel-Menüleiste auf Datei | Optionen | Dokumentenprüfung | AutoKorrektur-Optionen. Dann tippst du in das Feld Ersetzen den falsch geschriebenen Begriff und bei Durch den korrekten Begriff ein. Bestätige deine Eingabe mit einem Klick auf den Button Hinzufügen.

    Ab sofort wird das falsch geschriebene Wort durch die richtige Version ersetzt, wenn die Leertaste oder die Eingabetaste gedrückt wird.

    Tipp:

    In der Microsoft-Office-Alternative OpenOffice ist eine Rechtschreibprüfung in der Tabellenkalkulation OpenOffice Calc direkt eingebaut. Die funktioniert genau so wie in der Textverarbeitung und unterstreicht falsch geschriebene Begriffe. OpenOffice ist übrigens kostenlos und mit den Dokumenten von Microsoft-Office kompatibel.

  • Vor- und Nachnamen in einer Excel-Spalte tauschen

    Viele Excel-Tabellen werden mit der Zeit immer größer. So zum Beispiel Namenslisten. Wurde eine solche Liste ursprünglich einmal in der Reihenfolge Vor- und Nachname begonnen, wird es zunehmend schwieriger, sie nach dem Nachnamen zu sortieren. Gut, dass Excel hierfür eine Formel bereithält.

    Die Voraussetzung für eine korrekte Sortierung, ist die Schreibweise im Format Vorname Leerzeichen Nachname ( = Max Mustermann).

    Nehmen wir an, dass die Namen in den Zellen A2 bis A8 getauscht werden sollen. Dazu markierst du in der Spalte B, die benachbarten Zellen B2 bis B8. Dann trägst du in der Bearbeitungszeile folgende Formel ein:

    =TEIL(A2;FINDEN(“ „;A2)+1;LÄNGE(A2))& “ “ & LINKS(A2;FINDEN(“ „;A2))

    Bestätige die Formel mit der Tastenkombination [Strg][Enter], damit Excel eine Matrixformel erzeugt. Gleichzeitig werden in der Spalte B die Einträge mit dem Nachnamen beginnend abgebildet und können nun entsprechend sortiert werden.

    Hinweis

    Wenn sich deine Namenseinträge in anderen Zellen befinden, musst du die Formel entsprechend anpassen.

  • Excel: Zwei Wege, mehrere Textzeilen in einer Zelle zu erfassen

    Etliche Funktionen erleichtert in Office Excel die Texteingabe. Zellenbedingt wird aber oft nicht der ganze Text angezeigt. Nur wenn benachbarte Zellen nicht verwendet werden, ist der komplette Text sichtbar. Gleich zwei Funktionen ermöglichen dir mehrzeilige Zellenbeschriftungen.

    Manueller Zeilenumbruch

    Für gelegentliche mehrzeilige Texteingaben drückst du beim Erreichen des Zellenendes die Tastenkombination [Alt][Enter]. Dadurch erfolgt ein Zeilenumbruch und du kannst den gewünschten Text weiterschreiben. Gegebenenfalls wiederholst du diesen Shortcut entsprechend oft.

    Automatischer Zeilenumbruch

    Wenn du einen automatischen Zeilenumbruch bevorzugst, dann geht das natürlich auch. Markiere die betreffende Spalte (oder Zelle) und drücke die Tastenkombination [Strg][1].

    Im Dialogfenster Zellen formatieren wechselst du zum Register Ausrichtung und aktivierst im Bereich Textsteuerung die Option Zeilenumbruch. Speichere diese Änderung mit OK. Ab sofort schaltet Excel automatisch in die nächste Zeile, wenn der Zellenrand erreicht wird.

    Hinweis:

    Für beide Varianten gilt, dass bei mehrzeiligen Texten die Höhe der Zelle automatisch angepasst wird. Für eine gleichmäßige Tabellenansicht kann man die Schriftgröße verringern, oder die restlichen Zellen an die neue Höhe anpassen.

  • Excel: Kommentare als Sprechblasen einfügen

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    Der Kommentar wird in diesem Fall angezeigt, sobald man die betreffende Zelle angeklickt wird. Um den Hinweistext entsprechend zu formatieren, markierst du diese Zelle, rufst im Register Daten den Bereich Datentools | Datenüberprüfung auf und gibst bei Eingabemeldung Titel und Text des gewünschten Kommentars ein.

    Überprüfe noch, ob das Feature Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird mit einem Häkchen versehen ist und speichere die Änderungen dann abschließend mit OK.

    Ab sofort wird der Kommentar angezeigt, sobald die Zelle angeklickt wird.

  • Führende Nullen in Excel-Zellen anzeigen lassen

    Bei Zahlenwerten in Excel-Tabellen werden vorangestellte Nullen nicht angezeigt. Das beste Beispiel dafür sind die Vorwahlen von Telefonnummern (z. B. 0049 oder 030). Will man führende Nullen abbilden, dann kann man dazu zwei Lösungswege nutzen.

    Hierbei muss man beachten, ob die betreffenden Zellen zu Informationszwecken dienen (wie bei Telefonnummern), oder ob die Zahlenwerte für Berechnungen benötigt werden.

    Zu Informationszwecken oder für gelegentliche Werte mit vorangestellten Nullen kann das Apostroph verwendet werden (z. B.: ´0049). Allerdings erkennt Excel diese Eingabe nicht als Zahl, sondern als Text und zeigt den Wert daher linksbündig an.

    Soll der Zahlenwert erkannt und die Anzeige rechtsbündig erfolgen, dann markiere die benötigten Zellen und öffne mit einem Rechtsklick in die Markierung das Kontextmenü. Wähle den Eintrag Zellen formatieren aus und wechsle im Dialogfenster zum Register Zahlen | Benutzerdefiniert.

    Dann überschreibst du eine vorhandene Definition, beispielsweise den Eintrag Standard, mit 0000 und bestätigst die Änderung mit OK. Damit hast du die Zellen für eine vierstellige Zahl, wie die Vorwahl 0049 formatiert.

    Zu beachten ist, dass die Anzahl der Nullen exakt der Länge des benötigten Wertes entsprechen muss. Auch Nachkomma-Stellen müssen entsprechend definiert werden (z. B.: 0000,00).

    Hinweis:

    Die Änderung des Zahlenformates ist nur im aktuellen Tabellenblatt gültig. Arbeitest du häufiger mit diesem Format, dann empfiehlt es sich, eine entsprechende Excel-Vorlage zu erstellen.

  • Excel: Den Inhalt einer Spalte in eine Zeile umwandeln

    Oft merkt man erst nach dem Eintippen in eine Excel-Spalte, dass der Inhalt besser in eine Zeile gepasst hätte. Also alles noch einmal in eine Zeile eintippen. Bevor du die alten Eingaben löschst, um sie in eine Zeile einzugeben, solltest du diesen Artikel lesen. Denn es geht auch komfortabler.

    Office Excel enthält eine sehr praktische Funktion, mit der sich die Inhalte einer Spalte ins Zeilenformat übertragen lassen.

    Dazu markierst du den betreffenden Spalteninhalt und kopierst ihn in die Zwischenablage, zum Beispiel mit der Tastenkombination [Strg][C]. Dann klickst du  mit der rechten Maustaste in eine freie Zelle, in deren Zeile der Inhalt eingefügt werden soll. Im Kontextmenü wählst du in den Einfügeoptionen abschließend die Funktion Transponieren aus. Das war´s schon.

    So einfach kann es sein, Spalten in Zeilen umzuwandeln.

    Tipp:

    Der Trick funktioniert übrigens auch umgekehrt, falls du Zeileninhalte lieber im Spaltenformat darstellen willst.

  • Einzelne Excel-Zellen von der Sperrung der Arbeitsmappe ausschließen

    Jeder der sich intensiv mit Excel befasst, weiß wie mühselig die Erstellung und Verwendung von Formel ist. Umso wichtiger ist es, dass du deine Arbeit gegen unberechtigtes Kopieren oder Verändern schützt. Dazu gibt es ja die Excel-Funktion Blatt schützen. Benötigst du aber trotzdem ein paar Felder, die bearbeitet werden sollen, kannst du einzelne Zellen von der Sperrung ausschließen.

    Schritt 1: Freizugebende Zellen definieren

    Und das geht so: Starte Excel, rufe die betreffende Tabelle auf, oder erstelle sie neu. Dann markierst du die Zellen, die von der Sperrung ausgenommen werden sollen und drückst dann die Tastenkombination [Strg][1].

    Dadurch öffnet sich der Dialog Zelle formatieren, in dem du anschließend auf der Registerkarte Schutz das Häkchen bei der Option Gesperrt entfernst und die Änderung mit OK bestätigst.

    Schritt 2: Restliches Arbeitsblatt sperren

    Um das übrige Arbeitsblatt zu sperren, wechselst du in der Menüleiste zum Eintrag Überprüfen und klickst auf die Schaltfläche Blatt schützen. Das nachfolgende Dialogfenster bestätigst du einfach nur mit OK ohne Änderungen vorzunehmen.

    Es empfiehlt sich aber, in dem Dialogfenster ein Passwort für die Entsperrung festzulegen um die Sicherheit gegen unbefugte Änderung zu erhöhen.

  • Microsoft Excel zwingen, jede Datei in einem neuem Fenster zu öffnen

    Beim Arbeiten mit Excel werden nicht selten mehrere Dateien gleichzeitig benötigt. Die Anzeige der zusätzlichen Tabellen erfolgt meist nacheinander. Mit der Tastenkombination [Alt][Tab] gelangt man von einer Tabelle zur Anderen oder man nutzt die Minimierung/Maximierung innerhalb desselben Excel-Fensters. Beide Varianten sind aber recht unkomfortabel, wenn du mit mehreren Monitoren arbeiten willst. Ein kleiner Registry-Tweak zwingt Excel, jede Datei in einem separaten Fenster zu öffnen.

    Die Optimierung des Registrierungseditors dauert wenige Minuten und kann auf allen Windows-Rechnern ab Windows XP und Office 2003 durchgeführt werden. Du benötigst für die Änderungen in der Registry nur Administratorrechte.

    Registrierungseditor starten

    Stelle sicher, dass Excel beendet wurde und öffne die Registry über das Fenster Ausführen mit dem Befehl regedit.

    Navigiere dann zu folgendem Schlüssel:

    HKEY_CLASSES_ROOT/Excel.Sheet12/shell/open/command

    Im rechten Anzeigebereich klickst du mit der rechten Maustaste auf den Eintrag (Standard) und wählst Ändern aus. Im Dialogfenster Zeichenfolge bearbeiten fügst du in dem Feld Wert den Parameter „%1“ am Ende, durch ein Leerzeichen getrennt, hinzu. Mit OK speicherst du die Änderung.

    Nun benennst du den darunterliegenden Eintrag command per Rechtsklick in command2 um.

    Im nächsten Schritt benennst du im linken Verzeichnisbaum den Ordner ddeexec in ddeexec2 um. Damit ist der erste Teil der Änderungen erledigt.

    Für den zweiten Teil wechselst du zum Registry-Schlüssel HKEY_CLASSES_ROOT/Excel.Sheet8/shell/open/command und wiederholst die Arbeitsschritte, die bereits beim Excel.Sheet12 durchgeführt wurden.

    Danach beendest du den Registrierungseditor und startest Excel, damit die Änderungen getestet werden können.

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