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Windows Excel: Gleichzeitige Eingabe in mehrere Tabellen durchführen

Bei fast identischen Tabellen mit gleichen Registern und Köpfen ist es nicht unbedingt erforderlich, jede Tabelle nacheinander mit gleichen Eingaben abzuarbeiten. Excel enthält eine Funktion, mit der Sie alle benötigten Tabellen mit einer Eingabe ausfüllen können.

So gehen Sie dabei vor:

1. Starten Sie Microsoft Excel.

2. Öffnen Sie alle Tabellenblätter, die Sie benötigen, mit gedrückter [Strg] Taste und einem Linksklick auf die Namensregister.

Nun erscheinen alle Eingaben die Sie tätigen, auf allen anderen Tabellenblättern, jeweils an der gleichen Stelle. 

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Microsoft Office: In Excel Tabellen drehen, Spalten und Zeilen einfach tauschen

Beim Anlegen von Tabellen, Adresslisten, Bestandslisten etc. mit Microsoft Excel stellt man kurz vor Ende der Arbeit fest, dass die Liste doch besser aussieht, wenn sie gedreht wird. Spätestens jetzt denkt man mit Schrecken daran, die Liste noch einmal neu zu beginnen. Das ist aber nicht nötig. Das Kontextmenü „Inhalte einfügen“ kann mehr als es vermuten lässt. Mit einigen Mausklicks sind Zeilen und Spalten gedreht, die Tabelle ist perfekt und der pünktliche Feierabend ist gerettet.

So tauschen Sie Zeilen und Spalten aus:

1. Markieren Sie den Tabellenbereich indem Sie mit gedrückter linker Maustaste die Markierung von der linken oberen Zelle bis zur unteren rechten Zelle ziehen.

2. Mit einem Rechtsklick öffnen Sie das Kontextmenü und wählen den Befehl „Kopieren“.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das neue Tabellblatt in die Zelle, die als linke, obere Ecke der gedrehten Tabelle erscheinen soll. Wählen Sie im Kontextmenü „Inhalte einfügen“. Bei Excel 2010 heisst der Befehl „Inhalte einfügen | Inhalte einfügen“.

4. In dem Dialogmenü „Inhalte einfügen“ setzen Sie das Häkchen vor den Menüpunkt „Transponieren“ und bestätigen mit „OK“.

Nun vertauscht Microsoft Excel die Zeilen und Spalten und die gedrehte Tabelle wird an die gewählte Position eingefügt.

Hinweis: Wer bereits Excel 2010 nutzt, wird beim zweiten Arbeitsschritt bereits feststellen, das Excel 2010 hier schon verschiedene Symbole bereithält, die diesen ganzen Vorgang sogar noch beschleunigen. Wählen Sie das Symbol „Transponieren“, ohne den zuvor erwähnten Dialog aufrufen zu müssen.

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Microsoft Excel: Zwei Wörter aus einer Zelle auf mehrere Zellen automatisch verteilen

Wer mit Excel häufig Namenslisten wie zum Beispiel Lieferscheindaten oder Bestelldaten bearbeiten muss, kennt die Situation: Vor- und Nachnamen stehen in einer Zelle, die Sortierung nach Familienname ist dann oft nicht einfach. Wenn diese Daten nicht zu umfangreich sind, kann man die Namen schnell von Hand in eine Reihenfolge bringen. Doch oft sind 30, 40 oder mehr Namen zu sortieren. Hier besitzt Excel einen Textkonvertierungs-Assistenten, mit dem man mit ein paar Klicks die Vor- und Nachnamen auf zwei Zellen verteilen kann. Das spart jede Menge Arbeitsaufwand und auch -zeit.

So formatieren Sie die Namensliste um:

1. Starten Sie Microsoft Excel und wählen die zu bearbeitende Namensliste aus.

2.  Fügen Sie rechts neben der Namensspalte eine weitere Spalte ein, sollte diese schon belegt sein. Danach markieren Sie die komplette Spalte mit den Namen.

3. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Daten“ und im Kontextmenü auf „Text in Spalten“.

4. Im „Textkonvertierungs-Assistent“ wählen Sie den Punkt „Getrennt“ und klicken auf „Weiter“.

5. Wählen Sie nun das passende Trennzeichen aus, in diesem Beispiel ist es das „Leerzeichen“ und bestätigen die Einstellungen mit „Weiter“.

6.  Im letzten Schritt können Sie noch bei Bedarf das Datenformat der Spalten ändern. Im Datenvorschau-Fenster wird Ihnen das Ergebnis der Textbearbeitung angezeigt. Mit dem Klick auf „Fertigstellen“ wird die Liste der Vor- und Nachnamen auf zwei Spalten aufgeteilt.

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Excel: Daten schneller eingeben und nach [Return] wahlweise nach rechts, links, oben oder unten springen

Wenn Sie nach dem Ausfüllen einer Tabellenzelle die [Return]-Taste drücken, springt die Einfügemarke in die darunterliegende Zellen. Das ist aber nur praktisch, wenn die Daten untereinander eingegeben werden müssen. Sollen nebeneinander liegende Daten schneller eingegeben werden, können Sie die Funktion der [Return]-Taste umprogrammieren. Dann springt der Cursor mit [Return] nicht nach unten, sondern nach rechts. Oder nach oben. Oder nach links.

Um die Sprungrichtung der [Return] zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Bei Excel 2007 oder 2010 klicken Sie auf die Office-Schaltfläche bzw. auf „Datei“ und anschließend auf „Excel-Optionen“ bzw. „Optionen“. Im nächsten Fenster wechseln Sie in den Bereich „Erweitert“.

Bei früheren Excel-Versionen rufen Sie den Befehl „Extras | Optionen“ auf und wechseln ins Register „Bearbeiten“.

2. Im nächsten Fenster legen Sie im Feld „Markierung durch Drücken der Eingabetaste verschieben – Richtung“ fest, in welche Richtung der Cursor beim Drücken der [Return]-Taste springen soll, etwa nach „Unten“, „Rechts“, „Oben“ oder „Links“. Mit einem Klick auf „OK“ wird die Änderung gespeichert.

Ab sofort springt die Einfügemarke  mit [Return] in die neue Richtung.

Auch die entgegengesetzte Richtung ist möglich: Wenn Sie statt [Return] die Tastenkombination [Shift/Umschalten][Return] drücken, geht’s zum Beispiel nicht nach rechts, sondern in die entgegengesetzte Richtung nach recht links.

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Microsoft Excel: Datenreihen automatisch ausfüllen

Wer oft mit Excel arbeitet, weiß, dass dieses Programm sehr umfangreich ist und einem sehr viele Arbeitsschritte abnehmen kann. Doch der eine oder andere Trick ist auf den ersten Blick nicht unbedingt ersichtlich. Wie zum Beispiel das automatische Ausfüllen von Datenreihen. Manchmal drohen zeitraubende Eingaben. Hierzu gehören zum fortlaufende Nummerierungen, aufeinander folgende Artikelnummern oder Kalenderdaten mit darauf folgenden Wochentagen. Solche Reihen kann Excel automatisch erzeugen.

Voraussetzung für die Vervollständigung dieser Datenreihen ist die Eingabe von zwei aufeinander folgende Zahlen.  Daran erkennt Excel die Logik dieser Zahlenreihe.

Für das folgende Beispiel nahmen wir das Datum 09.02.2011 und 10.02.2011. Markieren Sie nun die zwei ersten Zellen und gehen mit dem Mauszeiger zur rechten unteren Ecke der Markierung. Jetzt wechselt der Mauszeiger das Aussehen in ein Plus-Zeichen. Mit gedrückter linker Maustaste ziehen Sie nun die Markierung bis zum Ende der gewünschten Datenreihe. Lassen Sie die linke Maustaste los und Excel vervollständigt die Zahlenkolonne automatisch.

An der unteren rechten Ecke erscheint ein Aufklappmenü. In diesem Menü können Sie die Option „Datenreihe ausfüllen“ wählen, wenn die Zahlenreihe nicht korrekt gefüllt wurde.

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Microsoft Excel: Mit den Pfeiltasten die ganze Tabelle statt nur den Cursor bewegen

Um eine Tabelle in ihrer Gesamtheit zu scrollen, nutzt man am häufigsten den seitlichen Schieberegler per gedrückter Maustaste. Da kann man schon mal bei sehr großen Tabellen einen Krampf im Zeigefinger bekommen. Mit den Pfeiltasten dagegen, verschiebt man nur den Cursor um eine Zelle oder eine Zeile. Hier kommt eine, der am wenigsten genutzten Tasten ins Spiel: Die [Rollen] Taste. Bei Excel jedoch erfüllt sie eine sehr wichtige, sowie praktische Funktion.

Mit der Tastenkombination [Shift][Rollen] schalten Sie die Pfeiltasten zur Bewegung der gesamten Excel-Tabelle ein. Nun können Sie mit den [Pfeil] Tasten bequem die gesamte Tabelle hin- und herbewegen ohne dauernd die Maus zu nutzen. Zum Deaktivieren dieser Funktion wiederholen Sie die Tastenkombination.

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