Bei der Bearbeitung von Excel-Tabellen, die man von Kollegen, Kunden oder Bekannten bekommt, sind die Daten in den Zellen nicht immer so eingegeben, wie Sie es benötigen. Da werden auch schon mal mehrere Daten in eine Zelle eingetragen. Der Aufwand, diese Daten zu trennen und in mehrere Zellen zu verteilen ist ziemlich zeitintensiv. Mit dem integrierten Assistenten ist es möglich die Daten einer Zelle in nur drei Arbeitsschritten auf mehrere Zellen zu verteilen.
Aus einer zwei Zellen machen
Das klassische Beispiel für solche Dateneingaben sind Zeitangaben in der Form „13.00 – 18.00 Uhr“ oder „19.00 – 24.00 Uhr“. Um die Daten aus der einen in zwei separate Zellen aufzuteilen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Starten Sie Excel, und rufen Sie die benötigte Tabelle auf.
2. Markieren Sie die Zellen, deren Inhalt verteilt werden soll. Klicken Sie dann in der Menüleiste auf „Daten | Text in Spalten“. Bei den Excel-Versionen 2007 und 2010 wählen Sie im Menüband das Register „Daten“ und klicken dann im Bereich „Datentools“ auf die Schaltfläche „Text in Spalten“.
3. Im Dialogfenster „Textkonvertierungs-Assistent“ wählen Sie die Option „Getrennt“ und bestätigen mit „Weiter“.
4. Wählen Sie jetzt zur Aufteilung des Inhaltes das entsprechende Trennzeichen aus. Die Trennzeichen Semikolon, Komma und Leerzeichen können per Häkchen in der entsprechenden Checkbox aktiviert werden. Benötigen Sie ein anderes Trennzeichen, aktivieren Sie „Andere“ und geben das Zeichen in das Feld rechts daneben ein. Danach klicken Sie auf „Weiter“.
5. Im nächsten Fenster werden den neuen Zellen die speziellen Formate zugewiesen. Im Bereich „Datenvorschau“ markieren Sie die linke Spalte und wählen rechts oben das Format „Standard“ aus. Legen Sie nun den Zielbereich fest. Der Buchstabe steht für die Spalte und die Zahl für die Zeile in der der erste Wert erscheinen soll. Die restlichen Zellen werden automatisch angepasst.
6. Verfahren Sie mit der rechten Spalte der „Datenvorschau“ genau so wie mit der linken Spalte (siehe Arbeitsschritt 5).
Den Zielbereich müssen Sie nicht erneut bearbeiten. Zum Abschluss klicken Sie auf den Button „Fertigstellen“.
Die Verteilung wird sofort umgesetzt und an der zuvor festgelegten Stelle angezeigt.
