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Mit Bordmitteln Verzeichnisse und einzelne Dateien zu einem ZIP-Archiv komprimieren
Um Speicherplatz auf Desktop-Rechnern und Notebooks zu sparen, können Dateien und Ordner zu ZIP-Archiven gepackt werden. Dazu sind nicht einmal zusätzliche Komprimierungsprogramme wie WinRar oder 7-Zip zwingend erforderlich. Das geht auch ganz bequem mit den integrierten Bordmitteln.
Das Windows-Betriebssystem enthält ein Komprimierungs-Tool, dass sich im Kontextmenü versteckt.
Um Dateien und/oder Ordner zu einem ZIP-Archiv zusammenzufassen, öffnest du den Windows-Explorer und navigierst zu den betreffenden Dateien und Ordnern.
Markiere die Dateien und klicke mit der rechten Maustaste auf diese Markierung. Wähle im Kontextmenü den Befehl Senden an | Zip-komprimierter Ordner um das ZIP-Archiv zu erstellen.
Möchtest du die Dateien später wieder entpacken, dann klicke mit der rechten Maustaste auf das ZIP-Archiv und wähle im Kontextmenü den Punkt Alle extrahieren aus.
Fazit:
Die eingebaute Windows-Variante ist durchaus akzeptabel. Man kann den Komprimierungsfaktor zwar nicht beeinflussen, sowie bei 7-Zip & Co, trotzdem hatte das fertige Archiv bei unseren Versuchen nur noch etwas mehr als ein Drittel der ursprünglichen Dateigröße.
Wichtige Dateien in anderen Dateien verstecken
Man kann es nicht oft genug sagen: Wichtige Daten und Dateien müssen vor neugierigen Blicken geschützt werden. Dabei sollte man nicht außer Acht lassen, dass mit Passwort und/oder verschlüsselte Dateien ebenfalls die Neugier wecken können. Einen zusätzlichen Schutz sensibler Daten bietet die verblüffend einfache Variante Datei in Datei.
Eine Datei in einer Anderen verstecken
Dabei ist es unerheblich, ob es sich bei den sensiblen Daten um ein Dokument, ein Foto oder ein Programm handelt. Besonders gut kann man als Versteck (=Trägerdatei) unverfängliche Bilddateien (z. B. Opa´s 80er Geburtstag) verwenden.
Alles was du dazu benötigst, ist die Eingabeaufforderung (Kommandozeile) und das Komprimierungsprogramm 7Zip, dass normalerweise auf deinem Rechner vorhanden ist. Wenn nicht, kannst du 7Zip hier herunterladen.
Dateien komprimieren
Im ersten Schritt wird die Datei mit dem geheimen Inhalt mit 7Zip komprimiert. Es können auch mehrere Dateien auf einmal im Komprimierungsvorgang zu einem Archiv gepackt werden.
Dazu markierst du im Windows Explorer alle erforderlichen Dateien, öffnest mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählst die Option 7-Zip | Zu einem Archiv hinzufügen.
Im 7Zip-Dialogfenster kannst du nun noch weitere Optionen festlegen. Zum Beispiel kannst du dem Archiv einen neuen Namen geben, ein zusätzliches Passwort festlegen oder auch die Kompressionsstufe ändern. Der Button OK speichert dann das gezippte Archiv auf deiner Festplatte. Achte darauf, dass sich das Archiv und die Trägerdatei in einem Verzeichnis befinden.
Trägerdatei und Archiv zusammenführen
Im zweiten Arbeitsschritt öffnest du die Eingabeaufforderung. Am schnellsten geht das mit der Tastenkombination [Windows][R] und dem Befehl cmd. Navigiere in der Kommandozeile zu dem Ordner, in dem sich beide Dateien befinden.
Mit dem Copy-Befehl und dem Parameter /b werden beide Dateien zu einer Neuen zusammengefügt. Der komplette Befehl setzt sich nach folgendem Muster zusammen:
copy /b opasgeburtstag.jpg + geheimesArchiv.zip opas80er.jpg
Mit der Taste [Enter] wird eine neue Bilddatei – hier mit dem Namen opas80er.jpg – erzeugt, die das eigentliche Foto und das gezippte Archiv mit den Geheimdaten enthält. Jeder der nun das neue Bild öffnet, wird auch nur das Foto sehen, die anderen Daten sind unsichtbar.
Anschließend kannst du die ursprünglichen Geheimdatei(en) und das gezippte Archiv löschen. Sie sind ja in der neuen Bilddatei vorhanden. Gegebenenfalls kannst du das ursprüngliche Foto auch entfernen.
Dateien wieder extrahieren
Sollen die Daten wieder separiert werden, muss der Windows Explorer überlistet werden. Da das Kontextmenü die gezippte Datei im Foto nicht erkennt, muss das Programm 7Zip zuerst geöffnet werden. Im Programmfenster navigierst du dann zu dem Foto und extrahierst die enthaltenen Geheimdaten wieder.
Tipp:
Beim Zusammenführen der beiden Dateien sollte eines bedacht werden. Wenn du Fotos als Trägerdatei auswählst, sollten diese nicht zu klein sein. Bilder, die ursprünglich nur wenige KB groß sind, werden durch das hinzufügen gezippter Daten um einiges größer. Zu große Bilddateien sind für das geschulte Auge recht auffällig. Verstecke daher nicht zu viele Dateien in einem Bild. Gegebenenfalls verwendest du dann besser mehrere Trägerfotos oder eine Videodatei.
Microsoft Office: Alle Bilder eines Dokuments auf einen Schlag herauskopieren
Dateien, die mit den Office-Programmen Excel, PowerPoint und Word erstellt werden, enthalten nicht selten etliche Fotos. Werden die Bilder für weitere Dokumente benötigt, kann man sie aus der ursprünglichen Datei per Rechtsklick herauskopieren. Bei ein oder zwei Fotos ist das ja noch praktikabel. Enthält das Office-Dokument eine ganze Reihe Bilder mehr, gibt es eine viel schnellere Methode, um diese auf einmal aus der Datei zu extrahieren.
Der Aufbau von Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten unterscheidet sich kaum von dem einer ZIP-Datei. Dies machen wir uns hier für die Extraktion der Bilder zunutze.
Zuerst navigierst du über den Windows-Explorer zum Speicherort der Office-Datei mit den Bildern. Erstelle von der Original-Datei eine Kopie…
…und ändere die Datei-Endung der Kopie von .docx auf .zip. Die nachfolgende Warnmeldung bestätigst du einfach mit Ja.
Danach entpackst du die gezippte Datei mit einem Entpackungs-Programm wie WinZip oder 7Zip.
Im Ordner des entpackten Office-Dokuments befindet sich ein Unterordner namens Media. In diesem sind alle Bilder des Dokuments gespeichert.
Hier kannst du nun alle benötigten Fotos auf einen Schlag herauskopieren und an anderer Stelle speichern oder weiterverwenden.
Dieser Trick funktioniert leider nicht mit allen Office-Formaten. Es eignen sich nur die Office-Dateien neueren Datums, deren Endung mit einem X endet (docx, xlsx, pptx). Diese werden standardmäßig seit der Office-Version 2007 eingesetzt. Die älteren Programmversionen wurden noch nicht vom ZIP-Format unterstützt.
Auf dem USB-Stick Platzverschwendung vermeiden
Meldet Ihr USB-Stick auch manchmal eine Komplettbelegung an, obwohl noch etliche Megabyte Platz sein müssten? „Schuld“ daran sind meistens viele kleine Dateien, die auf dem Stick gespeichert sind und an der Speichertechnik des USB-Sticks. Mit einem einfachen Trick nutzen Sie den kompletten Speicherplatz eines Sticks besser aus.
Technisch bedingte Platzverschwendung
Eine einzelne Speichereinheit eines Flash-Speichers ist je nach Bauart zwischen vier und 32 KByte groß. Ist eine Datei kleiner als eine dieser Speichereinheiten, gilt diese Einheit trotzdem als komplett belegt. Damit ist eine Platzverschwendung schon vorprogrammiert.
Sollte eine Vollbelegung des Stick oder Speicherkarte angezeigt werden, dann kontrollieren Sie mal das Verhältnis der gespeicherten Dateien zur tatsächlichen Speicherbelegung. Dazu markieren Sie mit der Tastenkombination [Strg][A] alle Dateien auf dem Speicherstick oder der Speicherkarte, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü, und wählen Sie die Option „Eigenschaften“.
Im Fenster „Eigenschaften von“ wird die Gesamtgröße aller Dateien bei „Größe“ angezeigt, der dafür verwendete Speicherplatz wird bei „Größe auf Datenträger“ angezeigt. Je größer die Differenz zwischen beiden Werten ist, umso eher ist der USB-Stick voll.
Es ist also effektiver, große Dateien auf einem Stick zu speichern. Was aber tun, wenn man eine größere Anzahl kleiner Dokumente, Tabellen oder GIF´s speichern möchte?
Eine Optimierung des Speichermediums erreichen Sie am besten mit einem ZIP-Archiv. Hier werden alle Einzeldateien per Komprimierung zu einer größeren Archivdatei zusammengefasst. Nur so umgehen Sie die architekturbedingte Platzverschwendung. Nutzen Sie hier am besten das kostenfreie Komprimierungsprogramm „7Zip„. Die beiden bekanntesten Komprimierungsprogramme „WinZip“ und „WinRAR“ sind nur während der 45- bzw. 40-tägigen Testphase kostenlos. Außerdem unterstützen diese beiden Programme weniger Formate als „7Zip“.
Outlook: Anhänge automatisch zippen und komprimieren
In E-Mails lassen sich beliebig viele Bilder, Videos und Dokumente einbetten. Der Empfänger erhält sie dann als Anhang. Allerdings gibt es Grenzen. Viele E-Mail-Provider begrenzen die Größe der Anhänge zum Beispiel auf maximal 10 MB. Um Platz zu sparen, werden Anhänge daher meist in gezippert (komprimierter) Form verschickt. Allerdings ist das Komprimieren mit viel Arbeit verbunden. Wer sich die Zusatzarbeit sparen möchte, kann das Zippen auch Outlook überlassen.
Outlook zippt jetzt automatisch
Möglich macht’s das kostenlose Outlook-Add-On „bxAutoZip„. Damit haben Sie mit dem Zippen und Packen der Anhänge nichts mehr am Hut. Anhänge können Sie wie gehabt über den „Einfügen“-Befehl an die Mail anhängen. Über die neue „Autozip“-Schaltfläche in der Symbolleiste schalten Sie die automatische ZIP-Funktion ein oder aus. Ist AutoZip aktiviert, komprimiert Outlook vor dem Versenden automatisch alle eingefügten Anhänge.
Auf Wunsch kann bxAutoZip auch selbstextrahierende ZIP-Dateien erstellen. Dann kann der Empfänger die Dateien auch ohne ZIP-Programm entpacken. Allerdings blockieren viele Mail-Provider selbstausführbare EXE-Dateien. Sicherer und bewährter ist die klassische Variante im ZIP-Format.
bxAutoZip läuft unter Windows 95, Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista sowie Windows 7 und ist kompatibel mit Outlook 97/98/2000/XP/2003/2007/2010.