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Word: Persönliche Informationen entfernen

Beim Versand von Word-Dokumenten werden persönliche Daten, sogenannte Metadaten, ebenfalls versendet. Diese lassen sich sehr einfach und ohne Zusatzprogramme auslesen. Unter Umständen werden somit streng vertrauliche Informationen an Dritte weitergegeben.

Diese Daten enthalten oft neben dem Namen der Firma, auch den/die Name(n) der Personen, die an diesem Dokument mitgearbeitet haben. Aber auch Speicherpfade und frühere Dokumentversionen können einfach ausgelesen werden.

Vor dem Löschen eine Kopie erstellen

Gut ist, dass sich die Metadaten ganz einfach entfernen lassen. Aber Vorsicht: einmal gelöscht, lassen sie sich nicht wieder herstellen. Daher ist es empfehlenswert, ein Duplikat (Kopie) der zu versendenden Datei zu erstellen.

Um die Metadaten zu löschen, gehst du wie folgt vor: Klicke auf Datei | Informationen | Auf Probleme prüfen | Dokument prüfen. Im nächsten Dialogfenster wird über die Option Prüfen eine Liste aller Ergebnisse angezeigt.

Diese enthält Angaben zu den Dokumenteigenschaften, persönliche Informationen, Bearbeitungsverläufe und Kommentare. Zum Löschen dieser Informationen klickst du hinter den einzelnen Kategorien auf den Button Alle enfernen. Damit sind diese Informationen gelöscht und das Dokument (oder die Tabelle/Präsentation) kann gefahrlos verschickt werden.

Ältere Office-Versionen

Bei älteren Word-Versionen (z. B. 2007) ist die Vorgehensweise etwas anders. Hier klickst du in der geöffneten Datei auf den Windows-Button und klickst auf Vorbereiten | Dokument prüfen | Prüfen. Anschließend kannst du die Inhalte über die Schaltfläche Alle Entfernen aus dem Dokument löschen.

Tipp: Welche Informationen die Metadaten enthalten, kannst du einfach über den Windows-Explorer herausfinden. Mit einem Rechtsklick auf das betreffende Dokument und dem Kontextmenüeintrag Eigenschaften werden sie im Register Details angezeigt.

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Office Dateien blitzschnell unter anderem Namen speichern

Nicht selten muss man bei der Arbeit mit Microsoft Office das Dokument, welches gerade bearbeitet wird, unter einem anderen Namen speichern. Der Weg über Datei | Speichern unter ist aber nicht zwingend notwendig. Es gibt eine sehr viel schnellere Alternative.

Im aktiven Dokument drückst du einfach nur die Taste [F12] und du gelangst direkt zum Dialogfenster Speichern unter. Nun kannst du den Speicherort wie gewohnt auswählen und dem Dokument einen neuen Namen geben.

Das funktioniert mit allen Office-Programmen, wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint.

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Excel: Werte schnell sortieren und filtern

Excel-Listen (z. B. Preislisten) können blitzschnell nach Größe ab- oder aufsteigend sortiert werden.

Markiere einen beliebigen Zahlenwert der Tabelle und schalte die Filterfunktion mit der Tastenkombination [Strg][Umschalt][L] ein. Über das Aufklappmenü kannst du nun die Werte auf- oder absteigend sortieren.

Bei Bedarf kannst du auch nach Vergleichsoperatoren wie Größer als oder Kleiner als verwenden.

Zum Ausblenden des Filters drückst du die Tastenkombination [Strg][Umschalt][L] erneut.

Auf die gleiche Weise lassen sich übrigens auch Texteingaben alphabetisch sortieren.

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Excel: Senkrechte Tabellenüberschrift in horizontalen Tabellenkopf umwandeln

Bei der Erstellung von Tabellen stellt man hin und wieder mal fest, dass eine senkrechte Anordnung unvorteilhaft ist. Um zur waagerechten Beschriftung zu wechseln, musst du aber nicht zwingend alle Eingaben wieder löschen.

Mit ein paar Mausklicks kannst du die senkrecht erfassten Inhalte ganz einfach in die horizontale Ansicht bringen.

Markiere zunächst den gesamten senkrechten Wertebereich und kopiere ihn mit der Tastenkombination [Strg][C] in die Zwischenablage.

Anschließend klickst du mit der rechten Maustaste in eine beliebige Zelle auf deinem Tabellenblatt, an der die horizontale Tabelle entstehen soll. Im Kontextmenü wählst du die Option Inhalte einfügen aus und wählst dann die Funktion Transponieren. Dadurch werden die kopierten Inhalte als waagerechte Überschriften angezeigt.

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In Excel die Rechtschreibprüfung verwenden

Gehörst du auch zu den Personen, die auf eine korrekte Schreibweise wert legen? Jede Generation hat ihre eigenen Ausdrücke und Redewendungen. Trotzdem sollte man in seiner Kommunikation, egal ob Messenger, E-Mail oder Brief auf die korrekte Schreibweise achten und gegebenenfalls auch mal auf die automatische Rechtschreibprüfung vertrauen. Die ist in den meisten Textverarbeitungsprogrammen wie Outlook und Word schon eingebaut. Sogar in Excel lässt sie sich verwenden.

Im Gegensatz zu Word wird in Excel kein Wort rot unterstrichen, wenn es falsch geschrieben wurde. Bist du dir bei einem Begriff in Sachen Rechtschreibung nicht sicher, dann markiere es und drücke die Taste [F7].

In einem separaten Fenster zeigt dir Excel nun die korrekte Schreibweise an, die du per Mausklick übernehmen kannst.

Eigene AutoKorrektur erstellen

Bei häufiger Verwendung bestimmter Begriffe, die man falsch schreiben könnte, wie zum Beispiel Fremdwörter, kann man auch eine eigene Auto-Korrektur anlegen.

Dazu klickst du in der Excel-Menüleiste auf Datei | Optionen | Dokumentenprüfung | AutoKorrektur-Optionen. Dann tippst du in das Feld Ersetzen den falsch geschriebenen Begriff und bei Durch den korrekten Begriff ein. Bestätige deine Eingabe mit einem Klick auf den Button Hinzufügen.

Ab sofort wird das falsch geschriebene Wort durch die richtige Version ersetzt, wenn die Leertaste oder die Eingabetaste gedrückt wird.

Tipp:

In der Microsoft-Office-Alternative OpenOffice ist eine Rechtschreibprüfung in der Tabellenkalkulation OpenOffice Calc direkt eingebaut. Die funktioniert genau so wie in der Textverarbeitung und unterstreicht falsch geschriebene Begriffe. OpenOffice ist übrigens kostenlos und mit den Dokumenten von Microsoft-Office kompatibel.

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Excel 2016: Bildhintergründe in Säulendiagramme einfügen

Die Darstellung einer Excel-Tabelle als Säulendiagramm ist schon sehr anschaulich. Allerdings lassen sich die Säulen auch mit einem Bildhintergrund versehen, um die Werte noch deutlicher zu gestalten. Bilder oder ClipArts sind mit ein paar Mausklicks schnell eingefügt.

Unter den neueren Excelversionen (ab 2016) klickst du eine Säule doppelt an, damit sich das Formatierungs-Menü öffnet. Über das Farbeimer-Icon aktivierst du die Option Bild- oder Texturfüllung. Danach suchst du dir über den Button Datei ein passendes Bild auf deinem Rechner aus. Über die Schaltfläche Online findest du weitere lizenzfreie Bilder im Web.

Hinweis

Das Einfügen von Bildern funktioniert auch bei älteren Excel-Versionen. Bei Excel 2007 beispielsweise, klickst du zuerst doppelt auf eine Diagramm-Säule, öffnest dann mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählst Datenpunkt formatieren aus. In der Kategorie Füllung aktivierst du die Option Bild- oder Texturfüllung und wählst dann wie bereits oben beschrieben, das passende Foto oder ClipArt aus. In den älteren Versionen kann aber die Online-Suche nach Bildern fehlen.

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Excel 2013: Statt Einzeleingabe die Formularfelder nutzen

Wenn in Excel-Tabellen umfangreiche Daten eingetippt werden müssen, dann lässt sich die Eingabe mit der Option der Formular-Felder wesentlich bequemer gestalten.

Formular-Felder vereinfachen die Eingabe

Beispielsweise in Tabellen mit Zellwerten wie Name, Vorname, Telefonnummer und Adresse sind die Formular-Felder sehr vorteilhaft. Aber auch für alle anderen Verwendungszwecke ist das Formular-Feld eine große Hilfe.

Einrichtung der Formular-Maske

Um die Funktion einzurichten, klickst du zuerst auf Datei | Optionen | Menüband anpassen | Neue Gruppe. Damit erstellst du ein neues Untermenü, dem du mit der Schaltfläche Umbenennen einen individuellen Namen geben kannst.

Anschließend wählst du links die Option Nicht im Menüband enthaltene Befehle aus und fügst mit dem Button Hinzufügen den Punkt Maske hinzu. Bestätige die Aktion mit OK um sie zu speichern.

Formular-Felder verwenden

Ab sofort findest du im Register Start den Menüeintrag Maske. Um die neue Funktion zu verwenden, öffnest du die betreffende Tabelle und markierst die Spaltenüberschriften und klickst auf das neue Menü Maske.

Nun lassen sich in der neuen Ansicht alle Werte in einem Formular eintippen und mit Neu oder [Enter] in die Tabelle einfügen.

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Excel: Tabellen-Überschrift immer im sichtbaren Bereich halten

Lange Excel-Tabellen haben einen Nachteil: Die Überschrift verschwindet aus dem Blickfeld, sobald man entsprechend weit nach unten scrollt. Enthält dieser Header wichtige Informationen für den Rest der Tabelle, dann kann man die Kopfzeile auch fixieren.

Klicke dazu auf das Register Ansicht und öffne im Bereich Fenster die Option Fenster fixieren.

Wähle im Drop-Down-Menü die Einstellung Oberste Zeile fixieren, damit deine Überschrift beim Scrollen an oberster Stelle sichtbar bleibt.