Tipps, Tricks & Kniffe

Kategorie: Excel

  • Word: Excel-Tabelle als Verknüpfung einfügen

    Excel-Tabellen lassen sich per Drag & Drop ziemlich einfach in Word-Dokumente einfügen. Der Nachteil: Wird die Original-Tabelle geändert, erfolgt keine Aktualisierung in der Word-Tabelle. Um dies zu erreichen, muss das Einfügen in Word als Verknüpfung erfolgen.

    Sollte Excel auf deinem Rechner geöffnet sein, beende das Programm zunächst und starte Word.

    Um die gewünschte Tabelle einzufügen, öffne das Register Einfügen, klicke im Bereich Text auf den kleinen Pfeil der Option Objekt und wähle im Auswahlmenü Objekt aus.

    Wechsle zum Register Aus Datei erstellen und klicke auf den Button Durchsuchen, um die Exceltabelle auszuwählen. Bestätige deine Auswahl mit der Schaltfläche Einfügen und aktiviere die Option Verknüpfen. Mit dem Button OK bestätigst du den Arbeitsschritt und die Tabelle wird in das Word-Dokument eingefügt.

    Um die eingefügte Excel-Tabelle zu bearbeiten, öffnest du sie am besten direkt per Doppelklick in Word. Dadurch öffnet sich die Ursprungstabelle und du kannst sie wie gewohnt bearbeiten.

    Speichere dann die Änderungen und schließe die Exceltabelle. Zurück in Word, führst du einen Rechtsklick auf die Tabelle aus und wählst im Kontextmenü Verknüpfung aktualisieren. Dadurch werden alle Änderungen ins Word-Dokument übertragen.

    Hinweis

    Der letzte Schritt, die Aktualisierung der Verknüpfung, muss in jedem Falle durchgeführt werden, das Word die Inhalte der Dokumente nicht automatisch aktualisiert.

  • Vor- und Nachnamen in einer Excel-Spalte tauschen

    Viele Excel-Tabellen werden mit der Zeit immer größer. So zum Beispiel Namenslisten. Wurde eine solche Liste ursprünglich einmal in der Reihenfolge Vor- und Nachname begonnen, wird es zunehmend schwieriger, sie nach dem Nachnamen zu sortieren. Gut, dass Excel hierfür eine Formel bereithält.

    Die Voraussetzung für eine korrekte Sortierung, ist die Schreibweise im Format Vorname Leerzeichen Nachname ( = Max Mustermann).

    Nehmen wir an, dass die Namen in den Zellen A2 bis A8 getauscht werden sollen. Dazu markierst du in der Spalte B, die benachbarten Zellen B2 bis B8. Dann trägst du in der Bearbeitungszeile folgende Formel ein:

    =TEIL(A2;FINDEN(“ „;A2)+1;LÄNGE(A2))& “ “ & LINKS(A2;FINDEN(“ „;A2))

    Bestätige die Formel mit der Tastenkombination [Strg][Enter], damit Excel eine Matrixformel erzeugt. Gleichzeitig werden in der Spalte B die Einträge mit dem Nachnamen beginnend abgebildet und können nun entsprechend sortiert werden.

    Hinweis

    Wenn sich deine Namenseinträge in anderen Zellen befinden, musst du die Formel entsprechend anpassen.

  • Excel: Tabellen auch ohne Office öffnen

    Noch immer ist Excel bei den Nutzern die erste Wahl für die Erstellung von Tabellen. Aber auch ohne das Office-Programm lassen sich Excel-Dateien problemlos öffnen.

    Das einzige was man dazu benötigt, ist ein Google-Konto, dass notfalls schnell erstellt werden kann.

    Um eine Excel-Datei zu öffnen, rufst du in deinem Web-Browser die Seite spreadsheets.google.com auf und klickst oben links auf die Schaltfläche Neue Tabelle anlegen. Gegebenenfalls muss du dich noch mit deinen Zugangsdaten in deinem Google-Konto anmelden.

    Anschließend wählst du in der Menüleiste Datei | Importieren aus und wechselst im nächsten Dialogfenster zum Register Hochladen. Nun kannst du die betreffende Excel-Datei in das Feld Datei hierher ziehen um sie zu Google hochzuladen. Alternativ navigierst du über die Schaltfläche Datei von meinem Computer auswählen zum Speicherort dieser Datei.

    Im nachfolgenden Dialogfenster legst du noch fest, ob die neue Excel-Datei die Vorhandene ersetzten, oder eine neue Tabelle anlegen soll. Ein abschließender Mausklick auf Daten importieren schließt den Vorgang ab.

    Tipp:

    Nach diesem Vorbild lassen sich auch Power-Point-Präsentationen und Word-Dateien zu Google hochladen. Dazu wählst du auf der Seite spreadsheets.google.com oben links über den Drei-Balken-Button die Option Präsentationen oder Docs aus.

  • Excel 2016: Unterschiedliche Farben für Diagrammsäulen verwenden

    Für eine Präsentation ist es vorteilhafter, wenn Tabellen als Diagramme dargestellt werden. Standardmäßig verwendet Excel für Balkendiagramme nur eine Farbe für alle Säulen. Um die Übersichtlichkeit zu verbessern, lassen sich diese bei Bedarf unterschiedlich einfärben.

    Dazu öffnest du die Exceltabelle mit dem Diagramm und markierst die Datenreihen. Per Rechtsklick in die Markierung und dem Kontextmenü-Befehl Datenreihen formatieren öffnest du das gleichnahmige Bearbeitungsfenster.

    Anschließend klickst du auf das Icon Füllung (Farbeimer-Icon) und setzt ein Häkchen bei der Option Punktfarbunterscheidung. Diese Änderung wird sofort aktiv und die Säulen erhalten automatisch unterschiedliche Farben.

    Möchtest du die einzelnen Farben trotzdem noch einmal ändern, dann markiere erneut die Zahlenreihen und klicke auf das Stiftsymbol. Im Register Farbe wählst du nun den passenden Farbton aus.

    Auch hier werden die Farbänderungen auf das Balkendiagramm sofort übertragen.

  • Excel: Zwei Wege, mehrere Textzeilen in einer Zelle zu erfassen

    Etliche Funktionen erleichtert in Office Excel die Texteingabe. Zellenbedingt wird aber oft nicht der ganze Text angezeigt. Nur wenn benachbarte Zellen nicht verwendet werden, ist der komplette Text sichtbar. Gleich zwei Funktionen ermöglichen dir mehrzeilige Zellenbeschriftungen.

    Manueller Zeilenumbruch

    Für gelegentliche mehrzeilige Texteingaben drückst du beim Erreichen des Zellenendes die Tastenkombination [Alt][Enter]. Dadurch erfolgt ein Zeilenumbruch und du kannst den gewünschten Text weiterschreiben. Gegebenenfalls wiederholst du diesen Shortcut entsprechend oft.

    Automatischer Zeilenumbruch

    Wenn du einen automatischen Zeilenumbruch bevorzugst, dann geht das natürlich auch. Markiere die betreffende Spalte (oder Zelle) und drücke die Tastenkombination [Strg][1].

    Im Dialogfenster Zellen formatieren wechselst du zum Register Ausrichtung und aktivierst im Bereich Textsteuerung die Option Zeilenumbruch. Speichere diese Änderung mit OK. Ab sofort schaltet Excel automatisch in die nächste Zeile, wenn der Zellenrand erreicht wird.

    Hinweis:

    Für beide Varianten gilt, dass bei mehrzeiligen Texten die Höhe der Zelle automatisch angepasst wird. Für eine gleichmäßige Tabellenansicht kann man die Schriftgröße verringern, oder die restlichen Zellen an die neue Höhe anpassen.

  • Excel: Kommentare als Sprechblasen einfügen

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    Der Kommentar wird in diesem Fall angezeigt, sobald man die betreffende Zelle angeklickt wird. Um den Hinweistext entsprechend zu formatieren, markierst du diese Zelle, rufst im Register Daten den Bereich Datentools | Datenüberprüfung auf und gibst bei Eingabemeldung Titel und Text des gewünschten Kommentars ein.

    Überprüfe noch, ob das Feature Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird mit einem Häkchen versehen ist und speichere die Änderungen dann abschließend mit OK.

    Ab sofort wird der Kommentar angezeigt, sobald die Zelle angeklickt wird.

  • Führende Nullen in Excel-Zellen anzeigen lassen

    Bei Zahlenwerten in Excel-Tabellen werden vorangestellte Nullen nicht angezeigt. Das beste Beispiel dafür sind die Vorwahlen von Telefonnummern (z. B. 0049 oder 030). Will man führende Nullen abbilden, dann kann man dazu zwei Lösungswege nutzen.

    Hierbei muss man beachten, ob die betreffenden Zellen zu Informationszwecken dienen (wie bei Telefonnummern), oder ob die Zahlenwerte für Berechnungen benötigt werden.

    Zu Informationszwecken oder für gelegentliche Werte mit vorangestellten Nullen kann das Apostroph verwendet werden (z. B.: ´0049). Allerdings erkennt Excel diese Eingabe nicht als Zahl, sondern als Text und zeigt den Wert daher linksbündig an.

    Soll der Zahlenwert erkannt und die Anzeige rechtsbündig erfolgen, dann markiere die benötigten Zellen und öffne mit einem Rechtsklick in die Markierung das Kontextmenü. Wähle den Eintrag Zellen formatieren aus und wechsle im Dialogfenster zum Register Zahlen | Benutzerdefiniert.

    Dann überschreibst du eine vorhandene Definition, beispielsweise den Eintrag Standard, mit 0000 und bestätigst die Änderung mit OK. Damit hast du die Zellen für eine vierstellige Zahl, wie die Vorwahl 0049 formatiert.

    Zu beachten ist, dass die Anzahl der Nullen exakt der Länge des benötigten Wertes entsprechen muss. Auch Nachkomma-Stellen müssen entsprechend definiert werden (z. B.: 0000,00).

    Hinweis:

    Die Änderung des Zahlenformates ist nur im aktuellen Tabellenblatt gültig. Arbeitest du häufiger mit diesem Format, dann empfiehlt es sich, eine entsprechende Excel-Vorlage zu erstellen.

  • Excel: Den Inhalt einer Spalte in eine Zeile umwandeln

    Oft merkt man erst nach dem Eintippen in eine Excel-Spalte, dass der Inhalt besser in eine Zeile gepasst hätte. Also alles noch einmal in eine Zeile eintippen. Bevor du die alten Eingaben löschst, um sie in eine Zeile einzugeben, solltest du diesen Artikel lesen. Denn es geht auch komfortabler.

    Office Excel enthält eine sehr praktische Funktion, mit der sich die Inhalte einer Spalte ins Zeilenformat übertragen lassen.

    Dazu markierst du den betreffenden Spalteninhalt und kopierst ihn in die Zwischenablage, zum Beispiel mit der Tastenkombination [Strg][C]. Dann klickst du  mit der rechten Maustaste in eine freie Zelle, in deren Zeile der Inhalt eingefügt werden soll. Im Kontextmenü wählst du in den Einfügeoptionen abschließend die Funktion Transponieren aus. Das war´s schon.

    So einfach kann es sein, Spalten in Zeilen umzuwandeln.

    Tipp:

    Der Trick funktioniert übrigens auch umgekehrt, falls du Zeileninhalte lieber im Spaltenformat darstellen willst.

  • Excel: Einrichten des Zahlenformates für Quadratmeter

    Hast du schon einmal versucht Quadratmeterangaben in Excel zu erfassen? Vermutlich wirst du dieses Zahlenformat nicht gefunden haben. Leider kennt Excel von Haus aus keine Quadratmeter. Die gute Nachricht ist aber, dass man das Problem über ein benutzerdefiniertes Zahlenformat schnell und einfach lösen kann.

    Verschiedene Maßeinheiten kennt Excel nicht und müssen daher vom Nutzer eigenhändig erfasst werden. Dazu gehören neben Quadratmeter auch Kubikmeter, Kilogramm, Meter, Millimeter, etc.

    Natürlich kann man sich damit helfen, dass Zahlenwert und Maßeinheit in eine Zelle eingetippt werden. Dadurch erkennt Excel die Zahl nicht mehr und kann für eine Berechnung nicht mehr verwendet werden.

    Durch das benutzerdefinierte Zahlenformat bleibt der Wert erhalten und nur die Darstellung wird dadurch geändert.

    Um das Zahlenformat Quadratmeter (m²) in Excelzellen anzulegen, markierst du als erstes die benötigten Zellen, Spalten oder Zeilen. Dann öffnest du mit einem Rechtsklick in die Markierung das Kontextmenü und wählst die Option Zellen formatieren aus.

    Im Register Zahlen rufst du die Kategorie Benutzerdefiniert auf. Klicke anschließend in das Eingabefeld Typ, gib die Zeichenfolge 0″m²“ ein, und bestätige das neue Format mit dem Button OK. Ab sofort wird jede Zahl mit dem Zusatz m² ergänzt.

    Die Hochstellung der Zahl 2 erreichst du durch die Tastenkombination [AltGr][2]. Für die Darstellung von Kubikmeter drückst du [AltGr][3].

    Auf diese Weise lassen sich auch andere Maßeinheiten wie Kilogramm (kg), Meter (m) oder Kilometer (km) anlegen.

    Tipp:

    Benutzt du beim Anlegen des Formats die Zahl 0, dann werden nur ganze Zahlen ausgeben, die Stellen nach einem Komma werden automatisch gerundet. Wenn du Nachkomma-Stellen benötigst, dann ändere das Format entsprechend ab (z. B. 0,000 „m²“).

    Hinweis:

    Die benutzerdefinierten Formate bleiben nur in der Tabelle gültig, in der sie angelegt wurden. Arbeitest du häufiger mit einem dieser Formate, dann empfiehlt es sich, eine entsprechende Excel-Vorlage zu erstellen.

  • Excel: Speicherpfad der aktuellen Tabelle blitzschnell herausfinden

    Beim Erstellen von Excel-Tabellen kann es schon einmal passieren, dass man beim Speichern vergisst, sich den Pfad zu merken. Insbesondere dann, wenn man anstatt Speichern unter aus Versehen den Befehl Speichern verwendet. Gut, dass es eine einfache Formel gibt, mit der du den Pfad blitzschnell findest.

    Mit der Formel ist eine zeitaufwendige Suche über den Windows Explorer überflüssig. Gib in eine beliebige Zelle der aktuellen Tabelle einfach die Formel =Zelle(„Dateiname“) ein und bestätige mit der Taste [Eingabe]. Der gesamte Pfad wird dann in der Zelle angezeigt.

    Eine weitere Formel ermittelt den Namen des aktuellen Tabellenblatts. Gib folgende Formel in eine beliebige Zelle ein und drücke die [Eingabe]-Taste:

    =TEIL(ZELLE(„Dateiname“;A1);FINDEN(„]“;ZELLE(„dateiname“;A1))+1;LÄNGE(ZELLE(„dateiname“;A1))-FINDEN(„]“;ZELLE(„Dateiname“;A1)))

    Da diese, zugegebenermaßen recht komplexe Formel, nur den Tabellennamen ermittelt, muss jeder selbst entscheiden wie nützlich sie ist.