Es wird immer wichtiger, sensible Daten gegen unberechtigten Zugriff zu schützen. Man weiß nie, wer gerade mitliest. Auch große Firmen werden oft mit den verschiedensten Viren und Trojanern angegriffen. Wenn Sie oft Excel-Dateien, wie Umsatzstatistiken, Personaldaten, Lieferanten-Daten oder ähnliches per E-Mail versenden, dann ist Vorsicht geboten. Auch wenn Sie einen Computer nutzen, der von mehreren Mitarbeitern genutzt werden kann, ist ein solcher Schutz unumgänglich. Nicht jeder, sollte diese Daten lesen, geschweige denn verändern dürfen. Microsoft Excel bietet einen integrierten Passwortschutz an, mit dem man mit wenig Aufwand wichtige Dateien mit einem Kennwort sichern kann. Dann ist man sicher, dass wirklich nur berechtigte Personen diese Dateien einsehen können.
Kategorie: Excel
Bei fast identischen Tabellen mit gleichen Registern und Köpfen ist es nicht unbedingt erforderlich, jede Tabelle nacheinander mit gleichen Eingaben abzuarbeiten. Excel enthält eine Funktion, mit der Sie alle benötigten Tabellen mit einer Eingabe ausfüllen können.
Zur besseren Ansicht einer als Tortendiagramm formatierten Tabelle, können Sie diese als „Explodierter Kreis“ darstellen. Damit erzielen Sie bei jedem Sektor die gleiche Aufmerksamkeit. Dies ist aber nicht immer gewünscht, gerade wenn ein einzelner Wert hervorgehoben werden muss. Soll einem Element eine besondere Aufmerksamkeit zugeordnet werden, müssen Sie diesen Sektor separat aus der gesamten Darstellung hervorheben.
Beim Anlegen von Tabellen, Adresslisten, Bestandslisten etc. mit Microsoft Excel stellt man kurz vor Ende der Arbeit fest, dass die Liste doch besser aussieht, wenn sie gedreht wird. Spätestens jetzt denkt man mit Schrecken daran, die Liste noch einmal neu zu beginnen. Das ist aber nicht nötig. Das Kontextmenü „Inhalte einfügen“ kann mehr als es vermuten lässt. Mit einigen Mausklicks sind Zeilen und Spalten gedreht, die Tabelle ist perfekt und der pünktliche Feierabend ist gerettet.
Excel-Tabellen können riesig werden. Mehrere hundert oder tausend Zeilen und Spalten sind keine Seltenheit. Das Blättern und Navigieren durch solch riesige Tabellen ist aber alles andere als ein Zuckerschlecken. Die Scrollbalken am Fensterrand helfen zwar beim Verschieben des Ausschnitts. Richtig schnell ist das aber nicht. Gut, dass es eine kaum bekannte Funktion zum rasend schnellen Scrollen gibt.
Wer mit Excel häufig Namenslisten wie zum Beispiel Lieferscheindaten oder Bestelldaten bearbeiten muss, kennt die Situation: Vor- und Nachnamen stehen in einer Zelle, die Sortierung nach Familienname ist dann oft nicht einfach. Wenn diese Daten nicht zu umfangreich sind, kann man die Namen schnell von Hand in eine Reihenfolge bringen. Doch oft sind 30, 40 oder mehr Namen zu sortieren. Hier besitzt Excel einen Textkonvertierungs-Assistenten, mit dem man mit ein paar Klicks die Vor- und Nachnamen auf zwei Zellen verteilen kann. Das spart jede Menge Arbeitsaufwand und auch -zeit.
Für lange Zahlenkolonnen ist der Ziffernblock ideal. Schwieriger wird’s beim Datum. Da auf dem Ziffernblock der Punkt fehlt, muss beim Datum wie „22.03.2011“ immer zwischen Ziffernblock und normaler Tastatur gewechselt werden. Oder doch nicht? Mit einem Trick bleibt die Hand auch bei der Eingabe von Datum und Uhrzeit auf der numerischen Tastatur.
Wenn Sie nach dem Ausfüllen einer Tabellenzelle die [Return]-Taste drücken, springt die Einfügemarke in die darunterliegende Zellen. Das ist aber nur praktisch, wenn die Daten untereinander eingegeben werden müssen. Sollen nebeneinander liegende Daten schneller eingegeben werden, können Sie die Funktion der [Return]-Taste umprogrammieren. Dann springt der Cursor mit [Return] nicht nach unten, sondern nach rechts. Oder nach oben. Oder nach links.