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Microsoft Word: Text in Spiegelschrift darstellen

Zum Aufwerten und Auflockern von Präsentationen gibt es verschiedene Werkzeuge. Eines davon ist das Spiegeln von Texten. Tatsächlich enthalten die Office-Programme Word, Excel und PowerPoint aber keine direkte Funktion oder Schriftformat zur Spiegelung von Texten. Hier kann man mit „WordArt“ ein wenig tricksen.

Um Word-Texte in Spiegelschrift zu schreiben, gehen Sie folgenermaßen vor:

1. Öffnen Sie Word, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Symbolleiste.

2.  Mit einem Klick auf „Zeichnen“ öffnen Sie diese Leiste. Danach klicken Sie auf das Symbol mit dem blauen, schräg gestellten A „WordArt einfügen“.

3. Im folgenden Katalog wählen Sie das gewünschte Format aus und bestätigen mit „OK“.

4. Geben Sie den Text, der gespiegelt werden soll, in das Dialogfenster „WordArt-Text bearbeiten“ ein. Hier können Sie den Text nach Ihren Wünschen noch weiter bearbeiten, zum Beispiel die Schriftart, -größe sowie Fett- oder Kursivschrift einstellen. Bestätigen Sie dann die Eingabe mit „OK“.

5. Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeichnen“ und wählen im Kontextmenü die Optionen „Drehen oder kippen | Horizontal kippen“.  Achten Sie darauf, das der Text markiert (umrahmt) ist.

Schon erscheint der Text in Spiegelschrift.

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Office-Dateien als PDF-Datei speichern

Wenn Sie Excel-Tabellen oder Word-Dokumente per E-Mail an Freunde oder Bekannte verschicken, sollten Sie sicherstellen, dass der Empfänger die Datei auch öffnen kann. Nicht jeder hat Excel und Word auf dem Rechner installiert. Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie Office-Dokumente auch im universellen PDF-Format speichern. Da PDF-Dateien sich nicht verändern lassen, stellen Sie gleichzeitig sicher, dass niemand an den Daten herumpfuschen kann.

Stellt sich nur die Frage, wie man aus einer Excel- oder Word-Datei eine PDF-Datei macht. Bei Excel/Word 2007 und 2010 geht’s mit Bordmitteln; bei älteren Office-Versionen erledigt ein Gratisprogramm die Aufgabe.

PDF und Office 2010

Bei Office 2010 ist es kinderleicht. Um eine Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument als PDF zu speichern, rufen Sie den Befehl „Datei | Speichern unter“ auf und wählen im Feld „Dateityp“ den Eintrag „PDF“. Fertig ist die PDF-Datei.

PDF und Office 2007

Bei Office 2007 geht’s ebenfalls über den Befehl „Speichern unter“ und dem Dateityp „PDF“. Sollte der PDF-Dateityp im Auswahlfeld fehlen, müssen Sie zuerst Office 2007 aktualisieren und mindestens das Service Pack 2 für Office 2007 installieren. Das geht am einfachsten, indem Sie die Webseite http://office.microsoft.com/de-de/downloads aufrufen und oben rechts unter „Top Downloads“ auf „Office 2007 Service Pack 2“ klicken. Oder Sie rufen das Windows Update auf (Start | Alle Programme | Windows Update) und bringen mit der Windows-Update-Funktion das Office-Paket auf den neuesten Stand.

Nach der Installation des Service Pack 2 können Sie im Dialogfenster „Speichern unter“ das neue Format „PDF“ auswählen. Über die Schaltfläche „Optionen“ stehen weitere Einstellmöglichkeiten zur Verfügung, um zum Beispiel nur einzelne Seiten oder markierte Tabellenbereiche als PDF zu speichern.

PDF und ältere Office-Versionen

Bei früheren Office-Versionen (Office 2000, XP, 2003) lässt sich das PDF-Format nicht nachrüsten. Hier hilft das Gratisprogramm „CIB PDF Brewer“, mit dem Sie Windows um einen PDF-Drucker erweitern. Das PDF-Programm gibt es kostenlos auf der Webseite

http://www.cib.de/de/produkte/pdf-produkte/download.html

Die Freeware  macht jedes Windows-Programm (und damit auch Office) PDF-fähig. Das funktioniert, da der PDF Brewer einen virtuellen Drucker einrichtet, mit dem Sie jede Datei ins PDF-Format „drucken“ können. In allen Office-Programmen gibt es zusätzlich eine neue PDF-Symbolleiste und das Menü „CIB PDF“. Von hier aus können Sie die PDF-Einstellungen vornehmen und zum beispiel die Druckqualität oder den Passwortschutz konfigurieren.

Um Dokumente im PDF-Format zu speichern, rufen Sie den Befehl „CIB PDF | Speichern und benutzerdefinierte Aktion auslösen“ auf. Oder Sie rufen normal den Standardbefehl „Datei | Drucken“ auf und wählen als Drucker das Modell „CIB PDF Brewer“. Per Klick auf „Drucken“ wird aus dem Office-Dokument eine PDF-Datei.

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Excel-Dateien reparieren: Defekte Excel-Tabellen öffnen und wiederherstellen

Das XLS- und XLSX-Format der Tabellenkalkulation Excel ist recht robust. Defekte Dateien kommen nur selten vor. Mitunter gibt es aber doch die eine oder andere Excel-Datei, die sich nicht mehr öffnen lässt oder beim Öffnen nur Fehlermeldungen produziert. In solchen Fällen helfen zwei Tricks.

Excel kennt zwei bewärte Möglichkeiten, um defekte Excel-Dateien wieder zu öffnen oder zumindest an den Inhalt der störrischen Dateien zu gelangen:

Methode 1: Der HTML-Trick

Falls sich die Datei noch irgendwie öffnen lässt, können Sie die darin gespeicherten Daten herausfiltern, indem Sie die Tabelle im HTML-Format speichern. Das geht mit dem Befehl „Speichern unter“ und  dem Dateityp „Webseite“ bzw. „Einzelnes Webarchiv“.

Bei der Umwandlung ins HTML-Format werden die reinen Tabellendaten gefiltet und lassen sich danach meist problemlos wieder öffnen. Klappt die Rettung, speichern Sie die fehlerfreie HTML-Datei unter einem anderen Namen wieder im Excel-Format.

Methode 2:  Der Excel-Viewer

Sollte die Datentrettung mit dem HTML-/Webseiten-Trick nicht funktioniert, öffnen Sie die defekte Excel-Datei  mit dem kostenlosen Excel-Viewer oder der Textverarbeitung Word. Beim Öffnen im Viewer oder in Word verlieren Sie zwar alle Formeln; dafür bleiben zumindest die Tabellenwerte unverändert erhalten.

Excel Viewer Download: Den Excel-Viewer zum Öffnen beschädigter Excel-Dateien erhalten Sie kostenlos auf der folgenden Webseite:

http://www.microsoft.com/downloadS/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=1cd6acf9-ce06-4e1c-8dcf-f33f669dbc3a

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Spalten und Zahlen einer Pivot-Tabelle formatieren

Wenn Sie zur Datenaufbereitung eine Pivot-Tabelle verwenden, dann besteht das Problem, dass Excel die Zahlenformate, Zeilen- und Spaltenbreiten nach jeder Aktualisierung wieder ändert. Dies ist bei der täglichen Arbeit sehr störend.

Bei Pivot-Tabellen übernimmt Excel die Zahlenwerte jeweils neu aus den ursprünglichen Tabellen. Zudem werden auch die Spaltenbreiten und die berechneten Daten angepasst. Um eine korrekte Formatierung zu erreichen, öffnen Sie um Menü „Ansicht“ unter dem Punkt „Symbolleisten“ die Option „Pivot Tabelle“. Im Anschluss öffnet sich dann die entsprechende Symbolleiste. Klicken Sie in der Leiste auf das Klappmenü „Pivot Tabelle“. Je nach verwendeter Version wählen Sie anschließend bitte den Punkt „Optionen“ oder „Tabellenoptionen“ aus.

Im anschließenden Dialog aktivieren Sie nun bitte die Option „Formatierung behalten“ und bestätigen Sie dies danach mit „OK“. Nun klicken Sie erneut auf das sich in der Symbolleiste befindliche Kombinationsfeld „Pivot Tabelle“ und anschließend auf „Markieren | Strukturierte Auswahl“. Bei neueren Versionen ab Excel 2000 lautet die Auswahl „Markieren | Auswahl aktivieren“. Nun können Sie die Pivot Tabelle entsprechend formatieren. Hierzu verwenden Sie bitte jeweils nacheinander aus der Symbolleiste „Pivot Tabelle die folgenden Auswahlen. Zunächst die Auswahl „“Pivot-Tabelle | Markieren | Ganze Tabelle“ und im Anschluss „Pivot-Tabelle | Markieren | Daten“. Das Zahlenformat formatieren Sie nun über das Menü „PivotTable | Feldeigenschaften“ und der anschließenden Option „Zahlen“.

Jetzt können Sie ein für alle Felder der Pivot-Tabelle einheitliches Zahlenformat einstellen. Die Spaltenbreiten werden dabei gleichzeitig durch Excel geändert. Sie können jedoch auch einzelne Bereiche welche zusammengehören in der Tabelle markieren und diese dann gemeinsam formatieren. Sobald Sie alle Formatierungen wie gewünscht durchgeführt haben, können Sie die Bearbeitung durch die Auswahl „Pivot-Tabelle | Daten aktualisieren“ abschließen. Nach Abschluss berechnet Excel die Zahlenwerte neu und führt eine vereinheitlichte Formatierung durch. Sobald Excel alle Daten aktualisiert hat, können Sie überprüfen, ob die vorgenommenen Einstellungen korrekt sind und richtig angewendet wurden.

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Microsoft Excel: Mit den Pfeiltasten die ganze Tabelle statt nur den Cursor bewegen

Um eine Tabelle in ihrer Gesamtheit zu scrollen, nutzt man am häufigsten den seitlichen Schieberegler per gedrückter Maustaste. Da kann man schon mal bei sehr großen Tabellen einen Krampf im Zeigefinger bekommen. Mit den Pfeiltasten dagegen, verschiebt man nur den Cursor um eine Zelle oder eine Zeile. Hier kommt eine, der am wenigsten genutzten Tasten ins Spiel: Die [Rollen] Taste. Bei Excel jedoch erfüllt sie eine sehr wichtige, sowie praktische Funktion.

Mit der Tastenkombination [Shift][Rollen] schalten Sie die Pfeiltasten zur Bewegung der gesamten Excel-Tabelle ein. Nun können Sie mit den [Pfeil] Tasten bequem die gesamte Tabelle hin- und herbewegen ohne dauernd die Maus zu nutzen. Zum Deaktivieren dieser Funktion wiederholen Sie die Tastenkombination.

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Microsoft Excel: Mehrere, nicht zusammenhängende Zellen schneller füllen

Wenn Sie Daten nicht nur unter- oder nebeneinander, sondern in einem bestimmten Zellbereich eingeben möchte, können Sie auf manuelle Cursorschiebereien verzichten. Mit folgendem Trick können Sie auch Zellen, die nicht direkt neben- oder untereinander stehen, blitzschnell mit Inhalt füllen.

Um ganze Zellebereiche ohne Zusatzklicks auszufüllen, markieren Sie zunächst den gewünschten Zellbereich. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um einen zusammenhängenden Bereich handeln. Sie können mit gedrückter [Strg]-Taste auch verstreut liegende Zellen markieren. Sobald der Bereich markiert ist, können Sie mit der Eingabe beginnen. Tragen Sie in die derzeit aktive Zelle die Daten ein, und drücken Sie die [Return]-Taste – Excel springt nicht nach rechts oder unten, sondern automatisch zur nächsten Zelle innerhalb der Markierung.