Tipps, Tricks & Kniffe

Kategorie: Office

  • Outlook: Antwort wieder in separatem Fenster schreiben

    In der aktuellen Outlook-Version werden Antworten und Weiterleitungen im Hauptanzeigebereich geöffnet. Dadurch hat man dann keinen direkten Zugriff auf die anderen Outlook-Bereiche, wie in den älteren Varianten. Antwort und Weiterleitung können bei Bedarf aber wieder in separaten Fenstern erstellt werden.

    Dazu ist nur eine kleine Änderung in den Outlook-Einstellungen notwendig.

    Klicke auf Datei | Optionen | E-Mail und scrolle bis zum Eintrag Antworten und Weiterleitungen. Aktiviere hier die Option Antworten und Weiterleitungen in neuem Fenster öffnen und bestätige die Änderung mit OK.

    Ab sofort öffnet sich für die Erstellung von Antworten und Weiterleitungen ein neues Bearbeitungsfenster.

  • Excel: Umwandlung in Datum verhindern

    Excel wandelt standardmäßig gewisse Zahlenwerte in das dazu passende Datum um. So werden die Zahlenwerte 6.12 oder 6-12 als 06. Dez. angezeigt. Leider kann man diese Einstellung nicht komplett verhindern. Aber du kannst das Excel-Programm leicht austricksten.

    Ein einfacher Trick verhindert, dass Excel einen Zahlenwert in ein Datum konvertiert.

    Durch die Eingabe eines Leerzeichens vor der betreffenden Zahl erkennt Excel diese Kombination automatisch als Text. Zudem ist diese Variante unsichtbar.

    Manchmal soll auch ein Apostroph vor dem Zahlenwert funktionieren, aber in unserem Test war es leider als solches in der Zelle sichtbar. Wen das Apostroph nicht stört, kann es verwenden. Es verhindert die Datumsanzeige ebenfalls.

  • Word: PDF-Dateien ohne Konvertierung bearbeiten

    Word-Dokumente werden mit einer Konvertierung in das PDF-Format gegen unbeabsichtigtes Bearbeiten geschützt. Für eine Nachbearbeitung ist dann ein PDF-Editor notwendig. Mittlerweile kannst du ein PDF nun auch direkt in Word aufrufen und bearbeiten.

    Dazu klickst du im Word-Programm auf Datei | Öffnen | Durchsuchen. Dann änderst du das Dateiformat auf PDF und startest dann das gewünschte Dokument.

    Nachdem du die erforderlichen Änderungen vorgenommen hast, lässt sich die ehemalige PDF-Datei nun auch in ein anderes Format deiner Wahl exportieren.

    Hinweis: Für die direkte Bearbeitung von PDF-Dokumenten ist mindestens Word 2013 erforderlich.

  • Word: Texte ohne Fremdformatierung einfügen

    Beim Einfügen von Texten übernimmt das Word-Programm normalerweise auch das Format des ursprünglichen Textes. Danach ist eine Nachbearbeitung des Word-Dokuments erforderlich. Mit den richtigen Programmeinstellungen wird die Formatanpassung viel einfacher.

    Beim Einfügen lässt sich bei Word detailliert festlegen, was mit den kopierten Texten geschehen soll. Klicke dazu auf den Reiter Start und in der Menüleiste auf den kleinen Pfeil der Option Einfügen.

    Wähle Standardeinstellungen für das Einfügen festlegen aus, öffne Ausschneiden, Kopieren und Einfügen, und ändere dann die Einstellung hinter Einfügen aus anderen Programmen auf Nur den Text übernehmen.

    Abschließend speicherst und aktivierst die neuen Einstellungen mit einem Klick auf OK. Ab sofort ignoriert das Word-Programm alle fremden Textformatierungen.

  • Excel: Spalten und Zeilen per Shortcut einfügen

    Beim Arbeiten mit dem Excel-Programm gehört das Einfügen von Spalten und Zeilen zu den häufigsten Tätigkeiten. Allerdings ist der „normale“ Weg über die Dialogfenster Zellen einfügen für eine flüssige Bearbeitung eher hinderlich. Viel schneller geht das mit Tastenkombinationen.

    Zeilen einfügen

    Zum Einfügen einer oder mehrerer Zeilen, markierst du die betreffende Zeile mit [Umschalt][Leertaste] und fügst mit [Strg][+] oberhalb der Markieung eine weitere Zeile ein. Für mehr Zeilen drückst du die Taste [+] entsprechend oft.

    Spalten einfügen

    Mit der Tastenkombination [Strg][Leertaste] markierst du die betreffende Spalte und fügst rechts neben der Markieren mit [Strg][+] eine oder mehrere Spalte(n) ein.

  • Word: Persönliche Informationen entfernen

    Beim Versand von Word-Dokumenten werden persönliche Daten, sogenannte Metadaten, ebenfalls versendet. Diese lassen sich sehr einfach und ohne Zusatzprogramme auslesen. Unter Umständen werden somit streng vertrauliche Informationen an Dritte weitergegeben.

    Diese Daten enthalten oft neben dem Namen der Firma, auch den/die Name(n) der Personen, die an diesem Dokument mitgearbeitet haben. Aber auch Speicherpfade und frühere Dokumentversionen können einfach ausgelesen werden.

    Vor dem Löschen eine Kopie erstellen

    Gut ist, dass sich die Metadaten ganz einfach entfernen lassen. Aber Vorsicht: einmal gelöscht, lassen sie sich nicht wieder herstellen. Daher ist es empfehlenswert, ein Duplikat (Kopie) der zu versendenden Datei zu erstellen.

    Um die Metadaten zu löschen, gehst du wie folgt vor: Klicke auf Datei | Informationen | Auf Probleme prüfen | Dokument prüfen. Im nächsten Dialogfenster wird über die Option Prüfen eine Liste aller Ergebnisse angezeigt.

    Diese enthält Angaben zu den Dokumenteigenschaften, persönliche Informationen, Bearbeitungsverläufe und Kommentare. Zum Löschen dieser Informationen klickst du hinter den einzelnen Kategorien auf den Button Alle enfernen. Damit sind diese Informationen gelöscht und das Dokument (oder die Tabelle/Präsentation) kann gefahrlos verschickt werden.

    Ältere Office-Versionen

    Bei älteren Word-Versionen (z. B. 2007) ist die Vorgehensweise etwas anders. Hier klickst du in der geöffneten Datei auf den Windows-Button und klickst auf Vorbereiten | Dokument prüfen | Prüfen. Anschließend kannst du die Inhalte über die Schaltfläche Alle Entfernen aus dem Dokument löschen.

    Tipp: Welche Informationen die Metadaten enthalten, kannst du einfach über den Windows-Explorer herausfinden. Mit einem Rechtsklick auf das betreffende Dokument und dem Kontextmenüeintrag Eigenschaften werden sie im Register Details angezeigt.

  • Office Dateien blitzschnell unter anderem Namen speichern

    Nicht selten muss man bei der Arbeit mit Microsoft Office das Dokument, welches gerade bearbeitet wird, unter einem anderen Namen speichern. Der Weg über Datei | Speichern unter ist aber nicht zwingend notwendig. Es gibt eine sehr viel schnellere Alternative.

    Im aktiven Dokument drückst du einfach nur die Taste [F12] und du gelangst direkt zum Dialogfenster Speichern unter. Nun kannst du den Speicherort wie gewohnt auswählen und dem Dokument einen neuen Namen geben.

    Das funktioniert mit allen Office-Programmen, wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint.

  • Word: Briefe per Add-In direkt frankieren

    Jeder Nutzer, der mit Office Word seine Korrespondenz erledigt, benötigt natürlich auch das entsprechende Porto. Meistens ist dann immer noch ein Gang zum Post-Shop, der Postfiliale oder dem Porto-Automaten erforderlich. Die Deutsche Post bietet für Word-Nutzer ein komfortables Add-In zur Frankierung an, das zudem noch gratis ist.

    Auf der Webseite der Deutschen Post wird das E-Porto Add-In (= Internetmarke) als Download für 32-Bit und 64-Bit-Betriebssysteme angeboten. Die E-Porto-Funktion ist mit Office Word 2010, 2013 und 2016 kompatibel.

    Eine weitere Voraussetzung für die Nutzung des E-Porto Add-Ins ist die Registrierung bei der Portokasse der Deutschen Post. Hier kannst du dein Guthaben für die Frankierung per GiroPay, Lastschrift oder PayPal aufladen. Wir empfehlen die Registrierung vor dem Download und der Installation des Add-Ins vorzunehmen.

    Nach der Installation aktivierst du das neue Add-in über Datei | Word-Optionen | Add-Ins | Verwalten. Anschließend kannst du deine Briefe direkt frankieren, ohne das Word-Dokument zu verlassen.

  • Excel: Werte schnell sortieren und filtern

    Excel-Listen (z. B. Preislisten) können blitzschnell nach Größe ab- oder aufsteigend sortiert werden.

    Markiere einen beliebigen Zahlenwert der Tabelle und schalte die Filterfunktion mit der Tastenkombination [Strg][Umschalt][L] ein. Über das Aufklappmenü kannst du nun die Werte auf- oder absteigend sortieren.

    Bei Bedarf kannst du auch nach Vergleichsoperatoren wie Größer als oder Kleiner als verwenden.

    Zum Ausblenden des Filters drückst du die Tastenkombination [Strg][Umschalt][L] erneut.

    Auf die gleiche Weise lassen sich übrigens auch Texteingaben alphabetisch sortieren.

  • Outlook: Anzeige Kalenderwochen aktivieren

    Das Microsoft Office-Paket mit dem E-Mail-Client Outlook ist bei den meisten Firmen immer noch die erste Wahl. Speziell die integrierte Kalenderfunktion wird im kaufmännischen Bereich sehr häufig genutzt. Hier wird nicht selten auch die Anzeige der Kalenderwochen benötigt. Da Outlook diese in der Monatsansicht nicht automatisch anzeigt, muss sie manuell eingeschaltet werden.

    Öffne Outlook und wechsle zur Kalenderoption. Dann klickst du in der Menüleiste auf Datei | Optionen | Kalender.

    Im Bereich Anzeigeoptionen aktivierst du die Funktion Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen und bestätigs die Änderung mit OK.

    In den älteren Versionen, wie beispielsweise Outlook 2007, findest du diese Einstellungen unter Extras | Optionen. Im Register Einstellungen klickst du dann im Bereich Kalender auf Kalenderoptionen.

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