Kategorie: Office

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Excel: Werte schnell sortieren und filtern

  • Beitragsautor Von thorsten
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Excel-Listen (z. B. Preislisten) können blitzschnell nach Größe ab- oder aufsteigend sortiert werden.

Markiere einen beliebigen Zahlenwert der Tabelle und schalte die Filterfunktion mit der Tastenkombination [Strg][Umschalt][L] ein. Über das Aufklappmenü kannst du nun die Werte auf- oder absteigend sortieren.

Bei Bedarf kannst du auch nach Vergleichsoperatoren wie Größer als oder Kleiner als verwenden.

Zum Ausblenden des Filters drückst du die Tastenkombination [Strg][Umschalt][L] erneut.

Auf die gleiche Weise lassen sich übrigens auch Texteingaben alphabetisch sortieren.

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Outlook: Anzeige Kalenderwochen aktivieren

  • Beitragsautor Von thorsten
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Das Microsoft Office-Paket mit dem E-Mail-Client Outlook ist bei den meisten Firmen immer noch die erste Wahl. Speziell die integrierte Kalenderfunktion wird im kaufmännischen Bereich sehr häufig genutzt. Hier wird nicht selten auch die Anzeige der Kalenderwochen benötigt. Da Outlook diese in der Monatsansicht nicht automatisch anzeigt, muss sie manuell eingeschaltet werden.

Öffne Outlook und wechsle zur Kalenderoption. Dann klickst du in der Menüleiste auf Datei | Optionen | Kalender.

Im Bereich Anzeigeoptionen aktivierst du die Funktion Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen und bestätigs die Änderung mit OK.

In den älteren Versionen, wie beispielsweise Outlook 2007, findest du diese Einstellungen unter Extras | Optionen. Im Register Einstellungen klickst du dann im Bereich Kalender auf Kalenderoptionen.

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Word: Texte mit Bordmitteln übersetzen

  • Beitragsautor Von thorsten
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Der Chrome-Browser enthält einen eingebauten Translator, mit dem man einfach fremdsprachige Webseiten schnell und einfach übersetzen kann. So eine Funktion ist auch in Word, dem Textprogramm von Microsoft Office eingebaut.

In älteren Word-Versionen ist sie zwar auch vorhanden, aber die Qualität ließ doch stark zu wünschen übrig.

Seit Office 365 ist der eingebaute Übersetzer mittlerweile verwendungsfähig. Um ihn zu nutzen markierst du einfach den betreffenden Text, oder die Textstelle, öffnest per Rechtsklick das Kontextmenü und wählst den Eintrag Übersetzen aus.

Es öffnet sich ein Dialogfenster in dem der markierte Text im oberen Bereich bereits enthalten ist und die Sprache identifiziert wurde.

Im unteren Bereich wählst du nun die Zielsprache aus, in die übersetzt werden soll. Klicke abschließend auf den Button Einfügen um den ursprünglichen Text durch die Übersetzung zu ersetzen. Natürlich kannst du den übersetzen Text auch an anderer Stelle des Dokuments einfügen. So erstellst du mit wenig Aufwand mehrsprachige Texte.

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PowerPoint: Morphing-Effekt für Übergänge verwenden

  • Beitragsautor Von thorsten
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Um Präsentationen interessant zu gestalten, bietet PowerPoint etliche Effekte an. Darunter befindet sich auch die Morphing-Funktion für die Übergänge zwischen zwei Folien.

Am besten funktioniert das bei aufeinanderfolgende Folien mit identischen Objekten, Texten und Bildern in verschiedenen Größen oder Positionen.

Für den Einsatz des Morphing-Features startest du dein PowerPoint 2019 und fügst zwei Bilder (z. B. zwei Fahrzeuge) in eine leere Folie ein.

Anschließend markierst du in der linken Übersichtsleiste diese Folie und duplizierst sie mit den Tastenkombinationen [Strg][C] und [Strg][V].

Dann wechselst du zur ersten Folie und vergrößerst Bild A. Danach vergrößerst du auf der zweiten Folie Bild B.

Rufe nun das Register Übergänge auf und aktiviere die Funktion Morphen. Zur Kontrolle klickst du auf den Button Vorschau, der die Animation startet. Beim Folienwechsel wird nun ein Bild herangezoomt, während das andere im Hintergrund verschwindet.

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Excel: Senkrechte Tabellenüberschrift in horizontalen Tabellenkopf umwandeln

  • Beitragsautor Von thorsten
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Bei der Erstellung von Tabellen stellt man hin und wieder mal fest, dass eine senkrechte Anordnung unvorteilhaft ist. Um zur waagerechten Beschriftung zu wechseln, musst du aber nicht zwingend alle Eingaben wieder löschen.

Mit ein paar Mausklicks kannst du die senkrecht erfassten Inhalte ganz einfach in die horizontale Ansicht bringen.

Markiere zunächst den gesamten senkrechten Wertebereich und kopiere ihn mit der Tastenkombination [Strg][C] in die Zwischenablage.

Anschließend klickst du mit der rechten Maustaste in eine beliebige Zelle auf deinem Tabellenblatt, an der die horizontale Tabelle entstehen soll. Im Kontextmenü wählst du die Option Inhalte einfügen aus und wählst dann die Funktion Transponieren. Dadurch werden die kopierten Inhalte als waagerechte Überschriften angezeigt.

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Hardware & Software Office Software

In LibreOffice automatische Linien verhindern

  • Beitragsautor Von thorsten
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Der Writer von LibreOffice, einem Konkurrenzprodukt zu Microsoft Office, ist so eingestellt, dass bei dreimaligem Eintippen von Strichsymbolen automatisch eine durchgezogene Linie angezeigt wird. Dieses Standardverhalten lässt sich natürlich ändern.

Klicke in der Menüleiste auf Extras | Autokorrektur | AutoKorrektur-Optionen und wechsle dann zum Register Optionen.

Entferne das hier das Häkchen in der Checkbox der Einstellung Umrandung zuweisen. Anschließend sollte keine automatische Linie mehr erzeugt werden.

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In Excel die Rechtschreibprüfung verwenden

  • Beitragsautor Von thorsten
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Gehörst du auch zu den Personen, die auf eine korrekte Schreibweise wert legen? Jede Generation hat ihre eigenen Ausdrücke und Redewendungen. Trotzdem sollte man in seiner Kommunikation, egal ob Messenger, E-Mail oder Brief auf die korrekte Schreibweise achten und gegebenenfalls auch mal auf die automatische Rechtschreibprüfung vertrauen. Die ist in den meisten Textverarbeitungsprogrammen wie Outlook und Word schon eingebaut. Sogar in Excel lässt sie sich verwenden.

Im Gegensatz zu Word wird in Excel kein Wort rot unterstrichen, wenn es falsch geschrieben wurde. Bist du dir bei einem Begriff in Sachen Rechtschreibung nicht sicher, dann markiere es und drücke die Taste [F7].

In einem separaten Fenster zeigt dir Excel nun die korrekte Schreibweise an, die du per Mausklick übernehmen kannst.

Eigene AutoKorrektur erstellen

Bei häufiger Verwendung bestimmter Begriffe, die man falsch schreiben könnte, wie zum Beispiel Fremdwörter, kann man auch eine eigene Auto-Korrektur anlegen.

Dazu klickst du in der Excel-Menüleiste auf Datei | Optionen | Dokumentenprüfung | AutoKorrektur-Optionen. Dann tippst du in das Feld Ersetzen den falsch geschriebenen Begriff und bei Durch den korrekten Begriff ein. Bestätige deine Eingabe mit einem Klick auf den Button Hinzufügen.

Ab sofort wird das falsch geschriebene Wort durch die richtige Version ersetzt, wenn die Leertaste oder die Eingabetaste gedrückt wird.

Tipp:

In der Microsoft-Office-Alternative OpenOffice ist eine Rechtschreibprüfung in der Tabellenkalkulation OpenOffice Calc direkt eingebaut. Die funktioniert genau so wie in der Textverarbeitung und unterstreicht falsch geschriebene Begriffe. OpenOffice ist übrigens kostenlos und mit den Dokumenten von Microsoft-Office kompatibel.

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Word-Standardvorlage wiederherstellen

  • Beitragsautor Von thorsten
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Wer versehentlich, oder auch absichtlich die Word-Standardvorlage für Dokumente geändert hat und zu der Originaleinstellung zurückkehren will, muss dazu einen kleinen Trick anwenden.

Um die Original-Standardvorlage wieder in den ursprünglichen Zustand zu versetzten, beendest du zuerst das Word-Programm.

Standardvorlage im Explorer identifizieren

Anschließend startest du den Windows Explorer, zum Beispiel mit der Tastenkombination [Windows][E]. Dann tippst du in die Adresszeile folgenden Pfad ein und bestätigst ihn mit der Taste [Eingabe]:

%appdata%\Microsoft\Templates

Im Ordner Templates befindet sich die gesuchte Vorlage mit dem Namen Normal.dotm.

Alte Standardvorlage entfernen

Markiere diese Datei mit der rechten Maustaste, drücke die Tastenkombination [Strg][X] um sie auszuschneiden, und in einen anderen Ordner mit [Strg][V] einzufügen, falls du sie behalten möchtest. Alternativ kannst du sie auch einfach umbenennen (z. B. in NormalAlt.dotm).

Neue Vorlage wird automatisch erstellt

Starte jetzt wieder Office Word. Das Programm merkt automatisch, dass keine Standardvorlage mehr vorhanden ist und erzeugt automatisch eine neue Dokumenten-Vorlage mit den Originaleinstellungen.