Tipps, Tricks & Kniffe

Kategorie: Office

  • Word: Texte mit Bordmitteln übersetzen

    Der Chrome-Browser enthält einen eingebauten Translator, mit dem man einfach fremdsprachige Webseiten schnell und einfach übersetzen kann. So eine Funktion ist auch in Word, dem Textprogramm von Microsoft Office eingebaut.

    In älteren Word-Versionen ist sie zwar auch vorhanden, aber die Qualität ließ doch stark zu wünschen übrig.

    Seit Office 365 ist der eingebaute Übersetzer mittlerweile verwendungsfähig. Um ihn zu nutzen markierst du einfach den betreffenden Text, oder die Textstelle, öffnest per Rechtsklick das Kontextmenü und wählst den Eintrag Übersetzen aus.

    Es öffnet sich ein Dialogfenster in dem der markierte Text im oberen Bereich bereits enthalten ist und die Sprache identifiziert wurde.

    Im unteren Bereich wählst du nun die Zielsprache aus, in die übersetzt werden soll. Klicke abschließend auf den Button Einfügen um den ursprünglichen Text durch die Übersetzung zu ersetzen. Natürlich kannst du den übersetzen Text auch an anderer Stelle des Dokuments einfügen. So erstellst du mit wenig Aufwand mehrsprachige Texte.

  • PowerPoint: Morphing-Effekt für Übergänge verwenden

    Um Präsentationen interessant zu gestalten, bietet PowerPoint etliche Effekte an. Darunter befindet sich auch die Morphing-Funktion für die Übergänge zwischen zwei Folien.

    Am besten funktioniert das bei aufeinanderfolgende Folien mit identischen Objekten, Texten und Bildern in verschiedenen Größen oder Positionen.

    Für den Einsatz des Morphing-Features startest du dein PowerPoint 2019 und fügst zwei Bilder (z. B. zwei Fahrzeuge) in eine leere Folie ein.

    Anschließend markierst du in der linken Übersichtsleiste diese Folie und duplizierst sie mit den Tastenkombinationen [Strg][C] und [Strg][V].

    Dann wechselst du zur ersten Folie und vergrößerst Bild A. Danach vergrößerst du auf der zweiten Folie Bild B.

    Rufe nun das Register Übergänge auf und aktiviere die Funktion Morphen. Zur Kontrolle klickst du auf den Button Vorschau, der die Animation startet. Beim Folienwechsel wird nun ein Bild herangezoomt, während das andere im Hintergrund verschwindet.

  • Excel: Senkrechte Tabellenüberschrift in horizontalen Tabellenkopf umwandeln

    Bei der Erstellung von Tabellen stellt man hin und wieder mal fest, dass eine senkrechte Anordnung unvorteilhaft ist. Um zur waagerechten Beschriftung zu wechseln, musst du aber nicht zwingend alle Eingaben wieder löschen.

    Mit ein paar Mausklicks kannst du die senkrecht erfassten Inhalte ganz einfach in die horizontale Ansicht bringen.

    Markiere zunächst den gesamten senkrechten Wertebereich und kopiere ihn mit der Tastenkombination [Strg][C] in die Zwischenablage.

    Anschließend klickst du mit der rechten Maustaste in eine beliebige Zelle auf deinem Tabellenblatt, an der die horizontale Tabelle entstehen soll. Im Kontextmenü wählst du die Option Inhalte einfügen aus und wählst dann die Funktion Transponieren. Dadurch werden die kopierten Inhalte als waagerechte Überschriften angezeigt.

  • In LibreOffice automatische Linien verhindern

    Der Writer von LibreOffice, einem Konkurrenzprodukt zu Microsoft Office, ist so eingestellt, dass bei dreimaligem Eintippen von Strichsymbolen automatisch eine durchgezogene Linie angezeigt wird. Dieses Standardverhalten lässt sich natürlich ändern.

    Klicke in der Menüleiste auf Extras | Autokorrektur | AutoKorrektur-Optionen und wechsle dann zum Register Optionen.

    Entferne das hier das Häkchen in der Checkbox der Einstellung Umrandung zuweisen. Anschließend sollte keine automatische Linie mehr erzeugt werden.

  • In Excel die Rechtschreibprüfung verwenden

    Gehörst du auch zu den Personen, die auf eine korrekte Schreibweise wert legen? Jede Generation hat ihre eigenen Ausdrücke und Redewendungen. Trotzdem sollte man in seiner Kommunikation, egal ob Messenger, E-Mail oder Brief auf die korrekte Schreibweise achten und gegebenenfalls auch mal auf die automatische Rechtschreibprüfung vertrauen. Die ist in den meisten Textverarbeitungsprogrammen wie Outlook und Word schon eingebaut. Sogar in Excel lässt sie sich verwenden.

    Im Gegensatz zu Word wird in Excel kein Wort rot unterstrichen, wenn es falsch geschrieben wurde. Bist du dir bei einem Begriff in Sachen Rechtschreibung nicht sicher, dann markiere es und drücke die Taste [F7].

    In einem separaten Fenster zeigt dir Excel nun die korrekte Schreibweise an, die du per Mausklick übernehmen kannst.

    Eigene AutoKorrektur erstellen

    Bei häufiger Verwendung bestimmter Begriffe, die man falsch schreiben könnte, wie zum Beispiel Fremdwörter, kann man auch eine eigene Auto-Korrektur anlegen.

    Dazu klickst du in der Excel-Menüleiste auf Datei | Optionen | Dokumentenprüfung | AutoKorrektur-Optionen. Dann tippst du in das Feld Ersetzen den falsch geschriebenen Begriff und bei Durch den korrekten Begriff ein. Bestätige deine Eingabe mit einem Klick auf den Button Hinzufügen.

    Ab sofort wird das falsch geschriebene Wort durch die richtige Version ersetzt, wenn die Leertaste oder die Eingabetaste gedrückt wird.

    Tipp:

    In der Microsoft-Office-Alternative OpenOffice ist eine Rechtschreibprüfung in der Tabellenkalkulation OpenOffice Calc direkt eingebaut. Die funktioniert genau so wie in der Textverarbeitung und unterstreicht falsch geschriebene Begriffe. OpenOffice ist übrigens kostenlos und mit den Dokumenten von Microsoft-Office kompatibel.

  • Word-Standardvorlage wiederherstellen

    Wer versehentlich, oder auch absichtlich die Word-Standardvorlage für Dokumente geändert hat und zu der Originaleinstellung zurückkehren will, muss dazu einen kleinen Trick anwenden.

    Um die Original-Standardvorlage wieder in den ursprünglichen Zustand zu versetzten, beendest du zuerst das Word-Programm.

    Standardvorlage im Explorer identifizieren

    Anschließend startest du den Windows Explorer, zum Beispiel mit der Tastenkombination [Windows][E]. Dann tippst du in die Adresszeile folgenden Pfad ein und bestätigst ihn mit der Taste [Eingabe]:

    %appdata%\Microsoft\Templates

    Im Ordner Templates befindet sich die gesuchte Vorlage mit dem Namen Normal.dotm.

    Alte Standardvorlage entfernen

    Markiere diese Datei mit der rechten Maustaste, drücke die Tastenkombination [Strg][X] um sie auszuschneiden, und in einen anderen Ordner mit [Strg][V] einzufügen, falls du sie behalten möchtest. Alternativ kannst du sie auch einfach umbenennen (z. B. in NormalAlt.dotm).

    Neue Vorlage wird automatisch erstellt

    Starte jetzt wieder Office Word. Das Programm merkt automatisch, dass keine Standardvorlage mehr vorhanden ist und erzeugt automatisch eine neue Dokumenten-Vorlage mit den Originaleinstellungen.

  • Blitzschnelle Konvertierung von Dateien

    Man muss nicht lange suchen, um Dateikonvertierungsprogramme im Internet zu finden. Manche erfordern eine Installation, andere versehen ihre Arbeit als Onlinedienst. Auch wir haben in der Vergangenheit bereits über Konvertierungsprogramme berichtet. Aber wie es sich mit meist kostenlosen Programmen verhält, sie verschwinden wenn der Anbieter seine Arbeit oder den Support einstellt. Trotzdem finden wir immer wieder gute und zuverlässige neue Produkte. So wie dieses kleine Multitalent.

    Das Tool Converter Bot ist ebenfalls ein Gratis-Programm und im Microsoft Store sowie über die Webseite des Anbieters erhältlich.

    Converter Bot ist ausschließlich mit Windows 10 kompatibel. Um Text- oder Bilddateien in andere Formate zu konvertieren, startest du das Tool und ziehst die Ursprungsdatei per Drag & Drop einfach in das Programmfenster. Dann wählst du nur noch das Ziel-Format aus.

  • Mit Office Word QR-Codes erstellen

    Die kleinen quadratischen Codes sind sehr praktisch wenn man Informationen schnell und einfach verbreiten möchte. Bislang war entweder zusätzliche Software oder Online-Dienste notwendig, um einen QR-Code zu generieren. Mit Word 2016 kannst du ohne viel Aufwand deine Infos in QR-Codes packen und in dein Dokument einfügen. Die Funktion muss aber erst aktiviert werden.

    Starte Word und wechsle zur Registerkarte Entwicklertools. Rufe die Office-Erweiterungen über die Schaltfläche Add-Ins auf und suche nach dem Eintrag QR4Office. Mit dem Button Hinzufügen installierst du das QR-Add-in.

    Ab sofort findest du QR4Office in der Menüleiste über die Schaltfläche Add-ins. Das Tool öffnet sich per Sidebar, in der du deine Informationen wie zum Beispiel eine URL, E-Mail-Adresse oder andere Texte eintippst. Mit dem Button Insert wird der QR-Code dann in dein Worddokument eingefügt.

    Tipp:

    Wenn in deinem Word-Menü der Tab Entwicklertools nicht angezeigt wird, dann musst du sie ebenfalls noch aktivieren. Klicke auf Datei | Optionen | Menüband anpassen und aktiviere im rechten Fenster die Option Entwicklertools.

  • Outlook: E-Mail verzögert senden

    Sobald man nach dem Schreiben einer E-Mail auf den Senden-Button klickt, wird die Nachricht ohne Zeitverzögerung abgeschickt. Bei Bedarf kannst du eine Nachricht aber auch zu einem anderen Zeitpunkt versenden.

    Zunächst kannst du deine E-Mail wie gewohnt erstellen. Vor dem Senden klickst du in der Menü-Leiste auf Optionen und dann auf die Funktion Übermittlung verzögern.

    Im Dialogfenster Eigenschaften aktivierst du die Option Übermittlung verzögern bis und legst dann den gewünschten Zeitpunkt (Uhrzeit und Datum) fest. Schließe das Dialogfenster und klicke auf den Button Senden.

    Wichtiger Hinweis

    Achte darauf, dass dein Rechner zum angegebenen Versandzeitpunkt eingeschaltet ist und über eine aktive Internetverbindung verfügt. Außerdem muss Outlook zwingend geöffnet sein, damit der verzögerte Nachrichtenversand problemlos erfolgen kann.

    In vielen Unternehmen läuft Outlook über Exchange-Server und die Mitarbeiterprofile werden als Exchange-Konten geführt. In diesen Fällen ist ein Versand zeitverzögerter E-Mails auch bei ausgeschaltetem Computer möglich.

  • Word-Dokumente papiersparend drucken

    Beim Erstellen von Word-Dokumenten bleiben oft auf der letzten Seite nur ein paar Textzeilen übrig. Gerade bei einem Brief sieht das nicht besonders gut aus. Eine manuelle Umformatierung ist meist mit etlichen Arbeitsschritten verbunden. Aber es geht auch automatisch. Der Befehl Um eine Seite verkleinern ist aber gut versteckt.

    Damit der Befehl Um eine Seite verkleinern nicht jedes Mal aufgerufen werden muss, kannst du ihn problemlos der Schnellzugriffsleiste hinzufügen.

    Klicke in der kleinen, blauen Schnellzugriffsleiste auf den kleinen Pfeil und öffne die Option Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Anschließend wählst du im Menü Weitere Befehle | Befehle auswählen | Alle Befehle aus.

    Scrolle in der Auswahlliste bis zum Eintrag Um eine Seite verkleinern. Markiere ihn und klicke auf den Button Hinzufügen. Mit OK bestätigst du die Auswahl und der Befehl ist dann in der Schnellzugriffsleiste verfügbar.

    Ab sofort lässt sich ein Word-Dokument mit einem Klick automatisch formatieren, wenn auf der letzten Seite nur noch ein paar Zeilen übrig bleiben. Das Layout bleibt dabei erhalten.