Tipps, Tricks & Kniffe

Kategorie: Office

  • Word, Excel, PowerPoint: Bei mehrseitigen Office-Dokumenten einzelne Seiten mehrfach drucken

    Beim Drucken von Dokumenten aus Windows Office heraus oder beim Ausdruck von PDF-Dateien öffnet sich jedes mal das Druckfenster. In diesem Dialogfenster befinden sich etliche Einstellungsmöglichkeiten um vor dem Ausdrucken die Formatierung des Dokumentes zu bearbeiten.  Benötigt man aus einem mehrseitigen Dokument mehrere Exemplare einer einzelnen Seite, ruft man meistens diese eine Seite separat auf und druckt sie entsprechend aus. Diesen Vorgang können Sie ganz einfach vereinfachen und beschleunigen.

    Ideal ist diese Funktion zum Beispiel für Anschreiben und Erklärungen, wenn darin Formulare enthalten sind, die mehrfach ausgedruckt werden müssen. Ein weiteres Beispiel sind Auftragsbestätigungen mit enthaltenen Lieferscheinen, die so zur Wareneingangskontrolle für mehrere Mitarbeiter ausgedruckt werden können.

    Nutzen Sie daher zum Ausdruck „Datei | Drucken“ oder [Strg][P]. Es öffnet sich das Dialogfenster „Druck“, indem Sie im Feld „Seitenbereich“ einstellen können, wie der Ausdruck erfolgen soll: „Alles“, „Aktuelle Seite“ oder „Seiten“.

    Wählen Sie hier die Option „Seiten“. Standardmäßig wird hier schon der gesamte Druckumfang angezeigt. In diesem Beispiel ist es Seite 1-5. Um jetzt einzelne Seiten mehrfach auszudrucken, geben Sie die gewünschte Seite mehrfach, durch ein Semikolon getrennt, ein.

    So zum Beispiel: „1-5;2;2;2;4;3“.

    Jetzt nur noch mit „OK“ bestätigen und der Druckjob beginnt.

  • Microsoft Office 2010 Service Pack 1 (SP1) Download und Installation

    Lange hat’s gedauert – jetzt ist es aber doch endlich da: das Service Pack 1 für Microsoft Office 2010. Und wie es sich für ein Service Pack gehört, bügelt es alle Fehler des Ur-Office-Pakets aus. Im Service Pack 1 sind alle Updates und Patches enthalten, die bis Juni 2011 für Office 2010 erschienen sind. Ein Muss also für alle Office-Anwender. Wer nicht auf das Windows-Update warten möchte, kann das Service Pack 1 für Office 2010 auch manuell installieren.

    Neben dem klassischen Weg über das Windows-Update bietet Microsoft das Service Pack 1 (SP1) für Office 2010 auch als separaten Download an. Profis brennen sich das Service Pack auf eine DVD, um Office nach einer Neuinstallation sofort und ohne nochmaliges downloaden nachinstallieren zu können.

    Den Download für das erste Service Pack für Office 2010 finden Sie hier:

    http://www.microsoft.com/downloads/de-de/details.aspx?familyid=9d2e1282-8b69-418b-afa0-9f61239ec8be&displaylang=de

    Die Installation ist einfach: Auf „Herunterladen“ und nach dem Download doppelt auf die heruntergeladene Datei „officesuite2010sp1-kb2460049-x86-fullfile-de-de.exe“ klicken. Den Rest übernimmt das Installationsprogramm.


    Was repariert das Service Pack 1 für Office 2010?

    Im Service Pack 1 sind alle Updates für Office 2010 enthalten, die bis Juni 2010 veröffentlicht wurden. Zusätzlich gibt es einige bisher unveröffentlichte Korrekturen, die ausschließlich für das Service Pack entwickelt wurden.  Was  im Details alles an Verbesserungen und Korrekturen im Service Pack 1 steckt, steht auf folgender Webseite:

    http://support.microsoft.com/?kbid=2460049

    Die technischen Details und weitere Downloads (etwa der internationalen Version oder der 64-Bit-Versionen des Service Packs) finden Sie hier:

    http://support.microsoft.com/kb/2532118/de

  • Outlook: Mobilen Datenverkehr gering halten und nur die Kopfzeilen herunterladen

    Wer unterwegs viel mit dem Laptop arbeitet, und dabei sehr oft das Internet nutzen muss, stellt des öfteren fest, dass nicht immer (kostenfreie) Hotspots zur Verfügung stehen. Daher wird gerne auf Surfsticks ausgewichen, die mit sehr kostengünstigen Tarifen von vielen Providern angeboten werden. Hier empfiehlt es sich, um die Datenmenge zu minimieren, bei E-Mails nur die Kopfzeilen herunterzuladen und die Anlagen, die oft mehrere Megabyte groß sind, erst einmal auf dem Server zu belassen. Sollte eine dieser E-Mail wichtig sein, können Sie die Kopfzeile anklicken und den Rest der Nachricht herunterladen.

    Haben Sie noch keinen günstigen Surfstick, oder wollen zu einem günstigeren Anbieter wechseln, dann finden Sie eine umfangreiche Auswahl von günstigen Surfsticks und Mobilfunk-Tarifen auf der Internetseite von Kostenlos.de.

    So ändern Sie die Einstellungen um nur die Kopfzeilen herunterzuladen:

    1. Starten Sie Outlook und klicken auf „Extras | Optionen“.

    2. Im Dialogfenster von „Optionen“ wählen Sie das Register „E-Mail-Setup“. Klicken Sie hier auf „Senden/Empfangen“.

    3. Im neuen Fenster „Übermittlungsgruppen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

    4. Im Fenster „Übermittlungseinstellungen-Alle Konten“ wählen Sie das gewünschte E-Mail-Konto aus. Wählen Sie dann die Option „Nur Kopfzeilen downloaden“ aus und bestätigen mit „OK“.

    5. Beenden Sie die offenen Fenster mit „Schließen“ und mit „OK“.

    Tipp: Wenn Sie bereits einen kostengünstigen Surfstick besitzen, dann haben Sie unter Arbeitsschritt 4 die Möglichkeit, den Download von kompletten E-Mails von der Größe abhängig zu machen. Wählen Sie in diesem Fall die Option „Nur Kopfzeilen downloaden, wenn das Element größer ist als“.

    Stellen Sie dann nur noch die gewünschte Dateigröße ein. Danach werden nur komplette E-Mails heruntergeladen, die kleiner als die eingestellte Größe sind. Alle anderen werden nur als Kopfzeile heruntergeladen.

    Hier gilt dann wieder: Ist die E-Mail wichtig, muss sie per Klick separat zum Download angewählt werden.

  • Mit einfachen Tastenkombinationen sehr viel schneller zwischen den Outlook-Modulen wechseln

    Tastenkombinationen (Shortcuts) sind nicht nur für Schnelltipper und Tastaturakrobaten, die durch Maus-Aktivitäten ausgebremst werden. Auch für den normalen User bedeutet die eine oder andere Tastenkombination eine Beschleunigung der Arbeit. Gerade dann, wenn ein Programm(-teil) nicht auf Anhieb sichtbar ist und im Verzeichnis mühsam gesucht werden muss. Auch Outlook enthält eine Vielzahl von Shortcuts, zum Beispiel die, um zwischen den einzelnen Modulen schnell zu wechseln. Diese kann man sich ganz einfach merken.

    Jede Kombination setzt sich aus der Taste [Strg] und einer Zahlentaste zusammen. Dabei ist es egal, ob Sie den Ziffernblock oder die Zahlentasten oberhalb der Tastatur nutzen.

    Drücken Sie:

    • [Strg][1] für Posteingang
    • [Strg][2] für den Kalender
    • [Strg][3] für die Kontakte
    • [Strg][4] für Aufgaben
    • [Strg][5] für Notizen
    • [Strg][6] für die Ordnerliste
    • [Strg][7] für Verknüpfungen
    • [Strg][8] für die Journal-Funktion

    Hier ist es egal, ob Sie den Ziffernblock oder die Zahlentasten oberhalb der Tastatur nutzen.

  • Microsoft Word: Vertikales zentrieren von Texten

    Für verschiedene Gelegenheiten, wie Aushänge, Info-Blätter oder Overhead-Präsentationen, benötigt man manchmal einen, mittig auf einem Blatt zentrierten Text. Das lockert das Layout von text-lastigen Präsentationen auf und wirkt auf die Betrachter ansprechender.

    Um einen wirklich zentrierten Text auf einem Blatt zu erhalten, achten Sie beim Layout darauf, dass alle vier Seitenränder gleich groß sind.

    Dazu starten Sie Word und klicken in der Menüleiste auf „Datei | Seite einrichten“. Im Dialogfenster „Seite einrichten“, geben Sie auf der Registerkarte „Seitenränder“ gleichmäßige Abstände ein.

     

    So gehen Sie vor, um Texte auf einer Seite vertikal zu zentrieren:

    1. Starten Sie Microsoft Word und wählen ein neues, leeres Dokument.

    2. Klicken  Sie in der Menüleiste auf „Datei | Seite einrichten“. Ab der Word-Version 2007 kommen Sie über den Seitenlayout-Dialog und dem Eintrag „Seitenränder | Benutzerdefinierte Seitenränder“ zum gewünschten Ziel.

    3. Im Dialogfenster „Seite einrichten“ wechseln Sie zur Registerkarte „Layout“.

    4. In der Mitte des Fensters, im Bereich „Seite“, wählen Sie im Drop-Down-Menü von „Vertikale Ausrichtung“, die Option „Zentriert“. Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“.

    Nun können Sie mit der Texteingabe in der Mitte des Blattes beginnen. Ist aber schon ein Text vorhanden, der in der Mitte der Seite zentriert werden soll, dann markieren Sie diesen und starten mit dem zweiten Arbeitsschritt.

  • Microsoft Word: Per Shortcut den Zeilenabstand ändern

    Etliche Nutzer von Word, die über professionelle Schreibmaschinenkenntnisse verfügen, wie zum Beispiel Sekretärinnen oder ganz einfach Schnelltipper, werden durch die Mausbedienung oftmals ausgebremst. Dafür nutzen diese Personen gerne Tastenkombinationen (Shortcuts). Bei Word kann man durch solche Shortcuts auch Zeilenabstände verändern. Das umständliche öffnen der Zeilenabstands-Funktion über die Menüleiste oder Symbolleiste ist damit überflüssig.

    Für die übliche private und geschäftliche Korrespondenz wurden drei Tastenkombinationen festgelegt:

    1. [Strg][1] für den einzeiligen Zeilenabstand
    2. [Strg][5] für den anderthalbzeiligen Zeilenabstand
    3. [Strg][2] für den zweizeiligen Zeilenabstand

    Es gibt aber natürlich auch noch weitere Zeilenabstands-Möglichkeiten, die aber nur über den Button der Symbolleiste oder über die Menüleiste, „Format | Absatz“, erreichbar sind.

  • Microsoft Excel: Aufwertung Ihrer Tabelle durch Einfügen von Fotos und Grafiken als Kommentar

    Excel bietet viele Möglichkeiten, von denen kaum jemand etwas weiß. Es sei denn, man hat das komplette Handbuch gelesen. Eins dieser kleinen Tools ist zum Beispiel das Einfügen von Kommentaren. Das ist zwar ziemlich unspektakulär, aber zusammen mit der Möglichkeit, in die Kommentare auch noch Bilder einzufügen, kann man das Layout seiner Tabellen, Listen etc. grafisch aufwerten.

    Ideal ist das für Kleine- und Mittelständische Unternehmen, die anhand von Excel-Listen zum Beispiel Wareneingänge dokumentieren. Da kann man wunderbar Transportschäden oder Entladevorgänge bildlich festhalten und der Warenbestandsliste beifügen. Auch für den privaten Nutzer, wie Modellbauer oder -sammler, ist dieses Tool von Vorteil bei der Katalogisierung der eigenen Sammlung. Hierbei kann man die Fotos einfügen und somit bei jeder Gelegenheit der Familie und Freunden die Sammlung zeigen.

    Das Einfügen von Bildern in Kommentare ist genauso einfach wie die Erstellung der Kommentare selbst:

    1. Starten Sie Excel und erstellen die Liste oder Tabelle. Existiert bereits eine Datei, dann rufen Sie diese auf.

    2. Suchen Sie den Tabelleneintrag in den Sie ein Foto als Kommentar einfügen wollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in diese Zelle und wählen im Kontextmenü die Option „Kommentar einfügen“. Ist bereits ein Kommentar vorhanden, dann wählen Sie die entsprechende Option „Kommentar bearbeiten“

    3. Führen Sie einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf den Rand des Kommentar-Fensters aus.

    4. Im neuen Dialogfenster „Kommentar formatieren“ wählen Sie die Registerkarte „Farben und Linien“ aus.

    5.  Im Bereich „Ausfüllen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Farbe“ und wählen im Drop-Down-Menü „Fülleffekte“ aus.

    6. Es öffnet sich das Fenster „Fülleffekte“, in dem Sie das Register „Grafik“ auswählen.

    7. Mit der Schaltfläche „Grafik auswählen“ navigieren Sie zum Speicherort des gewünschten Fotos. Mit dem Button „Einfügen“ bestätigen Sie die Auswahl.

    8. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“ und das Foto ist im Kommentar hinterlegt.

    Wenn Sie noch möchten, können Sie über die normale Funktion „Kommentar bearbeiten“ noch weitere Texteingaben vornehmen. Da das Foto oder die Grafik im Hintergrund eingefügt wurde, verschwindet während der Texteingabe das  Foto zwar, aber nach drücken der [Enter] Taste erscheint es (mit dem Text) wieder.

  • Mit Outlook E-Mails zeitverzögert senden

    Im Arbeitsalltag ist es oftmals vorteilhaft, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail zu senden. Zum Beispiel eine Empfangsbestätigung einer Bestellung, eine Einladung zum Meeting oder zum Mittagessen. Auch im privaten Bereich gibt es genügend Beispiele. Das Problem dabei ist, kommt etwas dazwischen, ein Telefonat, eine Zigarettenpause oder ähnliches, dann ist der Zeitpunkt schnell verpasst oder sogar vergessen. Outlook bietet daher die Option der Übermittlungsverzögerung an. Mit zwei Klicks und einer Zeitangabe hat man das Problem gelöst und kann sich getrost wieder anderen Aufgaben zuwenden.

    So versenden Sie Ihre E-Mail zeitverzögert:

    1. Starten Sie Outlook und erstellen die E-Mail.

    2. Klicken Sie in der Menüleiste der soeben erstellten E-Mail auf die Schaltfläche „Optionen“. Ab Outlook 2007 klicken Sie im Menü-Band auf den kleinen Pfeil rechts unten im Feld „Optionen“.

    3. Im Dialogfenster „Nachrichtenoptionen“ aktivieren Sie im Bereich „Übermittlungsoptionen“, mittels eines Häkchens in der Checkbox, die Funktion „Übermittlung verzögern bis:“.

    4. Geben Sie nun in die beiden daneben liegenden Felder das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein und bestätigen mit „Schließen“.

    5. Nun nur noch die E-Mail mit dem Button „Senden“ abschicken, und die Mail wird im E-Mail-Server bis zum gewählten Zeitpunkt gespeichert.

  • Microsoft Word: Die Buchstaben innerhalb eines Textes nach und nach vergrößern

    Hinweisschilder, Aushänge, Benachrichtigungen und dergleichen werden hauptsächlich mit Word erstellt. Wenn mit diesen Schildern die Aufmerksamkeit auf ein bestimmtes Ereignis gelenkt werden soll, dann muss es sich von den anderen Schriftstücken am schwarzen Brett abheben. Ein wirkungsvolles Instrument ist die Änderung der Schriftgröße innerhalb einer Überschriftenzeile. Bisher musste man mit vielen Mausklicks die richtige Schriftgröße herausfinden. Doch es gibt bei Word einen einfachen, aber sehr wirkungsvollen Trick zur Schriftvergrößerung und -verkleinerung!

    Mit zwei Tastenkombinationen können Sie schrittweise, immer um einen Punkt, die Schrift verkleinern oder vergrößern.

    Sie können erst einmal in aller Ruhe den gewünschten Text erstellen und dann entscheiden, welche Textpassagen durch die Größenänderung hervorgehoben werden sollen.

    Danach markieren Sie mit gedrückter, linker Maustaste (oder mit [Umschalt][Pfeil]) die ausgewählten Wörter und drücken zur Vergrößerung die Tastenkombination [Strg][9]…

    …und zur Verkleinerung [Strg][8].

    Beide Tastenkombinationen funktionieren nur mit den Zifferntasten der Buchstabentastatur, nicht aber mit dem Ziffernblock.

  • Microsoft Excel: Einfache Visualisierung von verschiedenen Werten in einer Tabelle

    Das Tabellenkalkulations-Programm „Microsoft Excel“ enthält bekanntlicher Weise viele verschiedene grafische Möglichkeiten. Mit diesen grafischen Darstellungen, wie zum Beispiel eines Torten- oder Balkendiagramms, lässt sich ein bildliches Verhältnis von Zahlenwerten visualisieren. Diese sind in der Erstellung jedoch ziemlich aufwendig eignen sich daher eher für Präsentationen bei Kunden oder Lieferanten. Für den internen Gebrauch kann man auch auf eine einfachere grafische Variante ausweichen. Da es sich nur um eine einfache Formel handelt, kann diese sehr schnell von jedem Mitarbeiter eingeben werden.

    Dies ist eine einfache Variante eines Balkendiagramms. Hierfür ist am besten der Groß-Buchstabe „I“ geeignet.

    So wird das „rudimentäre“ Balkendiagramm erstellt:

    1. Starten Sie Excel und öffnen oder erstellen Sie die gewünschte Tabelle. In diesem Beispiel ist es eine Tabelle mit Monatsumsätzen von Mitarbeitern.

    2. Klicken Sie in die nächste freie Zelle hinter dem ersten Wert. Geben Sie hier folgende Formel ein: =wiederholen(„I“;B2) und drücken die [Enter] Taste. „B2 steht hier für die erste Zelle mit dem Zahlenwert.

    3.  In der Zelle, in der gerade die Formel eingegeben wurde, erscheint nun ein Balkendiagramm. Klicken Sie nochmals in diese Zelle und kopieren die Formel mit Rechstklick und „kopieren“.

    4. Markieren Sie nun alle anderen Zellen, in denen das Balkendiagramm angezeigt werden soll und fügen die Formel mit einem Rechtsklick und „Einfügen“ ein. Drücken Sie [Enter] und die Balkendiagramme werden auch für diese Zellen angezeigt.

    Bitte beachten Sie, dass große Zahlen auch ein großes Balkendiagramm erzeugen. Es empfiehlt sich daher, mit Zehnerpotenzen zu arbeiten. Dabei werden die ursprünglichen Zahlen durch 10, 100 oder auch 1000 geteilt. Außerdem funktioniert diese Darstellung nicht mit Datumsangaben.