Tipps, Tricks & Kniffe

Kategorie: Office

  • Die Bahnverbindung als Termin in Outlook übernehmen und nie wieder die Zugverbindung verpassen

    Wenn eine Reise per Eisenbahn ansteht, sucht man sich normalerweise die passende Verbindung aus dem Fahrplan heraus und druckt sie zur eigenen Terminplanung aus. Man kann natürlich auch die Verbindung als Termin in das eigene Handy eingeben. Das ist aber bei immer kleiner werdenden Tastaturen zunehmend ein Problem. Auch der Ausdruck der Verbindung macht die Mappe mit den Reiseunterlagen immer dicker. Und was ist, wenn man bereits unterwegs ist und der Ausdruck liegt immer noch zu Hause auf dem Schreibtisch? Diese ganzen Unannehmlichkeiten haben nun ein Ende: Hier ist die Deutsche Bahn mal sehr innovativ und bietet mit wenigen Klicks die ausgewählte Zugverbindung als Download für Outlook & Co an.

    Diese komfortable Datenübernahme ist allerdings nicht auf Anhieb ersichtlich. Es ist auch kein Hinweis auf der Startseite der Bahn vorhanden, die auf diesen Service hinweist. Nur wer etwas genauer hin geschaut hat, ist darauf aufmerksam geworden.

    Es werden zwei Möglichkeiten des Downloads zur Verfügung gestellt:

    1. Direktes Einbinden in den Kalender als Termin,
    2. Speicherung als .ics-Datei zur späteren Verwendung im Kalender oder zur Übertragung an Notebook oder Handy

    Beide Arten dieses Downloads haben Vor- und Nachteile.

    Bei der ersten Möglichkeit hat man den Termin direkt auf dem Computer oder Laptop. Will man den Termin auch auf dem Handy haben, muss es erst mit dem PC synchronisiert werden, sofern beide Systeme miteinander kompatibel sind.

    Bei der zweiten Möglichkeit, kann man die heruntergeladene iCalendar-Datei (.ics) direkt per Bluetooth, per Netzwerkverbindung oder mit einer Speicherkarte auf das Handy kopieren.

    Nutzer von Smartphones mit Internet-Flatrates wie zum Beispiel iPhone, Blackberry & Co, haben es besonders komfortabel. Sie können direkt mit dem Handy ins Internet auf die Webseite der Bahn und die Verbindung direkt als Termin abspeichern.

    Egal welches Gerät Sie benutzen, Sie werden auf jeden Fall frühzeitig per Outlook an Ihre Bahnfahrt erinnert!

    So wird die Zugverbindung in Outlook & Co importiert:

    1. Starten Sie Ihren Internet-Browser und öffnen Sie die Webseite von Bahn.de.

    2. Suchen Sie sich Ihre Bahnverbindung heraus.

    3. Klicken Sie auf den weißen Pfeil in dem grauen Kästchen vor der gewünschten Zugverbindung. Der Eintrag expandiert und weitere Details werden angezeigt.

    4. In der Detail-Ansicht wählen Sie die Option „In Kalender eintragen“. Im neuen Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“.

    5. Es öffnet sich der Download-Dialog, in dem Sie unter zwei Möglichkeiten wählen können:

    • Zum Speichern als iCalender-Datei klicken Sie auf den Button „Speichern“ und wählen sich einen entsprechenden Zielordner auf Ihrer Festplatte oder Speichermedium aus. Klicken Sie auf „Speichern“ um die Bahnverbindung als Termin herunterzuladen.

    • Als direkten Termin-Eintrag in Ihren Outlook-Kalender, wählen Sie die Schaltfläche „Öffnen“ und alle Daten dieser Zugverbindung werden automatisch in das Termin-Dialogfenster übernommen. Mit einem Klick auf den Button oben links „Speichern und schließen“, ist der Termin in Outlook abgespeichert.

    Um die gespeicherte iCalendar-Datei (.ics) in Outlook oder in den Terminplaner des Handys zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

    6. Starten Sie Outlook und klicken in der Menüleiste auf „Datei | Öffnen | Importieren“. In älteren Outlook-Versionen heißt der Befehl „Datei | Importieren/Exportieren“.

    7. Im Dialogfenster „Import/Export-Assistent“ wählen Sie die Option „iCalendar- (ics) oder vCalendar-Datei (vcs) importieren“ und klicken auf „Weiter“.

    8. Nun geben Sie den zuvor beim Download festgelegten Speicherort an, wählen die Datei aus (standardmäßig BAHN_Fahrplan) und klicken auf „OK“.

    Der Termin ist nun abgespeichert und in Outlook ab sofort sichtbar.

    Alle Terminplaner oder Kalender, die .ics-Dateien unterstützen, wie zum Beispiel Google oder Sunbird, sind mit diesem Service der Bahn kompatibel. 

  • Word 2003, 2007 und XP: Häufig genutzte Textbausteine auf dem Desktop zwischenspeichern

    Bei der täglichen Korrespondenz, die meistens mit Word erstellt wird, kommt es sehr häufig vor, dass bei Briefen, Angeboten etc. immer wiederkehrende Textbausteine genutzt werden. Die häufigsten sind zum Beispiel Begrüßungs- und Schlussformulierungen. Diese kann man ganz einfach auf dem Desktop zwischenspeichern und für die spätere Verwendung in anderen Briefen sehr gut nutzen.

    Es gibt zwar auch noch andere Möglichkeiten, wie Text markieren und in die Zwischenablage kopieren oder sich Abkürzungen für Textbausteine ausdenken und diese per Autokorrektur automatisch einfügen. Das hat aber auch Nachteile: Die Zwischenablage funktioniert nur so lange, bis das nächste Objekt dort abgelegt wird, die Autokorrektur-Funktion benötigt mehr Zeit, um Textbausteine anzulegen.

    Die Speicherung auf dem Desktop ist daher ein sehr einfacher und schnell umzusetzender Trick. So gehen Sie dabei vor:

    1. Öffnen Sie Word und rufen das gewünschte Dokument auf.

    2. Verkleinern Sie nun das Fenster mit dem Dokument auf eine Größe bis eine  Größe, dass ein freier Bereich Ihres Desktops zu sehen ist.

    3. Markieren Sie den entsprechenden Textbaustein und ziehen ihn per Drag & Drop auf Ihren Desktop. Es wird eine neue Datei auf dem Desktop erstellt, mit Namen „Datenauszug aus Dokument…“ inklusive den ersten Begriffen aus dem Textbaustein.

    Zur Kontrolle des kopierten Textbausteins, klicken Sie doppelt auf das Desktopsymbol.

    4. Erstellen oder öffnen Sie das neue Dokument und gehen an die Stelle in das die gespeicherte Formulierung eingesetzt werden soll. Klicken Sie auf den gespeicherten Datenauszug und fügen ihn per Drag & Drop an die gewünschte Stelle ein. Fertig!

    Der Datenauszug auf Ihrem Desktop bleibt Ihnen erhalten, auch wenn Sie Word und Windows beenden.

    Tipp:

    Wenn es mit der Zeit zu viele Datenauszüge werden, ist der Desktop sehr unübersichtlich. Dann ist es hilfreich, im Windows Explorer ein eigenes Verzeichnis für diesen Zweck anzulegen.

  • Windows 7: Abschalten der Snap-Funktion

    Windows 7 ordnet offene Fenster automatisch an, sobald man sie an den Rand des Bildschirms zieht. Normalerweise werden diese offenen Fenster auf halbe Größe des Bildschirms gebracht. Diese „Snap-Funktion“ kann deaktiviert werden, wenn man sie nicht benötigt, oder wenn man sie als störend empfindet. Mit wenigen Klicks kann die Funktion deaktiviert werden.

    1. Klicken Sie nacheinander auf „Start | Systemsteuerung | Erleichterte Bedienung | Center für erleichterte Bedienung | Verwenden der Maus erleichtern“.

    2. Im Dialogfenster „Verwenden der Maus erleichtern“ aktivieren Sie die Option „Verhindern, dass Fenster automatisch angeordnet werden, wenn sie an den Rand des Bildschirms geschoben werden“. Danach speichern Sie die Änderung mit „OK“.

    Hinweis: Die Funktion „Aero Shake“, die innovative und eindrucksvolle Methode, alle inaktiven Fenster durch eine Schüttelbewegung mit gedrückter linker Maustaste zu minimieren, wird ebenfalls deaktiviert.

  • Excel 2003, 2007, 2010: Nullwerte in den Zellen deaktivieren

    Manche Formel-Berechnungen mit Excel können das Ergebnis „Null“ ergeben. Das gleiche gilt für formatierte Tabellen, deren Zellen nicht komplett belegt sind. Auch diese werden automatisch mit einer Null ausgefüllt. In den meisten Fällen stört das die Optik der Tabelle. Diese Anzeige von Nullwerten kann man bei Excel ganz einfach bei Bedarf deaktivieren und auch wieder aktivieren.

    Bei der Version 2003 klicken Sie bei Excel in der Menüleiste auf „Extras | Optionen“ und wählen die Registerkarte „Allgemein“. Im Bereich „Fensteroptionen“ entfernen Sie das Häkchen bei „Nullwerte“. Zum Bestätigen der Änderung klicken Sie auf „OK“.

    Ab Excel Version 2007 klicken Sie im Dateimenü auf „Optionen“, danach im linken Fensterbereich auf „Erweitert“. Unter „Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen“ deaktivieren Sie die Funktion „In Zellen mit Nullwert eine Null anzeigen“. Die Änderung mit „OK“ bestätigen.

    Die Änderung ist sofort wirksam und in dem aktuellen Tabellenblatt werden alle Nullwerte entfernt.

  • Windows 7: Mit dem Taschenrechner die Anzahl von Tagen zwischen zwei Daten berechnen

    Hin und wieder stellt sich die Frage, wieviel Tage bleiben mir noch bis zu meinem Urlaub? Die Anwendungsbeispiele sind auch hier zahllos. Anstatt mühselig die Tage im Kalender zu zählen, kann man auch den Rechner von Windows 7 nutzen. Das ist besonders vorteilhaft, wenn sich die Berechnung der Tage über mehrere Monate oder auch Jahre hinzieht.

    Mit einer Tastenkombination starten Sie bei der Taschenrechner-Funktion das Tool zur Datumsberechnung.

    1. Starten Sie den Taschenrechner mit „Start | Alle Programme |  Zubehör | Rechner“. Sie können auch in das Suchfeld unter „Start“ den Begriff „Rechner“ eingeben und aus dem Suchergebnis direkt den Rechner starten.

    2. In dem Taschenrechner drücken Sie die Tastenkombination [Strg][E].

    3. Der Rechner expandiert um die Funktion der Datumsberechnung.

    4. Wählen Sie die Funktion „Differenz zwischen zwei Datumsangaben berechnen“ und geben im rechten Bereich über das Datumsfeld (von-bis) den gewünschten Zeitraum ein. Zur Berechnung klicken Sie auf den Button „Berechnen“.

    5. Das Ergebnis wird in den zwei Zeilen „Unterschied…“ angezeigt.

    Dieses Tool umfasst noch eine zweite Funktion:  „Tage für ein angegebenes Datum addieren oder subtrahieren“.

    Die Funktion empfiehlt sich für Berechnungen von Laufzeiten. Zum Beispiel für chronisch kranke Patienten, die berechnen wollen, wann sie ein neues Rezept benötigen.

    Bei dieser Berechnung geben Sie den Startzeitpunkt über das Datumsfeld an und wählen „Hinzufügen“ oder „Subtrahieren“. Darunter geben Sie den gewünschten Zeitraum über die Felder „Jahr(e)“, „Monat(e)“, „Tag(e)“ an und klicken auf den Button „Berechnen“. In der Zeile „Datum“ wir das Datum des Laufzeit-Endes angezeigt.

    Hinweis: Wenn der Taschenrechner geschlossen wird, bleibt das Tool auch bei einem Neustart des Taschenrechners aktiv. Das Tool kann mit „Ansicht | Basismodus“ wieder geschlossen werden.

  • Office Word ab 2003: Bei Dokumenten ein Wasserzeichen lokal bei einzelnen Absätzen einfügen

    Word Dokumente lassen sich mit Wasserzeichen versehen. Das ist zwar nichts neues, aber die Dokumente lassen sich auch abschnittsweise mit lokalen Wasserzeichen versehen. Das wertet ein Dokument grafisch auf. Da können zum Beispiel bei AGB´s die einzelnen Abschnitte mit entsprechenden Wasserzeichen versehen werden (Gerichtsstand mit einem Paragraphen oder die Versandbestimmungen mit einem Paketsymbol, etc…). Auch Rezeptsammlungen können Hausfrauen und -männer mit diesem Tool anschaulicher gestalten.

    Die Integration von Wasserzeichen ist mit Word gar nicht so schwer und funktioniert mit allen Versionen ab 2003.

    1. Starten Sie Word und erstellen das gewünschte Dokument, oder rufen ein gespeichertes Dokument auf.

    2. Setzen Sie den Cursor an den Anfang des gewünschten Abschnitts und aktivieren das Seitenlayout über die entsprechende Schaltfläche oder klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht | Seitenlayout“.

    3. Suchen Sie sich nun eine Grafik Ihrer Wahl mit Klick auf „Einfügen | Grafik | Aus Datei“.

    4. Klicken Sie  nun nacheinander auf die Grafik, dann auf den Button „Textfluss“ auf der Grafik-Symbolleiste. Sollte diese nicht aktiviert sein, können Sie die Leiste mit einem Rechtsklick in die Grafik und im Kontextmenü mit „Grafiksymbolleiste anzeigen“ aufrufen. Wählen Sie hier die Option „Vor den Text“.

    5. Nun können Sie die Grafik an die gewünschte Position verschieben. Sollte die Grafik zu groß sein, kann man diese mit gedrückter Maustaste an den Ecken in die passende Größe skalieren.

    6. Im nächsten Schritt regeln Sie über die Grafik-Symbolleiste den Kontrast herunter und die Helligkeit herauf. Der Text sollte allerdings lesbar bleiben.

    7. Zum Fixieren klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Grafik und wählen im Kontextmenü „Grafik formatieren“.

    8. Wechseln Sie zum Register „Layout“ und klicken unten rechts auf den Button „Weitere“.

    9. Im Dialogfenster „Erweitertes Layout“ im Bereich „Bildposition“ setzen Sie die Häkchen vor „Objekt mit Text verschieben“ und vor „Verankern“.

    Das Speichern der Änderungen bestätigen Sie mit „OK“.

    10. Als letzten Arbeitsschritt klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste in die Grafik und wählen im Kontextmenü erst „Reihenfolge“ und dann „Hinter den Text bringen“. Fertig!!

    Noch ein Tipp zur Positionierung der Grafik: Auch nach dem letzten Arbeitsschritt lässt sich die Position der Grafik noch korrigieren.

    Möchten Sie noch weitere Wasserzeichen in das gleiche Dokument einfügen, wiederholen Sie alle Arbeitsschritte mit den zusätzlichen Grafiken.

  • Bei Outlook 2003 und 2007 im Kalender individuell die Tage selbst zusammenstellen

    Die Kalender von Outlook enthält vordefinierte Anzeigen für einen Tag, eine Woche und auch für einen Monat. Was aber fehlt, ist eine Möglichkeit der individuellen Anpassung. Verschiedene Berufsgruppen wie zum Beispiel Außendienstmitarbeiter von Servicefirmen oder Vertriebsmitarbeiter sind nicht jeden Tag in der Woche unterwegs. Oftmals sind es nur zwei bis drei Tage Außendienst. Hier hat Outlook eine einfache Möglichkeit geschaffen, sich seine eigene, individuelle Kalenderübersicht zu schaffen.

    So personalisieren Sie Ihre Kalenderübersicht:

    1. Starten Sie Outlook und wechseln in die Kalender-Anzeige mit „Wechseln zu | Kalender“ oder mit einem Klick auf das Kalendersymbol.

    2. Stellen Sie die Anzeige eines einzelnen Tages ein, oder wechseln dorthin mit „Ansicht | Tagesansicht“.

    3.  Danach drücken und halten Sie die Taste „Strg“ und klicken mit der linken Maustaste auf die gewünschten Tage der Kalenderübersicht auf der linken Seite (Outlook 2003). Bei Outlook 2007 müssen Sie dazu mit der rechten Maustaste die einzelnen Tage auswählen.

    Auf diese Weise können Sie bis zu 14 einzelne Tage in die Anzeige übernehmen. Es ist auch möglich, monatsübergreifend die Tage auszuwählen. Outlook sortiert dabei die Anzeige in chronologischer Reihenfolge. Dabei ist natürlich eins zu beachten: je mehr Tage angezeigt werden, desto schmaler werden die Spalten angezeigt.

    Für diejenigen, die allerdings eine Anzeige per Kalenderwoche bevorzugen, können die Arbeitsschritte für diese Einstellung hier nachlesen.

  • Outlook XP/2003/2007: E-Mails mit sensiblem Inhalt sicher und dauerhaft löschen

    Viele E-Mail enthalten sensible Daten, wie zum Beispiel persönliche Daten, Bankverbindungen, Geschäftsberichte. Die Liste dieser sensiblen Daten ist schier endlos. Das Entfernen dieser E-Mails mittels dem Outlook-Ordner „Gelöschte Objekte“ ist nicht sicher genug. Mit verschiedenen Tools, wie einem Hex-Editor, kann man sich noch über die PST-Datei (Personal Store) Zugriff verschaffen. Erst durch Komprimierung des PST-Containers werden die entsprechenden Datenbereiche überschrieben und damit unleserlich gemacht. Je nach Einstellung ist aber die Zeitspanne bis zu der nächsten Komprimierung für Hacker ausreichend, um großen Schaden anzurichten. Outlook ermöglicht mit ein paar einfachen Klicks, diese Komprimierung sofort durchzuführen.

    Mit einem zusätzlichen Eintrag in die Registry können Sie Outlook sogar befehlen, den Inhalt von „Gelöschte Objekte“ automatisch beim Beenden des Programms sicher und dauerhaft zu entfernen.

    Sofortige Datenkomprimierung:

    1. Starten Sie Outlook und wählen in der Menüleiste den Befehl „Datei | Datendateiverwaltung“.

    2. Im Dialog „Outlook-Datendateien“ wählen Sie die betreffende PST-Datei aus und klicken auf die Schaltfläche „Einstellungen“.

    3. Im nächsten Dialogfenster „Persönliche Ordner“ wählen Sie den Button „Jetzt komprimieren“.

    4. Bestätigen Sie den Vorgang mit „OK“.

    Je nach Größe und Fragmentierung Ihres Datenbestandes, sowie der Leistung Ihres Computers, kann es ein paar Minuten dauern, bis die Datei komprimiert ist.

    Enthält das Dialogfenster „Outlook-Datendateien“ mehrere PST-Dateien, wiederholen Sie mit allen Dateien die Arbeitsschritte zwei und drei.

    Automatische Komprimierung beim Beenden von Outlook:

    1. Klicken Sie auf „Start | Ausführen“, geben in das Eingabefeld „regedit“ ein und bestätigen mit „OK“.

    2. Im Registry-Editor suchen Sie links im Verzeichnisbaum den Eintrag „HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice“.

    3. Wählen Sie in diesem Ordner Ihre Office-Version aus:

    • XP       = 10.0
    • 2003 = 11.0
    • 2007 = 12.0

    4. Navigieren Sie weiter zum Unterschlüssel „OutlookPST“. Klicken Sie in den rechten Fensterbereich und erzeugen einen neuen Eintrag mit Rechtsklick „Neu | DWORD-Wert“. Geben Sie dem neuen Eintrag den Namen „PSTNullFreeOnClose“ und bestätigen mit der [Enter] Taste.

    5. Öffnen Sie die neue Datei mit einem Doppelklick und ändern den Wert von „0“ auf „1“.

    6. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“ und schließen die Registry. 

  • Outlook 2003/2007: Posteingang nach mehreren Kriterien sortieren

    Während eines Arbeitstages erhält man ziemlich viele E-Mails. Diese verbleiben meist im Posteingang, bis sie abgearbeitet wurden. Nach zwei bis drei Tagen wird es aber ziemlich unübersichtlich. Benötigt man dann mal eine spezielle E-Mail, muss man im Posteingang oder einem anderen Ordner suchen. In der Regel erfolgt die Suche erst mal über die einzelnen Spalten, wie zum Beispiel „Von“ oder „Erhalten“. Wenn diese Suche erfolglos ist, dann nutzt man die Suchfunktion, bei der man Suchbegriffe eingeben kann. Wichtig ist daher, den Posteingang und die Ablageordner vernünftig zu strukturieren. Outlook ist in der Lage, eingehende E-Mails nach mehreren Kriterien zu sortieren.

    So legen Sie die Sortierkriterien fest:

    1. Starten Sie Microsoft Outlook 2003/2007.

    2. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, z. B. „Von“.

    3. Drücken und halten Sie die Taste [Umschalt] und klicken mit der linken Maustaste auf die Spaltenüberschriften, die Sie den Sortierkriterien hinzufügen wollen. An den kleinen Pfeilen in der Spaltenüberschrift erkennen Sie , welche Spalten zu der Sortierung gehören. Bei Outlook 2007 sind die Pfeile in blauer Farbe, bei der Version 2003 sind sie farblos.

    Ein nach unten gerichteter Pfeil zeigt eine aufsteigende Sortierung, ein nach oben gerichteter Pfeil weist auf eine absteigende Reihenfolge hin.

    Hinweis: Die Sortierung muss für jeden Ordner separat eingerichtet werden und kann dann natürlich den Bedürfnissen angepasst werden.

  • Windows 7 und Vista: Persönliche und vertrauliche Metadaten aus Office- oder Bild-Dateien entfernen

    Office-Dateien wie zum Beispiel Word- und Excel-Dateien oder auch Digitalfotos enthalten Daten, die zum Teil vertraulich, persönlich und systemtechnisch bedingt sind. Diese Metadaten können genutzt werden, um Nutzerprofile zu erstellen und um das Surf-Verhalten zu analysieren. Diese Daten werden von Windows automatisch erfasst und der Datei angehängt. Das verrückte daran ist, dass Sie Windows benötigen, um Ihre Dokumente von den Metadaten zu reinigen. Mit ein paar Klicks sind diese Daten schnell entfernt und Sie können dann sicher sein, dass keine unerwünschte Weitergabe von Dateieigenschaften stattfindet.

    Um unerwünschte Metadaten aus Dateien zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Öffnen Sie den Windows Explorer und rufen den Ordner auf, der die Datei enthält, dessen Metadaten entfernt werden sollen.

    2. Mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Datei öffnet sich das Kontextmenü, in dem Sie die Option „Eigenschaften“ auswählen.

    3. Im Dialogfenster „Eigenschaften von…(Ihr Dateiname)“ klicken Sie unten auf „Eigenschaften und persönliche Informationen entfernen“.

    4. Im neuen Fenster „Eigenschaften entfernen“ aktivieren Sie im oberen Bereich die Option „Folgende Eigenschaften aus dieser Datei entfernen“. Nun können Sie in der aktuellen Datei mit einem Häkchen in den Checkboxen die Eigenschaften herauslöschen, die nicht übermittelt werden sollen. Mit „OK“ bestätigen Sie in beiden offenen Fenstern die Auswahl.

    Tipp: Möchten Sie aber trotz allem die Metadaten in der Datei behalten, können Sie im Dialogfenster „Eigenschaften entfernen“ die erste Option „Kopie erstellen, in der alle möglichen Eigenschaften entfernt sind“ auswählen. Diese Option erstellt sofort eine Kopie der Datei. Darin können Sie nun die Eigenschaften entfernen, die Sie nicht mit übermitteln wollen. Fahren Sie hier mit Arbeitsschritt zwei, wie oben beschrieben, weiter fort.

    Noch ein Hinweis zur Löschung von den Eigenschaften: Wenn Sie die Schaltfläche „Alle auswählen“ nutzen, werden nicht alle Eigenschaften der Datei gelöscht. Für das System wichtige Angaben, wie zum Beispiel das Datum der letzten Speicherung bleiben erhalten, damit das System diese Datei richtig abspeichert und auch wiederfindet.

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