Tipps, Tricks & Kniffe

Kategorie: Office

  • Office Word 2003, 2007: Texte aus beschädigten Dateien retten

    Viele Anwender kennen das Problem nach einem Programm- oder Computerabsturz: Das Dokument, an dem gerade gearbeitet wurde, ist beschädigt und kann nicht wieder geöffnet werden. Noch schlechter ist es, wenn man keine Sicherheitskopie angefertigt hat. Word ab Version 2002 hat einen Konverter, mit dem man beschädigte Word-Dateien auslesen und somit retten kann. Mit diesem Konverter können sogar Nicht-Word-Dateien wie zum Beispiel OpenOffice-Dateien (.odt) gerettet werden.

    So retten Sie Ihre Textdateien:

    1. Starten Sie Word und klicken oben in der Menüleiste auf „Datei | Öffnen“. Bei Word 2007 wählen Sie „Microsoft Office | Öffnen“.

    2. In dem Dialogfenster ändern Sie den „Dateityp“ auf „Text aus beliebiger Datei wiederherstellen“.

    Hinweis: nachdem der Text wieder hergestellt wurde, muß der Dateityp wieder auf „Alle Dateien“ oder „*.doc“ zurückgesetzt werden, damit nachfolgende Dateien beim Öffnen nicht konvertiert werden. Word setzt das Feld nicht automatisch wieder zurück.

    3. Wählen Sie nun die beschädigte Datei aus und klicken auf „Öffnen“. Word konvertiert nun den beschädigten Text und stellt ihn wieder her.

    Ist das beschädigte Dokument kein Word-Dokument, gehen Sie vor dem Öffnen des wie folgt vor:

    • Starten Sie Word und klicken auf „Extras | Optionen“. Bei Word 2007 wählen Sie „Microsoft Office | Word-Optionen“.
    • Wechseln Sie zur Registerkarte „Allgemein“ und wählen die Option „Dateikonvertierung beim Öffnen bestätigen“ aus und bestätigen mit „OK“.

    • Anschließend fahren Sie mit den Arbeitsschritten 1 – 3 fort.

    Es ist noch zu erwähnen, dass nur Texte gerettet werden. Das betrifft Kopf- und Fußzeilen, Endnoten und Feldtexte. Sie werden als einfacher Text wieder rekonstruiert. Alle Nicht-Text-Elemente wie Zeichnungen, Grafiken, Tabellen und Ähnliches gehen verloren.

    Der beste Schutz gegen beschädigte Dateien ist allerdings das regelmäßige Sichern der wichtigen Dateien. 

  • Spalten und Zahlen einer Pivot-Tabelle formatieren

    Wenn Sie zur Datenaufbereitung eine Pivot-Tabelle verwenden, dann besteht das Problem, dass Excel die Zahlenformate, Zeilen- und Spaltenbreiten nach jeder Aktualisierung wieder ändert. Dies ist bei der täglichen Arbeit sehr störend.

    Bei Pivot-Tabellen übernimmt Excel die Zahlenwerte jeweils neu aus den ursprünglichen Tabellen. Zudem werden auch die Spaltenbreiten und die berechneten Daten angepasst. Um eine korrekte Formatierung zu erreichen, öffnen Sie um Menü „Ansicht“ unter dem Punkt „Symbolleisten“ die Option „Pivot Tabelle“. Im Anschluss öffnet sich dann die entsprechende Symbolleiste. Klicken Sie in der Leiste auf das Klappmenü „Pivot Tabelle“. Je nach verwendeter Version wählen Sie anschließend bitte den Punkt „Optionen“ oder „Tabellenoptionen“ aus.

    Im anschließenden Dialog aktivieren Sie nun bitte die Option „Formatierung behalten“ und bestätigen Sie dies danach mit „OK“. Nun klicken Sie erneut auf das sich in der Symbolleiste befindliche Kombinationsfeld „Pivot Tabelle“ und anschließend auf „Markieren | Strukturierte Auswahl“. Bei neueren Versionen ab Excel 2000 lautet die Auswahl „Markieren | Auswahl aktivieren“. Nun können Sie die Pivot Tabelle entsprechend formatieren. Hierzu verwenden Sie bitte jeweils nacheinander aus der Symbolleiste „Pivot Tabelle die folgenden Auswahlen. Zunächst die Auswahl „“Pivot-Tabelle | Markieren | Ganze Tabelle“ und im Anschluss „Pivot-Tabelle | Markieren | Daten“. Das Zahlenformat formatieren Sie nun über das Menü „PivotTable | Feldeigenschaften“ und der anschließenden Option „Zahlen“.

    Jetzt können Sie ein für alle Felder der Pivot-Tabelle einheitliches Zahlenformat einstellen. Die Spaltenbreiten werden dabei gleichzeitig durch Excel geändert. Sie können jedoch auch einzelne Bereiche welche zusammengehören in der Tabelle markieren und diese dann gemeinsam formatieren. Sobald Sie alle Formatierungen wie gewünscht durchgeführt haben, können Sie die Bearbeitung durch die Auswahl „Pivot-Tabelle | Daten aktualisieren“ abschließen. Nach Abschluss berechnet Excel die Zahlenwerte neu und führt eine vereinheitlichte Formatierung durch. Sobald Excel alle Daten aktualisiert hat, können Sie überprüfen, ob die vorgenommenen Einstellungen korrekt sind und richtig angewendet wurden.

  • Microsoft Excel: Mit den Pfeiltasten die ganze Tabelle statt nur den Cursor bewegen

    Um eine Tabelle in ihrer Gesamtheit zu scrollen, nutzt man am häufigsten den seitlichen Schieberegler per gedrückter Maustaste. Da kann man schon mal bei sehr großen Tabellen einen Krampf im Zeigefinger bekommen. Mit den Pfeiltasten dagegen, verschiebt man nur den Cursor um eine Zelle oder eine Zeile. Hier kommt eine, der am wenigsten genutzten Tasten ins Spiel: Die [Rollen] Taste. Bei Excel jedoch erfüllt sie eine sehr wichtige, sowie praktische Funktion.

    Mit der Tastenkombination [Shift][Rollen] schalten Sie die Pfeiltasten zur Bewegung der gesamten Excel-Tabelle ein. Nun können Sie mit den [Pfeil] Tasten bequem die gesamte Tabelle hin- und herbewegen ohne dauernd die Maus zu nutzen. Zum Deaktivieren dieser Funktion wiederholen Sie die Tastenkombination.