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Beruf Hardware & Software Office Outlook

Outlook Wochennummern: Bei Outlook die Anzeige der Wochenübersicht aktivieren

Outlook ist wohl die meistgenutzte Allzweckwaffe für E-Mail und Terminverwaltung. Leider sieht man nur die Termine für den einen Tag, den man gerade ausgewählt hat. Da kann man schon mal die Übersicht für die Woche verlieren, da die Wochenansicht fehlt. Da übersieht man schnell, dass links auf dem Kalenderblatt verschiedene Tage fett unterlegt sind. Das ist aber nur eine Frage der Einstellung von Outlook. Mit ein paar Klicks ist die Wochenanzeige aktiviert und die Terminplanung klappt problemlos.

So aktivieren Sie die Wochenansicht:

1. Starten Sie Outlook und wählen unter „Extras“ den Eintrag „Optionen“. Bei Outlook 2010 klicken Sie auf „Datei | Optionen“.

2. Im Dialogmenü „Optionen“ wählen Sie die Registerkarte „Einstellungen“ und im Bereich „Kalender“ die Schaltfläche „Kalenderoptionen“. Bei Outlook 2010 gehen Sie im Dialogfenster „Outlook-Optionen“ auf den Eintrag „Kalender“.

3. Setzten Sie in „Kalenderoptionen“ den Haken vor den Eintrag „Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen“. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

Jetzt erscheinen im Bereich „Kalender“ die Nummern der Kalenderwochen. Wenn Sie auf diese Wochennummern klicken, wird Ihnen die gesamte Wochenübersicht angezeigt. Somit ist die Planung von Terminen nach Kalenderwochen auch ohne Zusatzaufwand möglich.

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Beruf Excel Hardware & Software Office Software Windows 7 Windows 98 Windows Vista Windows XP

Microsoft Excel: Zwei Wörter aus einer Zelle auf mehrere Zellen automatisch verteilen

Wer mit Excel häufig Namenslisten wie zum Beispiel Lieferscheindaten oder Bestelldaten bearbeiten muss, kennt die Situation: Vor- und Nachnamen stehen in einer Zelle, die Sortierung nach Familienname ist dann oft nicht einfach. Wenn diese Daten nicht zu umfangreich sind, kann man die Namen schnell von Hand in eine Reihenfolge bringen. Doch oft sind 30, 40 oder mehr Namen zu sortieren. Hier besitzt Excel einen Textkonvertierungs-Assistenten, mit dem man mit ein paar Klicks die Vor- und Nachnamen auf zwei Zellen verteilen kann. Das spart jede Menge Arbeitsaufwand und auch -zeit.

So formatieren Sie die Namensliste um:

1. Starten Sie Microsoft Excel und wählen die zu bearbeitende Namensliste aus.

2.  Fügen Sie rechts neben der Namensspalte eine weitere Spalte ein, sollte diese schon belegt sein. Danach markieren Sie die komplette Spalte mit den Namen.

3. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Daten“ und im Kontextmenü auf „Text in Spalten“.

4. Im „Textkonvertierungs-Assistent“ wählen Sie den Punkt „Getrennt“ und klicken auf „Weiter“.

5. Wählen Sie nun das passende Trennzeichen aus, in diesem Beispiel ist es das „Leerzeichen“ und bestätigen die Einstellungen mit „Weiter“.

6.  Im letzten Schritt können Sie noch bei Bedarf das Datenformat der Spalten ändern. Im Datenvorschau-Fenster wird Ihnen das Ergebnis der Textbearbeitung angezeigt. Mit dem Klick auf „Fertigstellen“ wird die Liste der Vor- und Nachnamen auf zwei Spalten aufgeteilt.

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Multimedia Office Software Windows 7 Windows 98 Windows Vista

Windows Task-Manager: Den Taskmanager einhändig öffnen – ohne Affengriff

Jeder kennt den Windows-Affengriff um den Taskmanager zu öffnen: [Strg][Alt][Entf] plus Klick auf die Schaltfläche „Task-Manager“. Bei Notebook- und Netbook-Tastaturen kann sich die [Entf]-Taste schon mal an einer anderen Stelle befinden. Was viele nicht wissen: Der Task-Manager lässt sich viel einfacher und ohne Zusatzklick öffnen.

Statt „Affengriff“ und Zusatzklick auf eine Schaltfläche lässt sich der Task-Manager auch einhändig öffnen. Auch auf Notebooks, denn die Tasten [Strg], [Umschalten] und [Esc] liegen auf allen Tastaturen an der gleichen Stelle. Um also blitzschnell den Task-Manager zu öffnen, müssen Sie nur die Tastenkombination [Strg][Shift/Umschalten][Esc] drücken. Diese können Sie einhändig bedienen und haben den gleichen Effekt wie der Affengriff. Funktioniert mit allen Versionen von Windows.

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Hardware & Software Office Software Windows 7 Windows 98 Windows Vista Word Word 2000

Microsoft Word: Für wiederkehrende Textbausteine die Autokorrektur-Funktion verwenden

Microsoft Word ist das Textprogramm mit dem wohl fast alle Menschen arbeiten. Aber nur wenige nutzen Funktionen wie zum Beispiel die Formatvorlagen, mit denen man Textbausteine mit vordefinierten Kürzeln automatisch einsetzen kann. Diese müssen vorher definiert werden, was viel Zeit und Geduld kostet, sich erst durch die Programmhilfe zu lesen, um dann die entsprechenden Arbeitsschritte zu tätigen. Aber es geht auch einfacher. Nutzen Sie doch die Autokorrektur um vordefinierte Textbausteine einzusetzen. Das ist viel einfacher und weniger zeitaufwendig.

So können Sie zum Beispiel, um die Standard-Formulierung „Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Produktpalette.“ einzufügen, das Kürzel „vdp“ mit diesem Textbaustein verbinden.

Und so einfach geht es:

1. Öffnen Sie Microsoft Word.

2.  Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Auto Korrektur-Optionen“.

3. Wechseln Sie zur Registerkarte „AutoKorrektur“.

4. In das Textfeld unter „Ersetzen:“ geben Sie das gewünschte Kürzel ein und in das Textfeld rechts daneben, unter der Funktion „Durch:“ geben Sie den gewünschten Textbaustein ein. Wählen Sie die Funktion „Nur Text“.

5. Bestätigen Sie die Änderungen mit dem Button  „Hinzufügen“ und dann mit  „OK“.

Wenn Sie nun in Ihrem Text „vdp“ eingeben und die [Enter] Taste drücken, wird automatisch der damit verbundene Textbaustein eingegeben.

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Hardware & Software Office Outlook Software Windows Vista

Windows: Fenster hinter dem Mauszeiger automatisch aktivieren

Beim mobilen Arbeiten mit Notebook oder Netbook kommt es des öfteren vor, dass man in mehreren geöffneten Fenstern arbeitet. Das ist zwar nichts Neues, aber man kann die Eingaben in den anderen, nicht aktiven Fenstern machen, ohne diese anzuklicken. Diese versteckte Windows-Funktion, die erst aktiviert werden muss, erleichtert die Eingabe bei Fenstern die oft gewechselt werden müssen. Es reicht dann aus, den Mauszeiger über das inaktive Fenster zu führen um es hinter ihm zu aktivieren. Diese Funktion wird auch bei Unix-Systemen angewendet.

So nehmen Sie die Einstellung vor:

1. Klicken Sie auf „Start | Systemsteuerung“ .

2. Wählen Sie „Erleichterte Bedienung“ und klicken auf „Center für erleichterte Bedienung“. In der klassischen Ansicht der Systemsteuerung reicht ein Doppelklick auf „Center für erleichterte Bedienung“.

3. Klicken Sie auf den Link „Verwenden der Maus erleichtern“ und setzen im folgenden Fenster den Haken bei der Option „Ein Fenster durch Hovering mit der Maus aktivieren“ bzw. „Ein Fenster durch Zeigen mit der Maus aktivieren“.

4. Die geänderten Einstellungen speichern Sie mit der Schaltfläche „Übernehmen“. Danach schließen Sie dieses Fenster.

Künftig reicht es nun aus, den Mauszeiger über einem Fenster zu positionieren (ohne zu klicken) und einen Augenblick zu warten, um dann in diesem Fenster zu arbeiten – ganz ohne Mausklick.

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Hardware & Software Office Outlook Windows 7 Windows 98 Windows Vista

Outlook Lesebestätigung: E-Mails als „Einschreiben“ verschicken

Bei wichtigen E-Mails weiß man nie so genau, ob der Empfänger diese auch wirklich liest. Man kann zwar in der E-Mail um Bestätigung bitten, wenn sie aber nicht gelesen wurde, kann man da lange warten. Outlook bietet hier eine simple, aber wirkungsvolle Lösung an: Die Lesebestätigung.

Wenn Sie die Lesebestätigung einfordern wollen, öffnen Sie in der E-Mail die Sie verfassen, das Optionsmenü.  Hierzu klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ in der Menüleiste. Aktivieren Sie in der Rubrik „Abstimmungs- und Verlaufsoptionen“ die Checkbox vor dem Eintrag „Das Lesen dieser Nachricht bestätigen“. Nachdem Sie die E-Mail versendet haben, wird der Empfänger automatisch aufgefordert, per Mausklick eine Lesebestätigung zu senden.

Das ist zwar keine Garantie, das der Empfänger Ihre Nachricht tatsächlich gelesen hat, aber die Chance ist doch recht hoch.

Da Empfänger manchmal bestreiten diese wichtige E-Mail bekommen zu haben, kann man noch eine andere Möglichkeit nutzen, um sicherzugehen, das die Nachricht tatsächlich zugestellt wurde: Die Übermittlung einer Nachricht bestätigen lassen. Aktivieren Sie hierzu einfach im Optionsfenster die Checkbox vor dem Eintrag „Die Übermittlung dieser Nachricht bestätigen“. Nach dem Versand der E-Mail erhalten Sie von Ihrem Provider eine Zustellungsbestätigung, mit der Sie den Versand der Nachricht nachweisen können.

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Office Outlook Software Windows 7 Windows Vista Word

Microsoft Office: Direkt im Office-Programm Texte übersetzen

Wenn Sie gelegentlich mit fremdsprachigen Texten arbeiten und eine schnelle und einfache Übersetzungshilfe benötigen, dann hat Microsoft das Richtige für Sie. Der hauseigene Tranlator bietet dies und ist obendrein kostenlos als Download erhältlich. Meistens ist er sogar schon im Office-Paket integriert und muss nur noch aktiviert werden. Der Translator ist auch gerade dann ideal, wenn man mal Offline arbeitet und keinen Zugriff auf einen Online-Übersetzer wie zum Beispiel Leo.org hat.

So wird er installiert:

1. Rufen Sie folgende Webseite auf: http://www.microsoft.com/downloads/de-de/results.aspx?freetext=translator&displaylang=de&stype=s_basic und klicken auf den Download-Link „Microsoft Translator-Installer für Office“ und laden das Programm herunter.

2. Beenden Sie alle geöffneten Office-Programme und starten die Installation.

3. Nach einem Computer-Neustart ist die vorhandene Übersetzungsfunktion (Basis WorldLingo) um den Microsoft Translator und ein paar zusätzlichen Sprachen erweitert.

4. Starten Sie  zum Beispiel Office Word und aktivieren den Aufgabenbereich.

5. Im Aufgabenbereich wählen Sie die Ansicht „Recherchieren“. Bei Office 2007 wählen Sie „Überprüfen“ und klicken in der Funktionsleiste auf „Recherchieren“.

6. In dem Textfeld „Suchen nach“ geben Sie nun den Text ein, der übersetzt werden soll. Wählen Sie im darunter liegenden Feld die Einstellung „Übersetzung“.

7. Im unteren Bereich wählen Sie die gewünschte Sprachenpaar aus.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem „Grünen Pfeil“ und Ihr Text wird übersetzt und im Bereich unter dem Sprachenpaar angezeigt.

Es gibt aber noch eine einfachere Bedienungsweise: Das Wort oder die Textpassage markieren, Rechtsklick und im Kontextmenü „Übersetzen“ auswählen.

Eins sei aber noch zum Microsoft Translator gesagt: es passiert schon mal, das keine Ergebnisse angezeigt werden, daher ist dieses Programm nur zum gelegentlichen Gebrauch und zum groben Verstehen eines fremdsprachigen Textes zu gebrauchen.

Wer komplexe Texte übersetzen will, der muß auch weiterhin auf professionelle Übersetzungsprogramme zurückgreifen.

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Beruf Excel Hardware & Software Hobby Office Software Windows 7 Windows 98 Windows Vista Word

Microsoft Word: Text in Spiegelschrift darstellen

Zum Aufwerten und Auflockern von Präsentationen gibt es verschiedene Werkzeuge. Eines davon ist das Spiegeln von Texten. Tatsächlich enthalten die Office-Programme Word, Excel und PowerPoint aber keine direkte Funktion oder Schriftformat zur Spiegelung von Texten. Hier kann man mit „WordArt“ ein wenig tricksen.

Um Word-Texte in Spiegelschrift zu schreiben, gehen Sie folgenermaßen vor:

1. Öffnen Sie Word, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Symbolleiste.

2.  Mit einem Klick auf „Zeichnen“ öffnen Sie diese Leiste. Danach klicken Sie auf das Symbol mit dem blauen, schräg gestellten A „WordArt einfügen“.

3. Im folgenden Katalog wählen Sie das gewünschte Format aus und bestätigen mit „OK“.

4. Geben Sie den Text, der gespiegelt werden soll, in das Dialogfenster „WordArt-Text bearbeiten“ ein. Hier können Sie den Text nach Ihren Wünschen noch weiter bearbeiten, zum Beispiel die Schriftart, -größe sowie Fett- oder Kursivschrift einstellen. Bestätigen Sie dann die Eingabe mit „OK“.

5. Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeichnen“ und wählen im Kontextmenü die Optionen „Drehen oder kippen | Horizontal kippen“.  Achten Sie darauf, das der Text markiert (umrahmt) ist.

Schon erscheint der Text in Spiegelschrift.