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Office-Dateien als PDF-Datei speichern

Wenn Sie Excel-Tabellen oder Word-Dokumente per E-Mail an Freunde oder Bekannte verschicken, sollten Sie sicherstellen, dass der Empfänger die Datei auch öffnen kann. Nicht jeder hat Excel und Word auf dem Rechner installiert. Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie Office-Dokumente auch im universellen PDF-Format speichern. Da PDF-Dateien sich nicht verändern lassen, stellen Sie gleichzeitig sicher, dass niemand an den Daten herumpfuschen kann.

Stellt sich nur die Frage, wie man aus einer Excel- oder Word-Datei eine PDF-Datei macht. Bei Excel/Word 2007 und 2010 geht’s mit Bordmitteln; bei älteren Office-Versionen erledigt ein Gratisprogramm die Aufgabe.

PDF und Office 2010

Bei Office 2010 ist es kinderleicht. Um eine Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument als PDF zu speichern, rufen Sie den Befehl „Datei | Speichern unter“ auf und wählen im Feld „Dateityp“ den Eintrag „PDF“. Fertig ist die PDF-Datei.

PDF und Office 2007

Bei Office 2007 geht’s ebenfalls über den Befehl „Speichern unter“ und dem Dateityp „PDF“. Sollte der PDF-Dateityp im Auswahlfeld fehlen, müssen Sie zuerst Office 2007 aktualisieren und mindestens das Service Pack 2 für Office 2007 installieren. Das geht am einfachsten, indem Sie die Webseite http://office.microsoft.com/de-de/downloads aufrufen und oben rechts unter „Top Downloads“ auf „Office 2007 Service Pack 2“ klicken. Oder Sie rufen das Windows Update auf (Start | Alle Programme | Windows Update) und bringen mit der Windows-Update-Funktion das Office-Paket auf den neuesten Stand.

Nach der Installation des Service Pack 2 können Sie im Dialogfenster „Speichern unter“ das neue Format „PDF“ auswählen. Über die Schaltfläche „Optionen“ stehen weitere Einstellmöglichkeiten zur Verfügung, um zum Beispiel nur einzelne Seiten oder markierte Tabellenbereiche als PDF zu speichern.

PDF und ältere Office-Versionen

Bei früheren Office-Versionen (Office 2000, XP, 2003) lässt sich das PDF-Format nicht nachrüsten. Hier hilft das Gratisprogramm „CIB PDF Brewer“, mit dem Sie Windows um einen PDF-Drucker erweitern. Das PDF-Programm gibt es kostenlos auf der Webseite

http://www.cib.de/de/produkte/pdf-produkte/download.html

Die Freeware  macht jedes Windows-Programm (und damit auch Office) PDF-fähig. Das funktioniert, da der PDF Brewer einen virtuellen Drucker einrichtet, mit dem Sie jede Datei ins PDF-Format „drucken“ können. In allen Office-Programmen gibt es zusätzlich eine neue PDF-Symbolleiste und das Menü „CIB PDF“. Von hier aus können Sie die PDF-Einstellungen vornehmen und zum beispiel die Druckqualität oder den Passwortschutz konfigurieren.

Um Dokumente im PDF-Format zu speichern, rufen Sie den Befehl „CIB PDF | Speichern und benutzerdefinierte Aktion auslösen“ auf. Oder Sie rufen normal den Standardbefehl „Datei | Drucken“ auf und wählen als Drucker das Modell „CIB PDF Brewer“. Per Klick auf „Drucken“ wird aus dem Office-Dokument eine PDF-Datei.

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Arbeitszeiten ganz einfach mit Outlook erfassen

In den Office Produkten von Microsoft sind oft übersehene aber hilfreiche Funktionen vorhanden, die man meistens auf den ersten Blick nicht erkennt, ohne die ganze Bedienungsanleitung zu lesen. Bei Outlook zum Beispiel, ist eine dieser hilfreichen Funktionen die Arbeitszeit-Erfassung.

Gerade Freiberufler denken oftmals nicht daran, wenn sie für mehrere Kunden an Projekten arbeiten, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Auch Angestellte können so ihre Arbeitszeiten aufzeichnen und die Angaben mit der firmeneigenen Zeiterfassung kontrollieren. Im Nachhinein Arbeitszeiten zu rekonstruieren ist dann sehr schwierig und zeitaufwendig. Etliche Buchhaltungsprogramme besitzen solch eine Funktion. Der Nachteil: sie kosten Geld. Aber warum Geld ausgeben, wenn diese Funktionen ohnehin in vorhandener Software integriert sind?  Bei Outlook ist es ein kostenloses Bestandteil und dazu noch einfach zu bedienen.

So nutzen Sie die Zeiterfassung:

1. Starten Sie Outlook und wechseln zum Ordner „Kontakte“.

2. Suchen Sie den Namenseintrag für den Sie jetzt arbeiten wollen und wählen ihn mit einem Rechtsklick aus.

3. Im Kontextmenü klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Befehl „Neuer Journaleintrag für Kontakt“. Bei Outlook 2007 heißt der Befehl „Erstellen | Neuer Journaleintrag für Kontakt“.

4. In dem neuen Fenster können Sie jetzt im Textfeld „Betreff“ eine Kurzbeschreibung der folgenden Tätigkeiten eingeben.

5. Im darunter liegenden Textfeld „Eintragstyp“ klassifizieren Sie Ihre Tätigkeit. Beispielsweise als „Telefonanruf“, „Besprechung“ oder „Brief“.

6. Im unteren, großen Textfeld können Sie nun eine detaillierte Aufgabenbeschreibung erstellen.

7. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zeitmessung beginnen“ starten Sie die Aufzeichnung. Im Feld „Dauer“ können Sie die Zeitspanne ablesen. Die Zeitmessung beenden Sie mit dem Klick auf „Zeitmessung anhalten“. Jetzt nur noch auf „Speichern und Schließen“ klicken und die Zeiterfassung wird unter dem Namenseintrag im Kontakte-Ordner abgespeichert.

8. Für die spätere Rechnungserstellung oder für die Arbeitszeitkontrolle öffnen Sie wieder den Ordner „Kontakte“, dann den entsprechenden Namenseintrag mit einem Doppelklick.

9. Öffnen Sie die Registerkarte „Aktivitäten“. Ab Version 2007 nutzen Sie die Funktionsleiste auf der Registerseite „Kontakt“. Im Bereich „Anzeigen“ klicken Sie auf „Aktivitäten“. Nun werden hier alle dokumentierten Tätigkeiten angezeigt und Sie können die Angaben für die Kontrolle oder zur Rechnungserstellung nutzen.

Es  kann sein, dass in der Standardansicht die Gesamtdauer nicht angezeigt wird. Um zu vermeiden, dass Sie jeden Journaleintrag öffnen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Überschriften und öffnen den Programmpunkt „Feldauswahl“. In der Kombinationsbox wählen Sie „Alle Journalfelder“ und ziehen das Feld „Dauer“ mit Drag & Drop in die Überschriftenzeile. Danach schließen Sie die Kombinationsbox „Feldauswahl“ mit der Systemschaltfläche.

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Office Word 2003, 2007: Texte aus beschädigten Dateien retten

Viele Anwender kennen das Problem nach einem Programm- oder Computerabsturz: Das Dokument, an dem gerade gearbeitet wurde, ist beschädigt und kann nicht wieder geöffnet werden. Noch schlechter ist es, wenn man keine Sicherheitskopie angefertigt hat. Word ab Version 2002 hat einen Konverter, mit dem man beschädigte Word-Dateien auslesen und somit retten kann. Mit diesem Konverter können sogar Nicht-Word-Dateien wie zum Beispiel OpenOffice-Dateien (.odt) gerettet werden.

So retten Sie Ihre Textdateien:

1. Starten Sie Word und klicken oben in der Menüleiste auf „Datei | Öffnen“. Bei Word 2007 wählen Sie „Microsoft Office | Öffnen“.

2. In dem Dialogfenster ändern Sie den „Dateityp“ auf „Text aus beliebiger Datei wiederherstellen“.

Hinweis: nachdem der Text wieder hergestellt wurde, muß der Dateityp wieder auf „Alle Dateien“ oder „*.doc“ zurückgesetzt werden, damit nachfolgende Dateien beim Öffnen nicht konvertiert werden. Word setzt das Feld nicht automatisch wieder zurück.

3. Wählen Sie nun die beschädigte Datei aus und klicken auf „Öffnen“. Word konvertiert nun den beschädigten Text und stellt ihn wieder her.

Ist das beschädigte Dokument kein Word-Dokument, gehen Sie vor dem Öffnen des wie folgt vor:

  • Starten Sie Word und klicken auf „Extras | Optionen“. Bei Word 2007 wählen Sie „Microsoft Office | Word-Optionen“.
  • Wechseln Sie zur Registerkarte „Allgemein“ und wählen die Option „Dateikonvertierung beim Öffnen bestätigen“ aus und bestätigen mit „OK“.

  • Anschließend fahren Sie mit den Arbeitsschritten 1 – 3 fort.

Es ist noch zu erwähnen, dass nur Texte gerettet werden. Das betrifft Kopf- und Fußzeilen, Endnoten und Feldtexte. Sie werden als einfacher Text wieder rekonstruiert. Alle Nicht-Text-Elemente wie Zeichnungen, Grafiken, Tabellen und Ähnliches gehen verloren.

Der beste Schutz gegen beschädigte Dateien ist allerdings das regelmäßige Sichern der wichtigen Dateien.

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Spalten und Zahlen einer Pivot-Tabelle formatieren

Wenn Sie zur Datenaufbereitung eine Pivot-Tabelle verwenden, dann besteht das Problem, dass Excel die Zahlenformate, Zeilen- und Spaltenbreiten nach jeder Aktualisierung wieder ändert. Dies ist bei der täglichen Arbeit sehr störend.

Bei Pivot-Tabellen übernimmt Excel die Zahlenwerte jeweils neu aus den ursprünglichen Tabellen. Zudem werden auch die Spaltenbreiten und die berechneten Daten angepasst. Um eine korrekte Formatierung zu erreichen, öffnen Sie um Menü „Ansicht“ unter dem Punkt „Symbolleisten“ die Option „Pivot Tabelle“. Im Anschluss öffnet sich dann die entsprechende Symbolleiste. Klicken Sie in der Leiste auf das Klappmenü „Pivot Tabelle“. Je nach verwendeter Version wählen Sie anschließend bitte den Punkt „Optionen“ oder „Tabellenoptionen“ aus.

Im anschließenden Dialog aktivieren Sie nun bitte die Option „Formatierung behalten“ und bestätigen Sie dies danach mit „OK“. Nun klicken Sie erneut auf das sich in der Symbolleiste befindliche Kombinationsfeld „Pivot Tabelle“ und anschließend auf „Markieren | Strukturierte Auswahl“. Bei neueren Versionen ab Excel 2000 lautet die Auswahl „Markieren | Auswahl aktivieren“. Nun können Sie die Pivot Tabelle entsprechend formatieren. Hierzu verwenden Sie bitte jeweils nacheinander aus der Symbolleiste „Pivot Tabelle die folgenden Auswahlen. Zunächst die Auswahl „“Pivot-Tabelle | Markieren | Ganze Tabelle“ und im Anschluss „Pivot-Tabelle | Markieren | Daten“. Das Zahlenformat formatieren Sie nun über das Menü „PivotTable | Feldeigenschaften“ und der anschließenden Option „Zahlen“.

Jetzt können Sie ein für alle Felder der Pivot-Tabelle einheitliches Zahlenformat einstellen. Die Spaltenbreiten werden dabei gleichzeitig durch Excel geändert. Sie können jedoch auch einzelne Bereiche welche zusammengehören in der Tabelle markieren und diese dann gemeinsam formatieren. Sobald Sie alle Formatierungen wie gewünscht durchgeführt haben, können Sie die Bearbeitung durch die Auswahl „Pivot-Tabelle | Daten aktualisieren“ abschließen. Nach Abschluss berechnet Excel die Zahlenwerte neu und führt eine vereinheitlichte Formatierung durch. Sobald Excel alle Daten aktualisiert hat, können Sie überprüfen, ob die vorgenommenen Einstellungen korrekt sind und richtig angewendet wurden.

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Microsoft Excel: Mit den Pfeiltasten die ganze Tabelle statt nur den Cursor bewegen

Um eine Tabelle in ihrer Gesamtheit zu scrollen, nutzt man am häufigsten den seitlichen Schieberegler per gedrückter Maustaste. Da kann man schon mal bei sehr großen Tabellen einen Krampf im Zeigefinger bekommen. Mit den Pfeiltasten dagegen, verschiebt man nur den Cursor um eine Zelle oder eine Zeile. Hier kommt eine, der am wenigsten genutzten Tasten ins Spiel: Die [Rollen] Taste. Bei Excel jedoch erfüllt sie eine sehr wichtige, sowie praktische Funktion.

Mit der Tastenkombination [Shift][Rollen] schalten Sie die Pfeiltasten zur Bewegung der gesamten Excel-Tabelle ein. Nun können Sie mit den [Pfeil] Tasten bequem die gesamte Tabelle hin- und herbewegen ohne dauernd die Maus zu nutzen. Zum Deaktivieren dieser Funktion wiederholen Sie die Tastenkombination.