Tipps, Tricks & Kniffe

Kategorie: Outlook

  • Outlook: Antwort wieder in separatem Fenster schreiben

    In der aktuellen Outlook-Version werden Antworten und Weiterleitungen im Hauptanzeigebereich geöffnet. Dadurch hat man dann keinen direkten Zugriff auf die anderen Outlook-Bereiche, wie in den älteren Varianten. Antwort und Weiterleitung können bei Bedarf aber wieder in separaten Fenstern erstellt werden.

    Dazu ist nur eine kleine Änderung in den Outlook-Einstellungen notwendig.

    Klicke auf Datei | Optionen | E-Mail und scrolle bis zum Eintrag Antworten und Weiterleitungen. Aktiviere hier die Option Antworten und Weiterleitungen in neuem Fenster öffnen und bestätige die Änderung mit OK.

    Ab sofort öffnet sich für die Erstellung von Antworten und Weiterleitungen ein neues Bearbeitungsfenster.

  • E-Mail-Erinnerung ohne Kalender erstellen

    Schnell mal eine Erinnerung erstellen ist kaum möglich. Hierzu ist immer ein Kalender erforderlich, insbesondere dann, wenn man an einem Computer arbeitet. Egal ob zu Hause oder am Arbeitsplatz: Eine E-Mail-Erinnerung lässt sich mit einem Trick dennoch blitzschnell und ohne Kalender erstellen.

    Der Online-Dienst Nudgemail bietet die Möglichkeit, zu jedem Zeitpunkt und Datum eine E-Mail-Erinnerung zu erstellen. Und das ohne die Webseite www.nudgemail.com aufzurufen.

    Und so funktioniert die Erinnerung:

    Du verwendest einfach deinen bevorzugten E-Mail-Client (z. B. Outlook, Thunderbird, etc.) oder einen Webmailer (GMX, Web.de, etc.) und öffnest eine neue Nachricht. Als E-Mailadresse tippst du die Uhrzeit oder das Datum (in englischer Schreibweise) in die Adresszeile ein und fügst @nugemail.com hinzu.

    Für eine Zeitangabe wie beispielsweise 13.30 Uhr, sollte das dann so aussehen: 130pm@nudgemail.com.

    Bei einer Datumsangabe ist auf das Format DDMMYYYY zu achten. Alternativ funktioniert auch die Angabe nach dem Muster May13@nudgemail.com ( z. B. 13.Mai)

    Zusätzlich kannst du noch in der Betreffzeile das Thema der Erinnerung eintippen. Dann klickst du auf Senden und Nudgemail sendet dir automatisch zum angegebenen Zeitpunkt die Erinnerungsmail an deine E-Mail-Adresse.

    Weitere Erinnerungsmöglichkeiten sind beispielsweise:

    • Wochentage: Monday@nudgemail.com
    • stündlich wiederkehrend: hourly@nudgemail.com
    • in zwei Stunden: 2h@nudgemail.com
    • in einem Monat: nextmonth@nudgemail.com

    Den kompletten Befehlsumfang kannst du auf der Nudgemail-Webseite nachlesen, oder du sendest einfach eine E-Mail an commands@nudgemail.com.

    Tipp: Du kannst auch die Weiterleitungsfunktion deines E-Mail-Programms nutzen, oder den Mail-Inhalt ganz normal verfassen, um alle Informationen parat zu haben. Zudem funktioniert Nudgemail geräteübergreifend auf Tablets, Notebooks, Smartphones und Desktop-Computern.

  • Outlook: Anzeige Kalenderwochen aktivieren

    Das Microsoft Office-Paket mit dem E-Mail-Client Outlook ist bei den meisten Firmen immer noch die erste Wahl. Speziell die integrierte Kalenderfunktion wird im kaufmännischen Bereich sehr häufig genutzt. Hier wird nicht selten auch die Anzeige der Kalenderwochen benötigt. Da Outlook diese in der Monatsansicht nicht automatisch anzeigt, muss sie manuell eingeschaltet werden.

    Öffne Outlook und wechsle zur Kalenderoption. Dann klickst du in der Menüleiste auf Datei | Optionen | Kalender.

    Im Bereich Anzeigeoptionen aktivierst du die Funktion Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen und bestätigs die Änderung mit OK.

    In den älteren Versionen, wie beispielsweise Outlook 2007, findest du diese Einstellungen unter Extras | Optionen. Im Register Einstellungen klickst du dann im Bereich Kalender auf Kalenderoptionen.

  • Outlook: E-Mail verzögert senden

    Sobald man nach dem Schreiben einer E-Mail auf den Senden-Button klickt, wird die Nachricht ohne Zeitverzögerung abgeschickt. Bei Bedarf kannst du eine Nachricht aber auch zu einem anderen Zeitpunkt versenden.

    Zunächst kannst du deine E-Mail wie gewohnt erstellen. Vor dem Senden klickst du in der Menü-Leiste auf Optionen und dann auf die Funktion Übermittlung verzögern.

    Im Dialogfenster Eigenschaften aktivierst du die Option Übermittlung verzögern bis und legst dann den gewünschten Zeitpunkt (Uhrzeit und Datum) fest. Schließe das Dialogfenster und klicke auf den Button Senden.

    Wichtiger Hinweis

    Achte darauf, dass dein Rechner zum angegebenen Versandzeitpunkt eingeschaltet ist und über eine aktive Internetverbindung verfügt. Außerdem muss Outlook zwingend geöffnet sein, damit der verzögerte Nachrichtenversand problemlos erfolgen kann.

    In vielen Unternehmen läuft Outlook über Exchange-Server und die Mitarbeiterprofile werden als Exchange-Konten geführt. In diesen Fällen ist ein Versand zeitverzögerter E-Mails auch bei ausgeschaltetem Computer möglich.

  • Outlook: Blitzschnell auf die erweiterte Adressbuchsuche zugreifen

    Beim Verfassen von E-Mails bietet Outlook die automatische Vervollständigung der Empfängeradresse an. Findet diese Funktion mal nicht den passenden Namen, dann lässt sich mit dem Button Namen überprüfen die gespeicherten Kontakte aufrufen. Dieser Prozess lässt sich aber noch beschleunigen.

    Je nach Outlook-Version kann der Standard-Weg zur der Überprüfung der Kontakte etwas unterschiedlich ausfallen. In allen Versionen lässt sich die erweiterte Adressbuchsuche mit der Tastenkombination [Strg][K] blitzschnell öffnen.

  • Outlook: E-Mails direkt in einen Termin umwandeln

    Da der Outlook-E-Mail-Client auch als Terminplaner eingesetzt wird, lassen sich Termine über die Kalenderfunktion recht einfach erstellen. Trotzdem dürfte die Terminerstellung per Drag & Drop den wenigsten Nutzern bekannt sein.

    Um einen neuen Termin zu erstellen, ziehst du die E-Mail direkt auf das Kalender-Icon (Outlook 2016) oder auf die Kalender-Schaltfläche in den älteren Versionen.

    Dann brauchst du nur noch Datum und die Erinnerungsfunktion anpassen, fertig.

    Der Vorteil dieser Variante ist, dass der Text der Email automatisch in die Beschreibung des Termins übernommen wird. Dann musst du keine Termin-Infos mehr zusätzlich eintippen.

  • Outlook: Bilder nicht als Anhang, sondern direkt im Nachrichtentext versenden

    Der Versand von Bildern in E-Mails wird von Outlook in der Regel als Anhang durchgeführt. Das macht eventuelle Bildbeschreibungen etwas schwierig. Auch das Einfügen per Copy and Paste ignoriert Outlook und erzeugt stattdessen einen Anhang. Für das Einfügen in den Nachrichtentext ist daher eine andere Vorgehensweise notwendig.

    Erstelle den E-Mail-Text wie gewohnt und platziere den Cursor an der Stelle, wo das Foto oder die Grafik eingefügt werden soll.

    Dann wechselst du zum Register Einfügen und wählst im Menüband die Option Bilder aus. In älteren Outlook-Versionen kann diese Option auch Grafik heißen. Abschließend navigierst du zu dem gewünschten Bild und bestätigst deine Auswahl mit Einfügen.

    Im Nachrichtentext deiner E-Mail kannst du nun noch über die Anfasspunkte des eingefügten Bildes das Objekt verkleinern, vergrößern und drehen.

  • Outlook: Das Suchfeld für eine präzisere Suche nutzen

    Nicht nur im Beruf möchte man mit dem E-Mail-Client Outlook effizient arbeiten. Auch zu Hause kann die Suche nach einer bestimmten E-Mail ziemlich nervig sein, wenn man sie dringend benötigt. Über das Suchfeld oben rechts lassen sich nicht nur einfache Suchbegriffe eingeben, sondern auch erweiterte Parameter, die eine präzisere Suche ermöglichen.

    Bei der Eingabe von einfachen Suchbegriffen, wie zum Beispiel einen Namen, dann listet Outlook alle Suchergebnisse auf. Da automatisch in der Betreffzeile, im Absender- und Empfängerfeld, sowie im Text selber gesucht wird, kann die Trefferliste entsprechend lang ausfallen.

    Suchparameter für effiziente Suchergebnisse

    Ein Beispiel: Du möchtest dir nur die E-Mails von einem Absender anzeigen lassen. Mit dem vorangestellten Parameter von: werden nur die Nachrichten der betreffenden Person angezeigt. Das funktioniert natürlich auch mit Empfängernamen. Der komplette Suchbefehl sieht dann so aus:

    • von: „Frank Schmitz“ 
    • an: „Frank Schmitz“

    Werden Suchparameter wie Vor- und Nachnamen von Personen eingegeben, dann muss dieser in Anführungszeichen gesetzt werden.

    Es gibt noch viele weitere Suchparameter, die dir hilfreich zur Seite stehen. Die Suche nach einem bestimmten Anhang, dessen Name bekannt ist, erfolgt mit dem Befehl anlage: Brief.docx. Oder die Anzeige aller gestern versendeten oder empfangenen E-Mails mit gesendet: gestern und empfangen: gestern. 

    Du kannst auch mit empfangen: =22.10.2018 nach einem bestimmten Tag suchen. Das Datum muss natürlich entsprechend angepasst werden.

    Kombinierte Suchparameter

    Die Parameter lassen sich auch miteinander kombinieren. Hierzu ist die Trennung zweier Suchparameter durch eine Leertaste notwendig.

    Der Befehl von: „Frank Schmitz“ empfangen: letzte Woche hatanlage:ja listet alle Nachrichten mit Anlage des betreffenden Absenders aus diesem Zeitraum auf.

    Viele weitere Suchparameter, wie gelesen:nein findest du schnell per Web-Suche, oder direkt auf der Webseite von Lookeen.

  • Outlook-Passwort vergessen? So bekommst du es wieder.

    Das viele Nutzer mehrere E-Mail-Adressen besitzen, ist nicht besonders ungewöhnlich. Allerdings muss man sich in so einem Fall die dazugehörigen Kennwörter merken oder irgendwo notieren. Da kann es schon mal passieren, dass das eine oder andere Passwort mit der Zeit verloren geht. Mit dem passenden Tool lassen sich die Passwörter bei Outlook schnell auslesen.

    Lade dir das kostenlose Tool Mail PassView von der Webseite von NirSoft herunter und installiere es auf deinem Rechner.

    Um die Passwörter deiner, über Outlook eingerichteten E-Mail-Accounts zu rekonstruieren, startest du einfach nur das Programm Mail PassView. Die Kennwörter werden dann automatisch ausgelesen und in einer Liste angezeigt.

    Nebenbei bemerkt haben wir in der Vergangenheit schon etliche Male über Produkte von NirSoft berichtet. Hier findest du ein weitere nützliche Tools dieses Anbieters.

    Hinweis

    Solltest du dein Outlook mit einem Masterpasswort geschützt und dieses vergessen haben, funktioniert diese Variante leider nicht.

    Weitere E-Mail-Clients

    Mail PassView unterstützt neben Outlook auch GMail, Yahoo! Mail, Windows Mail und Live Mail, Outlook Express, IncrediMail, Eudora, Netscape 6.x/7.x, Mozilla Thunderbird, Group Mail Free und Hotmail/MSN-Mail.