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Outlok Fax: Per Faxmodem faxen

Auf Wunsch können Sie nicht nur von dem PC aus Faxe verschicken, an den das Faxmodem direkt angeschlossen ist, sondern auch von jedem PC der Netzwerk-Arbeitsgruppe aus. Der Trick: Sie teilen das lokal angeschlossene Fax praktisch mit den übrigen Netzteilnehmern. Damit andere Netzwerkteilnehmer auf Ihr Faxmodem zugreifen können, müssen Sie es allerdings erst für den Netzwerkbetrieb freigeben.

Ein Modem für alle

Um das Fax-Modem dem gesamten Netzwerk zur Verfügung zu stellen, öffnen Sie die Systemsteuerung des Computer, an dem das Faxmodem angeschlossen ist. Aktivieren Sie anschließend die Komponente „Mail“ bzw. „Mail und Fax“. Markieren Sie den Informationsdienst „Microsoft Fax“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigenschaften“. Wechseln Sie in das Register „Modem“, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Andere Benutzer im Netzwerk dürfen das Modem verwenden“. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche „Eigenschaften“ können Sie die Einzelheiten der Freigabe verändern, beispielsweise den Freigabenamen oder den Kommentar. Der Zugriffstyp „Lese-/Schreibzugriff“ sollte jedoch unverändert bleiben.

Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster das Laufwerk aus, das zur Verwaltung der Faxaufträge dient, und bestätigen Sie mit „Ok“. Windows richtet in dem angegebenen Laufwerk den Ordner „NetFax“ ein und gibt ihn für das Netzwerk frei. Schließen Sie alle nachfolgenden Dialogfenster mit „Ok“.

Eine Verbindung zum Netzwerk-Modem herstellen

Existiert in der Netzwerk-Arbeitsgruppe ein freigegebenes Faxmoden, können alle Mitglieder der Arbeitsgruppe damit faxen. Hierzu müssen die Arbeits-gruppenmitglieder lediglich eine Verbindung zum freigegebenen Faxmodem herstellen. Starten Sie Outlook, und rufen Sie den Menübefehl „Extras -> Dienste“ auf. Markieren Sie im nachfolgenden Dialogfenster den Dienst „Microsoft Fax“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigenschaften“. Wechseln Sie in das Register „Modem“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Wählen Sie aus der nachfolgenden Liste den Eintrag „Netzwerk-Faxserver“, und bestätigen Sie mit „Ok“.

Geben Sie in das nachfolgende Dialogfenster den Netzwerkpfad des freigegebenen Faxordners ein oder wählen Sie ihn aus der Liste aus. Wenn beispielsweise der Computer mit dem Namen „Faxserver“ als Faxserver dient, lautet der Netzwerkpfad „\FAXSERVERFAX“. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit „Ok“. In der Liste „Verfügbare Faxgeräte“ erscheint daraufhin der Name des Faxservers. Um immer über das Netzwerk zu faxen, markieren Sie den Servernamen und klicken auf die Schaltfläche „Als aktives Faxgerät festlegen“. Schließen Sie das Dialogfenster mit einem Mausklick auf „Ok“. Ab sofort können Sie Faxe über das freigegebene Netzwerkmodem verschicken.

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Outlook: Von MS Mail und Exchange zu Outlook

„Aus zwei mach eins“ – Nach diesem Motto ersetzt Microsoft Outlook die bisherigen Nachrichtenzentralen Microsoft Mail und Microsoft Exchange sowie den Terminplaner Schedule+ und vereint die Funktionalitäten beider Anwendungen unter einer einheitlichen Oberfläche. Doch keine Sorge, Outlook macht den Umstieg von MS Mail, Exchange und Schedule+ besonders leicht.

Kinderleicht: Von Exchange zu Outlook

Wenn Sie bereits zuvor mit dem Exchange-Client von Windows oder Schedule+ 95 von Office gearbeitet haben, können Sie praktisch nahtlos mit dem neuen Infor¬ma-tionsmanager Outlook weiterarbeiten. Da Outlook und Exchange die gleichen MAPI-Profile, Informationsdienste und Persönlichen Ordner verwenden, arbeiten Sie beim Umstieg auf Outlook sofort mit Ihren bisherigen Mail-Einstellungen und Adre߬büchern weiter. Lediglich in Sachen Termin- und Adreßverwaltung müssen Sie unter Umständen selbst Hand anlegen. Bereits bei der Installation von Outlook haben Sie beispielsweise die Wahl, weiterhin mit dem bisherigen Schedule+-Kalender oder direkt mit dem neuen Outlook-Kalender weiterzuarbeiten. Die zuvor in Schedule+ erfaßten Kontakte übernimmt Outlook leider nicht automatisch in Outlook übernommen. Das Importieren der Kontaktinformationen geht dank des Import-Assistenten jedoch leicht von der Hand.

Handarbeit: Von MS Mail zu Outlook

Auch für Anwender von Microsoft Mail 3.x und Schedule+ 1.0 lohnt sich der Umstieg auf Microsoft Outlook. Allerdings müssen Sie hier mit ein wenig mehr Handarbeit rechnen, da Outlook die MS Mail-Daten nicht automatisch übernimmt. Hier gilt es zunächst, die MMF-Nachrichtendatei zu importieren, in der MS Mail sämtliche Nachrichten, Anlagen und das Persönliche Adreßbuch speichert. Der Import erfolgt dank des Import-Assistenten weitestgehend automatisch; das Kennwort für die MMF-Datei genügt, und schon wandern Nachrichten und Adreßbucheinträge in den Outlook-Datenbestand. Im Gegensatz zu Schedule+ 95 läßt sich der Schedule+ 1.0-Kalender leider nicht in Outlook integrieren. Hier müssen Sie sowohl den kompletten Kalender als auch die Adreßbestände manuell in das Outlook-Format konvertieren. Der Import-Assistent von Outlook steht Ihnen dabei wieder hilfreich zur Seite.

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Outlook bittet um Rückruf: Wie Sie wichtige Nachrichten mit einer speziellen Kennzeichnung versehen

Besonders wichtige Nachrichten sollten auch als solche gekennzeichnet sein. In den meisten Fällen reicht dafür die Vergabe einer hohen Priorität. Doch wenn Sie noch mehr Aufmerksamkeit erregen möchten, sollten Sie der Nachricht eine spezielle Kennzeichnung mit auf den Weg geben. Auf diese Weise können Sie den Empfänger beispielsweise eindringlich um eine Antwort bitten. Gekennzeichnete Nachrichten erhalten ein zusätzliches Fähnchen-Symbol. Der Empfänger wird oberhalb der eigentlichen Nachricht über die Art der Kennzeichnung informiert und erfährt somit, daß er die Nachricht zum Beispiel nur zur Kenntnisnahme erhalten hat oder unbedingt antworten soll.

Kennzeichnung anbringen

Um eine Nachricht mit einer Kennzeichnung zu versehen, öffnen Sie die gewünschte Nachricht und rufen den Befehl Bearbeiten > Nachricht Kennzeichnen auf. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster die Art der Kennzeichnung aus. Outlook stellt standardmäßig folgende Kennzeichnungen zur Verfügung:

  • – Antwort nicht erforderlich
  • – Bitte um Antwort
  • – Bitte um Antwort an alle
  • – Bitte um Telefonanruf
  • – Bitte um Weiterleitung
  • – Nicht weiterleiten
  • – Zur Durchsicht
  • – Zur Nachverfolgung
  • – Zur Kenntnisnahme
  • – Zur Überprüfung

Sie können in das Listenfeld auch eigene Kennzeichnungen eingeben, beispielsweise „Bitte Peter darüber informieren“ oder „Für Ihre Akten“.

Möchten Sie zusätzlich zur Kennzeichnung ein Datum festlegen, bis wann zum Beispiel der Empfänger der Bitte um Antwort entsprechen soll, wählen Sie das gewünschte Datum sowie die Uhrzeit im Feld Bis/Am. Schließen Sie das Dialogfenster anschließend mit Ok.

Kennzeichnung ruck zuck

Sie können die gewünschten Nachrichten übrigens auch direkt im Posteingang kennzeichnen oder die Kennzeichnung löschen. Klicken Sie einfach mit der rechten(!) Maustaste auf die gewünschte Nachricht, und wählen Sie aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl Nachricht kennzeichnen. Bei bereits gekennzeichneten Nachrichten können Sie im Kontextmenü den Befehl Als Erledigt Kennzeichnen und Kennzeichnung löschen aufrufen. Einziger Nachteil: Outlook vergibt automatisch die Kennzeichnung Zur Nachverfolgung.

Rote Fähnchen

In den jeweiligen Mail-Ordnern, zum Beispiel im Posteingang, markiert Outlook gekennzeichnete Nachrichten mit einer kleinen roten Fahne. Somit ist sofort erkennbar, daß die Nachricht noch mit einer wichtigen Botschaft gekennzeichnet ist. Wenn Sie die gekennzeichnete Nachricht öffnen, erfahren Sie oberhalb der Nachricht, um was für eine Kennzeichnung es sich handelt und bis wann Sie zum Beispiel die Nachricht beantworten sollten. Sollte das angegebene Datum überschritten sein, erscheinen die verfallenen Nachrichten im Outlook-Fenster automatisch im auffälligen Rot.

Sobald Sie die Bedingung der Kennzeichnung erfüllt und beispielsweise – wie vom Absender gewünscht – auf die Nachricht geantwortet haben, können Sie die Kennzeichnung als erledigt markieren. Hierzu öffnen Sie die gewünschte Nachricht und rufen den Menübefehl Bearbeiten > Nachricht kennzeichnen auf. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen Erledigt. In der Informationszeile des Nachrichtenfensters erscheint daraufhin der Zusatz Erledigt am Datum. Um erledigte von unerledigten Nachrichten unterscheiden zu können, sind erledigte Kennzeichnungen mit einem grauen Fähnchen markiert.

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Hardware & Software

Extrawurst für Outlook-Termine: Wie Sie den Kalender in einem separaten Fenster darstellen

Outlook ist der ideale Terminmanager. Ob Verabredungen, Geburtstage, Messen oder andere Ereignisse, im digitalen Almanach findet jeder Termin seinen Platz. Doch der Kalender von Outlook hat leider eine unangenehme Eigenschaft: Wenn Sie zum Beispiel vom Kalender zum Adressenregister und wieder zurück zum Kalender wechseln, springt die Markierung im Kalenderblatt wieder zurück zum aktuellen Tagesbeginn, beispielsweise auf 8 Uhr. Das ist recht unangenehm, wenn Sie gerade einen Termin am späten Nachmittag oder Abend bearbeiten. Insbesondere auf sehr kleinen Bildschirmen – etwa unterwegs auf einem Laptop – müssen Sie dann wieder manuell zum unteren Bereich des Kalenderblattes blättern. Mit einem Trick können Sie Outlook überlisten und die Markierung stets bei der zuletzt ausgewählten Uhrzeit fixieren.

Kalender im eigenen Fenster

Um Outlook auszutricksen, gönnen Sie dem Kalender einfach ein eigenes Fenster. Hierzu klicken Sie in der Outlook-Leiste mit der rechten(!) Maustaste auf das Kalender-Symbol. Wählen Sie im nachfolgend erscheinenden Kontextmenü den Befehl Im neuen Fenster öffnen.

Outlook öffnet daraufhin ein neues Fenster, das ausschließlich den Kalender zeigt. Hier können Sie – losgelöst vom eigentlichen Outlook-Fenster – tun und lassen, was Sie möchten. Auch wenn Sie zu einem anderen Outlook-Register wechseln, bleibt die Markierung im exklusiven Kalender-Fenster stets auf derselben Position.

Allerdings ist der Wechsel zum einem anderen Register nicht mehr so einfach wie vorher. Da im separaten Fenster keine Outlook-Leiste verfügbar ist, müssen Sie über die Task-Leiste von Windows oder mittels der Tastenkombination [Alt][Tab] zum „alten“ Outlook-Fenster wechseln.

Wechseln ohne Outlook-Leiste

Auch wenn im separaten Fenster die Outlook-Leiste fehlt, können Sie dennoch zu einem anderen Outlook-Register wechseln. Öffnen Sie einfach das Wechseln Zu-Menü, und wählen Sie das gewünschte Register aus, beispielsweise Aufgaben.

Exklusivität nicht nur für Kalender

Das exklusive Fenster ist übrigens nicht nur dem Kalender vorbehalten. Sie können jedem beliebigen Outlook-Register ein eigenes Fenster spendieren. Das Prinzip ist immer gleich: Klicken Sie mit der rechten(!) Maustaste auf das gewünschte Symbol, beispielsweise auf Kontakte, und wählen Sie im nachfolgenden Kontextmenü den Befehl Im neuen Fenster öffnen.

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Outlook

Outlook-Elementen spezielle Kategorien zuweisen

Im Adreßregister von Outlook findet jede Adresse seinen Platz, ob geschäftlich oder privat, ob wichtig oder unwichtig. Das ist zwar recht praktisch, kann aber schnell zum Dilemma führen. Vielleicht kennen Sie folgende Situation: Sie fahren in den Urlaub und überlegen sich, wem Sie während der Karibikreise eine Grußkarte schicken möchten. Bei mehreren hundert Adressen kann das schnell zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen ausarten.

Outlook kennt jedoch eine elegante Lösung: Neben den reinen Adreßdaten speichern Sie einfach ein weiteres Kriterium, die sogenannte Kategorie. Dank der Kategorie können Sie jeder Adresse ein zusätzliches Merkmal mit auf den Weg geben und beispielsweise speichern, ob es sich um einen persönlichen oder privaten Kontakt handelt, oder ob Sie jemandem im Urlaub eine Ansichtskarte schicken möchten.

Urlausbgrüße an Tante Elfriede

Um einem Kontakt eine bestimmte Kategorie oder mehrere Kategorien gleichzeitig zuzuweisen, öffnen Sie zunächst den gewünschten Kontakt. Klicken Sie am unteren Rand des Kontakt-Dialogfensters auf die Schaltfläche Kategorie, und markieren Sie im nachfolgenden Dialogfenster die gewünschte Kategorie, etwa Urlaubsgrüße. Sie können auch mehrere Kategorien gleichzeitig wählen, zum Beispiel Konkurrenz, Strategien und Ziele.

Sollte Ihnen keine der angebotenen Kategorien zusagen, können Sie auch eigene Kategorien hinzufügen. Klicken Sie hierzu im Dialogfenster Kategorien auf die Schaltfläche Hauptkate-gorienliste. Geben Sie anschließend die gewünschte neue Kategorie ein, zum Beispiel Hauskauf. Bestätigen Sie die Eingabe mit Hinzufügen.

Direkteingabe mit Tücken

Sie können die Kategorie auch direkt in das Eingabefeld neben der Schaltfläche Kategorien eingeben. Doch Vorsicht: Eine neue Kategorie, die bislang noch nicht in der Kategorienliste existiert, wird nicht automatisch in die Hauptkategorienliste aufgenommen. Wesentlich sicherer und bequemer ist daher der Weg über die Schaltfläche Kategorien.

Sobald Sie die gewünschten Kategorien gewählt (angekreuzt) haben, schließen Sie das Dialogfenster mit Ok. Die gewünschten Kategorien erscheinen daraufhin im Eingabefeld rechts neben der Schaltfläche Kategorien.

Liste der Urlaubsgrüße

Wem müssen Sie bei Ihrem nächsten Urlaub eine Ansichtskarte schicken? Diese Frage beantworten Sie mit Hilfe einer speziellen Ansicht im Kontaktregister. Rufen Sie den Menübefehl Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Nach Kategorie auf, um die Adressen nach Kategorien zu ordnen. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Kategoire Urlaubsgrüße und schon erfahren Sie, wer mit Urlaubsgrüßen aus der sonnigen Karibik rechnen kann.

Kategorien für alle

Kategorien können Sie nicht nur Kontakten, sondern auch anderen Outlook-Elementen zuweisen, beispielsweise Terminen, Aufgaben oder E-Mails. Der Vorteil: Dank der programmübergreifenden Kategorien können Sie beispielsweise alle Kontakte, Termine, Aufgaben und E-Mails zum Thema Urlaub der Kategorie Urlaub zuordnen. Für ein bestimmtes Projekt, zum Beispiel dem Kauf eines Hauses, legen Sie einfach eine neue Kategorie Hauskauf an und weisen alle Kontakte, Aufgaben, Termine, Besprechungen, E-Mails usw. der Haus-Kategorie zu.

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Outlook: Mehr Farbe in der E-Mail

Elektronische Nachrichten haben in der Regel wenig Charme. Die digitalen Botschaften erreichen den Empfänger zumeist im schlichten Einheitsgewand. Schwarzer Text auf weißem Grund dominiert auch im Multimedia-Zeitalter noch immer den weltweiten E-Mail-Verkehr. Das muß nicht sein. Bringen Sie mehr Farbe ins Spiel und verschicken Ihre elektronischen Nachrichten auf optisch ansprechendem Briefpapier.

Buntes Briefpapier

Keine Sorge: Um Farbe ins Spiel zu bringen, brauchen Sie kein begnadeter Künstler zu sein. In Outlook sind zahlreiche interessante Briefvorlagen bereits von Hause aus mit an Bord. Somit ist es ein leichtes, die E-Mail-Empfänger einmal mit einer knallbunten E-Mail zu überraschen.

Rufen Sie zunächst den Menübefehl Datei -> Neu auf, und wählen Sie aus dem Untermenü den Befehl Vorlage wählen. Wechseln Sie im nachfolgenden Dialogfenster in das Register Outlook. Hier finden Sie bereits einige vorgefertigte E-Mail-Vorlagen, beispielsweise FLAMME.OFT, die Ihre elektronische Nachricht mit lodernden Flammen schmückt. Insgesamt können Sie Ihre E-Mail mit sechs verschiedenen bunten Vorlagen auf die Reise schicken. Am linken Rand der E-Mail erscheinen dann unterschiedliche Verzierungen.

DRINGEND.OFT – Warnbake

FLAMME.OFT – Lodernde Flammen

HIGHTECH.OFT – Geometrische Objekte

MITTNACH.OFT – Sternenhimmel

OEZAN.OFT – Wellen

REGEN.OFT – Pfütze

Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, und klicken Sie auf Ok. Outlook startet anschließend die Textverarbeitung Word und präsentiert das farbige Briefpapier. Statt einer tristen weißen Fläche erscheinen am linken Rand grafische Elemente, beispielsweise ein Sternenhimmel oder geometrische Figuren. Rechts neben der Grafik können Sie wie gewohnt des Nachrichtentext eingeben und die E-Mail per Mausklick auf Senden auf die Reise schicken – Der Empfänger wird Augen machen.

Voraussetzungen für buntes Briefpapier

Damit Ihre bunten Nachrichten auch tatsächlich farbig beim Empfänger eintreffen, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Zum einen muß der Empfänger über die Textverarbeitung Word verfügen, da es sich bei den Vorlagen um Word-Vorlagen handelt. Zum anderen müssen Sie die E-Mail im Rich-Text-Format verschicken, damit die Grafikinformationen unterwegs nicht verloren gehen.

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Outlook Fax: Mit Outlook Fax-Dokumente in die ganze Welt verschicken

Der klassische Austausch von Dokumenten erfolgt in der Regel immer noch über ein handelsübliches Faxgerät, das auf nicht gerade umweltfreundlichem Thermopapier weltweit Fernkopien entgegennimmt. Wenn Sie über ein faxfähiges Modem verfügen, benötigen Sie im Grunde gar kein externes Faxgerät, da Outlook und Windows aus Ihrem Modem einen waschechten Fernkopierer zaubern, mit allem Komfort, der dazugehört.

Microsoft Fax installieren

Die Faxkommunikation via Outlook erfolgt mittels eines sogenannten Faxmodems. Deshalb ist der erste Schritt in Richtung Fax grundsätzlich die korrekte Installation des Modems. Hierzu stellt Windows einen fähigen Assistenten zur Verfügung. Um das Faxmodem zu installieren, schließen Sie das Modem an die serielle Schnittstelle (COMx) Ihres Computers an, und klicken in der Systemsteuerung doppelt auf Modems. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen, und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Keine Faxmöglichkeit unter Windows NT

Die Faxfunktion von Outlook ist nur verfügbar, wenn Sie mit Windows 95 arbeiten. Unter Windows NT müssen Sie auf das Faxmodul leider verzichten.

Sobald das Faxmodem eingerichtet ist, folgt im nächsten Schritt die Installation des Microsoft-Fax-Dienstes. Rufen Sie in Outlook den Menübefehl Extras -> Dienste auf, und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Anschließend markieren Sie den Eintrag Microsoft Fax und bestätigen die Auswahl mit Ok. Der Installationsassistent begleitet Sie anschließend durch die notwendigen Installationsschritte.

Faxe auf die Reise schicken

Sobald Sie das Faxmodem sowie den Informationsdienst Microsoft Fax installiert haben, können Sie sofort loslegen und Ihr Faxe via Outlook verschicken. Dabei können Sie auf Wunsch direkt auf die Faxnummer Ihrer Kontakte zurückgreifen. Um einer Kontaktperson, die bereits mit Faxnummer im Kontaktregister von Outlook eingetragen ist, ein Fax zukommen zu lassen, markieren Sie zunächst den Kontakt. Rufen Sie anschließend den Menübefehl Kontakte -> Neue Faxnachricht auf. Outlook startet daraufhin den Fax-Assistenten von Windows, der Sie Schritt für Schritt durch die nachfolgenden Dialogfenster führt.

Faxe können Sie übrigens nicht nur von Microsoft Outlook aus verschicken. Da es sich bei dem Faxmodul um eine Windows 95-Komponente handelt, können auch andere Anwendungen auf den Fax-Assistenten zurückgreifen. Insgesamt stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um den Fax-Assistenten zu starten:

– Aus der Anwendung heraus: Um ein Dokument direkt aus einer Anwendung heraus zu faxen, beispielsweise aus der Textverarbeitung Word, starten Sie den Druckbefehl, etwa durch den Menübefehl Datei > Drucken. Achten Sie darauf, daß die Ausgabe auf dem „Drucker“ Microsoft Fax Auf Fax: erfolgt.

– Per Drag and Drop: Besonders einfach geht der Faxversand mit der Maus vonstatten. Ziehen Sie einfach die zu druckende Datei – zum Beispiel aus dem Explorer oder aus Outlook – auf das Druckersymbol Microsoft Fax. Hierzu muß das Druckersymbol allerdings auf dem Desktop oder im Drucker-Ordner sichtbar sein.

– Per Senden An-Befehl: Um ein Dokument oder eine andere Datei zu faxen, können Sie sie auch in einem beliebigen Ordner – etwa im Explorer oder in Outlook – mit der rechten(!) Maustaste auf die Datei klicken und aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl Senden An -> Fax-Empfänger aufrufen.

– Per Start-Schaltfläche: Klicken Sie auf Start, und rufen Sie den Befehl Programme -> Zubehör -> Fax -> Neues Fax Erstellen auf.

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Outlook-Termine nur unter Vorbehalt: Bestimmen, ob ein Termin fest gebucht oder nur unter Vorbehalt eingetragen wird

Wenn Sie mit Microsoft Outlook einen neuen Termin eintragen, gilt dieser automatisch als fest gebucht, d.h., die festgelegte Zeit ist ausschließich für diesen Termin reserviert. Sollte es zu ܜberschneidungen mit anderen Terminen kommen, schlägt Outlook Alarm.

Vielleicht kennen Sie die Situation: Mitunter ist man sich nicht sicher, ob man dem Termin bereits zusagen oder ihn nur unter Vorbehalt eintragen soll. Wenn Sie beispielsweise ein Mittagessen planen, aber noch nicht genau wissen, ob zur Mittagszeit nicht noch ein wichtiges Meeting einberaumt wird, sollten Sie das Mittagessen nicht als festen Termin, sondern nur unter Vorbehalt buchen – so wichtig ist das Essen ja nun auch wieder nicht.

Zeitspanne zeigen als

Ob ein Termin fest gebucht wird oder nicht, legen Sie im Dialogfenster Termin im Feld Zeitspanne zeigen als fest. Hier bestimmen Sie nicht nur den Status des Termins, sondern auch, wie der Termin im Kalender angezeigt wird. Dies wirkt sich vor allem bei der Arbeit im Netz aus, wenn andere Netzwerkteilnehmer Einblick in Ihren Kalender nehmen.

Im Listenfeld Zeitspanne zeigen als stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Option – Darstellung – Beschreibung

Frei – Weiߟ – Der Termin ist zwar im Kalender eingetragen, verpflichtet aber zu nichts; er dient praktisch nur als Notiz. Der Status – Frei – eignet sich beispielsweise für – Putzfrau putzt Fenster – oder – Müllabfuhr holt Sperrmüll ab – oder – Gärtner kommt – . Microsoft Outlook verwendet den Status – Frei – automatisch für Ereignisse (Kontrollkästchen Ganztägig). Netzwerkteilnehmer, die Ihren Terminkalender einsehen und bearbeiten dürfen – beispielsweise bei der Besprechungsplanung -, können zeitgleich zu freien Termin andere Termine planen.

Mit Vorbehalt – Hellblau – Der Termin ist nur unter Vorbehalt eingetragen und noch nicht fest eingeplant, beispielsweise relativ unwichtige Termine, wie – Mittagessen – oder – Blumen gieߟen – . Netzwerkteilnehmer, die Ihren Terminkalender einsehen und bearbeiten dürfen, können zeitgleich zu reservierten Termin andere Termine planen.

Gebucht – Dunkelblau – Der Termin ist fest gebucht und sollte sich in der Regel nicht mit anderen Terminen Überschneiden, da die Zeit ausschließlich für diesen Termin reserviert ist. Den Status – Gebucht – sollten Sie für alle Termine verwenden, die Sie bereits fest zugesagt haben und zu deren Zeiten Sie keiner anderen Beschäftigung nachgehen können. Standardmäߟig verwendet Outlook für jeden neuen Termin den Status – Gebucht – . Netzwerkteilnehmer, die Ihren Terminkalender einsehen und bearbeiten dürfen, können innerhalb der fest gebuchten Zeiten keine eigenen Termine planen – gebuchte Termine sind für Netzwerkteilnehmer tabu.

Abwesend – Lila – Der Termin findet ohne Ihre Anwesenheit statt, Sie sind zu diesem Zeitpunkt also nicht im Büro. Der Status – Abwesend – eignet sich beispielsweise für Termine, wie – Kundengespräch in Mannheim, TÜV-Untersuchung beim TܜV Rheinland – oder – Messegespräch mit Herrn Meier – . Termine, mit dem Status – Abwesend – sind für Netzwerkteilnehmer tabu – schließlich sind Sie ja nicht im Büro.