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Windows 7 & Office: Die Größe der Dokumentenhistorie von Officeprogrammen selber bestimmen

Startet man Office-Programme über das Windows-7-Startmenü, können Sie aus der rechts neben dem Startmenü angezeigten Dokumentenhistorie direkt ein Dokument auswählen und öffnen. In diesem Dokumentenverlauf zeigt Windows maximal zehn der zuletzt bearbeiteten Dateien. Werden aber regelmäßig mehr Dokumente benötigt, dann ist dieser Schnellzugriff sinnlos, da man über „Datei öffnen“ oder über den Speicherort selber die erforderlichen Dateien aufrufen muss. In diesem Fall ist es sinnvoll, mit einer Änderung der Registry die Anzahl des Dokumentenverlaufs selbst festzulegen.

Mehr letzte Dateien im Startmenü

bild-1-windows-7-vorschau-office-startmenü-anzeige-10--zehn-mehr-selber-festlegen

Um im Aufklappmenü des Startmenüs mehr zuletzt bearbeitete Office-Dokumente anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Fenster „Ausführen“ mit der Tastenkombination [Windows][R], geben „regedit“ ein, und klicken Sie anschließend auf „OK“.

bild-2-ausführen-regedit-registry-verlauf-dokument-office-vergrößern-individuell-word-excel-powerpoint

2. Navigieren Sie dann zu folgendem Schlüssel:

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer

3. Mit einem Rechtsklick auf den Schlüssel „Explorer“ öffnen Sie das Kontextmenü und erzeugen mit „Neu | DWORD-Wert (32-Bit)“ einen neuen Eintrag namens „MaxRecentDocs“.

bild-3-registrierungseditor-explorer-neu-anlegen-dword-wert-32bit-eintrag-erzeugen-registry-hkey-current-user

4. Öffnen Sie den neuen Eintrag „MaxRecentDocx“ mit einem Doppelklick. Im Bereich „Basis“ wählen Sie die Einstellung „Dezimal“, geben im Feld „Wert“ die benötigte Anzahl der Einträge ein und bestätigen mit der Schaltfläche „OK“.

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Ab sofort werden in der Dokumentenhistorie die festgelegte Anzahl der zuletzt geöffneten Dokumente angezeigt.

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Word- und Excel-Dateien ohne Microsoft-Office öffnen und ausdrucken

Auf fast jedem Computer, ob Desktop, Notebook oder Tablet-PC, ist ein Microsoft Office Paket installiert um die Dokumente anzuzeigen und/oder zu bearbeiten. Die beste Lösung ist daher ein Officepaket mit mehreren Lizenzen. Aber um sich nur ein Excel- oder Word-Dokument anzusehen, ist eine Komplettversion nicht nötig. Ein reines Anzeige-Tool reicht meist aus und spart zudem noch Festplattenspeicher.

 Mehrfach-Installationen sind oft nicht nötig

Man kann natürlich auch zu Microsoft Office Alternativen wie zum Beispiel „Free Office“ oder „Microsoft Office Starter“ greifen, deren Programmierung um einiges schlanker ist. Das lohnt sich aber nur dann, wenn auf diesen Computern Word und Excel-Dateien bearbeitet werden sollen.

Zur Anzeige reicht meist ein Viewer

Wird aber meist nur eine Anzeige- oder Druck-Funktion benötigt, dann sind die beiden kostenlosen Tools „Word-Viewer„…

bild-1-word-viewer-office-anzeige-drucken-kopieren-download-center-microsoft-office-paket-nicht-erforderlich-kostenlos

…und „Excel-Viewer“ die bessere Lösung.

bild-2-excel-offce-viewer-herunterladen-kostenlos-paket-lizenz-mehrfach-microsoft-windows

Viele Formate werden unterstützt

Beide Versionen werden im Download-Center von Microsoft zum Herunterladen angeboten. Den direkten Downloadlink für den Word-Viewer finden Sie hier und für den Exel-Viewer klicken Sie hier. Zum Download klicken Sie auf den roten Button „Herunterladen“ und folgen dann den Installations- und Download-Anweisungen.

Folgende Formate werden vom Excel-Viewer unterstützt:

  • xls
  • xlsx
  • xlsm
  • xlsb
  • xltx
  • xltm
  • xlt
  • xlm
  • xlw

Der Word-Viewer unterstützt diese Formate:

  • doc
  • docx
  • docm

Auch wenn in beiden Versionen Dokumente mit Makros (xlsm, xltm, xlm oder docm) angezeigt werden, können die enthaltenen Makros aber nicht ausgeführt werden.

Diese beiden Anzeige-Programme sind besonders für Notebooks und Tablet-PC´s geeignet, die hauptsächlich zu Präsentationszwecken bei Kundenbesuchen genutzt werden. Zudem ist eine Office-Lizenz immer noch günstiger als eine mit mehreren Lizenzen.

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Office 2013: So können Sie sich mit dem klassischen Menü an die neue Bedieneroberfläche gewöhnen

Jedes Mal wenn sich das Layout und die Bedienoberfläche der Office-Programme wesentlich ändert, kann es in der Anfangszeit zu zeitraubenden Suchvorgängen kommen. Wenn man dann noch unter Zeitdruck steht ist das doppelt ärgerlich. Für die Übergangszeit, bis man sich an das neue Aussehen und die neue Anordnung von Funktionen gewöhnt hat, bietet die Schweizer Firma „UBit“ das klassische Office-2003-Layout namens „UBitMenu“ als Add-in an.

Für den privaten Gebrauch ist „UBitMenu“ kostenlos, für den gewerblichen Einsatz fallen ein paar Gebühren an, die aber sehr überschaubar sind (lt. UBit-Homepage: 10,– Eure pro Sprache, zuzgl. -,65 Euro pro User).

Zum Installieren des Add-ins „UBitMenu“ öffnen Sie in Ihrem Browser die Webseite von „UBit“, klicken auf den Link „Download“ und folgen anschließend den weiteren Anweisungen.  Stellen Sie vor dem Download und der Installation sicher, dass alle Office-Anwendungen geschlossen wurden.

bild-1-ubit-menu-klassisch-menü-office-2003-2007-2010-2013-langsam-gewöhnen-eilig-kostenlos-schweiz

Während der Installation werden die erforderlichen Dateien automatisch in die Office-Verzeichnisse kopiert und im System registriert. Die für eine eventuelle Deinstallation erforderlichen Dateien werden ebenfalls eingefügt.

Wenn Sie jetzt ein Office-Programm, beispielsweise Excel öffnen, finden Sie die „UBitMenu“-Leiste im Register „Menü“.

bild-2-ubit-menü-ubitmenu-register-eingefügt-addin-erweiterung-umstellung-grafik-funktion-schweiz-lösung-pragmatisch-eile-in-ruhe-testen

Alle Original-2003-Funktionen werden von „UBitMenu“ unterstützt. Zusätzlich können Sie sich jetzt in Ruhe an den „neuen“ Office-Look gewöhnen.

Mit zunehmender Zeit werden Sie sicherlich genügend Erfahrung mit dem neuen Office-Paket gesammelt haben, um auf den „alten“ 2003er Look zu verzichten.

Das „UBitMenu“ kann über „Start | Systemsteuerung | Programm deinstallieren“ ganz normal entfernt werden.

bild-3-ubinmenu-menü-löschen-programm-systemsteuerung-schweiz-entfernen-genügend-erfahrung-praxis-gelernt-neu-oberfläche-bediener-user-nutzer-kostenlos

 

Suchen Sie in der Programmliste den Eintrag und löschen ihn einfach mit einem Doppelklick.

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Word-Druckdatum: Wann habe ich dieses Word-Dokument zuletzt ausgedruckt?

Fragen Sie sich auch manchmal, wann das eine oder andere Word-Dokument ausgedruckt wurde, oder hat Ihnen jemand schon mal vorgeworfen, etwas nicht ausgedruckt zu haben? Eine wenig bekannte Funktion zeigt wann der letzte Ausdruck stattgefunden hat. Und das sogar mit Uhrzeit.

Der Ausdruck-Spion

Um das Datum des letzten Ausdrucks zu ermitteln, starten Sie Microsoft Word, rufen das entsprechende Dokument auf und wechseln in der Menüleiste zu „Einfügen“. Im Bereich „Text“ klicken Sie auf „Schnellbausteine“ und im Kontextmenü wählen Sie anschließend die Option „Feld“.

bild-1-word-office-version-druckdatum-uhrzeit-wann-zeitpunkt-ausgedruckt-wann-einfügen

In den älteren Word-Versionen (200-2003) klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Feld“.

Im Dialogfenster „Feld“ stellen Sie im Aufklappmenü die Option „Datum und Uhrzeit“ ein, wählen den Feldnamen „PrintDate“ und legen das Datumsformat fest. Mit „OK“ bestätigen Sie die Einstellungen.

bild-2-feld-druckdatum-druck-zuletzt-datum-uhrzeit-anzeigen-dokument-doc-text-einfügen-format-kategorie-feldname-bestätigen

Nun wird das Druckdatum in den Dokumententext automatisch an der Stelle eingefügt, an der sich der Cursor befindet.

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Wurde das Dokument bisher noch nicht ausgedruckt, dann werden an der Stelle nur Nullwerte angezeigt.

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Microsoft Word: Zwischen der Klein- und Großschreibung schnell umschalten

Bei der Hervorhebung von Texten bietet Word etliche Möglichkeiten. Die einfachste Maßnahme ist beispielsweise die Großschreibung. Normalerweise nutzt man hierfür die [Umschalt]-Taste und die [Feststell]-Taste. Für ein oder zwei Wörter ist das ok, benötigt man die Hervorhebung jedoch öfter, dann kostet diese Variante viel Zeit. Word bietet hier die komfortable Lösung, alle hervorzuhebenden Textfragmente auf einmal zu bearbeiten.

Zuerst erstellen Sie den kompletten Text. Das hat noch den zusätzlichen Vorteil, dass Sie besser erkennen können, ob an der gewünschten Stelle die Hervorhebung des Textes die gewollte Wirkung erzielt.

Anschließend markieren Sie alle Wörter bzw. alle Textpassagen die hervorgehoben werden sollen. Um mehrere Textstellen zu markieren, halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt und fahren dann mit gedrückter Maustaste (und weiterhin gedrückter [Strg]-Taste) über die gewünschten Textstellen. Sind die gewünschten Passagen markiert, klicken Sie in der Bearbeitungsleiste „Start“ auf die Option „Schriftart“.

Im Dialogfenster „Schriftart“ wechseln Sie in das gleichnamige Register. Dort können Sie im Bereich „Schriftart“ das Aussehen des Textkörpers ändern. Schriftfarbe, -größe und Unterstreichungen können hier ausgewählt werden.

Im Bereich „Effekte“ werden noch zusätzliche Optionen, die zum Teil auch miteinander kombinierbar sind, angeboten.

Folgende Effekte stehen zur Auswahl:

  • Durchgestrichen
  • Doppelt durchgestrichen
  • Hochgestellt
  • Tiefgestellt
  • Schattiert
  • Umriss
  • Relief
  • Gravur
  • Kapitälchen
  • Großbuchstaben
  • Ausgeblendet

Im darunterliegenden Vorschaufenster wird angezeigt wie die bearbeitete Textstelle aussehen wird. Sind alle Einstellungen vorgenommen, bestätigen Sie die Änderungen mit dem Button „OK“.

Wiederholen Sie die oben genannten Arbeitsschritte, wenn Sie dem Text noch weitere Effekte hinzufügen wollen.

Diese Funktion ist auch bestens geeignet, wenn Texte aus anderen Quellen oder Webseiten in einer Datei zusammengeführt werden sollen, die unterschiedliche Textformate enthalten. Einfach den gesamten Text markieren und im Dialogfenster „Schriftart“ das gewünschte Format einstellen.

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Word Datenauszug: Textschnipsel sammeln und in andere Dokumente einfügen

Zum schnellen Kopieren und Verschieben von Textpassagen gibt es die Zwischenablage. Allerdings passt hier immer nur genau ein Element hinein, etwa ein Bild oder ein Stück Text. Und was tun, wenn mehrere Textstellen kopiert werden sollen? Dann muss man den Kopiervorgang normalerweise mehrfach wiederholen. Oder Sie verwenden die kaum bekannte Textschnipsel-Funktion „Datenauszug“. Damit können Sie beliebige Textbereich auf dem Desktop zwischenparken und später wiederverwenden. Leider nur bis zur Version 2003.

Textschnipsel sammeln – bis Version 2003

Leider hat Microsoft die praktische Textschnipsel-Funktion nur in den Word-Version 2000 bis 2003 integriert. Ab Version 2007 gibt es die Funktion nicht mehr; warum weiß niemand.

Um mit Word bis zur Version 2003 mehrere Textbereiche zu sammeln, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Zuerst verkleinern Sie das Word-Fenster so weit, dass ein Teil des Windows-Desktops sichtbar ist.

2. Dann markieren Sie mit gedrückter Maustaste den gewünschten Text und  ihn – mit weiterhin gedrückter Maustaste – auf einen freien Bereich des Windows-Schreibtischs. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird daraus ein sogenannter „Datenauszug“ oder „Scrap“. Den Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen, um nach und nach von allen gewünschten Textpassagen Textschnipsel auf dem Desktop abzulegen.

3. Um die Schnipsel wieder in andere Dokumente einzufügen, gehen Sie genau umgekehrt vor: Klicken Sie den Datenauszug an, und ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste ins Word-Fenster. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird das Textfragment ins Dokument eingefügt.

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Unbekannte DOCX-Datei von Office 2007 und 2010 mit älteren Office-Versionen bearbeiten

Mit der Version Office 2007 hat Microsoft auf das neue XML-Dateiformat umgestellt. Die Folge ist, dass man mit älteren Office-Versionen die neuen XML-Dateien nicht mehr öffnen oder bearbeiten kann. Damit die Nutzer der älteren Versionen sich nicht gleich den Geldbeutel zücken müssen, schafft ein kostenloses Microsoft Kompatibilitäts-Programm Abhilfe.

DOCX für alte Office-Versionen

Mit dem Add-in „Microsoft Office Compatibility Pack“ aus dem Microsoft Download-Center wird das neue Format auch von den früheren Office-Versionen erkannt. Damit steht einer Bearbeitung von neuen Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien nichts mehr im Wege.

Für den Download rufen Sie die Webseite http://www.microsoft.com/downloads/de-de/ auf, geben ins Suchfeld „Microsoft Office Compatibility Pack“ ein und klicken auf das Lupensymbol.

Auf der nächsten Seite wird das gesuchte Programm an erster Stelle der Ergebnisliste angezeigt. Klicken Sie auf den Programmnamen…

…um zur Download-Seite weitergeleitet zu werden.

Vor dem Download überprüfen Sie, ob Ihr System die erforderlichen Sicherheitsupdates enthält. Der Bereich „Übersicht“ enthält entsprechende Links, mit denen Sie direkt zu den Updates gelangen.

Nach der Überprüfung klicken Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“ und folgen anschließend den Download- und Installationsanweisungen.

Ab sofort können Sie mit den Vorgängerversionen auch die neuesten Formate von Office 2007 und 2010 öffnen, bearbeiten und speichern.

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Microsoft Word: Tabellen einfügen ohne sie vorher in Excel zu erstellen

Seit langem kann man in Word Tabellen, die vorher in Excel erstellt wurden, mit ein paar Arbeitsschritten einfügen. Bei komplexen Tabellen ist die vorherige Erstellung in Excel erforderlich. Auch bei kleinen oder einfach gestrickten Tabellen gehen viele Anwender den Umweg über Excel. Das ist aber nicht unbedingt erforderlich. Word enthält eine Formatierungs-Option, mit der Sie auch ohne Excel eine Tabelle erzeugen. In vielen Fällen erleichtert diese Funktion die Arbeit mit Word. Außerdem ersparen Sie sich die zusätzliche Arbeit mit Excel.

Tabellen per Tabulator erzeugen

Die Erstellung einer Tabelle in Word ist auch nicht so kompliziert, wie es sich anhört. Die einzige Voraussetzung ist die Einhaltung eines bestimmten Eingabeformats. So kann anschließend der Tabelleninhalt wie ein normaler Fließtext eingegeben werden.

Und so funktioniert es:

1. Geben Sie im geöffneten Word-Dokument den Spalteninhalt der Tabelle als Fließtext ein. Jeden Spalteninhalt trennen Sie durch einmaliges drücken der Taste [Tabulator] – das ist die Taste links neben dem [Q]. Die einzelnen Zeilen werden durch drücken der Taste [Enter] abgeschlossen.

2. Anschließend markieren Sie den Tabelleninhalt.

3. Ab Word Version 2007 wählen Sie in der Menüleiste das Register „Einfügen“, im Menüband klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Tabelle“ und wählen im Kontextmenü „Tabelle einfügen“ aus.

Die Nutzer von Word 2003 und älteren Versionen klicken entsprechend in der Menüleiste auf „Tabelle | Einfügen | Tabelle“.

Sofort werden die Tabelleninhalte in eine echte Tabelle umgewandelt.

Mit ein wenig Übung können Sie sich so zusätzliche Arbeit ersparen und Dokumente mit einfachen Tabellen blitzschnell erstellen.  Diese Funktion gibt es in allen Word Versionen ab Version 2000.