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Microsoft Word: Tabellen einfügen ohne sie vorher in Excel zu erstellen

Seit langem kann man in Word Tabellen, die vorher in Excel erstellt wurden, mit ein paar Arbeitsschritten einfügen. Bei komplexen Tabellen ist die vorherige Erstellung in Excel erforderlich. Auch bei kleinen oder einfach gestrickten Tabellen gehen viele Anwender den Umweg über Excel. Das ist aber nicht unbedingt erforderlich. Word enthält eine Formatierungs-Option, mit der Sie auch ohne Excel eine Tabelle erzeugen. In vielen Fällen erleichtert diese Funktion die Arbeit mit Word. Außerdem ersparen Sie sich die zusätzliche Arbeit mit Excel.

Tabellen per Tabulator erzeugen

Die Erstellung einer Tabelle in Word ist auch nicht so kompliziert, wie es sich anhört. Die einzige Voraussetzung ist die Einhaltung eines bestimmten Eingabeformats. So kann anschließend der Tabelleninhalt wie ein normaler Fließtext eingegeben werden.

Und so funktioniert es:

1. Geben Sie im geöffneten Word-Dokument den Spalteninhalt der Tabelle als Fließtext ein. Jeden Spalteninhalt trennen Sie durch einmaliges drücken der Taste [Tabulator] – das ist die Taste links neben dem [Q]. Die einzelnen Zeilen werden durch drücken der Taste [Enter] abgeschlossen.

2. Anschließend markieren Sie den Tabelleninhalt.

3. Ab Word Version 2007 wählen Sie in der Menüleiste das Register „Einfügen“, im Menüband klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Tabelle“ und wählen im Kontextmenü „Tabelle einfügen“ aus.

Die Nutzer von Word 2003 und älteren Versionen klicken entsprechend in der Menüleiste auf „Tabelle | Einfügen | Tabelle“.

Sofort werden die Tabelleninhalte in eine echte Tabelle umgewandelt.

Mit ein wenig Übung können Sie sich so zusätzliche Arbeit ersparen und Dokumente mit einfachen Tabellen blitzschnell erstellen.  Diese Funktion gibt es in allen Word Versionen ab Version 2000.

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Microsoft Word: Ohne Markieren ganze Wörter schnell formatieren

Während man bei Word zum Formatieren ganzer Sätze oder Textpassagen bequem mit der Markierung dieser Textteile arbeiten kann, ist das Hervorheben einzelner Wörter durch vorheriges markieren ziemlich nervig. Ein relativ unbekannter Trick erledigt dies ohne Markierung.

Cursor platzieren, formatieren, fertig

Im geöffneten Word-Dokument platzieren Sie den Cursor innerhalb des Wortes, das formatiert werden soll. Klicken Sie nun auf die Symbolschaltfläche der gewünschten Formatierungsoption, wie zum Beispiel „Fettschrift“ oder „Schriftfarbe“. Das komplette Wort wird nun in der gewählten Formatierung angezeigt. Das war´s schon!

Wörter automatisch markieren

Der Grund für diese Art der Formatierung ohne Markierung ist die Option „Wörter automatisch markieren“. Sollte der oben beschriebene Trick bei Ihnen nicht funktionieren, prüfen Sie, ob die Option in Ihrer Word-Version deaktiviert ist.

Klicken Sie hierzu in der Menüleiste auf „Extras | Optionen“, und wählen Sie im Dialogfenster „Optionen“ die Registerkarte „Bearbeiten“. Im Bereich „Bearbeitungsoptionen“ sollte sich ein Häkchen in der Checkbox der Option “ Wörter automatisch markieren“ befinden. Wenn nicht, dann tragen Sie das Häkchen ein, um die Option zu aktivieren. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

Bei Word 2007 und 2010  finden Sie die Einstellungen hinter dem „Office“-Button bzw. dem „Datei“-Menü und der Schaltfläche „Word-Optionen“.

Im Dialogfenster „Word-Optionen“ wählen Sie im linken Navigationsbereich „Erweitert“ und aktivieren im rechten Fensterbereich „Automatisch ganze Wörter markieren“. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

Das schnelle Formatieren einzelner Wörter ist seit der Version Word 2000 möglich.

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Word: Lange Linien für einen Lückentext erstellen

Lückentexte sind Schriftstücke, in die der Leser eigene Notizen eintragen kann. Den klassischen Lückentext haben wir wohl alle mal in der Schule zum Ergänzen bekommen. Möchte man aber lange Linien erzeugen, nutzt man normalerweise die Taste mit dem Unterstrich [_] bzw. [Shift/Umschalten][-]. Allerdings müssen Sie dafür die Unterstrich-Taste viel zu oft drücken. Mit einem kleinen Trick geht’s schneller.

Starten Sie Word, öffnen Sie das betreffende Dokument oder erstellen es neu. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Linie beginnen soll. Anschließend klicken Sie in der Symbol-Leiste auf die Schaltfläche „Unterstrichen“ oder nutzen alternativ die Tastenkombination [Strg][Umschalt][U]. Danach drücken Sie die [Tabulator]-Taste bis die Linie die gewünschte Länge hat.

Dieser Trick funktioniert mit allen Word-Versionen ab 2000. 

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Word ab Version 2000: Falsche Einträge im Benutzer-Wörterbuch korrigieren oder ganz entfernen

Mit Word erfasste Texte werden im Hintergrund durch die Rechtschreibprüfung kontrolliert. Unbekannte Wörter oder Wörter mit Rechtsschreibfehlern kennzeichnet Word mit einer roten Markierung. Trotzdem korrekt geschriebene Eigennamen oder Mundart-Begriffe lassen sich dem Benutzerwörterbuch hinzufügen, damit sie beim nächsten Mal nicht mehr moniert werden. Manchmal passiert es aber, dass man einen Begriff irrtümlich ins Wörterbuch aufnimmt. Um falsche „Korrekturen“ auszuschließen, lassen sich die Fehleinträge wieder entfernen.

Und zwar folgendermaßen:

1. Im geöffneten Word-Dokument klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Optionen“.

2. Im Dialogfenster „Optionen“ wechseln Sie zum Register „Rechtschreibung und Grammatik“, klicken dort auf „Benutzerwörterbücher“ und im Folgedialog auf „Ändern“.

3. Im Bereich „Wörterbuch“ des Fensters „Benutzer.dic“ markieren Sie den falschen Eintrag. Im Eingabefeld von „Wort“ kann der Begriff nun korrigiert werden und mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ wird das Benutzerwörterbuch entsprechend aktualisiert.

4. Möchten Sie den falschen Eintrag aber lieber löschen, können Sie das mit dem gleichnamigen Button erledigen.

5. Bestätigen Sie alle offenen Fenster mit „OK“ um zu dem Dokument zurückzukehren.

Nutzer von Office 2007/2010 klicken in den Word-Optionen auf „Dokumentenprüfung“, im Anschluss auf „Benutzerwörterbücher“ und auf die Schaltfläche „Wortliste bearbeiten“.

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Microsoft Word: Zu gesuchten Textstellen springen

Nutzt man die Suchfunktion in einem umfangreichen Word-Dokument, werden häufig mehrere Suchergebnisse im Text markiert. Um die gewünschte Textstelle zu finden, muss man erst durch das gesamte Dokument scrollen. Dabei kann es passieren, dass bei einem unbedachten Klick, die Markierungen der Suchergebnisse verschwinden. Mit einer Tastenkombination lassen sich alle Suchergebnisse durchschalten. Das funktioniert sogar dann, wenn Sie den Suchdialog bereits wieder geschlossen haben.

Clever suchen – und nochmal suchen

Starten Sie Word, rufen Sie das betreffende Dokument auf, und klicken Sie in der Menüleiste auf den Button „Suchen“. Im folgenden Suchdialog geben Sie in das Textfeld neben „Suchen nach:“ den Suchbegriff ein und klicken auf „Suchen in“ oder „Weitersuchen“.

Die entsprechenden Textstellen werden nun markiert.

Wird der Suchdialog nicht mehr benötigt, kann er geschlossen werden. Mit der Tastenkombination [Umschalt][F4] können Sie nun trotzdem von Fundstelle zu Fundstelle springen. Diese Tastenkombination funktioniert mit allen Word-Versionen ab 2000.

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Word: Das Standard-Dateiformat ändern, RTF als sicheres Austauschformat verwenden

Jedes Textprogramm speichert Dokumente im eigenen Format. Ob Word, WordPerfect, StarOffice, OpenOffice, LibreOffice und wie sie alle heißen: jeder hat sein eigenes Dateiformat. Mal heißt es .DOC, mal .WPD oder .ODT. Problematisch wird’s, wenn Textdokumente mit Freunden und Kollegen getauscht werden. Meist ist es ein Glücksspiel, ob der Empfänger das Dokument auch wirklich öffnen kann. Selbst innerhalb einer Programmfamilie kann man nicht sicher sein, dass es klappt. Ein .DOCX von Word 2010 lässt sich nicht ohne weiteres mit älteren Word-Versionen öffnen. Dabei ist die Lösung für den universellen Dokumentaustausch ganz einfach.

RTF – Rich Text Format

Das Zauberwort lautet RTF (Rich Text Format). RTF gilt als zukunftssicheres Format für den Dokumentaustausch und die Text-Archivierung. RTF gibt es bereits seit über zehn Jahren, ist auf allen Systemen etabliert, sehr flexibel und – das ist das Wichtigste – wird von allen Textverarbeitungsprogrammen unterstützt. Das gilt auch für zukünftige Programmversionen. An RTF kommt keiner vorbei. Obwohl RTF schon einige Jahre auf dem Buckel hat, lassen sich damit auch komplizierte Formatierungen, Tabellen und Grafiken speichern.

Word-Dokumente im RTF-Format speichern

Um Word-Dokumente im universellen RTF-Format abzulegen, wählen Sie im Dialogfenster „Speichern unter“ das Dateiformat „Rich Text Format (RTF)“.

RTF als Standard-Dateiformat einrichten

Wenn Sie häufig Dokumente mit anderen austauschen und auf das sichere RTF-Format setzen möchten, können Sie RTF dauerhaft als Standardspeicherformat einrichten. Dann müssen Sie nicht jedes Mal von Hand den Dateityp auswählen. So ändern Sie das Standardspeicherformat von Word:

1. Öffnen Sie das Dialogfenster „Optionen“, indem Sie bei Word 2010 auf „Datei | Optionen“ und bei Word 2007 auf die Office-Schaltfläche sowie „Word-Optionen“ klicken. Bei älteren Word-Versionen rufen Sie den Befehl „Extras Optionen“ auf.

2. Wechseln Sie in den Bereich „Speichern“.

3. Wählen Sie im Feld „Dateien in diesem Format speichern“ bzw. „Word-Dateien speichern unter“ das gewünschte Standardformat aus, zum Beispiel „Rich-Text-Format (*.rtf)“.

4. Bestätigen Sie die Änderungen mit OK.

Jetzt verwendet Word beim Speichern automatisch das neue Format. Natürlich haben Sie auch weiterhin bei jedem Speichervorgang die Möglichkeit, im Listenfeld „Dateityp“ ein anderes Dateiformat zu wählen.

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Word, Excel, PowerPoint: Bei mehrseitigen Office-Dokumenten einzelne Seiten mehrfach drucken

Beim Drucken von Dokumenten aus Windows Office heraus oder beim Ausdruck von PDF-Dateien öffnet sich jedes mal das Druckfenster. In diesem Dialogfenster befinden sich etliche Einstellungsmöglichkeiten um vor dem Ausdrucken die Formatierung des Dokumentes zu bearbeiten.  Benötigt man aus einem mehrseitigen Dokument mehrere Exemplare einer einzelnen Seite, ruft man meistens diese eine Seite separat auf und druckt sie entsprechend aus. Diesen Vorgang können Sie ganz einfach vereinfachen und beschleunigen.

Ideal ist diese Funktion zum Beispiel für Anschreiben und Erklärungen, wenn darin Formulare enthalten sind, die mehrfach ausgedruckt werden müssen. Ein weiteres Beispiel sind Auftragsbestätigungen mit enthaltenen Lieferscheinen, die so zur Wareneingangskontrolle für mehrere Mitarbeiter ausgedruckt werden können.

Nutzen Sie daher zum Ausdruck „Datei | Drucken“ oder [Strg][P]. Es öffnet sich das Dialogfenster „Druck“, indem Sie im Feld „Seitenbereich“ einstellen können, wie der Ausdruck erfolgen soll: „Alles“, „Aktuelle Seite“ oder „Seiten“.

Wählen Sie hier die Option „Seiten“. Standardmäßig wird hier schon der gesamte Druckumfang angezeigt. In diesem Beispiel ist es Seite 1-5. Um jetzt einzelne Seiten mehrfach auszudrucken, geben Sie die gewünschte Seite mehrfach, durch ein Semikolon getrennt, ein.

So zum Beispiel: „1-5;2;2;2;4;3“.

Jetzt nur noch mit „OK“ bestätigen und der Druckjob beginnt.

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Microsoft Word: Per Shortcut den Zeilenabstand ändern

Etliche Nutzer von Word, die über professionelle Schreibmaschinenkenntnisse verfügen, wie zum Beispiel Sekretärinnen oder ganz einfach Schnelltipper, werden durch die Mausbedienung oftmals ausgebremst. Dafür nutzen diese Personen gerne Tastenkombinationen (Shortcuts). Bei Word kann man durch solche Shortcuts auch Zeilenabstände verändern. Das umständliche öffnen der Zeilenabstands-Funktion über die Menüleiste oder Symbolleiste ist damit überflüssig.

Für die übliche private und geschäftliche Korrespondenz wurden drei Tastenkombinationen festgelegt:

  1. [Strg][1] für den einzeiligen Zeilenabstand
  2. [Strg][5] für den anderthalbzeiligen Zeilenabstand
  3. [Strg][2] für den zweizeiligen Zeilenabstand

Es gibt aber natürlich auch noch weitere Zeilenabstands-Möglichkeiten, die aber nur über den Button der Symbolleiste oder über die Menüleiste, „Format | Absatz“, erreichbar sind.