Kategorie: Word

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Word: Texte mit Bordmitteln übersetzen

Der Chrome-Browser enthält einen eingebauten Translator, mit dem man einfach fremdsprachige Webseiten schnell und einfach übersetzen kann. So eine Funktion ist auch in Word, dem Textprogramm von Microsoft Office eingebaut.

In älteren Word-Versionen ist sie zwar auch vorhanden, aber die Qualität ließ doch stark zu wünschen übrig.

Seit Office 365 ist der eingebaute Übersetzer mittlerweile verwendungsfähig. Um ihn zu nutzen markierst du einfach den betreffenden Text, oder die Textstelle, öffnest per Rechtsklick das Kontextmenü und wählst den Eintrag Übersetzen aus.

Es öffnet sich ein Dialogfenster in dem der markierte Text im oberen Bereich bereits enthalten ist und die Sprache identifiziert wurde.

Im unteren Bereich wählst du nun die Zielsprache aus, in die übersetzt werden soll. Klicke abschließend auf den Button Einfügen um den ursprünglichen Text durch die Übersetzung zu ersetzen. Natürlich kannst du den übersetzen Text auch an anderer Stelle des Dokuments einfügen. So erstellst du mit wenig Aufwand mehrsprachige Texte.

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Word-Standardvorlage wiederherstellen

Wer versehentlich, oder auch absichtlich die Word-Standardvorlage für Dokumente geändert hat und zu der Originaleinstellung zurückkehren will, muss dazu einen kleinen Trick anwenden.

Um die Original-Standardvorlage wieder in den ursprünglichen Zustand zu versetzten, beendest du zuerst das Word-Programm.

Standardvorlage im Explorer identifizieren

Anschließend startest du den Windows Explorer, zum Beispiel mit der Tastenkombination [Windows][E]. Dann tippst du in die Adresszeile folgenden Pfad ein und bestätigst ihn mit der Taste [Eingabe]:

%appdata%\Microsoft\Templates

Im Ordner Templates befindet sich die gesuchte Vorlage mit dem Namen Normal.dotm.

Alte Standardvorlage entfernen

Markiere diese Datei mit der rechten Maustaste, drücke die Tastenkombination [Strg][X] um sie auszuschneiden, und in einen anderen Ordner mit [Strg][V] einzufügen, falls du sie behalten möchtest. Alternativ kannst du sie auch einfach umbenennen (z. B. in NormalAlt.dotm).

Neue Vorlage wird automatisch erstellt

Starte jetzt wieder Office Word. Das Programm merkt automatisch, dass keine Standardvorlage mehr vorhanden ist und erzeugt automatisch eine neue Dokumenten-Vorlage mit den Originaleinstellungen.

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Mit Office Word QR-Codes erstellen

Die kleinen quadratischen Codes sind sehr praktisch wenn man Informationen schnell und einfach verbreiten möchte. Bislang war entweder zusätzliche Software oder Online-Dienste notwendig, um einen QR-Code zu generieren. Mit Word 2016 kannst du ohne viel Aufwand deine Infos in QR-Codes packen und in dein Dokument einfügen. Die Funktion muss aber erst aktiviert werden.

Starte Word und wechsle zur Registerkarte Entwicklertools. Rufe die Office-Erweiterungen über die Schaltfläche Add-Ins auf und suche nach dem Eintrag QR4Office. Mit dem Button Hinzufügen installierst du das QR-Add-in.

Ab sofort findest du QR4Office in der Menüleiste über die Schaltfläche Add-ins. Das Tool öffnet sich per Sidebar, in der du deine Informationen wie zum Beispiel eine URL, E-Mail-Adresse oder andere Texte eintippst. Mit dem Button Insert wird der QR-Code dann in dein Worddokument eingefügt.

Tipp:

Wenn in deinem Word-Menü der Tab Entwicklertools nicht angezeigt wird, dann musst du sie ebenfalls noch aktivieren. Klicke auf Datei | Optionen | Menüband anpassen und aktiviere im rechten Fenster die Option Entwicklertools.

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Word-Dokumente papiersparend drucken

Beim Erstellen von Word-Dokumenten bleiben oft auf der letzten Seite nur ein paar Textzeilen übrig. Gerade bei einem Brief sieht das nicht besonders gut aus. Eine manuelle Umformatierung ist meist mit etlichen Arbeitsschritten verbunden. Aber es geht auch automatisch. Der Befehl Um eine Seite verkleinern ist aber gut versteckt.

Damit der Befehl Um eine Seite verkleinern nicht jedes Mal aufgerufen werden muss, kannst du ihn problemlos der Schnellzugriffsleiste hinzufügen.

Klicke in der kleinen, blauen Schnellzugriffsleiste auf den kleinen Pfeil und öffne die Option Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Anschließend wählst du im Menü Weitere Befehle | Befehle auswählen | Alle Befehle aus.

Scrolle in der Auswahlliste bis zum Eintrag Um eine Seite verkleinern. Markiere ihn und klicke auf den Button Hinzufügen. Mit OK bestätigst du die Auswahl und der Befehl ist dann in der Schnellzugriffsleiste verfügbar.

Ab sofort lässt sich ein Word-Dokument mit einem Klick automatisch formatieren, wenn auf der letzten Seite nur noch ein paar Zeilen übrig bleiben. Das Layout bleibt dabei erhalten.

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Word: Hochauflösende Bilder in Dokumente einfügen

Beim Einfügen von Bildern in Word-Dokumente, werden diese automatisch komprimiert und die Auflösung wird ebenfalls reduziert. Werden aber hochauflösende Bilder benötigt, muss man dies über die Einstellungen ändern.

Um Fotos in der bestmöglichen Auflösung einzufügen, klickst du auf das Register Datei und wählst dann Optionen | Erweitert aus.

Im Bereich Bildgröße und Qualität aktivierst du die Funktion Bilder nicht komprimieren ein und legst im Aufklappmenü den Wert High Fidelity fest.

Die Bildauflösung bleibt nun erhalten, aber die Dateigröße des Word-Dokumentes erhöht sich dadurch entsprechend. Das solltest du beim Speichern auf Wechseldatenträgern beachten.

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Excel Hardware & Software Office Software Word

Word: Excel-Tabelle als Verknüpfung einfügen

Excel-Tabellen lassen sich per Drag & Drop ziemlich einfach in Word-Dokumente einfügen. Der Nachteil: Wird die Original-Tabelle geändert, erfolgt keine Aktualisierung in der Word-Tabelle. Um dies zu erreichen, muss das Einfügen in Word als Verknüpfung erfolgen.

Sollte Excel auf deinem Rechner geöffnet sein, beende das Programm zunächst und starte Word.

Um die gewünschte Tabelle einzufügen, öffne das Register Einfügen, klicke im Bereich Text auf den kleinen Pfeil der Option Objekt und wähle im Auswahlmenü Objekt aus.

Wechsle zum Register Aus Datei erstellen und klicke auf den Button Durchsuchen, um die Exceltabelle auszuwählen. Bestätige deine Auswahl mit der Schaltfläche Einfügen und aktiviere die Option Verknüpfen. Mit dem Button OK bestätigst du den Arbeitsschritt und die Tabelle wird in das Word-Dokument eingefügt.

Um die eingefügte Excel-Tabelle zu bearbeiten, öffnest du sie am besten direkt per Doppelklick in Word. Dadurch öffnet sich die Ursprungstabelle und du kannst sie wie gewohnt bearbeiten.

Speichere dann die Änderungen und schließe die Exceltabelle. Zurück in Word, führst du einen Rechtsklick auf die Tabelle aus und wählst im Kontextmenü Verknüpfung aktualisieren. Dadurch werden alle Änderungen ins Word-Dokument übertragen.

Hinweis

Der letzte Schritt, die Aktualisierung der Verknüpfung, muss in jedem Falle durchgeführt werden, das Word die Inhalte der Dokumente nicht automatisch aktualisiert.

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Excel Hardware & Software Office Software Word

Excel: Tabellen auch ohne Office öffnen

Noch immer ist Excel bei den Nutzern die erste Wahl für die Erstellung von Tabellen. Aber auch ohne das Office-Programm lassen sich Excel-Dateien problemlos öffnen.

Das einzige was man dazu benötigt, ist ein Google-Konto, dass notfalls schnell erstellt werden kann.

Um eine Excel-Datei zu öffnen, rufst du in deinem Web-Browser die Seite spreadsheets.google.com auf und klickst oben links auf die Schaltfläche Neue Tabelle anlegen. Gegebenenfalls muss du dich noch mit deinen Zugangsdaten in deinem Google-Konto anmelden.

Anschließend wählst du in der Menüleiste Datei | Importieren aus und wechselst im nächsten Dialogfenster zum Register Hochladen. Nun kannst du die betreffende Excel-Datei in das Feld Datei hierher ziehen um sie zu Google hochzuladen. Alternativ navigierst du über die Schaltfläche Datei von meinem Computer auswählen zum Speicherort dieser Datei.

Im nachfolgenden Dialogfenster legst du noch fest, ob die neue Excel-Datei die Vorhandene ersetzten, oder eine neue Tabelle anlegen soll. Ein abschließender Mausklick auf Daten importieren schließt den Vorgang ab.

Tipp:

Nach diesem Vorbild lassen sich auch Power-Point-Präsentationen und Word-Dateien zu Google hochladen. Dazu wählst du auf der Seite spreadsheets.google.com oben links über den Drei-Balken-Button die Option Präsentationen oder Docs aus.

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In Word 2016 eigene Tastenkürzel für Funktionen anlegen

Um Word-Funktionen zu nutzen, sind mal mehr und mal weniger Mausklicks erforderlich. Gerade die viel genutzten Möglichkeiten zum Einfügen von Bildern und Grafiken benötigen viele Klicks. Versieht man häufig genutzte Funktionen mit einer Tastenkombination, lässt sich damit viel Zeit sparen.

Um einer Word-Funktion eine Tastenkombination zuweisen zu können, startest du dein Word-Programm und klickst auf Datei | Optionen. Im nächsten Dialogfenster wechselst du zu Menüband anpassen und klickst neben Tastenkombination auf Anpassen.

Im nächsten Fenster sind auf der linken Seite die Register und rechts die verfügbaren Befehle aufgelistet.

Möchtest du beispielsweise Grafiken und Bilder per Shortcut in Word-Dokumente einfügen, dann wählst du die Kategorie Registerkarte Einfügen aus, suchst im rechten Bereich nach dem Befehl EinfügenGrafik und markierst ihn mit einem Mausklick.

Für den Fall dass diesem Befehl schon eine Tastenkombination zugewiesen ist, würde das im Feld Aktuelle Tasten angezeigt werden. Wenn nicht, dann klicke in das Eingabefeld Neue Tastenkombination und drücke anschließend deine bevorzugte Tastenkombination, zum Beispiel [Strg][Umschalt][B]. Ist die gewünschte Kombination bereits anderweitig belegt, wird dir das direkt angezeigt.

Bestätige die Auswahl mit dem Button Zuweisen, schließe das Dialogfenster und klicke im Optionsfenster auf OK um die Änderung zu speichern.

Ab sofort wird mit der neuen Tastenkombination der Windows Explorer direkt geöffnet und du brauchst nur noch die passende Grafik oder das Bild auszuwählen.

Hinweis:

Das Zuweisen von Shortcuts funktioniert auch mit älteren Word-Versionen. Bei Word 2007 beispielsweise, klickst du auf das Office-Icon und dann auf Word-Optionen | Anpassen | Tastenkombinationen: Anpassen.