Tipps, Tricks & Kniffe

Kategorie: Word

  • Word: Texte ohne Fremdformatierung einfügen

    Beim Einfügen von Texten übernimmt das Word-Programm normalerweise auch das Format des ursprünglichen Textes. Danach ist eine Nachbearbeitung des Word-Dokuments erforderlich. Mit den richtigen Programmeinstellungen wird die Formatanpassung viel einfacher.

    Beim Einfügen lässt sich bei Word detailliert festlegen, was mit den kopierten Texten geschehen soll. Klicke dazu auf den Reiter Start und in der Menüleiste auf den kleinen Pfeil der Option Einfügen.

    Wähle Standardeinstellungen für das Einfügen festlegen aus, öffne Ausschneiden, Kopieren und Einfügen, und ändere dann die Einstellung hinter Einfügen aus anderen Programmen auf Nur den Text übernehmen.

    Abschließend speicherst und aktivierst die neuen Einstellungen mit einem Klick auf OK. Ab sofort ignoriert das Word-Programm alle fremden Textformatierungen.

  • Word: Persönliche Informationen entfernen

    Beim Versand von Word-Dokumenten werden persönliche Daten, sogenannte Metadaten, ebenfalls versendet. Diese lassen sich sehr einfach und ohne Zusatzprogramme auslesen. Unter Umständen werden somit streng vertrauliche Informationen an Dritte weitergegeben.

    Diese Daten enthalten oft neben dem Namen der Firma, auch den/die Name(n) der Personen, die an diesem Dokument mitgearbeitet haben. Aber auch Speicherpfade und frühere Dokumentversionen können einfach ausgelesen werden.

    Vor dem Löschen eine Kopie erstellen

    Gut ist, dass sich die Metadaten ganz einfach entfernen lassen. Aber Vorsicht: einmal gelöscht, lassen sie sich nicht wieder herstellen. Daher ist es empfehlenswert, ein Duplikat (Kopie) der zu versendenden Datei zu erstellen.

    Um die Metadaten zu löschen, gehst du wie folgt vor: Klicke auf Datei | Informationen | Auf Probleme prüfen | Dokument prüfen. Im nächsten Dialogfenster wird über die Option Prüfen eine Liste aller Ergebnisse angezeigt.

    Diese enthält Angaben zu den Dokumenteigenschaften, persönliche Informationen, Bearbeitungsverläufe und Kommentare. Zum Löschen dieser Informationen klickst du hinter den einzelnen Kategorien auf den Button Alle enfernen. Damit sind diese Informationen gelöscht und das Dokument (oder die Tabelle/Präsentation) kann gefahrlos verschickt werden.

    Ältere Office-Versionen

    Bei älteren Word-Versionen (z. B. 2007) ist die Vorgehensweise etwas anders. Hier klickst du in der geöffneten Datei auf den Windows-Button und klickst auf Vorbereiten | Dokument prüfen | Prüfen. Anschließend kannst du die Inhalte über die Schaltfläche Alle Entfernen aus dem Dokument löschen.

    Tipp: Welche Informationen die Metadaten enthalten, kannst du einfach über den Windows-Explorer herausfinden. Mit einem Rechtsklick auf das betreffende Dokument und dem Kontextmenüeintrag Eigenschaften werden sie im Register Details angezeigt.

  • Office Dateien blitzschnell unter anderem Namen speichern

    Nicht selten muss man bei der Arbeit mit Microsoft Office das Dokument, welches gerade bearbeitet wird, unter einem anderen Namen speichern. Der Weg über Datei | Speichern unter ist aber nicht zwingend notwendig. Es gibt eine sehr viel schnellere Alternative.

    Im aktiven Dokument drückst du einfach nur die Taste [F12] und du gelangst direkt zum Dialogfenster Speichern unter. Nun kannst du den Speicherort wie gewohnt auswählen und dem Dokument einen neuen Namen geben.

    Das funktioniert mit allen Office-Programmen, wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint.

  • Word: Briefe per Add-In direkt frankieren

    Jeder Nutzer, der mit Office Word seine Korrespondenz erledigt, benötigt natürlich auch das entsprechende Porto. Meistens ist dann immer noch ein Gang zum Post-Shop, der Postfiliale oder dem Porto-Automaten erforderlich. Die Deutsche Post bietet für Word-Nutzer ein komfortables Add-In zur Frankierung an, das zudem noch gratis ist.

    Auf der Webseite der Deutschen Post wird das E-Porto Add-In (= Internetmarke) als Download für 32-Bit und 64-Bit-Betriebssysteme angeboten. Die E-Porto-Funktion ist mit Office Word 2010, 2013 und 2016 kompatibel.

    Eine weitere Voraussetzung für die Nutzung des E-Porto Add-Ins ist die Registrierung bei der Portokasse der Deutschen Post. Hier kannst du dein Guthaben für die Frankierung per GiroPay, Lastschrift oder PayPal aufladen. Wir empfehlen die Registrierung vor dem Download und der Installation des Add-Ins vorzunehmen.

    Nach der Installation aktivierst du das neue Add-in über Datei | Word-Optionen | Add-Ins | Verwalten. Anschließend kannst du deine Briefe direkt frankieren, ohne das Word-Dokument zu verlassen.

  • Word: Texte mit Bordmitteln übersetzen

    Der Chrome-Browser enthält einen eingebauten Translator, mit dem man einfach fremdsprachige Webseiten schnell und einfach übersetzen kann. So eine Funktion ist auch in Word, dem Textprogramm von Microsoft Office eingebaut.

    In älteren Word-Versionen ist sie zwar auch vorhanden, aber die Qualität ließ doch stark zu wünschen übrig.

    Seit Office 365 ist der eingebaute Übersetzer mittlerweile verwendungsfähig. Um ihn zu nutzen markierst du einfach den betreffenden Text, oder die Textstelle, öffnest per Rechtsklick das Kontextmenü und wählst den Eintrag Übersetzen aus.

    Es öffnet sich ein Dialogfenster in dem der markierte Text im oberen Bereich bereits enthalten ist und die Sprache identifiziert wurde.

    Im unteren Bereich wählst du nun die Zielsprache aus, in die übersetzt werden soll. Klicke abschließend auf den Button Einfügen um den ursprünglichen Text durch die Übersetzung zu ersetzen. Natürlich kannst du den übersetzen Text auch an anderer Stelle des Dokuments einfügen. So erstellst du mit wenig Aufwand mehrsprachige Texte.

  • Word-Standardvorlage wiederherstellen

    Wer versehentlich, oder auch absichtlich die Word-Standardvorlage für Dokumente geändert hat und zu der Originaleinstellung zurückkehren will, muss dazu einen kleinen Trick anwenden.

    Um die Original-Standardvorlage wieder in den ursprünglichen Zustand zu versetzten, beendest du zuerst das Word-Programm.

    Standardvorlage im Explorer identifizieren

    Anschließend startest du den Windows Explorer, zum Beispiel mit der Tastenkombination [Windows][E]. Dann tippst du in die Adresszeile folgenden Pfad ein und bestätigst ihn mit der Taste [Eingabe]:

    %appdata%\Microsoft\Templates

    Im Ordner Templates befindet sich die gesuchte Vorlage mit dem Namen Normal.dotm.

    Alte Standardvorlage entfernen

    Markiere diese Datei mit der rechten Maustaste, drücke die Tastenkombination [Strg][X] um sie auszuschneiden, und in einen anderen Ordner mit [Strg][V] einzufügen, falls du sie behalten möchtest. Alternativ kannst du sie auch einfach umbenennen (z. B. in NormalAlt.dotm).

    Neue Vorlage wird automatisch erstellt

    Starte jetzt wieder Office Word. Das Programm merkt automatisch, dass keine Standardvorlage mehr vorhanden ist und erzeugt automatisch eine neue Dokumenten-Vorlage mit den Originaleinstellungen.

  • Mit Office Word QR-Codes erstellen

    Die kleinen quadratischen Codes sind sehr praktisch wenn man Informationen schnell und einfach verbreiten möchte. Bislang war entweder zusätzliche Software oder Online-Dienste notwendig, um einen QR-Code zu generieren. Mit Word 2016 kannst du ohne viel Aufwand deine Infos in QR-Codes packen und in dein Dokument einfügen. Die Funktion muss aber erst aktiviert werden.

    Starte Word und wechsle zur Registerkarte Entwicklertools. Rufe die Office-Erweiterungen über die Schaltfläche Add-Ins auf und suche nach dem Eintrag QR4Office. Mit dem Button Hinzufügen installierst du das QR-Add-in.

    Ab sofort findest du QR4Office in der Menüleiste über die Schaltfläche Add-ins. Das Tool öffnet sich per Sidebar, in der du deine Informationen wie zum Beispiel eine URL, E-Mail-Adresse oder andere Texte eintippst. Mit dem Button Insert wird der QR-Code dann in dein Worddokument eingefügt.

    Tipp:

    Wenn in deinem Word-Menü der Tab Entwicklertools nicht angezeigt wird, dann musst du sie ebenfalls noch aktivieren. Klicke auf Datei | Optionen | Menüband anpassen und aktiviere im rechten Fenster die Option Entwicklertools.

  • Word-Dokumente papiersparend drucken

    Beim Erstellen von Word-Dokumenten bleiben oft auf der letzten Seite nur ein paar Textzeilen übrig. Gerade bei einem Brief sieht das nicht besonders gut aus. Eine manuelle Umformatierung ist meist mit etlichen Arbeitsschritten verbunden. Aber es geht auch automatisch. Der Befehl Um eine Seite verkleinern ist aber gut versteckt.

    Damit der Befehl Um eine Seite verkleinern nicht jedes Mal aufgerufen werden muss, kannst du ihn problemlos der Schnellzugriffsleiste hinzufügen.

    Klicke in der kleinen, blauen Schnellzugriffsleiste auf den kleinen Pfeil und öffne die Option Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Anschließend wählst du im Menü Weitere Befehle | Befehle auswählen | Alle Befehle aus.

    Scrolle in der Auswahlliste bis zum Eintrag Um eine Seite verkleinern. Markiere ihn und klicke auf den Button Hinzufügen. Mit OK bestätigst du die Auswahl und der Befehl ist dann in der Schnellzugriffsleiste verfügbar.

    Ab sofort lässt sich ein Word-Dokument mit einem Klick automatisch formatieren, wenn auf der letzten Seite nur noch ein paar Zeilen übrig bleiben. Das Layout bleibt dabei erhalten.

  • Word: Hochauflösende Bilder in Dokumente einfügen

    Beim Einfügen von Bildern in Word-Dokumente, werden diese automatisch komprimiert und die Auflösung wird ebenfalls reduziert. Werden aber hochauflösende Bilder benötigt, muss man dies über die Einstellungen ändern.

    Um Fotos in der bestmöglichen Auflösung einzufügen, klickst du auf das Register Datei und wählst dann Optionen | Erweitert aus.

    Im Bereich Bildgröße und Qualität aktivierst du die Funktion Bilder nicht komprimieren ein und legst im Aufklappmenü den Wert High Fidelity fest.

    Die Bildauflösung bleibt nun erhalten, aber die Dateigröße des Word-Dokumentes erhöht sich dadurch entsprechend. Das solltest du beim Speichern auf Wechseldatenträgern beachten.

  • Word: Excel-Tabelle als Verknüpfung einfügen

    Excel-Tabellen lassen sich per Drag & Drop ziemlich einfach in Word-Dokumente einfügen. Der Nachteil: Wird die Original-Tabelle geändert, erfolgt keine Aktualisierung in der Word-Tabelle. Um dies zu erreichen, muss das Einfügen in Word als Verknüpfung erfolgen.

    Sollte Excel auf deinem Rechner geöffnet sein, beende das Programm zunächst und starte Word.

    Um die gewünschte Tabelle einzufügen, öffne das Register Einfügen, klicke im Bereich Text auf den kleinen Pfeil der Option Objekt und wähle im Auswahlmenü Objekt aus.

    Wechsle zum Register Aus Datei erstellen und klicke auf den Button Durchsuchen, um die Exceltabelle auszuwählen. Bestätige deine Auswahl mit der Schaltfläche Einfügen und aktiviere die Option Verknüpfen. Mit dem Button OK bestätigst du den Arbeitsschritt und die Tabelle wird in das Word-Dokument eingefügt.

    Um die eingefügte Excel-Tabelle zu bearbeiten, öffnest du sie am besten direkt per Doppelklick in Word. Dadurch öffnet sich die Ursprungstabelle und du kannst sie wie gewohnt bearbeiten.

    Speichere dann die Änderungen und schließe die Exceltabelle. Zurück in Word, führst du einen Rechtsklick auf die Tabelle aus und wählst im Kontextmenü Verknüpfung aktualisieren. Dadurch werden alle Änderungen ins Word-Dokument übertragen.

    Hinweis

    Der letzte Schritt, die Aktualisierung der Verknüpfung, muss in jedem Falle durchgeführt werden, das Word die Inhalte der Dokumente nicht automatisch aktualisiert.

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