Über 250 gängige Tippfehler sind bereits in die AutoKorrektur-Liste aufgenommen. Außerdem finden Sie einige Sonderzeichen, die bei der Eingabe bestimmter Zeichenfolgen als automatischer Ersatz dienen.
Die AutoKorrektur-Funktion überprüft den Text bereits bei der Erfassung. Die Eingaben, die Sie machen, werden sofort mit einer Ersetzungsliste verglichen und gegebenenfalls korrigiert. Allerdings muß die AutoKorrektur aktiv sein, um ihre Arbeit im Hintergrund zu verrichten. Zugriff auf die Korrekturfunktion haben Sie unter Extras > AutoKorrektur im Register AutoKorrektur. Hier aktivieren Sie die automatische Korrekturfunktion über das Feld Während der Eingabe ersetzen. Unter diesem Feld eröffnet sich Ihnen das Spektrum der vorhandenen Korrekturbegriffe in einer tabellarischen Liste, anhand der Word Ihre Eingaben überprüft und gegebenenfalls ersetzt. Diese Liste können Sie manuell modifizieren und erweitern, um die AutoKorrektur auf die eigenen Tippfehler und Buchstabendreher einzurichten.
Dies zeigt direkt die zweite Funktion der AutoKorrektur: Nicht nur Tippfehler lassen sich also per AutoKorrektur berichtigen, sondern die Funktion kann auch als automatisches Reservoir für AutoText-Einträge genutzt werden. So lassen sich Sonderzeichen, deren Tastenschlüssel stets vergessen werden, per Korrektur einfügen. So sind bereits zahlreiche Emoticons (Smilies) und Pfeilsymbole in der Liste erfaßt und werden beim Schreiben einfach mit :-) bzw. <=> in den Text eingegeben. Die Ersetzung durch das Symbol findet automatisch statt. Hierbei schließt Word auch längere Textpassagen, Grafiken oder Feldfunktionen von der automatischen Ersetzung nicht aus. Ein kleines Kennwort wird dann während der Texterfassung direkt vom vorgegebenen Element ersetzt.
Markieren Sie vor dem Aufruf des Dialogfensters eine Textpassage, so wird diese im Feld Durch aufgeführt.
Um Ersetzungen zu ergänzen, wird einfach die gewünschte Zeichenkette, das Sonderzeichen, die Grafik oder die Feldfunktion in den Text eingegeben, markiert und anschließend Extras > AutoKorrektur aufgerufen. Die markierte Passage des Textes erscheint im Feld Durch. Unter Ersetzen geben Sie das Kürzel oder den Tippfehler ein, der in Zukunft ausgetauscht werden soll, und ergänzen die neue Eingabe mit Hinzufügen in der Liste.
Bei Zeichenketten, die Sie aus dem Dokument übernehmen, haben Sie zudem über die beiden Optionsfelder Nur Text und Formatierten Text die Wahl, ob Sie den Ersetzungseintrag unformatiert oder formatiert aufnehmen möchten. Wird Nur Text aktiviert, nehmen die Zeichen beim Ersetzen das Zeichenformat der Einfügestelle an. Beim Formatierten Text wird bei der automatischen Korrektur nicht nur die gespeicherte Zeichenfolge, sondern auch die Formatierung ins Dokument übernommen.
Einträge, die mit einer Formatierung aufgenommen wurden, lassen sich auch später noch auf das reine Textformat zurücksetzen; umgekehrt ist es aus verständlichen Gründen nicht möglich, da Sie im Dialogfeld AutoKorrekturkeine Formatierungen vornehmen können. Um Einträge zu bearbeiten, die bereits in der Liste gespeichert sind, klicken Sie sie einfach an oder aktivieren das Feld Ersetzen und markieren sie. Den markierten Eintrag können Sie – sofern es sich nicht um eine Grafik handelt – im Feld Durch verändern und mit dem Befehl Ersetzen den neuen Inhalt aufnehmen. Hierbei macht Sie eine Meldung darauf aufmerksam, daß bereits eine Definition vorliegt. Falls Sie die Änderung dennoch vornehmen möchten, bestätigen Sie mit Ja; ansonsten lehnen Sie mit Nein ab.
Diesen Ablauf beim Löschen können Sie jedoch nutzen, um ein Kürzel umzubenennen: Löschen Sie zunächst den gesamten Eintrag, verändern Sie dann die Zeichenfolge im Feld Ersetzen, und wählen Sie anschließend wiederHinzufügen.
Solch eine nützliche Sicherheitsabfrage unterbleibt leider, wenn Sie mit Löschen einen markierten Eintrag entfernen. Bei einem Fehlklick werden Sie erfreut feststellen, daß der AutoKorrektur-Eintrag direkt anschließend noch in der Eingabezeile steht. Allerdings kann die Schaltfläche Hinzufügen erst dann wieder angewählt werden, wenn Sie entweder im Feld Ersetzen oder im Feld Durch eine Änderung vornehmen.
Grundsätzlich finden keine Ersetzungen statt, wenn die Kürzel oder Tippfehler, die in der Liste als Ersetzmerkmal erfaßt wurden, innerhalb einer anderen Buchstabenzeichenfolge und nicht separat vorkommen.
Erst nachdem Sie die AutoKorrektur-Funktion über das Kontrollfeld Während der Eingabe ersetzen aktiviert haben, beginnt sie ihre Arbeit im Text. Immer, wenn Sie ein Wort so eingeben, wie es in der Ersetzen-Liste vorliegt, ändert Word es nach Abschluß des Wortes durch ein Leerzeichen, ein Satzzeichen, Absatzschaltung, Zeilenschaltung, Seitenwechsel oder Spaltenwechsel automatisch in die richtige Schreibweise. Mit Ausnahme von Buchstaben und Ziffern leitet jedes andere Zeichen die AutoKorrektur ein.
Sollte zwischen eingegebenem Wort und auslösender Schaltung ein Satzzeichen, eine Zahl oder eine Klammer oder ein anderes Symbol stehen, so irritiert dies die Korrekturfunktion nicht, solange das Kürzel in der Liste nicht selbst mit einem Satzzeichen, Sonderzeichen oder einer Zahl beginnt oder darauf endet. In diesem Fall muß die zu ersetzende Zeichenfolge im Text mit einem Leerzeichen beschlossen werden, um die Ersetzung zu initiieren.
Achten Sie darauf, daß die Schaltung, die die AutoKorrektur im Dokument auslöst (Leerzeichen, Absatzschaltung usw.) selbst nicht ersetzt wird. Wenn Sie also Leerzeichen oder Absatzschaltungen am Ende eines AutoKorrektur-Eintrags ins Feld Durch aufnehmen, führt dies im Text gegebenenfalls zu einer Doppelung.
Was die Groß-/Kleinschreibung im Dokumenttext betrifft, ist ebenfalls die Schreibweise des Kürzels entscheidend für die Wirkung. Kürzel, die mit einem oder mehreren Großbuchstaben (auch durchgängig groß) in die Liste aufgenommen wurden, werden nur ersetzt, wenn die Schreibweise im Dokument dem Eintrag genau entspricht. Anders schaut es bei durchgängig in Kleinschreibung erfaßten Kürzeln aus. Sie erfüllen ihre Funktion auch, wenn der Dokumenteintrag mit einem Großbuchstaben beginnt oder durchgängig großgeschrieben wird. Hierbei wird automatisch die Groß-/Kleinschreibung übernommen, die die Eingabe im Dokumenttext vorgibt.
Neben der AutoKorrektur von Zeichenketten können vier weitere Kontrollmechanismen im Dialogfenster AutoKorrektur aktiviert bzw. deaktiviert werden: Bei Trägheit des Anwenders beim Betätigen der [Shift]-Taste sorgt die Funktion ZWei Grossbuchstaben am WOrtanfang korrigieren dafür, daß Worte, die mit zwei Großbuchstaben beginnen, automatisch umgewandelt werden. Das Kontrollkästchen Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen korrigiert jene Satzanfänge, bei denen Sie den versalen Beginn versäumten. Unbeabsichtigtes verwenden der fESTSTELLTASTE korrigiert einen Fehlgriff zur [Feststell]-Taste anstelle der [Shift]-Taste. Für die Großschreibung von Wochentagskürzeln wie MO, DI, MI, etc. sorgt die Option Wochentage immer groß schreiben.
Ausnahmen können Sie mit dem Kontrollkästchen Wörter automatisch hinzufügen durch Rücknahme einer AutoKorrektur mit [Alt][Rücktaste] automatisch in die Ausnahmelisten hinzufügen.
Für die beiden Funktionen ZWei Grossbuchstaben am WOrtanfang korrigieren und Jeden Satz mit einem Grossbuchstaben beginnen gibt es eine Ausnahmeliste. In dieser Liste definieren Sie Ausnahmen, bei denen die AutoKorrektur nicht durchgeführt wird. Im Dialogfenster AutoKorrektur-Ausnahmen finden Sie in der Registerkarte Erster Buchstabe die Ausnahmen, die nicht zu einer Korrektur der Groß-/Kleinschreibung führen – das sind in der Regel Abkürzungen. In der Registerkarte WOrtanfang GRoss sind im Gegensatz zu der anderen Ausnahmeliste keine Einträge vorgegeben.
Wenn Sie während der Rechtschreibprüfung eines Dokuments auf einen sich ständig wiederholenden Tippfehler stoßen, können Sie diesen sofort in die AutoKorrektur-Liste übernehmen. Markieren Sie hierzu während der Überprüfung im Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik in der Liste Vorschläge die korrekte Schreibweise und aktivieren Sie den Schaltfläche AutoKorrektur. Während der automatischen Überprüfung und der Korrektur über den Klick mit der rechten Maustaste wählen Sie im Kontextmenü den Befehl AutoKorrektur und klicken auf die richtige Schreibweise.
