Statt das Dokument selbst nach Zeichenketten zu durchkämmen, die Sie indizieren möchten, können Sie diese Arbeit auch Word überlassen. Hierfür müssen Sie allerdings eine Liste anlegen, die sämtliche Wörter enthält, die später in den Index aufgenommen werden sollen. Für diese Liste öffnen Sie eine neue Dokumentdatei.
Bei kleineren Indizierungslisten empfiehlt es sich, eine Tabelle zu erstellen, in die Sie die zu indizierenden Einträge untereinander aufnehmen. Größere Indizierungslisten werden besser im reinen Textmodus angelegt, wobei jeder Indexeintrag durch eine Absatzschaltung abgeschlossen wird; dies kommt der Bearbeitungsgeschwindigkeit zugute. Solange Sie lediglich die Zeichenketten aufnehmen, die im Dokument indiziert werden sollen, erscheinen später im Index diese Einträge genau in der Form, in der sie in der Liste und im Dokument stehen.
Wenn Sie im reinen Textmodus arbeiten, so müssen Sie mit Tabulatoren arbeiten.
Doch die Festlegungsdatei für Indexeinträge ermöglicht Ihnen auch detailliertere Indizierungen. Hierfür müssen Sie die Tabelle zweispaltig gestalten. In die linke Tabellenspalte bzw. links des Tabulators nehmen Sie die Einträge auf, die im Dokument indiziert werden. Die Nennung im Index, die vom indizierten Eintrag abweichen kann, geben Sie in die rechte Spalte bzw. rechts des Tabulators ein. Falls die Nennung im Index dem indizierten Wort entsprechen soll, wiederholen Sie es einfach auf der rechten Seite noch einmal.
Durch die Trennung zwischen gesuchtem Indizierungsbegriff und gestaltetem Indexeintrag haben Sie die Möglichkeit, auf der rechten Seite der Tabelle durch den Einsatz von Doppelpunkten Unterebenen zu kennzeichnen:
Indianerzelt „Indianerzelt“:“Wigwam“
Auch andere Möglichkeiten der manuellen Indizierung stehen Ihnen zur Verfügung. So lassen sich Querverweise durch den Schalter „t“ vorgeben:
Indianerzelt „Indianerzelt“ t „Siehe Wigwam“
Mit dem Schalter „r“ stellen Sie den Seitenverweis auf den Bereich um, der durch eine Textmarke bezeichnet ist, die allerdings im Dokument auch vorhanden sein muß:
Indianerzelt „Indianerzelt“ r „Kapitel3“
Auch die Formatierung der Seitenzahl können Sie in der Tabelle direkt vorgeben: der Schalter „b“ sorgt für die fette Darstellung, währen „i“ die Seitenzahlangabe im Index kursiv formatiert. Es gelten also die gleichen Schalter, die auch bei der rein manuellen Erstellung von {XE}-Feldern zum Einsatz kommen. Die Feldbegrenzer geben Sie allerdings in die Indizierungsliste nicht ein.
Abb. 20.1: Bei kleineren Indizierungslisten empfiehlt es sich, eine Tabelle zu erstellen, in die Sie die zu indizierenden Einträge untereinander aufnehmen. In einer zweiten Spalte geben Sie besondere Indexverweise ein.
Achten Sie bei der Erstellung einer Festlegungsdatei darauf, daß keine allgemeinen Zeichenketten darin aufgenommen werden. Word achtet zwar auf die Schreibweise des Indizierungsbegriffs, nicht jedoch darauf, ob er in einer anderen Zeichenkette oder als eigenständiges Wort vorkommt. Wörter, die kleingeschrieben werden und deren Zeichenfolgen auch in anderen Wörtern vorkommen, haben gute Chancen, viel zu oft indiziert zu werden.
Als relativ gutes Fundament für automatische Festlegungsdateien erweisen sich Benutzerwörterbücher, vor allem, wenn Sie speziell auf die Fachtermini des Textes ausgerichtet wurden. Da es meist diese Wörter sind, die später auch im Index erscheinen sollen, empfiehlt es sich, auf solch ein Benutzerwörterbuch aufzubauen. Es ist als reiner Text gespeichert und kann daher wie eine Textdatei geöffnet und bearbeitet werden. Seine Standarddateierweiterung ist .DIC.
Nachdem Sie eine Festlegungsdatei für die automatische Indexerstellung aufgenommen haben, speichern Sie sie wie ein normales Dokument.
Für die Indizierung des Dokuments wählen Sie unter Einfügen > Index und Verzeichnisse in der Registerkarte Index den Befehl AutoFestelgung. Im Dialogfeld Index-AutoFestlegunsdatei öffnenwechseln Sie in das Verzeichnis, in dem die Festlegungsdatei gespeichert ist, und markieren die Datei. Wenn Sie die Datei per Doppelklick oder OK bestätigen, liest Word sie ein und durchsucht anschließend das gesamte Dokument nach den Zeichenketten, die in der linken Spalte aufgeführt sind. An allen Fundstellen wird nun ein {XE}-Feld mit dem Indexeintrag eingefügt, den Sie rechts des Suchbegriffs festgelegt haben. Sollte die Liste über keine rechte Spalte verfügen, werden die Suchbegriffe im Dokument so indiziert wie sie aufgefunden werden. Direkt nach Abschluß der Aktion zeigt Ihnen Word in der Statusleiste kurz an, wie viele Begriffe im Dokument indiziert wurden.
Sollte ein Begriff auf einer Seite mehrfach indiziert worden sein, hat dies keine Auswirkung auf den Index, den Sie auf dieser Basis erstellen. Die Seite wird hier nur ein einziges Mal unter diesem Begriff genannt. Allerdings ortet Word nicht automatisch, wenn ein Indexeintrag in aufeinanderfolgenden Seiten mehrfach genannt wird. Hierbei erhält später jede Seite einen Einzeleintrag, was bei bestimmten Themen zu einer übermäßigen Häufung von Folgeseiten im Index führen kann.
