Um den Briefumschlag zu erstellen, rufen Sie unter Extras > Umschläge und Etiketten die Registerkarte Umschläge auf. Wenn Sie eine Markierung gesetzt haben, werden die markierten Zeilen im Feld Empfänger(adresse) angezeigt und können dort – falls nötig – verändert werden. Wurde keine Markierung gesetzt, ist das Feld leer, und Sie tragen die Anschrift manuell ein.
Kein Absatz der markierten Adresse darf mehr als 118 Zeichen haben, da er ansonsten nicht mehr automatisch übernommen wird. Hierbei ist zu beachten, daß Absätze auch dann als zu groß gelten, wenn die über 118 Zeichen durch eine Zeilenschaltung getrennt werden. In diesem Fall bleibt Ihnen nur der Einsatz von Absatzschaltungen statt der Zeilenschaltungen oder die Kopie über die Zwischenablage, denn deren Inhalt können Sie mit S+v ins Feld Empfänger(adresse) übernehmen.
Im Feld Absender(adresse) finden Sie den Adresse-Eintrag aus Extras > Optionen > Benutzer-Info wieder. Er wird automatisch aus dieser Vorgabe bezogen. Sie können den Absender allerdings im Feld beliebig ändern. In diesem Fall werden Sie sogar beim Abschluß der Umschlagerstellung gefragt, ob die Adresse als Standard-Absenderadresse gespeichert werden soll, so daß sie für künftige Schreiben in der gleichen Form zur Verfügung steht.
Falls Sie das Schreiben lieber ohne Absenderangabe aufgeben möchten, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen Weglassen.
Mit Optionen stehen in der Registerkarte Umschlagoptionen in der Liste Umschlagformat die häifigsten benutzten Standardumschlaggrößen und Umschlagformate zur Auswahl. Wählen Sie Benutzerdefiniertes Format,können Sie auch nicht aufgeführte Umschläge benutzen. Geben Sie in diesem Fall im Dialogfeld Umschlagformat die gewünschte Größe ein.
Sie können die Schriftart der Empfängeradresse und die Schriftart der Absenderadresse modifizieren. Das sich öffnende Dialogfeld Empfängeradresse bzw. Absenderadresse entsprechen dem Dialogfeld Format > Zeichen, lediglich die Registerkarte Animation ist ausgeblendet.
Im Dialogfeld Umschläge brauchen Sie mit der Maus nur auf das Feld Vorschau zu klicken, um im Dialogfeld Optionen für Umschläge die Registerkarte Umschlagoptionen zu öffnen.
Die Position der Empfänger- und Absenderadresse wird im Dialogfeld Optionen für Umschläge in der Registerkarte Umschlagoptionen in den jeweiligen Feldern Von links und Von Oben verändert. Das Vorschau-Feld hält Sie über Änderungen auf dem Laufenden. Der Eintrag Auto, der für die Position der Adressen voreingestellt ist, übernimmt die Formatierungen, die in den automatischen Formatvorlagen Umschlagadresse und Absenderadresse gespeichert sind. Diese Formatierungen lassen sich – wie üblich – im Dokument über das Dialogfeld Formatvorlage ändern.
Im Dialogfeld Umschläge öffnet ein Klick auf das Feld Einzug direkt die Registerkarte Druckoptionen des Dialogfelds Optionen für Umschläge.
In der Registerkarte Druckoptionen stellen Sie weitere Optionen für den Druck von Umschlägen ein. So stehen sechs grafische Felder für den Umschlageinzug zur Verfügung, und Sie können festlegen, ob Sie den Umschlag von Oben bedrucken oder von Unten bedrucken möchten. Ebenso ist es möglich, die Umschläge mit Drehen im Uhrzeigersinn anders einzulegen bzw. zu bedrucken.
Im Listenfeld Einzugsschacht haben Sie die Möglichkeit, den Einzugsschacht zu wählen. Es werden alle mit Ihrem Drucker möglichen Optionen angezeigt.
Wenn Sie die Grundeinstellungen für Ihren Drucker wieder zurückstellen wollen, wählen Sie einfach Zurücksetzen, um wieder die Word-Standardeinstellungen vorzugeben.
Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, entscheiden Sie im Dialogfeld Umschläge und Etiketten in der Registerkarte Umschläge, ob Sie den Briefumschlag direkt Drucken oder den Briefumschlag Dem Dokument hinzufügen wollen. Wenn Sie sich für das letztere entscheiden, wird der Briefumschlag mit allen Einstellungen in einem separaten Abschnitt Ihrem Dokument vorangestellt. Um den Briefumschlag vom restlichen Dokument zu trennen, wird der Teil, der den Briefumschlag enthält, als Seite 0 definiert und mit einem Abschnittswechsel vom folgenden Dokument getrennt. Somit wird die Seitennumerierung des Dokuments nicht geändert.
Beim Hinzufügen eines Umschlags ist die Abschnittsnumerierung des folgenden Dokuments direkt betroffen. Da der Umschlag als erster Abschnitt gilt, erhöhen sich die Nummern der Folgeabschnitte alle um den Wert „1“.
Sollten Sie dem Dokument bereits einen formatierten Umschlag vorangestellt haben, wechselt im Dialogfeld Umschläge und Etiketten in der Registerkarte Umschläge die Beschriftung des BefehlsDem Dokument hinzufügen in Dokument ändern. Sie haben so die Möglichkeit, bereits kreierte Umschläge mittels des Dialogfelds zu modifizieren. Selbstverständlich lassen sich die Änderungen auch im Dokument selbst im Abschnitt 0 am Umschlagformat vornehmen, wobei Ihnen die volle Funktionalität von Word zur Verfügung steht.
