Mitunter sollen Texte in andere Texte eingebunden werden. Für diese Aufgabe steht innerhalb von Word eine spezielle Importfunktion für Dateien zur Verfügung, mit der Sie Dateien aus fremden Textformaten in die aktive Datei einfügen können. Die Einfügestelle wird hierbei stets durch die Position des Cursors bestimmt.
Um eine Datei oder einen Teil einer Datei in das aktuelle Dokument zu übernehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Um sicherzustellen, daß Word bei Dateien im Fremdformat die korrekten Umwandlungsfilter benutzt, sollten Sie vorab im Dialogfeld Extras > Optionen in der RegisterkarteAllgemein das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen aktivieren.
2. Öffnen Sie im Menü Einfügen den Befehl Datei.
3. Im Dialogfeld Datei einfügen können Sie unter Dateityp das gewünschte Format der einzufügenden Datei vorgeben
4. Wählen Sie die Datei aus, die Sie an der aktuellen Position der Einfügemarke in das aktive Dokument übernehmen möchten, oder geben Sie Ordner und Namen der Datei im Eingabefeld an. Wenn Sie diese Angaben mit Ü bestätigen, wird die spezifizierte Datei in das aktuelle Dokument übernommen.
Bei dieser Vorgehensweise wird nur der Inhalt der angegebenen Datei ohne jede Verknüpfung in das aktuelle Dokument eingefügt. Alternativ hierzu besteht die Möglichkeit, eine Datei über eine Feldfunktion mit der aktuellen Datei zu verbinden. Hierbei wird auch ein Verweis auf die zugeladene Datei in das aktive Dokument aufgenommen. Über diesen Verweis läßt sich der eingelesene Inhalt ständig aktualisieren.
Um eine Datei auf diese Weise mit einer anderen Datei zu verbinden, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Symbol Einfügen und wählen den Befehl Als Verknüpfung einfügen. Mit Ansicht> Feldfunktionen bzw. A) können Sie nun zwischen der Darstellung des eingefügten Dateiinhaltes und der Feldfunktion umschalten. Über die Feldfunktion wird der Inhalt der genannten Datei in das aktive Dokument eingefügt.
Wenn Sie später Änderungen in der Quelle vornehmen, können Sie das Dokument mit der Feldfunktion aktualisieren. Plazieren Sie hierfür die Einfügemarke in oder direkt vor der Feldfunktion, und drücken Sie die Taste ). Hierdurch wird die verknüpfte Datei erneut eingelesen und somit der modifizierte Inhalt übernommen. Um alle Feldfunktionen eines Dokuments gleichzeitig zu aktualisieren, markieren Sie das ganze Dokument, bevor Sie ) betätigen.
Der Text, der über eine Verknüpfung importiert wurde, kann auch in der aktiven Datei verändert werden. Durch diese Veränderung stimmt die Passage selbstverständlich nicht mehr mit der Quelle überein. Mit ) stellen Sie wieder die Version her, die in der Quelldatei gespeichert ist.
Wenn es sich bei der Quelldatei um ein Dokument von Word handelt, bietet sich auch die Möglichkeit der umgekehrten Aktualisierung. Hierfür positionieren Sie die Einfügemarke im geänderten eingefügten Text und betätigen den Tastenschlüssel [Strg][Shift][F7]. Die Quelle wird daraufhin gemäß des geänderten Textes aktualisiert. Falls die Rückübertragung scheitert, informiert Sie Word darüber.
Fremde Dateiformate einfügen
Mit Einfügen > Datei kann auch eine Datei in einem fremden Dateiformat mit der aktiven Datei verknüpft werden.
Beim direkten Einfügen eines Dateiinhaltes wird das Dateiformat bei Ihnen abgefragt, sofern es nicht automatisch identifiziert werden kann. Wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt einfügen, können Sie im darauffolgenden Dialogfeld den Zellbereich angeben, der in Ihr Dokument eingefügt werden soll. Voreingestellt ist das Gesamte Arbeitsblatt.
Einfügen mit Textmarken
Beim Befehl Einfügen > Datei sind Sie nicht gezwungen, eine ganze Datei einzufügen. Um eine Datei nur teilweise einzufügen, müssen Sie in dieser Datei zuvor eine Textmarke setzen. Die Textmarke muß den gesamten Bereich umfassen, den Sie in eine zweite Datei einlesen möchten. Um den Teil einzufügen, der durch die Textmarke spezifiziert ist, wählen Sie im Dialogfeld die Datei aus, in der sich die Textmarke befindet. Öffnen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Bereich das Dialogfenster Bereich bestimmen und geben Sie den Namen der Textmarke ein. Sie haben auch hierbei die Wahl, ob Sie die Passage fest einlesen oder eine aktualisierbare Verknüpfung über eine Feldfunktion herstellen möchten.
