Auch bei der vorbildlichsten Vergabe von Ordner- und Dateinamen geht ein Dokument einmal scheinbar verloren. Word unterstützt Sie jedoch bei der späteren Suche nach Dokumenten.
Beginnen Sie die Suche im Dialogfenster Datei öffnen mit Extras > Suche:
Eine Volltextrecherche in einem bestimmten Ordner durchführen:
1. Aktivieren Sie das Dialogfeld Öffnen.
2. Wählen Sie in der Liste Extras den Befehl Suchen.
3. Wählen Sie unter im Feld Suchen in den Ordner, in dem Sie das Dokument suchen möchten.
4. Wählen Sie im Dialogfenster Suchen im Feld Eigenschaft den Eintrag Eigenschaft und geben Sie im Feld Wert eine Zeichenkette ein, bei der Sie sich erinnern, daß sie in identischer Schreibweise im gesuchten Dokument vorkommt.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen.
6. Beginnen Sie die Suche mit Suche starten .
Wenn Sie den Namen der gewünschten Datei in der Liste entdecken, können Sie Words fortlaufende Suchaktion durch Öffnen des Dokuments unterbrechen.
Eine Volltextrecherche in einem bestimmten Ordner und den Unterordnern durchführen:
1. Aktivieren Sie das Dialogfeld Öffnen.
2. Wechseln Sie mit Extras > Suchen in das Dialogfenster Suchen.
3. Wählen in der Dropdown-Liste Suchen in das Laufwerk, in dessen Ordnern und Unterordnern Sie die Dokumentdatei vermuten.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterorder durchsuchen.
5. Wählen Sie im Dialogfenster Suchen im Feld Eigenschaft den Eintrag Text oder Eigenschaft und geben Sie im Feld Wert eine Zeichenkette ein, bei der Sie sich erinnern, daß sie in identischer Schreibweise im gesuchten Dokument vorkommt.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen.
5. Beginnen Sie die Suche mit Suche starten.
Ausführlicher Suchlauf
Um weitere Suchkriterien der Liste hinzuzufügen, legen Sie zunächst die logische Verknüpfung für das nächste Kriterium fest:
- Bei einer Und-Verknüpfung müssen beide Kriterien auf die gesuchte Datei zutreffen.
- Bei einer Oder-Verknüpfung muß nur eines der beiden Kriterien erfüllt werden.
Wählen Sie unter Eigenschaft welche Information abgefragt werden soll. Mögliche Eigenschaften sind beispielsweise Dateiname, Autor, Kommentar, Stichwörter, usw.
Wenn Sie in Dokumenten unter Datei > Eigenschaften im Register Anpassen neue Felder definiert haben, so erscheinen auch diese Felder in der Liste Eigenschaften nur dann, wenn Sie die Indexerstellung konfiguriert haben. Mindestens ein Dokument mit diesen angepaßten Feldern muß sich innerhalb eines unter Indexerstellung angegebenen Pfades befinden.
Unter Bedingung legen Sie fest, in welcher Form die unter Wert eingegebenen Informationen ausgewertet werden sollen. Möglich sind Bedingungen wie enthält, beginnt mit, endet mit, aber auch Negationen der Bedingungen. Welche Bedingungen im konkreten Fall anwendbar sind, entnehmen Sie direkt dem Listenfeld.
Im Feld Wert geben Sie nun den Vergleichswert ein. Nachdem Sie alle Felder des neuen Kriteriums ausgefüllt haben, wählen Sie Zur Liste hinzufügen. Die Groß-/Kleinschreibung wird normalerweise ignoriert. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Genaue Entsprechung , um dies zu ändern, mit Ausnahme bei der Suche nach dem Dateinamen wird nun stets die eingegeben Groß-/Kleinschreibung berücksichtigt.
Wenn Sie mehrere Pfade oder Laufwerke gleichzeitig durchsuchen möchten, trennen Sie die Pfadangaben mit einem Semikolon.
Nachdem Sie alle Kriterien eingegeben und der Liste hinzugefügt haben, müssen Sie den Suchpfad bestimmen. Geben Sie im Feld Suchen in das Verzeichnis bzw. Laufwerk an, in den Word nach Dateien suchen soll, oder klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um ein Laufwerk auszuwählen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Unterordner durchsuchen nicht aktivieren, beschränkt sich die Suche auf den eingegebenen Pfad.
Wenn Sie nach allen Dokumenten suchen, die Sie selber geschrieben und auf dem Laufwerk C: gespeichert haben, so müssen Sie folgende Eingaben vornehmen:
1. Öffnen Sie das Dialogfeld Datei > Öffnen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Extras und wählen Sie den Befehl Suche.
3. Wählen Sie aus der Liste Eigenschaft den Eintrag Autor.
4. Markieren Sie in der Liste Bedingung den Eintrag ist (genau).
5. Geben Sie im Feld Wert Ihren Namen ein.
6. Nehmen Sie das Suchkriterium mit einem Klick auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen auf.
7. Wählen Sie aus der Liste Suchen in den Eintrag C:
8. Aktivieren Sie die Option Unterordner durchsuchen.
9. Beginnen Sie den Suchlauf mit Suche starten.
Es werden nun alle Word-Dokumente auf Laufwerk C gesucht, was je nach Größe des Laufwerks und Anzahl der Dokumente ein paar Sekunden bis einige Minuten dauern kann. Das Suchergebnis wird im Dialogfeld Öffnen angezeigt und kann dort direkt weiterbearbeitet werden, beispielsweise durch das Öffnen oder Drucken von Dokumenten.
Wenn Sie die Suche der Dokumente noch weiter einschränken möchten, beispielsweise auf die Dokumente, die Sie in der vergangenen Woche bearbeitet und gespeichert haben, so können Sie dies im Dialogfeld Öffnen tun.
Wenn Sie das Dialogfeld Öffnen nach einem Suchlauf nicht wieder verlassen haben, gelten die im Dialogfeld Suchen eingegebenen Kriterien solange, bis Sie sie mit Neue Suchelöschen.
1. Wählen Sie aus der Liste Zuletzt geändert den Eintrag letzte Woche.
2. Beginnen Sie mit Suche starten die neue Suche.
Bei der Darstellung der Dokumente im Dialogfeld Öffnen können Sie den genauen Pfad nicht mehr nachvollziehen, wenn Sie im Feld Suchen in des Dialogfeld Weitere Suche mehrere Pfade angegeben haben. Die Darstellung des genauen Pfads erreichen Sie im Dialogfeld Öffnen nur durch die Anwahl von Befehle und Einstellungen > Dateien nach Ordner gruppieren, die jedoch die Option Unterordner durchsuchen voraussetzt.
Im Dialogfeld Suche können Sie unter Suche speichern die Kriterien und den Suchpfad sichern. Im Dialogfeld Suche speichern geben Sie dem Suchlauf einen maximal 80 Zeichen langen Namen. Auf einen gespeicherten Suchlauf greifen Sie später im Dialogfeld Weitere Suche mit Suche öffnen, oder im Dialogfeld Öffnen über das Symbol Befehle und Einstellungen mit dem Befehl Gespeicherte Suchläufe zu.