Mitunter passiert es selbst bei der übersichtlichsten Namengebung für Dateien, daß die gleichen Dateiinhalte unter verschiedenen Namen doppelt vorkommen. Zudem sind in Dokumenten, die ein Lektor oder Korrektor überarbeitet hat, meist Änderungen vorgenommen worden. Diese Änderungen sind leider nicht immer ausgewiesen.
Es ist nicht leicht und vor allem sehr zeitaufwendig, Dokumente Wort für Wort zu vergleichen. Bei umfangreicheren Schriftstücken, beispielsweise bei Büchern, ist es in der Praxis sogar unmöglich, genau zu kontrollieren, inwieweit zwei Dateien voneinander abweichen. Auf die Dauer führt dies zu einer überfüllten Festplatte, und im Extremfall kann es geschehen, daß eine Version eines Manuskripts gedruckt wird, die sich nicht auf dem letzten Änderungsstand befindet.
Sichere Auskunft über die Unterschiede zwischen einzelnen Dokumenten gibt letztlich nur der direkte Vergleich. Bei diesem Vergleich können Sie sich von Word unterstützen lassen.
Es ist hierbei keine Voraussetzung, daß die Datei im Format von Word vorliegt. Sie können auch eine Datei in einem Fremdformat laden, das Word umwandelt.
Zunächst öffnen Sie das Dokument, das Sie vergleichen möchten. Nachdem die Datei geöffnet ist, die Sie auf Änderungen untersuchen möchten, wählen Sie unter Extras > Änderungen verfolgen den Befehl Dokumente vergleichen. Das Dialogfenster Wählen Sie eine Datei zum Vergleich mit dem aktuellen Dokument entspricht dem Dialogfeld Öffnen. Wählen Sie die Datei aus oder geben den Namen der Datei ein, die Sie zur Grundlage des Vergleichs heranziehen. Auch diese Datei braucht nicht im Standardformat von Word vorzuliegen. Das Feld Dateityp ermöglicht Ihnen – wie immer – die Vorauswahl von Dateien. Falls Sie ein Dokument in einem fremden Dateiformat auswählen, wird die Datei umgewandelt, ehe der Vergleich startet. Hierdurch ist eine sehr weitgehende Flexibilität der Vergleichsfunktion gewährleistet.
Sie können eine Datei auch mit sich selbst vergleichen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie im Laufe der Sitzung viele Änderungen eingegeben haben und sich zum Abschluß der Arbeit einen Überblick über die Modifikationen verschaffen möchten. In diesem Fall wählen Sie die bereits öffnete Datei.
Der Ordner der aktiven Datei ist bereits vorgegeben, so daß Sie nur noch den Dateinamen markieren müssen. Verglichen wird die Datei hierbei mit der letzten gespeicherten Version. Wenn Sie also einen Überblick über die gesamte Sitzung haben möchten, müssen Sie während der Arbeit auf ein Zwischenspeichern verzichten. Bedenken Sie, daß dieser Verzicht auch ein erhöhtes Risiko beinhaltet. Ein Systemabsturz ist besonders schmerzlich, wenn in der ungesicherten Datei viele Ergänzungen vorgenommen wurden.
Word kennzeichnet die abweichenden Absätze mit der Markierung, die im Dialogfeld Optionen in der Registerkarte Überarbeiten als Korrekturmarkierung festgelegt wurde. Modifikationen des Absatz- oder Zeichenformats werden von Word beim Vergleich ignoriert.
Wenn Sie den Versionsvergleich mit Öffnen oder [Return] starten, zeigt Word Ihnen in der Statusleiste an, wie weit der Vergleich fortgeschritten ist. Nach Abschluß des Vergleichs werden in der geöffneten Datei alle jene Absätze markiert, deren Text oder Aufbau von der Vergleichsdatei abweichen. Als Abweichung sieht Word alle Eingaben und Löschungen an, also z.B. Textänderungen, modifizierte Sonderzeichen, ergänzte oder entfernte Absatzschaltungen usw. In allen diesen Fällen werden die Absätze markiert, in denen die Änderungen vorgenommen wurden.
Sie können nun die Unterschiede zwischen den beiden Versionen mit Extras > Änderungen verfolgen > Änderungen akzeptieren oder ablehnen – wie weiter oben beschrieben – überprüfen und ablehnen oder annehmen.
