In der Datei NORMAL.DOT sind alle Standardvorgaben gespeichert und werden bei der Erstellung eines neuen Dokuments automatisch in der zuletzt aktualisierten Form geladen.
Neben den Schaltflächen OK und Abbrechen verfügt das Dialogfeld Seite einrichten auch über den Befehl Standard. Mit diesem Befehl übernehmen Sie die aktuellen Einstellungen der Kategorien des DialogfeldSeite einrichten in die aktive Dokumentvorlage. Solange das aktuelle Dokuments auf keiner speziellen Dokumentvorlage basiert, wird durch den Befehl Standard die Datei NORMAL.DOT entsprechend ihrer Änderungen aktualisiert. Hierbei wird die alte NORMAL.DOT überschrieben.
Mit Standard geben Sie die neuen Einstellungen an die Vorlage Normal weiter. Bei diesem Prozeß informiert Sie eine Meldung über die Auswirkung der Aktion. Die Aufnahme in die Datei NORMAL.DOT erfolgt beim Speichern des Dokuments begleitet durch die Abfrage, ob Sie die Änderungen an der Vorlage NORMAL.DOT speichern möchten. Die Speicherung erfolgt automatisch, wenn im Dialogfeld Extras > Optionenin der Registerkarte Speichern das Kontrollkästchen Automatische Anfrage für Speicherung von Normal.dot deaktiviert ist.
Seitenränder
Normalerweise wird ein Blatt nicht von Kante zu Kante beschrieben, sondern es werden rings um den Text Ränder freigelassen. Diese Seitenränder, die den Textbereich eingrenzen, können Sie in Word separat definieren, so daß Sie bei gleichen Papiermaßen die Randabstände je nach Wunsch verändern können.
Durch die Seitenränder legen Sie den eigentlichen Schreibbereich des Blattes fest. Der höchste Einstellungswert der Seitenränder entspricht der maximalen Blattgröße von 55,87 Zentimetern. Im Vorschau-Feld werden die augenblickliche Einstellung deutlich. Allerdings können die Grenzen der Seitenränder auch überschritten werden, so beispielsweise durch negative Absatzeinzüge (Ausrückungen).
Die Seitenränder des Dokuments sind in der Voreinstellung von Word für ein DIN-A4-Blatt festgelegt: Unten räumt Word ihnen 2 Zentimeter ein, links, rechts und oben je 2,5 Zentimeter.
Um die Einstellungen zu verändern, z.B. um einen breiteren Korrekturrand für den Ausdruck eines Manuskriptes festzulegen oder oben auf dem Blatt Platz für eine vorgedruckte Kopfzeile freizuhalten, sind folgende Schritte notwendig:
Über diese Maße können Sie ein DIN-A4-Blatt, das Ihr Drucker automatisch einzieht, als DIN-A5-Blatt bedrucken: Setzen Sie die Ränder Links und Oben auf 0 cm, Rechts auf 6,15 cm und Unten auf 8,7 cm. Hiermit haben Sie die Seitenränder so gesetzt, daß ein virtuelles DIN-A5-Blatt in der linken oberen Ecke des DIN-A4-Bogens übrig bleibt. Allerdings würde dieses Blatt bis an seine äußersten Ecken beschrieben. Um dies zu verhindern, müssen Sie die Seitenränder noch einmal nach eigenem Geschmack erhöhen.
1. Öffnen Sie das Dialogfeld Datei > Seite einrichten
2. Wechseln Sie in die Registerkarte Seitenränder.
3. Geben Sie in den Feldern Oben, Unten, Links und Rechts die gewünschten Werte ein.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
Gemessen werden die Seitenränder jeweils von der Blattkante.
In der Gruppe Abstand vom Seitenrand geben Sie die Abstände ein, die Kopf- und Fußzeilen von der Blattkante haben sollen. Bei der Kopfzeile bezieht sich der Wert auf den Abstand zwischen der oberen Blattkante und der ersten Zeile der Kopfzeile, während bei der Fußzeile der Abstand zwischen der unteren Blattkante und der letzten Zeile der Fußzeile gemessen wird.
Achten Sie darauf, daß viele Drucker ein Blatt nicht bis an seine Ränder bedrucken können, sondern ein unbedruckter Raum bleibt. Diese Abstände dürfen Sie bei der Definition der Kopf- und Fußzeilenabstände nicht unterschreiten.
Falls Sie die automatische Vergrößerung der Seitenränder unterbinden möchten, kennzeichnen Sie die Werte in den Felder Oben und Unten durch ein Minuszeichen. Sie können die Minuswerte manuell eintragen oder über den unteren Pfeil des Pfeilfeldes einstellen. Die so gekennzeichneten Werte sind gegen die automatische Anpassung gesperrt. Hierdurch kann es allerdings zu Irritationen zu hoher Kopf- oder Fußzeilen kommen.
Der obere und untere Seitenrand wird automatisch so verwaltet, daß er sich nicht mit Kopf- oder Fußzeilen überschneidet. Das heißt, der Eintrag, den Sie in diesen Feldern vornehmen, ist der Minimalabstand, den die Seitenränder vom Blattanfang bzw. Blattende haben sollen. Falls die Höhe der Kopf- oder Fußzeile einen größeren Seitenrand erforderlich macht, paßt das Programm die Werte intern an. Im Dialogfeld wird diese Anpassung allerdings nicht dokumentiert.
Bundstege und gespiegelte Ränder
Für das Erstellen von Broschüren, Buchmanuskripten und anderen Dokumenten, die gebunden werden sollen, bietet Word zwei weitere Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern.
Beachten Sie, daß der Textbereich eines Blattes durch die Eingabe eines Bundstegs noch einmal reduziert wird, da der so freigehaltene Raum zu den Seitenrändern addiert wird.
Zum einen können Sie mit dem Befehl Bundsteg Platz freihalten, der zum Binden oder Lochen des gedruckten Dokuments verwendet wird. Geben Sie hierfür einfach den gewünschten Wert ins Feld Bundsteg ein. Word sorgt dann für den vorgegebenen Freiraum, ohne daß Sie die Seitenränder verändern müssen.
Der Bundsteg – im Vorschau-Feld gerastert dargestellt – wird zunächsts Links freigehalten, da Word davon ausgeht, daß Sie Einzelblätter ausdrucken, die normalerweise mit der Druckseite nach oben übereinander geheftet oder gebunden werden. In diesem Fall ist der Bereich zum Binden auf der linken Seite des Blattes. Möchten Sie die Seiten lieber am oberen Seitenrand zusammenheften, können Sie die Bundstegpositionauch nach Oben verlegen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gegenüberliegende Seiten, wenn Word das Dokument wie ein Buch behandeln soll. Das heißt, das Programm beachtet die übliche Bindung eines Buches, bei dem die ungeraden Seiten stets auf der linken Seite, die geraden auf der rechten gebunden werden.
Der Befehl Gegenüberliegende Seiten wirkt sich aber nicht nur auf den Bundsteg, sondern auch auf die Seitenränder aus. Die Eingabefelder Links und Rechts wechseln ihre Namen und heißen nunInnen und Aussen. Ihre Werte werden ebenso wie die Werte des Bundstegs gespiegelt. Das heißt, was bei einer einseitigen Bindung der linke Rand war, wird nun immer im Seiteninneren, also zur Bindung hin freigehalten, während der äußere – früher rechte – Rand von der außenliegenden Stoßkante des Blattes berechnet wird.
Die Manuskriptformatierung mit gespiegelten Rändern wird direkt im Vorschau-Feld umgesetzt. Sie ändert aber auch die Seitenansicht, die Sie mit Datei > Seitenansicht oder über das SymbolSeitenansicht aufrufen. Wenn Sie die Seitenansicht aktivieren und dort unter in der Dropdown-Liste Zoom einstellen der Symbolleiste Seitenansicht die Darstellung Zwei Seiten aktivieren, stoßen die Seiten normalerweise in der Mitte nicht zusammen, sondern werden parallel nebeneinander dargestellt. Wenn aber das Spiegeln der Ränder mit Gegenüberliegende Seiten eingestellt ist, ändert sich diese Darstellungsweise: Nun hält eine schraffierte Bindefläche die Seiten spiegelbildlich in der Mitte zusammen.
Die erste – in der Regel ungerade numerierte – Seite eines Manuskripts findet kein linkes Gegenüber, solange unter Einfügen > Seitenzahlen > Format im Feld Beginnen mit keine Null oder gerade Zahl angegeben ist.
Und auch das Blättern mit [Bild rauf] und [Bild runter], [Pfeil rauf] und [Pfeil runter] oder der Bildlaufleiste hat sich in der Seitenansicht verändert. Sie blättern im zweiseitigen Modus nicht mehr Seite für Seite weiter, wie es bei ungespiegelten Seitenrändern Usus ist. Jedes Blättern schlägt nun eine Doppelseite um, so daß Sie gleich die nächsten beiden Seiten des Buches im Layout vor Augen haben. Dies vermittelt das Gefühl, ein Buchmanuskript zu betrachten.
Words Fähigkeit, mehrere Seiten auf dem Bildschirm anzuzeigen, können Sie selbstverständlich auch im doppelseitigen Modus der Seitenansicht nutzen. Wenn Sie auf das Symbol Mehrere Seiten der Symbolleiste Seitenansicht klicken, zeigt sich das hiermit verbundene grafische Auswahlfenster ganz im gespiegelten Seitenlayout.
Und auch beim Menübefehl Ansicht > Zoom präsentiert das grafische Feld Mehrere Seiten Doppelseiten als Auswahlelemente, wenn Sie im Seitenansicht-Modus arbeiten und die gespiegelten Seiten aktiviert haben.
Sollen auf einem Blatt Papier zwei Seiten des Dokuments Platz finden, so müssen Sie hierzu lediglich das Kontrollkästchen 2 Seiten pro Blatt aktivieren. Hierbei wird die Funktion Gegenüberliegende Seiten ausgeblendet, da die Spiegelung der Seitenränder hierbei nicht von Nutzen ist.
Beachten Sie, daß bei eingeschalteter Option 2 Seiten pro Blatt die Ausrichtung der beiden Seiten vom Hochformat ins Querformat bzw. umgekehrt wechselt – die Ausrichtung bezieht sich auf das physikalische Blatt Papier.