Das Erstellen einer einfachen Tabelle birgt keine Schwierigkeit in sich. Um eine Tabelle mit der Maus zu erstellen, deren Spalten und Zeilen gleichmäßige Größem haben, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der Sie eine Tabelle erstellen möchten.
2. Klicken Sie nun in der Symbolleiste Standard auf das Symbol Tabelle einfügen. Hierauf öffnet sich ein grafisches Fenster, in dem Sie mit niedergedrückter Maustaste die Anzahl der Spalten und Zeilen markieren, aus denen die Tabelle bestehen soll. Wenn Sie den Mauszeiger nach unten oder rechts über den Rand des Fensters hinausziehen, vergrößert sich das Tabellensymbol automatisch, so daß Sie auch große Tabellen nach Belieben erstellen können. Wie groß die momentane Markierung ist, wird Ihnen unter der Grafik in Zahlen (Zeile x Spalte) angezeigt.
3. Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird die Tabelle in der augenblicklichen Form an der Position der Einfügemarke ins Dokument aufgenommen. Sie wird hierbei automatisch so dimensioniert, daß sie zwischen die Spaltenränder paßt; sie entsprechen den Seitenränder, solange nicht mehrere Spalten definiert sind. Alle Zellen der Tabelle haben die gleiche Breite und die gleiche Höhe.
E bricht den Vorgang ebenfalls ab.
Wenn Sie es sich während des Erstellvorganges anders überlegen sollten und abbrechen möchten, so brauchen Sie den Mauszeiger nur nach oben oder links aus dem grafischen Tabellenfenster hinauszuziehen. Die Anzeige im Feld wechselt dann in Abbrechen, was Sie durch einfaches Freigeben der Maustaste bestätigen.
Sämtliche Tabellenzellen werden autoamtisch mit einer 0,5 Punkt dicken Linie umgeben.
Selbstverständlich ist es auch möglich, Tabellen mittels der Tastatur erstellen:
1. Öffnen Sie im Menü Tabelle den Eintrag Zellen einfügen.
2. Wählen Sie den Befehl Tabelle.
3. Im Dialogfeld Tabelle einfügen tragen Sie die Spaltenanzahl ein. Um die Zeilenanzahl brauchen Sie sich beim Erstellen einer Tabelle zunächst nicht zu kümmern. Auch die Spaltenbreite können Sie zunächst getrost der Verwaltung durch das Programm überlassen.
4. Bestätigen Sie die Vorgabe mit OK oder [Return]. Das Dialogfeld wird geschlossen und die Tabelle mit der vorgegebenen Spaltenanzahl erstellt.
Eine neue Zeile richtet sich in ihrem Aufbau stets nach der aktuellen Zeile, nach deren Muster sie erstellt wird.
Um die Tabelle um eine Zeile zu erweitern, positionieren Sie die Einfügemarke in der Tabelle und drücken die [Tab]-Taste so oft, bis das Ende der letzten Zeile erreicht ist. Bei der nächsten Betätigung der [Tab]-Taste springt die Einfügemarke in eine neue Tabellenzeile, die hierdurch eröffnet wird. Hierbei wird die gesamte neue Zeile nach dem Vorbild der letzten Zeile gestaltet. Dies ist auch der Fall, wenn Sie die einzelnen Spalten einer Zeile unterschiedlich formatiert haben.
Das gleiche gilt auch für die Erweiterung einer Tabelle mit der [Return]-Taste. Bewegen Sie die Einfügemarke an das Ende einer Zeile hinter die letzte Zelle, und drücken Sie [Return]. Nun wird im direkten Anschluß an die vorhandene Zeile eine neue Zeile eingefügt. Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt auf der Hand: Während Sie mit der T-Taste nur Zeilen an das Ende einer Tabelle anfügen können, können Sie die [Return]-Taste am Ende einer beliebigen Spaltenzeile dazu benutzen, Zeilen innerhalb der Tabelle einzufügen.
Wenn Sie von Anfang an wissen, wie groß die Tabelle werden soll, also wie viele Spalten und wie viele Zeilen sie haben soll, können Sie beide Angaben schon im Dialogfeld Tabelle einfügen bei der Erstellung vorgeben. Sie tragen zunächst dieSpaltenanzahl in das erste Feld ein, aktivieren dann die Zelle Zeilenanzahl und geben die Zeilenzahl an. Durch einen Eintrag unter Bevorzugte Spaltenbreite können Sie zudem festlegen, welche Breite die Spalten der Tabelle haben sollen. Ihre Eingabe bestimmt die Breite aller Spalten in gleichem Maß. Der vorgegebene Eintrag Auto überläßt die Einstellung der Spaltenbreite dem Programm. Dieses orientiert sich hierbei am Maß der Textspalte, die bei einem einspaltig formatierten Abschnitt dem Abstand zwischen dem linken und rechten Seitenrand entspricht. Die Tabelle nutzt in diesem Fall die ganze Breite der Textspalte aus, wobei wieder jeder Tabellenspalte die gleiche Breite zugewiesen wird. Zwischen den einzelnen Spalten ist ein Abstand von 0,25 Zentimeter voreingestellt.
Sind Sie sich der benötigten Spaltenbreite noch nicht schlüssig können Sie Word anweisen die Spaltenbreite für Sie zu verwalten. Word paßt die Spaltenbreite dann je nach gewählter Option dem Inhalt oder der zur Verfügung stehenden Fensterbreite an. Wählen Sie die Option Optimale Breite:Inhalt , werden die Spalten je nach Ihrem Inhalt angepaßt. Die Spalten einer leeren Tabelle sind hierbei auf das Minimalmaß beschränkt. Sobald Sie jedoch Informationen in eine Zelle eingeben, wird die Spaltenbreite gemäß dem Inhalt angepaßt. Die Option Optimale Breite:Fenster hingegen eignet sich vor allem für die Gestaltung von Tabellen in Online-Dokumenten. Die Tabellenbreite wird in diesem Fall je nach Fensterbreite vergrößert oder verkleinert. Möchten Sie diese Optionen nachträglich für eine bestehende Tabelle ändern, finden Sie die zugehörigen Befehle im Menü Tabelle unter dem EintragAutoAnpassen. Der Befehl AutoAnpassen Inhalt steht für die Option Optimale Breite:Inhalt, AutoAnpassen Fester entspricht der Option Optimale Breite:Fenster. Möchten Sie anstelle der automatischen Anpassung wieder absolute Werte für die Spaltenbreite verwenden, wählen Sie den Befehl Feste SPaltenbreite.
Eine Tabelle ist in ihrer Breite auf 55,86 cm und maximal 63 Spalten beschränkt.
Wenn Sie eine Tabelle mit vielen Spalten erstellen möchten, die eventuell nur für Arbeiten am Bildschirm – z.B. der Erfassung von Listen oder der Kalkulation von Werten – gedacht ist, können Sie ohne Probleme eine Spaltenbreite vorgeben, die über der voreingestellten Seitengröße des Dokuments liegt. Maximal darf die Breite aller Spalten zusammen allerdings den Wert von 55,86 Zentimetern nicht überschreiten. Wenn Sie mehrere Spalten über die maximale Fläche erstellen möchten, müssen Sie diesen Wert durch die Anzahl der Spalten teilen. Hierbei ist das Maximum mit 63 Spalten erreicht, während Sie immerhin 32767 Zeilen erstellen können, was aber nicht empfehlenswert ist. Immerhin handelt es sich bei Word um eine Textverarbeitung. Für Tabellen solcher Größen sollten Sie eine Tabellenkalkulation heranziehen.
Tabellen überdimensionierter Größenordnungen lassen sich allerdings nur noch von Druckern bewältigen, die Papier im DIN-A3-Format quer bedrucken können. Wenn Ihr Drucker hierzu nicht in der Lage sein sollte, haben Tabellen dieser Ausmaße dennoch einen Sinn. Mitunter gibt es Aufgaben wie die Berechnung mehrerer Faktoren oder die Bereitstellung von Adressen, die Inhalte zu anderen Dateien liefern. In diesen Fällen sind die Tabellen nicht zum Ausdruck gedacht, sondern zur internen Arbeit, und die Teile der Tabelle, die schwarz auf weiß sichtbar werden, finden hierfür Aufnahme in anderen Dokumenten. Während der Bildschirmarbeit erleichtert solch eine übergroße Tabelle dann die Erfassung der Daten. Bedenken Sie hierbei, daß die Tabelle im Layoutmodus und in der Seitenansicht auf Blattgröße beschnitten wird. In der Normaldarstellung und im Konzeptmodus werden Sie aber keine Schwierigkeiten haben, die Tabelle darzustellen. Der Bildschirm zeigt bei diesen Größenverhältnissen allerdings nicht die ganze Tabelle an, sondern nur einen Ausschnitt. Dieser Ausschnitt wird idealerweise mit der Maus über die horizontale Rolleiste verschoben.
Neben den Schaltflächen OK und Abbrechen ist im Dialogfeld Tabelle einfügen die Schaltfläche AutoFormat vorhanden. Diese beiden Funktionen helfen Ihnen bei der endgültigen Gestaltung Ihrer Tabellen.
