Sie können Grafiken nicht nur über Einfügen > Grafik in ein Dokument von Word einbinden, sondern es besteht auch die Möglichkeit des Imports von Abbildungen über die Windows-Zwischenablage. Solche Grafiken lassen sich, nachdem sie eingefügt worden sind, auf die gleiche Weise bearbeiten, formatieren und positionieren. Hierbei gibt es keine Unterschiede.
Um eine Grafik über die Zwischenablage einzufügen, sind folgende Schritte nötig:
1. Aktivieren Sie zunächst die Anwendung, mit der die Grafik erstellt werden soll, bzw. eine, die die erstellte Grafik einlesen kann.
2. Laden Sie die Grafik, und markieren Sie sie. Die Markierung bestimmt, welchen Teil der Grafik Sie in die Zwischenablage und somit in Ihr Dokument unter Word übernehmen werden.
3. Kopieren Sie den markierten Bereich in die Zwischenablage. Dies wird zumeist über den Menübefehl Bearbeiten > Kopieren oder den Tastenschlüssel [Strg][C] bewirkt; manche Applikationsprogramme haben darüber hinaus eigene Befehle, die spezielle Kopiervorgänge bewirken.
4. Aktivieren Sie nun Word, und öffnen Sie das Dokument, in das Sie die Grafik aus der Zwischenablage einfügen möchten.
5. Positionieren Sie die Einfügemarke an der gewünschten Stelle, und kopieren Sie die Grafik mittels des Symbols Einfügen in das Dokument.
Wenn die andere Anwendung OLE unterstützt und die Abbildung als Objekt in die Zwischenablage übertragen hat, wird die Grafik nun als OLE-Objekt Teil des Dokuments und später mit ihm zusammen gespeichert. Hierbei sorgt eine Bitmap für die Anzeige der Grafik in Word. Die Feldfunktion, die für das Einbetten eines Grafik-Objekts oder eines Objekts anderer Art im Dokument verantwortlich ist, können Sie wieder mit [Alt][F9] oder dem KontrollkästchenFeldfunktionen unter Extras > Optionen > Ansicht umschalten.
Welche Formate beim Einfügen zur Verfügung stehen, können Sie mit dem Befehl Bearbeiten > Inhalte einfügen erfahren. Das Dialogfeld Inhalte einfügen zeigt Ihnen bei Objekten die Quelle, der sie entstammen, und meldet ansonsten Unbekannt. Je nach Möglichkeiten der Quelle und des OLE-Servers haben Sie die Möglichkeit, Abbildungen über die Zwischenablage mit Einfügen direkt ins Dokument aufzunehmen oder mit Verknüpfen die Verbindung zur externen Quelle aufrechtzuerhalten. Als was Sie die Einfügung oder Verknüpfung vollziehen, entscheiden Sie in der in der Als-Liste. Sie haben hier die Wahl, ob Sie – sofern die beteiligte Anwendung es liefert – ein Objekt einbetten, oder die Abbildung als Grafik oder Bitmap übernehmen. Sofern die Abbildung als Objekt zur Verfügung steht, ist dies die Wahl, auf die auch der normale Einfügen-Befehl automatisch zurückgreift.
Mehr über das Dialogfeld Inhalte einfügen und das Einbetten oder Verknüpfen von Objekten erfahren Sie im den nächsten Kapiteln.
Wenn Sie eine Abbildung über die Zwischenablage übernehmen und später die Datei, aus der Sie die Grafik entnommen haben, löschen, ändert dies nichts an der Existenz der Abbildung im Dokument, solange es sich nicht um eine Verknüpfung handelt. Sie können die Grafik wie gewohnt innerhalb des Dokumentes und zwischen verschiedenen Dokumenten kopieren und verschieben. Außerdem läßt sich die Grafik wieder über die Zwischenablage in andere Programme exportieren.
Um zu gewährleisten, daß ein anderes Programm die Grafik einlesen kann, sollten Sie im Fall des Exports Grafik und Text nicht auf einmal in die Zwischenablage kopieren, sondern nacheinander exportieren. Die Zwischenablage kann eine aus Text und Grafik gemischte Information zwar im Format von Word darstellen; da sie aber kein eigenes Format für die Mischinformation hat, muß Word aktiv sein. Beenden Sie Ihre Arbeit mit Word, kann nur noch auf den Text in der Zwischenablage zugegriffen werden. Wenn Sie allerdings nur eine Grafik in die Zwischenablage kopieren, kann diese im Bitmap-Format verwaltet werden und ist so auch in andere Programme übertragbar. Beachten Sie hierbei, daß auch Grafiken, die Sie verkleinert oder beschnitten haben, im Bitmap-Format in vollem Umfang transportiert werden.
Auch im Dialogfenster Bearbeiten > Inhalte einfügen haben Sie die Wahl, ob Sie die Grafik Über den Text legen möchten, oder ob die Grafik ähnlich einem einzelnen Zeichen eingefügt werden soll.
Wenn Sie exakt wissen, auf welchem Laufwerk und Ordner sich die gewünschte Grafikdatei befindet, können Sie diese auch manuell über die Feldfunktion {EinfügenGrafik} einbinden:
Diese Klammern sind allerdings nicht die gewohnten Klammern, sondern Sonderzeichen, die die Feldfunktion vom Text abgrenzen. Diese spezifische Klammerform tritt nicht alleine auf und läßt sich auch nur als ganzes löschen. Zwischen den beiden Klammern steht der Befehl der Feldfunktion.
1. Erstellen Sie mit [Strg][F9] die Feldbegrenzer.
Die Einfügemarke befindet sich bereits zwischen den beiden Klammern, so daß Sie direkt mit der Eingabe der Feldfunktion beginnen können.
2. Geben Sie den Feldnamen EinfügenGrafik ein.
3. Dem Feldnamen EinfügenGrafik folgt die Information, wo Word die Datei findet und wie sie heißt. Die Pfadangabe, die auf den Ordner der Grafikdatei verweist, wird hierbei durch doppelte Backslashes (\) gekennzeichnet.
Word weicht von der einfachen Verwendung des Backslashs in Pfaden aufgrund der Befehlssprache der Feldfunktionen ab. Viele Felder können durch sogenannte Schalter ergänzt und genau spezifiziert werden. Diese Schalter aber werden in Word durch einen einfachen Backslash gekennzeichnet. Daher ist es notwendig, daß die Pfadangaben sich eindeutig von den Schaltern unterscheiden.