Die professionellen Funktionen, die Ihnen mit den Feldern an die Hand gegeben werden, kommen auch Anwendern zugute, die sich nicht übermäßig intensiv mit der Syntax der Feldfunktionen vertraut machen möchten. Um dies zu gewährleisten, gibt es zwei verschiedene Arten, Feldfunktionen in Dokumente einzufügen. Die einfachere und übersichtlichere Art ist die Eingabe über den Befehl Einfügen > Feld. Wählen Sie die Kategorie, aus der das Feld kommen soll. In der Liste Feldnamen wählen Sie das Feld, das Sie einfügen möchten.
Über die Schaltfläche Optionen können Sie viele Feldfunktionen präzisieren. In der Regel können Sie im sich nun öffnenden Fenster Optionen für Felder zwischen Formatierung, und Datum/Zeit-Formate, Schalter bzw. den RegisternAllgemeine Schalter und Spezifische Schalter wählen. Die Anzeige wechselt je nach markierter Feldart. Bei manchen Feldarten ist die Präzisierung durch weitere Angaben unbedingt erforderlich. Anweisungen fügen Sie in der Befehlszeile an, indem Sie die Anweisung markieren und die Schaltfläche Hinzufügen anwählen. Die markierte Anweisung wird daraufhin mit einem Leerzeichen an den letzten Eintrag der Befehlszeile angehängt. Die letzte hinzugefügte Anweisung können Sie mit Rückgängig zurücknehmen.
Sie können nicht alle Angaben der Anweisungsliste entnehmen. Falls weitere Ergänzungen notwendig sind, aktivieren Sie die Befehlszeile Feldfunktionen und fügen die Ergänzungen an. In diese Zeile geben Sie z.B. Dateien und Pfade ein, auf die Sie mit bestimmten Feldfunktionen zugreifen. Oberhalb der Befehlszeile wird die Syntax der Feldfunktion angezeigt. Optionale Angaben sind hierbei in eckige Klammern gesetzt. Diese Klammern werden bei der Eingabe des jeweiligen Elements weggelassen. Unter der Zeile wird eine Aufforderung angezeigt, die Ihnen kurz mitteilt, was zu tun ist.
Um beispielsweise Ihren eigenen Namen in einen Text aufzunehmen, wählen Sie aus der Liste die Feldart {Author} aus. Wenn Sie dieses Feld in ein Dokument übernehmen, wird als Feldergebnis Ihr Name angezeigt, der der Namensangabe des Dialogfelds Datei-Info entspricht. Sollte der Eintrag nicht mit Ihrem Namen übereinstimmen, machen Sie über Einfügen > Feld Gebrauch von dem optionalen Eintrag. Daß Sie etwas ergänzen können, wird Ihnen angezeigt durch die eckige Klammer. Was Sie ergänzen sollen, ist in der Klammer vermerkt und zudem unterhalb der Befehlszeile beschrieben. Wenn Sie für [„neuer Name“] mehr als ein Wort einsetzen, müssen Sie den Eintrag in Anführungsstriche setzen. In eckigen Klammern wird der Name nicht gesetzt, es sei denn, Sie schreiben Ihren Namen in Klammern. Wenn beispielsweise Pit Bit seinen Namen als Autor eines Dokuments angeben möchte, hat die Eingabe folgende Form:
Author „Pit Bit“
Einige Feldfunktionen haben kein sichtbares Ergebnis. Felder ohne sichtbares Ergebnis sind: {NextIf}, {Next} und {SkipIf}, die nur durch den Seriendruck aktualisiert werden; darüber hinaus {TC}, {XE} und {RD}, die der Erstellung von Verzeichnissen dienen, sowie {Ask} und {Set}, mit denen Textmarken Inhalte zugewiesen werden. Diese Feldfunktionen werden nur in ihrer Befehlssyntax oder gar nicht angezeigt.
Der neue Autorenname, den Sie auf diese Weise vorgeben, steht nun nicht nur im gesamten Dokument zur Verfügung, sondern wird gleichzeitig in der Datei-Information eingetragen. Geändert wird diese Angabe innerhalb des Dokuments erst wieder, wenn Sie einen anderen Namen durch die Feldart {Author} bestimmen.
Das Feld {Author} eignet sich z.B. zur Aufnahme in die Kopfzeile eines Dokuments. So ist gewährleistet, daß auf jeder bzw. jeder zweiten Seite beim Ausdruck ein Autorenvermerk erscheint. Andere Felder, die auf diese Weise Kopfzeilen modifizieren, sind z.B. {Subject} oder {Title}. Auch hier können modifizierende Eingaben erfolgen, die in die Datei-Information übernommen werden. Auf diese Weise ist es nicht nur möglich, im ganzen Dokument schnell und einfach auf den Titel, das Thema oder den Kommentar aus der Datei-Information Bezug zu nehmen, sondern ebenso einfach ist es, Angaben, die im Dokument gemacht werden, in die Datei-Info zu übertragen.
Nach Abschluß der Eingabe bestätigen Sie mit [Return] oder OK. Der Inhalt der Befehlszeile wird daraufhin an der aktuellen Position der Einfügemarke in den Text übernommen. Er wird hierbei automatisch von den Feldzeichen umklammert. Je nach Bildschirmdarstellung wird der Klammertext der Feldfunktion oder ihr aktualisiertes Ergebnis angezeigt.
Zwischen der Anzeige der Feldfunktionen schalten Sie mit [Alt][F9] um. Wenn Sie den Befehl lieber aus einem Menü heraus aktivieren möchten, markieren Sie die Feldfunktion und betätigen dann die rechte Maustaste. Im Kontext-Menü der rechten Maustaste erscheint nun der Befehl Feldfunktionen ein/aus, mit dem Sie zwischen der Anzeige des Inhalts und des Ergebnisses von Feldern umschalten können. Allerdings erscheint dieser Befehl nicht bei allen Feldfunktionen. Bei Feldern, die für eine Verknüpfung {Link} sorgen oder ein Objekt {Embed}, werden statt des Umschaltens im Mausmenü Befehle zur Aktualisierung und zur Bearbeitung gegeben. Mitunter bietet das Mausmenü den Befehl Feldfunktionen ein/aus, wenn es darum geht, von Feldfunktionen zum Ergebnis umzuschalten, nicht aber in die andere Richtung; beispielsweise ist dies beim Feld {IncludePicture} der Fall.
Auch bei aktivierter Ansicht der Feldfunktionen werden die Felder {XE}, {TC} und {RD} ignoriert. Diese Feldarten sind verborgen formatiert und werden nur angezeigt, wenn über Optionen > Ansicht die Darstellung des verborgenen Textes angewählt wird. Diese Feldfunktionen werden in ihren Klammern sichtbar, wenn Sie die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen anschalten ([Strg][Shift][+]).
