Bei einer Vielzahl von gespeicherten Office-Dokumenten lässt sich mit der Zeit eine benötigte Datei immer schwerer finden. Selbst wenn man sich an einen Dateinamen erinnert, ruft man manchmal doch das falsche Dokument auf. Daher bietet Office seit der Version 2003 für Word, Excel und Powerpoint die Möglichkeit an, eine Dokumenten-Vorschau gleich mit abzuspeichern. Somit wird bei der Anzeige der Dokumente im Windows-Explorer außer dem Dateinamen auch die Vorschau angezeigt. Diese Ansicht wird auch in dem Ordner „Eigene Bilder“ verwendet.
Bitte mit Vorschaubildchen
Beim Speichern von Dokumenten sind nur ein paar zusätzliche Klicks nötig, um die Vorschau zu aktivieren. Die erforderlichen Arbeitsschritte werden hier anhand eines Word-Dokumentes beschrieben. Diese sind jedoch für Excel, sowie für Powerpoint identisch. So geht’s bei Word:
1. Starten Sie Word, und rufen Sie eine Datei Ihrer Wahl auf, oder Sie erstellen ein neues Dokument.
2. Bei Word 2003 klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Eigenschaften“.
3. Im Dialogfenster „Eigenschaften“ wählen Sie die Registerkarte „Zusammenfassung“ und aktivieren ganz unten im Fenster die Option „Vorschaugrafik speichern“, indem Sie das Häkchen in die Checkbox setzen. Mit „OK“ bestätigen Sie die Einstellungsänderung.
4. Um die Änderung im Dokument zu speichern, klicken Sie abschließend auf „Datei | Speichern“ oder bei Neuerstellung eines Dokuments auf „Datei | Speichern unter“.
Bei den Versionen 2007 und 2010 ist die Dokumentenvorschau bereits Speichervorgang integriert. Im geöffneten Dokument wählen Sie einfach nur „Datei | Speichern unter“ und aktivieren ganz unten die Option „Miniatur speichern“.
Nun wird im Windows-Explorer die Vorschau automatisch angezeigt. Achten Sie aber darauf, dass bei der Ansichtsoption des Explorers die Einstellung „Große Symbole“, beziehungsweise bei Office 2003 „Minaturansicht“ aktiviert ist.
Hinweis: Wer das Office-Paket 2007 oder 2010 in Kombination mit Windows XP nutzt, wird die in Arbeitsschritt 4 beschriebene Funktion „Miniatur speichern“ nicht finden. Hier ist der Weg ähnlich wie beim Office Paket 2003:
Bei geöffnetem Dokument klicken Sie auf „Datei“, ganz rechts auf „Eigenschaften | Erweiterte Eigenschaften“ und es erscheint das gleiche Dialogfenster wie in Arbeitsschritt 3.
