Die Funktionen Suchen und Ersetzen lassen sich im Dialogfeld mit dem Befehl Format durch Formatangaben für Zeichen, Absatz, Tabulatoren, Sprache, Positionsrahmen, und Hervorhebungenspezifizieren. Dies hat den Vorteil, daß Sie einerseits nicht nur nach Zeichenfolgen im Dokument fahnden, sondern auch bestimmte Gestaltungen finden können und andererseits in der Kombination von Aussehen und Inhalt direkt angeben können, wie die gesuchte Zeichenfolge gestaltet wurde. Gerade bei umfangreichen Dokumenten grenzt diese Möglichkeit die Fundstellen positiv ein, eine Chance, die sich auch für das automatische Ersetzen hervorragend nutzen läßt.
Bedienung der Dialogfeld zur Format-Suche
In den Dialogfeldern, die unter Suchen nach > Format und Ersetzen durch > Format der Vorgabe der Formate dienen, sind beim ersten Aufruf zunächst alle Textfelder weiß und die Kontrollfelder grau. Anders als in den Dialogfeldern für die Textformatierung wird hier kein Format vorgegeben. Sie wählen das gewünschte Format nur in jenen Feldern aus, über die Sie die Suche eingrenzen wollen. Die anderen Felder ignorieren Sie.
Suchvorgaben
Die graue Kennzeichnung der Kontrollfelder repräsentiert eine Zwischenstufe zwischen aktiviertem und deaktiviertem Feld. Die Markierung dieser Felder läßt sich in drei Schritten (inaktiv, teilaktiv, aktiv) durch Anklicken mit der Maus oder Betätigung der Buchstabenkurzwahl wechseln. Wenn das Kontrollfeld durch ein „“ markiert ist, suchen Sie nur die Zeichen, die der angegebenen Formatierung entsprechen, also beispielsweise alle fett formatierten Zeichen. Ist das Kontrollfeld ohne jede Markierung, so suchen Sie nur jene Zeichen, die der Formatierung nicht entsprechen, also beispielsweise alle Zeichen, die nicht fett formatiert sind; die Zeichen mit dem Attribut „fett“ werden dann als Fundstellen ignoriert. Nur wenn das Kontrollkästchen grau ist, wird auf die betreffende Formatierung keine Rücksicht genommen.
Formatierungen für Suchen und Ersetzen löschen
Die Formatierungen, die Sie für das Suchen und das Ersetzen vorgeben, werden unter den entsprechenden Textfeldern der Dialogfeld angezeigt. Um alle Formatierungen eines Eingabefelds zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche Keine Formatierung an. Beachten Sie, daß schon so manche Suche nicht erfolgreich verlief, da unbeachtet noch ein alter Eintrag in der Zeile unter dem Feld Suchen nach stand. Ebenso wie Sie darauf achten, daß nur Zeichen eingetragen sind, die Sie wirklich suchen, müssen Sie dieses Augenmerk auch den Formaten schenken.
Achten Sie darauf, daß unbedachte Ersetzungen mitunter erstaunliche Folgen haben. Daher empfiehlt es sich vor größeren Ersetzaktionen die aktuelle Version des Dokuments zu sichern.
Bei der Verwendung von Formatierungen als Vorgaben zum Suchen oder Ersetzen, haben Sie die Wahl, ob Sie Zeichen-, Absatz-, Sprachformate und Formatvorlagen untereinander oder mit Zeichenketten kombinieren möchten. Der Kombinationsfülle ist hierbei kaum eine Grenze gesetzt.
