Um eine Formatvorlage anhand eines bestehenden Absatzes zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Formatieren und positionieren Sie einen Absatz wie gewohnt.
Sollte sich die Markierung über mehrere Absätze erstrecken, nimmt Word für Windows den ersten Absatz der Markierung als Formatierungsgrundlage.
2. Wenn der Absatz Ihren Vorstellungen entspricht, positionieren Sie die Einfügemarke in den entsprechenden Absatz oder markieren Sie den gesamten Absatz.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste Format in das Listenfeld Formatvorlage.
Schnellen Zugriff auf das Feld Formatvorlage erhalten Sie über die Tastenkombination S+H+s.
4. Löschen Sie den markierten Eintrag, und geben Sie den gewünschten Namen für die neue Formatvorlage ein.
5. Bestätigen Sie die Eingabe mit Ü.
Die neue Formatvorlage ist nun in die Liste der Formatvorlagen aufgenommen.
Falls Sie eine bestehende Formatvorlage verändern, erfolgt eine Sicherheitsabfrage: Möchten Sie die Formatvorlage basierend auf der Markierung neu definieren?
Der Name einer Formatvorlage kann 250 Zeichen lang sein; Leer- und Sonderzeichen sind als Namensteil zulässig. Bedenken Sie, daß aus dem Namen der Formatvorlage günstigerweise sein Verwendungszweck hervorgeht. Der Name „Fließtext“ sagt sehr genau, wofür die Formatvorlage gedacht ist, während „normal-ft 1“ nicht mehr eindeutig ist. Auch ist es weniger sinnvoll, die volle Länge auszunutzen, da Sie je nach Bildschirmauflösung nur die ersten 10 bis 20 Zeichen in den Fenstern lesen können.
Das Zeichenformat der Formatvorlage wird durch die Majorität des markierten Zeichenformats im Abschnitt bestimmt. Das heißt, wenn Sie in einem Abschnitt mit Standardzeichenformat ausgerechnet das einzige unterstrichene Wort markieren und die Formatvorlage erstellen, wird die Zeichenformatierung der Formatvorlage als „unterstrichen“ vermerkt. Wenn Sie allerdings gleichzeitig mehrere Buchstaben des Absatzes ohne Unterstreichung markiert haben, wird Word für Windows bei der Aufnahme der Formatvorlage die Unterstreichung der Zeichen ignorieren.
Zeichenorientierte Formatvorlagen lassen sich nicht direkt vom Dokument aus erstellen, sondern müssen über das Dialogfeld Formatvorlage definiert werden.
