Word kann beim Suchen und Ersetzen auch auf Formatvorlagen Bezug nehmen. Das Suchen von Formatvorlagen bietet sich an, wenn Sie z.B. von Überschrift zu Überschrift springen möchten oder Zitat für Zitat überprüfen wollen. Der Eintrag einer Formatvorlage erfolgt über Bearbeiten > Suchen über die Schaltfläche Format > Formatvorlagen. Der Formatvorlagename wird aus der Liste Zu suchende Formatvorlage ausgewählt und mit [Return] bestätigt. Im Dialogfeld Suchen erscheint er in der Zeile Format.
Die Formatvorlagensuche läßt sich sowohl mit Zeichenketten als auch mit weiteren Formatierungsmerkmalen verbinden, die von Hand eingegeben wurden. So können Sie z.B. jene Absätze der Formatvorlage „Text“ heraussuchen, die von Ihnen nachträglich zentriert wurden. In diesem Fall müßten Sie im Dialogfeld Suchen außer dem Formatvorlagenamen „Text“ die direkte Absatzformatierung „Zentriert“ eingeben. Die nicht zentrierten Absätze der Formatvorlage „Text“ werden dann bei der Suche übergangen.
Ebenso können Sie sich alle Zeichenketten anzeigen lassen, die Sie innerhalb der gesuchten Formatvorlage mit einer abweichenden Zeichenformatierung versehen haben. Um beispielsweise nur die unterstrichenen Worte in Kolumnen zu suchen, wählen Sie „Kolumne“ als Formatvorlage und das Zeichenformat „Unterstrichen“ für die Suche an. Hierdurch können Sie einzelne Zeichen innerhalb eines Absatzes direkt ansteuern, ohne daß Sie die eigentliche Zeichenkette festlegen müssen.
Im Dialogfeld Ersetzen steigert sich die Vielfalt der möglichen Kombinationen noch einmal. Sie können sowohl im Suchen- als auch im Ersetzen-Feld Formatvorlagenamen allein oder in Verbindung mit direkten Formatierungsvorgaben benutzen.
Sie können Zeichenketten gegen Formatvorlagen und Formatvorlagen gegen Zeichenketten austauschen und alle Eingaben durch Direktformatierungen ergänzen, die selbstverständlich weiterhin auch alleine als Suchargument gelten. So lassen sich Formatvorlagen durch Direktformatierungen ergänzen oder Absätzen mit Direktformatierungen Formatvorlagen zuweisen. Allerdings sollten Sie – dank der Unklarheit dieser Beziehungen untereinander – sicherheitshalber vor umfangreichen „Ersetzen“-Operationen Ihr Dokument zwischenspeichern, vor allem, wenn Sie ohne Bestätigung arbeiten.
Gerade die Kombinationen, in denen Zeichenketten oder Direktformatierungen gesucht werden und auf deren Basis dem Absatz eine andere Formatvorlage zugeordnet wird, bieten eine Fülle von Möglichkeiten. So können z.B. alle Zitate an den Anführungszeichen oder an einer kursiven Schreibweise identifiziert und durch eine Formatvorlage gestaltet werden.
Mit Vorsicht sind die Kombinationen anzuwenden, in denen eine Formatvorlage durch eine Zeichenkette ersetzt wird. Hierbei wird stets der Text, der dem Suchformat entspricht, durch die neue Zeichenkette überschrieben, geht also vollständig verloren. Wenn Sie Zeichenketten auf diese Weise in einen Text einfügen, empfiehlt es sich, die Zeichenkette im Ersetzen-Feld durch eine Absatzschaltung (^a) abzuschließen, da die Zeichenkette ansonsten zum folgenden Absatz hinübergezogen werden kann.
