Mit Formularfeldern lassen sich Dokumente gestalten, die später stets in der gleichen Art und Weise ausgefüllt werden. Die Textfelder, Kontrollkästchen und Dropdown-Listen der Formulare, nehmen lediglich Eingaben im vorbestimmten Modus auf.
Der Bearbeiter eines Formulars kann dank individueller Hilfetexte über die Funktion der einzelnen Formularfelder ins Bild gesetzt werden. Die Möglichkeit, jedes Feld mit Makros zu belegen, die beim Eintritt oder Austritt aus dem Formularfeld in Aktion treten, bereichert das Formular darüber hinaus.
Beim Einsatz von Formularen im Netz ist im Dialogfeld Verteiler das Kontrollkästchen Nach Erledigung zurück zum Absender die halbe Arbeit. Hiermit ist gewährleistet, daß die Daten, die per elektronischem Word-Formular erfragt wurden, an Sie zurückgeschickt werden.
Ob Arbeitszeitliste, Bestellung oder Rechnung: Formulare machen die Abfrage standardisierter Daten leichter. Die Formularfelder von Word ermöglichen das Erfassen purer Informationen. Doch Information ist nicht gleich Information und so gibt es drei verschiedene Feldtypen für Formulare: Textfelder, Kontrollkästchen und Dropdown-Listen. Ein Wert des Formularwesens besteht darin, daß es sich vor unstrukturierten Eingaben schützen läßt, da die Auswertung von Eingaben, die nicht in ein vorgefertigtes Schema passen, Zeit kostet.
Um das Formular in seinen festen Bereichen zu schützen, lassen sich Abschnitte des Dokuments gegen willkürliche Änderungen sperren. Die Erfassung von Text und Daten ist dann auf die Formularfelder beschränkt.