Dauerhaft konfigurieren Sie das Programm unter Extras > Optionen. Alle Einstellungen, die Sie über diese Befehle des Menüs Extras vornehmen, werden zwischen den einzelnen Sitzungen gespeichert. Das Dialogfeld Optionen ist für sämtliche übergreifenden Justierungen von Word zuständig.
Damit bei dieser Vielfalt die Übersicht nicht verloren geht, wurden die Dialogfeld in verschiedene Register aufgeteilt. Folgende zehn Register stehen im Dialogfeld Optionen zur Verfügung:
Ansicht: Steuerung der Dokumentdarstellung (abhängig vom aktuellen Ansichtmodus)
Allgemein: Definition der durchgängigen Word-Konfiguration
Bearbeiten: Einstellung der Maus und Tastenfunktionen
Drucken: Optionale Vorgaben für den Dokumentausdruck
Speichern: Optionen für Speicherungsvorgänge
Kompatibilität: Vorgaben für die Dokumentkonvertierung (Bezug auf das aktuelle Dokument)
Speicherort der Dateien: Pfadangaben für verschiedene Standarddateiarten
Rechtschreibung und Grammatik: Voreinstellung für die Rechtschreibprüfung, automatische Rechtschreibprüfung Grammatik und automatische Grammatikprüfung
Änderungen verfolgen: Formatierung der Überarbeitungsmarkierungen
Benutzerinfo: Angaben zum Benutzer der Word-Version
Sie aktivieren eine Registerkarte, indem Sie das entsprechende Register mit der Maus anklicken oder mit [Strg][Tab] von Registerkarte zu Registerkarte wechseln. Einstellungen in einem Register werden mit OK oder durch den Wechsel in ein anderes Register des Dialogfelds bestätigt. Mit Abbrechen brechen Sie die Einstellungen im aktiven Register ab und schließen das Dialogfeld Optionen. Alle vorgenommenen Einstellungen in anderen Registern bleiben gültig.
Im Dialogfeld Optionen stellen Sie im Register Ansicht Ihre individuelle Bildschirmanzeige ein. Sie können unter Anzeigen diverse Elemente ein- bzw. Ausschalten, so die mit dem virtuellen Textmarker vorgenommene Hervorhebung oder aber wenn Sie viele Text-Animationen benutzen, können Sie diese für die Bearbeitung des Dokuments deaktivieren: Über das Kontrollfeld Animierter Text lassen sie sich ausschalten. Das Kontrollkästchen QuickInfo steht für die Informationen die beim Ablegen des Mauszeigers auf einem Hyperlink, einem Kommentar oder beispielsweise einer Fuß-/Endnote dargestellt werden. Eher seltener benötigen werden Sie die Darstellung der Textmarken oder der Feldfunktionen. Die Darstellung innerhalb von Word können Sie durch ausschalten der Grafiken beschleunigen. Aktivieren Sie hierzu das Kontrollköstchen Platzhalter für Grafiken. Die Option Platzhalter für Grafiken hat keinen Einfluß auf Grafiken, die mit einer anderen Option als Mit Text in Zeile in das Dokument eingefügt wurden – diese müssen Sie mit deaktivieren des Kontrollkästchens Zeichnung im Bereich Seiten- und Weblayoutoptionen ausblenden. Hierdurch wird jedoch auch der Textfluß beeinflußt, es findet keine WYSIWYG-Darstellung des Layouts statt. Wahrscheinlich stets eingeschaltet sind die Optionen für die Bildlaufleisten – Horizontale Bildlaufleiste und Vertikale Bildlaufleiste.
Viele Einträge unter Formatierungszeichen sind Ihnen schon als jene nicht druckbaren Zeichen bekannt, die Sie mit dem Tastenschlüssel [Strg][Shift][+] oder in der Symbolleiste Formatierung über das Symbol anzeigen/verbergen während der Textbearbeitung direkt an- und ausschalten können. Diese globale Anzeige läßt sich innerhalb der Registerkarte mit dem Kontrollkästchen Alle umschalten. Wenn die Anzeige aktiviert ist, werden in der Textansicht Tabstoppzeichen, Leerzeichen,Absatzmarken, ausgeblendeter Text und bedingte Trennstriche mit den entsprechenden nicht druckbaren Zeichen dargestellt. Abgesehen von der globalen Schaltung lassen sich die Anzeigen auch unabhängig voneinander aktivieren. So können Sie sich eine Bildschirmanzeige erstellen, die Ihren persönlichen Gepflogenheiten entspricht.
Unter Seiten- und Weblayoutoptionen können Sie Einstellungen rund um das Layout und der hierzu vorhandenen Hilfsmittel vornehmen. Möchten Sie beispielsweise schneller mit einem mit Zeichnungen und layoutetetn Grafiken versehenen Dokument arbeiten, können Sie diese einfach deaktieren, indem Sie das Kontrollkästchen Zeichnungen deaktivieren. Beachten Sie jedoch, das die Zeichnungen in diesem Fall auch nicht durch Platzhalter dargestellt werden, also das Layout während der Bearbeitung vollständig ändern. Mit welchem Absatz Zeichnungen und layoutete Grafiken verbunden sind läßt sich am Objektanchor erkennen. Benötigen Sie bei der Gestaltung des Textes in der Seitenlayoutansicht zusätzliche Hilfslinien, die den zur Verfügung stehenden Platz markieren, aktivieren Sie die Textbegrenzungen. Schließlich können Sie zur besseren Ausnutzung des vorhandenen Platzes auf dem Bildschirm in der Seitenlayoutansicht auf das Vertikale Lineal deaktivieren.
Für die Darstellung in der Normal- bzw. der Gliederungsansicht stehen Ihnen noch drei weitere Optionen zur Verfügung. Damit Sie den vorhandenen Text auch ohne lästiges nach rechts und link scrollen lesen können, läßt sich der Text Auf Fensterbreite umbrechen. Unabhängig von der Seitenbreite wird der vorhandene Text dann auf den dargestellten Bereich umgebrochen. Verwenden Sie viele verschiedene Zeichenformatierungen können Sie eine schnellere Darstellung Ihres Dokuments durch aktivieren der Konzeptschriftart erzielen. Der Text wird dann unabhängig von Schriftart oder -größe in einer einheitlichen Konzeptschriftart dargestellt.
Neben den Bildschirmeinstellungen lassen sich in Word auch Programmeinstellungen vornehmen. Hierfür ist im Dialogfeld Optionen die Registerkarte Allgemein zuständig. Das Kontrollfeld Seitenumbruch im Hintergrund bewirkt, daß während Ihrer Arbeit im Dokument permanent die Seitenumbrüche aktualisiert werden. Dies hat den Vorteil, daß Sie in der Statusleiste immer über die aktuelle Länge Ihres Dokuments informiert werden.
Das Abschalten des automatischen Seitenumbruchs empfiehlt sich besonders bei überdurchschnittlich langen Dokumenten mit umfangreicher Formatierung, bzw. zahlreichen Feldfunktionen und Grafiken. Gerade in Fällen, in denen häufig zwischen der Anzeige der nicht druckbaren Zeichen und Feldfunktionen und der Darstellung der Druckzeichen umgeschaltet wird, sparen Sie zudem Rechenzeit, wenn Sie in der Normalansicht arbeiten.
Falls Sie nicht darauf angewiesen sind, permanent die neuesten Informationen zum Dokument vor Augen zu haben, schalten Sie den automatischen Seitenumbruch ab und informieren sich während der Arbeit von Zeit zu Zeit, indem Sie im MenüExtras mit Wörter zählen den Seitenumbruch initiieren. Mit dem Kontrollfeld Weiss auf blauem Hintergrund können Sie Ihren Word-Arbeitsplatz umgestalten wenn Sie lieber mit weißer Schrift auf blauem Hintergrund arbeiten. Es sei jedoch darauf hingewiesen, das diese Farbgestaltung ergonomisch mehr als fragwürdig ist. Die Augen ermüden bei einer hellen Schrift auf einem dunklen Hintergrund wesentlich schneller, als bei einer dunklen Schrift auf einem hellen Hintergrund. Das Kontrollkästchen Feedback mit Sound läßt Word einen Alarmton von sich geben, wenn Sie bei der Bedienung des Programms einen Fehler machen. Das hat den Vorteil, daß Sie nicht blind weitertippen, obwohl Word an dieser Stelle z.B. keine Eingabe zuläßt. Sollten Sie den Alarmton ausschalten wollen, schalten Sie Feedback mit Sound einfach ab. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Feedback mit Animation- , werden beispielsweise beim Speichern oder Drucken eines Dokuments keine Mauszeiger-Animationen dargestellt. Um den Importfilter beim Öffnen eines im Fremdformat vorliegenden Dokuments selber auswählen zu können, müssen Sie die Option Konvertierung beim Öffnen bestätigen aktiveren. Wenn Sie ein Dokument öffnen, das Verknüpfungen beinhaltet, werden diese automatisch aktualisiert, solange Automatische Verknüpfungen beim Öffnen aktualisieren aktiviert ist.
Bei elektronischen Nachrichtenprogrammen kann Word Dokumente automatisch als Anlage in Nachrichten einbetten, wenn im Menü Datei der Befehl Senden angewählt wird. Hierfür muß Nachricht als Anlage senden aktiv sein. Das eingebettete Dokument behält seine Formatierung und andere Gestaltungselemente bei und kann vom Empfänger direkt in Word geöffnet werden. Falls Nachricht als Anlage senden nicht aktiv ist, übergibt Word den Text des aktuellen Dokuments bei Datei > Senden im reinen Textformat an das E-Mail-Programm. Die Liste zuletzt geöffneter Dateien im Menü Datei können Sie mittels dieses Befehls ausblenden bzw. die Anzahl der Einträge zwischen 1 und 9 wählen. Sie haben also die freie Wahl, wie viele Dokumente Ihrer Textvergangenheit angezeigt werden. Dies ist gerade bei gemeinsam benutzten Rechnern kein unerhebliches Sicherheitsdetail, können doch nachfolgende Benutzer der Dateiliste entnehmen, mit welchen Dokumenten Sie zuletzt gearbeitet haben. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Liste zu deaktivieren.
Ist der Makrovirus-Schutz aktiviert, überprüft Word jedes Dokument beim öffnen auf verdächtige Makros. Wenn Word ein verdächtiges Makro erkannt hat, können Sie die Ausführung zulassen oder aber das Dokument ohne das Makro auszuführen öffnen.
Im Listenfeld Masseinheit legen Sie die Einheit fest, in der Sie mit Word kommunizieren möchten. Unter anderem dient die Maßeinheit für die Information der Statusleiste, die mit „Bei“ die Position der Einfügemarke in Relation zum oberen Seitenrand angibt. Gleichzeitig stellen Sie mit Ihrer Angabe die Maßeinheit ein, die im Lineal die Skalierung bestimmt und in den Dialogfeldern bei Eingabefeldern gilt.
Eingaben in Felder, die die Maßeinheit „ze“ (Zeilen) verwenden, müssen immer mit einer Einheit versehen werden, wenn Word nicht in Zeilen rechnen soll. Hier greift das Programm nicht automatisch auf das festgelegte Maß der Optionen zurück.
Über die Schaltfläche Weboptionen können Sie Einstellungen rund um die Webfunktionalität von Word vornehmen.
In der Registerkarte Allgemein nehmen Sie Einstellungen rund um den Zielbrowser vor. Für welchen Browser der generierte HTML-Code optimiert ist, wählen Sie unter Browser. Zur Auswahl stehen Ihnen hierbei Microsoft Internet Explorer 5.0 oder Microsoft Internet Explorer 4.0 und Netscape Navigator 4.0. Damit Sie nicht versehentlich Funktionen und Befehle anwenden, die der von Ihnen gewählte Browser nicht unterstützt, sollten Sie die OptionNichtunterstützte Funktionen deaktivieren einschalten. Die CSS Schriftartenformatierung aktivieren Sie mit der Option Auf CSS Schriftartenformatierung vertrauen. In der Registerkarte Dateien sollten Sie das KontrollkästchenHilfsmittel in einem Ordner speichern aktiviert lassen. Hierdurch werden bei Speichern der eigentliche HTML-Code und die enthaltenen Objkete wie Grafiken in einem eigenen Ordner gespeicherrt, was für mehr Übersicht sorgt. Ebenso sollten Sie mit langen Dateinamen arbeiten, sofern Ihr Dienst bzw. andere beteiligte Applikationen dies unterstützen. Aktivieren Sie hierzu das Kontrollkästchen Wenn möglich, lange Dateinamen verwenden. Damit Sie beim Speichern eines HTML-Dokuments automatisch die eingebetteten Links aktualisieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Links beim Speichern aktualisieren. Im Bereich STandardeditor legen Sie fest, das Office bzw. Word als Standardeditoren für die entsprechenden Webseiten genutzt werden. Hierzu überprüft das Programm die Einstellungen beim Aufruf. In der Registerkarte Bilder legen Sie fest, wie Word mit eingebetteten Bildern verfahren soll. AlsDateiformate stehen Ihnen ab dem Internetexplorer 5.0 auch die VML-Darstellung bereit. Aktivieren Sie zuerzu das Kontrollkästchen Auf VML für Grafikdarstellung vertrauen. Neben dem Grafikformat GIF für Bilder mit einer Farbtiefe von maximal 256 Farben wird im Internet für Bilder mit einer höheren Farbtiefe vor allem das Grafikformat JPG bzw. JPEG angewandt. Etwas neuer ist das Format PNG. Möchten Sie auch PNG nutzen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen PNG als Ausgabeformat nutzen. Damit Word die Darstellungen für den späteren Aufruf im Webbrowser optimieren kann, können Sie im unteren Bereich der Registerkarte Bilder Einstellungen zum Zielmonitor einnehmen. Als Bildschirmgröße stehen Ihnen hierbei Auflösungen zwischen 544×376 bis 1900×1200 zur Verfügung. Beachten Sie hierbei, das Sie die Auflösung für Ihre Online-Leser einstellen. Gängige Auflösungen sind nach wie vor 800×600 und 1024×768. Welche Auflösung das Bild hat wählen Sie unter Pixel pro Zoll. Hier stehen ihnen die Standardauflösungen 72, 96 und 120 Pixel pro Zoll zur Verfügung.
In der Registerkarte Schriftarten wählen Sie schließlich den Zeichensatz für die Standardschriftarten, sowie die Schriftart- und größe für die Proportionale Schrift und die Fensterbreitenschrift.
Über die Schaltfläche E-Mail-Optionen können Einstellungen für E-Mails vornehmen. Diese Einstellungen gelten beispielsweise für das Programm Outlook. Voraussetzung für den Einsatz von Word als E-Mail-Editor innerhalb von Outlook ist die dortige Aktivierung von Word. Wählen Sie hierzu in Outlook im Menü Extras den Befehl Optionen und wechseln Sie in die Registerkarte E-Mail-Format. Hier aktivieren Sie nun das Kontrollkästchen E-Mail mit Microsoft Word bearbeiten.
Im Register Bearbeiten des Dialogfensters Extras > Optionen können Sie die Option Eingabe ersetzt Auswahl einschalten. Hierdurch wird jede Auswahl bzw. Markierung, die Sie im Dokument setzen, durch die nächste Zeicheneingabe gelöscht. Das Zeichen tritt dann an die Stelle der Markierung. Ebenso ersetzt auch eine Einfügung eine markierte Passage. Sie ersparen sich somit das Löschen der Markierung mit der _-Taste und können in einem Arbeitsgang eine Passage entfernen und neu eingeben. Markieren Sie hierfür im Dokument immer den zu ersetzenden Text, und geben Sie direkt den neuen Text ein. Die gesamte Markierung wird gelöscht und die neue Eingabe übernimmt ihren Platz. Sollte außer der Funktion Eingabe ersetzt Auswahl auch der Überschreibmodus mit der [Einfg]-Taste aktiviert sein (Anzeige in der Statuszeile „ÜB“), wird der Text, der der Markierung folgt, während der Eingabe zeichenweise überschrieben. Solange Eingabe ersetzt Auswahl nicht aktiv ist, wird der Text, den Sie eingeben, stets vor eine Markierung gesetzt. Im Überschreibmodus wird die Markierung genau wie unmarkierter Text zeichenweise ersetzt. Das Kontrollfeld Textbearbeitung durch Drag & Drop aktiviert die Möglichkeit, markierte Passagen direkt mit der linken Maustaste an eine neue Position zu verschieben. Wenn Sie während des Ziehens mit der gedrückten Maustaste zusätzlich die [Strg]-Taste betätigen, wird der Text nicht verschoben, sondern kopiert. Falls Sie die nützliche Drag-und-Drop-Funktion wider Erwarten irritieren sollte, schalten Sie sie aus, indem Sie das Kontrollfeld deaktivieren. Ist Wörter automatisch markieren aktiviert, wird das ganze Wort markiert, auch wenn Sie die Markierung mit der Maus nur über einen Teil des Wortes gezogen wird. Voraussetzung ist allerdings, daß zumindest ein Wortzwischenraum in die Markierung einbezogen wird, die Markierung sich also in der Regel auf zwei Wörter erstreckt. Wer diese automatische Markierungserweiterung, die im Grunde nur den Doppelklick auf erste zu markierende Wort erspart, überflüssig oder gar als störend empfindet, deaktiviert das Kontrollkästchen Wörter automatisch markieren.
In manchen Programmen führt die Betätigung der [Einfg]-Taste dazu, daß der Inhalt der Zwischenablage direkt in ein Dokument übernommen wird. Dies war unter anderem auch in Word für DOS bis zur Version 5.0 die Regel. Wenn Sie diese Belegung gewohnt sind und nicht hiervon abweichen möchten, aktivieren Sie das Kontrollfeld Zum Einfügen EINFG-TASTE verwenden. Allerdings verzichten Sie bei aktiviertem Kontrollkästchen Zum Einfügen EINFG-TASTE verwenden auf die Möglichkeit, mittels der [Einfg]-Taste zwischen Einfüge- und Überschreibmodus zu wechseln. In diesem Fall muß der Wechsel zwischen den beiden Eingabemodi entweder in der Registerkarte Allgemein vollzogen werden, wo das Kontrollfeld Überschreibmodus zu Ihrer Verfügung steht, oder durch einen Doppelklick auf das Feld „ÜB“ in der Statusleiste eingestellt werden. Beim aktivierten Überschreibmodus ersetzt jedes eingegebene Zeichen ein bereits bestehendes Zeichen. Ausgenommen hiervon sind die Absatzendemarken, die auch im Überschreibmodus neu eingegebenen Text nicht löscht. Wenn Ausschneiden und Einfügen mit Leerzeichenausgleich aktiviert ist, löscht Word beim Ausschneiden von Text automatisch überflüssige Leerzeichen, die beispielsweise zwischen eingefügter Zeichenkette und Satzzeichen einen Zwischenraum erzeugen würden. Auf der anderen Seite fügt Word Leerzeichen automatisch hinzu, wenn ansonsten zwei Worte unvermittelt aufeinanderträfen. Auch beim Einfügen wahrt Word auf diese Weise automatisch Abstand zwischen Wörtern durch die Ergänzung eines Leerzeichen bzw. es ignoriert ein Leerzeichen am Ende einer Zeichenkette, wenn diese vor einem Satzzeichen oder am Ende eines Absatzes eingefügt wird.
Ist die Option Mit Tab- und Rücktaste linken Einzug festlegenaktiviert, so fügen Sie mit der Tabulatortaste am Absatzanfang kein Tabstoppzeichen in den Text ein. Vielmehr wird ein hängender Absatzeinzug bis zur nächsten Tabstopposition eingefügt. Drücken Sie die Tabstopptaste ein zweites Mal, so wird der bereits bestehende hängende Einzug ein weiteres Mal eingerückt. Bei einem eingefügten Absatzeinzug verkleinert die Rücktaste den Einzug. Wird für Absätze unter Extras > Sprache Französisch gewählt, behält Word den Akzent auf Großbuchstaben bei, wenn diese aus der Umwandlung von Kleinbuchstaben resultieren. Andernfalls wird bei der Klein-/Groß-Umwandlung französischen Textes – beispielsweise mit [Shift][F3] – das Akzentzeichen entfernt. Voraussetzung ist hierbei stets, daß die Passage über Extras > Sprache als französischer Textteil gekennzeichnet wurde. Schließlich ist im Dialogfeld Optionen in der Registerkarte Bearbeiten die Liste Bild-Editor dazu vorgesehen, außer dem Standard-Editor Microsoft Word einen anderen Bildeditor für die Bearbeitung importierter Grafiken zu aktivieren. Stört Sie die Möglichkeit in der Seiten- oder der Weblayoutansicht per Doppelklick Text an einer beliebigen Position einzugeben, können Sie unter Klicken und eingeben durch Abwahl des Kontrollkästchens Klicken und eingeben aktivieren diese Funktion ausschalten. Welche Formatvorlage im Zusammenhang mit der Funktion Klicken und eingeben verwendet wird wählen Sie im Feld Standard-Absatzformatvorlage.
In der Registerkarte Drucken der Optionen stellen Sie die allgemeinen Druckoptionen ein. Hierzu gehören jene Funktionen, die Sie bei jedem Ausdruck berücksichtigt wissen möchten, wie Datei-Info, Feldfunktionen, Anmerkungen, verborgener Text und Zeichnungsobjekte. Aber auch die Anpassung von DIN-A4 auf Letter bzw. umgekehrt. Hierdurch kompensiert Word im Ausdruck die Differenz zwischen diesen beiden Papierformaten. Diese Anpassung ist vor allem dann praktisch, wenn Sie amerikanische Dokumente ausdrucken möchten. Das Letter-Format ist zwar breiter, dafür jedoch etwas niedriger als A4. Die Anpassung geschieht übrigens nur im Ausdruck – nicht in der Dokumentdatei.
In der Registerkarte Änderungen verfolgen legen Sie fest, welches Aussehen die Überarbeitungen haben sollen.
In der Registerkarte Benutzer-Info finden Ihre persönlichen Angaben Aufnahme. Hierzu gehören neben Ihrem Namen und Ihrer Adresse auch Ihre Initialen, mit denen Sie Anmerkungen kennzeichnen können. Ihren Namen geben Sie in das EingabefeldName in der gewünschten Schreibweise ein. Der Name wird dann bei Dateien, die Sie erstellen, in der Datei-Info in das Feld Autor eingetragen. Das Kürzel, das Ihre Anmerkungen im Text automatisch kennzeichnet, wird vom Programm aus den Anfangsbuchstaben Ihres Namens extrahiert, wenn im Feld Initialen kein Eintrag vorliegt. Nun kann es sein, daß Sie statt der Anfangsbuchstaben eine andere Abkürzung bevorzugen, die z.B. aus prägnanten Buchstaben Ihres Namens besteht. Wenn Sie das automatische Anmerkungs-Initial ändern möchten, tragen Sie die Änderung in das Eingabefeld Initialen ein. Von nun ab wird Word die neuen Initialen bei Anmerkungen verwenden.
Schließlich können Sie in das Feld Adresse noch Ihre Anschrift eintragen. Auf den Adresseneintrag greift das Programm zurück, wenn Sie von der automatischen Erstellung von Briefumschlägen Gebrauch machen. Hierbei handelt es sich um eine Funktion, die es Ihnen erlaubt, zu einem Brief den passenden Umschlag direkt auf dem Drucker auszugeben oder am Anfang des Dokuments festzuhalten, ohne ihn selbst erstellen zu müssen.
Geben Sie im Feld Adresse Ihren Namen noch einmal ein, um ein nachträgliches Editieren bei der Erstellung von Umschlägen und Etiketten zu vermeiden.
Über den Menübefehl Extras > Umschläge und Etiketten können Sie diese Aufgabe an das Programm delegieren, wobei für die Absenderangabe die gespeicherte Adresse Verwendung findet. Übrigens können Sie die Adressen im DialogfeldUmschläge modifizieren. Wenn Sie Änderungen bei der Absenderanschrift vornehmen, erhalten Sie die Abfrage, ob die Modifikation als Standard-Absenderadresse gespeichert werden soll.
In der Registerkarte Kompatibilität legen Sie fest, wie Word Dokumente verarbeiten soll, die auf anderen Systemen erstellt wurden und zur Weiterbearbeitung geöffnet werden. Diese Registerkarte arbeitet dokumentbezogen, das heißt, die Einstellungen beziehen sich auf das momentan geöffnete Dokument. Im Feld Empfohlene Optionen für wählen Sie in der Registerkarte Kompatibilität aus, auf welche Textverarbeitung sich Ihre Änderungen beziehen sollen. In der Liste Optionenkönnen Sie auswählen, welche Veränderungen Word am aktiven Dokument vornehmen soll. Das Dokument wird nicht permanent umgewandelt. Die Anpassungen, die Sie in der Registerkarte Kompatibilität vornehmen, beziehen sich stets nur darauf, wie das aktuell geöffnete Dokument von Word in der Anzeige und dem Ausdruck behandelt wird. Bleibende Änderungen in den geöffneten Dateien haben die Einstellungen nicht zur Folge.
Sie können Kompatibilitätsoptionen der aktuell geöffneten Dokumentvorlage zuordnen, so daß bei sämtlichen Dokumenten, die auf der Basis dieser Vorlage erstellt werden, in Zukunft die Einstellungen wirksam werden. Hierzu wählen Sie nach der Definition der Kompatibilitätsoptionen den Befehl Standard. In einem Meldungsfenster wird Ihnen angezeigt, auf welche Vorlage sich die Einstellungen auswirken. Sie bestätigen die Änderungen der Standardeinstellungen mit Ja oder lehnen diese mitNein ab.
Der Konvertierungs-Assistent
Wenn Sie größere Kontingente fremder Dokumente ins Format von Word übertragen möchten oder mehrere Word-Dokumente in einem anderen Dateiformat speichern wollen, so können Sie hierbei direkt einige Kompatibilitätsoptionen berücksichtigen. Anders als bei der temporären Umwandlung, die Word Ihren geöffneten Dokumenten zugute kommen läßt, lassen sich bei der Umwandlung von Dokumenten Änderungen direkt in die Datei aufnehmen. Diese Arbeit erledigt ein spezieller Konvertierungs-Assistent für Sie, dessen Aufruf und Bedienung im ersten Anhang erläutert wird.
Wenn im Dokument Schriftarten verwendet werden, die auf Ihrem System nicht zur Verfügung stehen, können Sie in der Registerkarte Kompatibilität der Optionen über die Schaltfläche Schriftartenersetzung das gleichnamige Dialogfeld aufrufen. In der Liste Fehlende Dokument-Schriftart werden alle Schriftarten des aktuellen Dokuments aufgelistet, die auf Ihrem System nicht zur Verfügung stehen. Ihnen folgt in der Tabelle die Ersatzschriftart. In der Regel wird die Ersatzschriftart mit Vorgabeangegeben. Welche Ersatzschriftart sich hinter Vorgabe verbirgt, sehen Sie im unteren Teil des Fensters über den Schaltflächen. Sollte Ihnen diese Ersatz-Schriftart nicht zusagen, so können Sie über die Liste Ersatzschriftart auf sämtliche Schriftarten zurückgreifen, die auf ihrem System zur Verfügung stehen. Wenn Sie das Dialogfeld mit OK verlassen, wird Ihnen zwar die Ersatzschriftart im Dokument angezeigt, in der Symbolleiste erscheint im Feld „Schriftart“ aber immer noch der Name der Schriftart im Original-Dokument, da die Umwandlung nur für diese Arbeitssitzung gilt. Um die Schriftart tatsächlich auszuwechseln, müssen Sie im Dialogfeld Schriftartenersetzung die Schaltfläche Permanent umwandeln betätigen. Nach einer Sicherheitsabfrage werden nun die Schriftarten des aktuellen Dokuments nicht nur für diese Arbeitssitzung, sondern bleibend umgewandelt und beim nächsten Speichern mit der neuen Zuweisung in der Datei festgehalten.
Im Register Speicherort der Datei stellen Sie ein, in welchen Ordnern Word bestimmte Dateiengruppen speichern bzw. zum Öffnen suchen soll. Hier legen Sie fest, in welchem Ordner Sie in der Regel Ihre Dokumente speichern, so daß beim BefehlDatei > Öffnen direkt der Zugriff auf den korrekten Textordner erfolgt. Im Dialogfeld Speicherort bearbeiten können Sie im Eingabefeld Ordnername den Ordner eingeben, wenn Sie ihn auswendig wissen. Sollten Sie sich nicht sicher sein, so können Sie das Verzeichnis wie auch in den anderen Datei-Fenstern selektieren. Ebenso können Sie über das Symbol Neuen Ordner erstellen eigene Ordner anlegen und verwenden. Im Dialogfeld Neuer Ordner geben Sie unter Name den Namen des neuen Ordners an. Der neue Ordner wird dann unter dem aktuellen Ordner angelegt, dessen Name oberhalb des Eingabefeldes erscheint. Sie brauchen diese Aktion nur noch mit [Return] oder OK zu bestätigen. Der erstellte Ordner wird nun automatisch in das Feld Ordnername übernommen, so daß Sie das Fenster mit OK verlassen können. Sie können folgende Dateiablagen modifizieren:
Dokumente – Dieser Pfad bestimmt den Ordner, auf den Word zurückgreift, wenn Sie ein Dokument mit Datei > Speichern unter auf die Festplatte schreiben bzw. mit Datei > Öffnen von der Festplatte einlesen möchten. Der Standardpfad istC:Eigene Dateien. Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollten Sie diesen Pfad jedoch nicht ständig benutzen, da der Ordner ansonsten sehr schnell von allerlei Dokumentdateien überladen ist. Ein strukturiertes Pfadsystem spart kostbare Zeit. Erstellen Sie besser einen eigenen Ordner Texte, auf den der Dokumentpfad weist, und legen Sie unter dem Text-Ordner für jedes Thema eigene Ordner wie Brief, Rechnung, Privat usw. an. Über die Schaltfläche Eigene Dateien in den Dialogfenstern Datei > Öffnen und Datei > Speichern unter können Sie dennoch jeder Zeit in den Ordner C:/Eigene Dateien wechseln.
Clipartgrafiken – Die Ablage der Dateiart Clipartgrafiken springt Word automatisch an, wenn Sie mit Einfügen > Grafik eine Abbildung in Ihr Dokument einfügen. Wenn Sie bei der Installation keine Veränderungen vorgenommen haben, ist hier der PfadMSOfficeClipart angegeben.
Benutzervorlage – Im Benutzervorlage-Ordner werden Ihre Dokumentvorlagen gespeichert, wenn Sie im Dialogfeld Speichern unter als Dateityp den Eintrag Dokumentvorlage wählen. Beim Öffnen eines neuen Dokuments mit Datei > Neu wird unter anderem automatisch auf die Vorlagen dieses Ordners zugegriffen, die Ihnen als Basis neuer Dokumente zur Verfügung stehen. Der Standardeintrag lautet hier MSOfficeVorlagen
Arbeitsgruppenvorlagen – Neben den Benutzervorlagen kann Word auch auf sogenannte Arbeitsgruppenvorlagen zurückgreifen. Der Pfad, der zu dieser Dateiart angegeben wird, ist ebenfalls relevant beim Befehl Datei > Neu. Die Registerkarten, die den Ordern mit den Arbeitsgruppenvorlagen entsprechen, werden automatisch mit Großbuchstaben bezeichnet und lassen sich so direkt von den Benutzervorlagen-Ordern unterscheiden. Sie haben also in Arbeitsgruppen für das Erstellen neuer Dokumente neben den persönlichen Dokumentvorlagen auch allgemeine Dokumentvorlagen zur Verfügung, die für mehrere Mitglieder einer Arbeitsgruppe gelten und somit zum einheitlichen Layout der Dokumente beitragen. Falls Sie keiner Arbeitsgruppe angehören, können Sie in den Arbeitsgruppen-Ordner weitere persönliche Vorlagen kopieren – beispielsweise, nachdem sie eine Erprobungsphase überstanden haben – oder ganz auf dieses Verzeichnis verzichten. Die Einstellung von Arbeitsgruppen-Vorlagen ist nur für den Einsatz von Word im Netzwerk vorgesehen.
Benutzeroptionen – Im Ordner der Dateiart Benutzeroptionen wird die Konfigurationsdatei von Word gespeichert, in der wichtige Informationen wie der Name des Benutzers, die aktiven Dokumentvorlagen oder die Liste der zuletzt geöffneten Dateien zwischen den Sitzungen gesichert werden. Diese Datei besitzt kein Textformat und kann daher nicht direkt bearbeitet werden. Vorgegeben ist als Ablagepfad der Winword-Stammverzeichnis.
AutoWiederherstellen-Dateien – Im Ordner AutoWiederherstellen-Dateien speichert Word die Dateien der automatischen Zwischensicherung, wenn Sie in der Registerkarte Speichern das Kontrollkästchen AutoWiederherstellen-Ino speichern eingeschaltet haben. Die Dateien haben die Endung .ASD. Beim automatischen Zwischenspeichern wird nicht die Dokumentdatei überschrieben, sondern eine Kopie angelegt. Auf diese Kopie greift Word zurück, wenn das Programm nicht ordnungsgemäß beendet wird – sei es durch einen Fehler im Anwendungsprogramm, durch einen Systemabsturz oder einfach durch Stromausfall. In diesem Fall bleiben die automatischen Sicherungsdateien im vorgegebenen Ordner bestehen. Beim nächsten Programmstart überprüft Word den Inhalt des Ordners und lädt selbsttätig die Dateien mit der Endung .ASD. Gleichzeitig löscht es die ASD-Datei. Ebenfalls gelöscht werden diese Dateien beim ordnungsgemäßen Beenden von Word.
Wörterbücher – In der Ablage Wörterbücher befinden sich die von Ihnen hinzugefügten Benutzerwörterbücher, auf die die Rechtschreibprüfung zurückgreift. Diese Benutzerwörterbücher haben die Endung .DIC.
AutoStart – Dokumentvorlagen, die sich im Ordner der Dateiart AutoStart befinden, werden beim Starten von Word automatisch geladen. Sollten Sie neben der NORMAL.DOT noch auf andere Dokumentvorlagen direkt beim Erstellen von neuen Dokumenten zurückgreifen wollen, so kopieren Sie diese in das hier angegebene Verzeichnis. Eine Alternative hierzu besteht im Befehl Extra > Vorlagen und Add-Ins. Im DialogfeldDokumentvorlagen und Add-Ins können Sie mittels des Befehls Hinzufügen auch Dokumentvorlagen als globale Vorlagen definieren, die nicht im AutoStart-Ordner gespeichert sind. Die Vorlagen des AutoStart-Ordners erscheinen in diesem Dialogfeld auf jeden Fall in der Liste Globale Vorlagen und Add-Ins.
Um einen optimalen Überblick über die automatischen Sicherungsdateien zu behalten, empfiehlt es sich, im Dialogfeld Optionen in der Registerkarte Dateiablage mit Ändern > Neuen Ordner erstellen einen eigenen Ordner für die ASD-Dateien anzulegen. Nach einem Systemabsturz sollten Sie vor dem erneuten Start von Word Kopien der .ASD-Dateien dieses Ordners in einen anderen Ordner kopieren. Falls dann beim automatischen Wiederherstellen etwas nicht wunschgemäß verläuft, haben Sie die Möglichkeit, die ASD-Dateien mit Datei > Öffnen manuell zu öffnen. Dies ist möglich, da diese Dateien im Word-Dokumentformat gespeichert wurden. Sie müssen lediglich im Dialogfeld Öffnen im Feld Dateiname als Endung „*.asd“ eingeben, um die Dateien zu listen, die gewünschte Datei markieren und mit OK oder per Doppelklick öffnen.
Die allgemeinen Speicherungsoptionen können Sie im Dialogfeld Optionen in der Registerkarte Speichern modifizieren. An dieser Stelle sei nur kurz auf die Option Automatisches Speichern hingewiesen. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie diese Option aktivieren und ein Speicherintervall angeben, das auf der einen Seite nicht zu kurz gewählt ist – je nach Dokumentgröße müssen Sie einige Augenblicke warten, bevor Sie mit der Bearbeitung des Dokuments fortfahren können -, aber auch nicht zu großzügig gewählt ist, um allzu große Verluste bei einem eventuellen Absturz zu vermeiden. Um bei einem Absturz während des Speicherns den Verlust so gering als Möglich zu halt, sollten Sie auch die Option Schnellspeicherung zulassen deaktivieren.
In der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik legen Sie die Bedingungen fest, unter denen Orthographie und Grammatik geprüft werden soll. Die automatische Rechtschreibprüfung (Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen) oder die automatische Grammatikprüfung (Grammatik während der Eingabe Überprüfen) können Sie nur in diesem Register aktivieren bzw. deaktivieren. Sollten Sie die Markierungen der automatischen Prüfungen irritieren, sollten Sie diese dennoch nicht ausschalten. Schalten Sie statt dessen die Markierungen im Dokument aus: Rechtschreibfehler ausblendenund Grammatikfehler ausblenden.
