Wenn Sie eine Datei zurückbekommen, überprüfen Sie die Kommentare, die dem Dokument angefügt wurden. Diese Kommentare sind zwar Inhalt der Dokumentdatei, nicht aber Bestandteil des Textes. Beim Ausdruck wäre die Datei also trotz Kommentierung unverändert. Da die Kommentarzeichen verborgen formatiert sind, treten auch diese beim Ausdruck nicht in Erscheinung. Sie können allerdings beides – Kommentarzeichen und Kommentare – sichtbar machen, indem Sie im Dialogfeld Drucken mittels Optionen die zuständige Registerkarte der Optionen aktivieren und Kommentar in die Druckausgabe der Datei einbeziehen. Wenn Sie Kommentar aktivieren, markiert Word automatisch Ausgeblendeten Text. Achten Sie darauf, daß diese Einstellung nach dem Druck manuell deaktiviert werden muß, falls Sie nicht ständig die Kommentare und den ausgeblendeten Text mit den Dokumenten ausgedruckt sehen möchten.
Falls Sie nur die Kommentare, nicht aber den Text des Dokuments ausdrucken möchten, wählen Sie statt dessen direkt im Dialogfeld Drucken in der Liste Drucken den Eintrag Kommentare aus.
Um die Kommentare am Bildschirm zu kontrollieren, bietet sich der Befehl Gehe zu an. Wählen Sie in der Liste Gehe zu Element den Eintrag Kommentar, und springen Sie mittels Weiter und Zurück die einzelnen Kommentare an. In der Dropdown-Liste Bearbeiternamen eingeben werden die Bearbeiter gelistet, die Kommentare im Dokument eingegeben haben. Sie können den Sprungbefehl durch die Anwahl eines Namens auf die Kommentare eines einzelnen Bearbeiters eingrenzen. Der Eintrag Beliebiger Bearbeiter springt alle Kommentare an. Wenn Sie einem bestimmten Kommentar suchen, tragen Sie im Feld Bearbeiternamen eingeben die Nummer des Kommentars ein. Um eine gewisse Zahl von Kommentare vorwärts oder rückwärts zu springen, lautet der Befehl „+x“ bzw. „-x“, wobei für „x“ die Anzahl der Kommentare eingegeben werden muß, um die Sie die Einfügemarke bewegen möchten. Auch die absolute Angabe einer Kommentarnummer ist möglich, indem Sie einfach die Nummer des Kommentars ohne Vorzeichen angeben. Diese Angaben zur Sprungweite lassen sich auch nach dem Namen eines Bearbeiter eintragen, um so die Kommentarsuche zu spezifizieren.
Mit Hilfe der Schaltflächen Browsebject auswählen auf der vertikalen Bildlaufleiste können Sie sich noch komfortabler von Kommentar zu Kommentar bewegen. Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie in der sich öffnenden Liste das Symbol Nach Kommentar durchsuchen. Die Einfügemarke wird nun automatisch vor dem nächsten Kommentar plaziert. Über die beiden Schaltflächen mit den Doppelpfeilen auf und ab können Sie nun vor- und rückwärts nacheinander die einzelnen Kommentare anspringen.
Das direkte Ansteuern von Kommentare funktioniert auch, wenn die Anzeige des verborgenen Textes abgeschaltet ist und die Kommentarzeichen nicht sichtbar sind. Wenn Sie den Kommentarausschnitt öffnen, werden die Marken automatisch angezeigt.
Sie können die Kommentare direkt im Kommentarausschnitt durchgehen. Die Textstelle, auf die sich die Kommentar bezieht, wird bei dieser Vorgehensweise im Textausschnitt direkt angezeigt. Wenn Sie innerhalb eines Kommentartextes die [Alt][F11]-Taste drücken, springt die Einfügemarke direkt in den Textausschnitt an die Stelle des aktuellen Kommentarzeichens. Kommentartexte können Sie markieren und entweder über die Zwischenablage, durch Kopieren bzw. Verschieben oder via Drap-and-Drop in den Text übernehmen.
Kommentarzeichen lassen sich aus dem Text nicht in den Kommentarausschnitt übernehmen.
Um Kommentare im Text an einer anderen Stelle zu übernehmen, markieren Sie die Marke und verwenden die gleichen Befehle. Wenn Sie ein Kommentarzeichen kopieren und an einer anderen Stelle des Textes noch einmal einfügen, wird zwar die Nummer dem neuen Standort angepaßt, der Text des Kommentars bleibt aber in Originalform erhalten und ist nun zweimal eingetragen.
Sollten Tonobjekte in den Kommentar eingebettet worden sein, können Sie sich den Inhalt durch einen Doppelklick auf das Objektsymbol zu Ohren bringen – die entsprechende Sound-Ausstattung des PC’s vorausgesetzt. Das Objektsymbol wird während der Wiedergabe schraffiert angezeigt.
