Briefbögen, Prospekte, sie alle zieren Kopf- und Fußzeilen, die über oder unter dem Text neben Seitenzahlen auch Informationen oder Grafiken beinhalten. Grundsätzlich sollen die Angaben am oberen oder unteren Seitenrand dem Leser leichten Überblick über Absender, Autor, Thema oder Seite eines Schriftstücks geben.
Kopf- und Fußzeilen lassen sich mit Word erfassen, indem Sie im Menü Ansicht die Option Kopf- und Fusszeile anwählen. Für die Bearbeitung der Kopf- und Fußzeile schaltet Word stets in den Seiten-Layout-Modus um und setzt die Einfügemarke zunächst in den Kopfzeilenbereich. Um in den Fußzeilenbereich am unteren Blattrand zu gelangen, genügt ein Klick auf das Symbol Zwischen Kopf- und Fusszeile wechseln in der Symbolleiste. Alternativ können Sie mit der Tastenkombination A+V zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln. Um wieder das normale Dokument zu bearbeiten, genügt ein Klick auf die Schaltfläche Schliessen der Symbolleiste oder ein Doppelklick in das Dokument außerhalb des Kopf- oder Fußzeilenbereichs.
Wie weit die Eingaben gelten, die Sie in einer Kopf- oder Fußzeile vornehmen, bestimmen Sie über den Befehl Datei > Seite einrichten in der Registerkarte Seitenlayout. Dort entscheiden die Einstellungen in der Gruppe Kopf- und Fusszeilen darüber, ob alle Kopf- und Fußzeilen gleich sind, die erste anders oder Word sogar zwischen Seiten mit geraden und ungeraden Seiten unterscheidet. Damit alle Seiten die gleichen Kopf- und Fußzeilen bekommen, darf kein Kontrollkästchen der Gruppe Kopf- und Fusszeilen angekreuzt sein.
Für die Eingabe einer durchgängig gleichen Kopf- und Fußzeile sollte die Einfügemarke am Beginn des Dokuments stehen, am besten auf der ersten Seite, zumindest aber im ersten Abschnitt. Das ist allerdings nur notwendig, wenn Sie Abschnittswechsel eingegeben haben, da Kopf- und Fußzeilen Teil der Abschnittsformatierung sind und sich zunächst auf den aktuellen Abschnitt beziehen.
Solange Sie nicht ausdrücklich in der Symbolleiste für die Kopf- und Fußzeilen eine andere Wahl treffen, indem Sie das Symbol Wie vorherige ausschalten, greift Word bei aufeinanderfolgenden Abschnitten grundsätzlich die Kopf- und Fußzeile des vorherigen Abschnitts auf. Daher muß sich die Einfügemarke im ersten Abschnitt des Dokuments befinden, um die Kopf- und Fußzeile fürs ganzes Dokument zu definieren. Außerdem darf noch keiner der folgenden Abschnitte mit einer Kopf- bzw. Fußzeile versehen sein. Nur so wirkt sich Ihre Eingabe auf alle Abschnitte aus.
