Bei Geschäftsbriefen gehören Falzmarken und Lochmarken zum guten Ton. Und praktisch sind sie allemal. Die Faltmarken bzw. Falzmarken sorgen dafür, dass man den gedruckten Brief exakt so falten kann, dass er in einen Standard-Umschlag passt. Und die Lochmarke macht es dem Empfänger einfacher, den Brief exakt in der Mitte zu lochen. Falz- und Lochmarken lassen sich ganz einfach und ohne Add-On selbst in Word-Briefe einfügen. Ganz ohne Add-On; die Word-Bordmittel reichen aus. Wir zeigen Schritt für Schritt wie’s funktioniert.
Loch- und Falzmarken per AutoForm
Zum Einfügen von Loch- und Falzmarken nach DIN-Norm müssen Sie zwei Striche für die Falzmarken und den Strich für die Lochmarke ins Dokument oder die Vorlage einfügen. Das geht bei Word 2007, 2010 oder 2013 ganz einfach:
1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument oder die Vorlage.
2. Im Menüband Einfügen klicken Sie auf Formen und dann im Bereich Linien auf die erste Linie.
3. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste an einer beliebigen Stelle innerhalb der Kopfzeile eine senkrechte Linie. Damit die Linie exakt waagerecht wird, halten Sie zusätzlich die [Shift/Umschalten]-Taste gedrückt. Wie lang die Linie wird, ist erstmal egal.
4. Jetzt klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die soeben gezeichnete Linie und rufen den Befehl AutoForm formatieren bzw. Form formatieren auf.
5. Wechseln Sie ins Register Größe. Dort tragen Sie für die Lochmarke im Feld Breite den Wert Absolut: 0,6 cm ein. Bei Falzmarken sind es später 0,3 cm.
6. Dann wechseln Sie ins Register Layout und klicken auf Weitere. Hier stellen Sie für die Lochmarke (und später auch für die Falzmarken) im Abschnitt Horizontal die Absolute Position: 0,5 cm und zwar rechts von: Seite ein. Als vertikale Position wählen Sie für die Lochmarke die Absolute Position: 14,85 cm gemessen unterhalb: Seite ein. Für die Falzmarken lauten die absoluten vertikalen Positionen später 9,9 cm und 19,8 cm.
7. Die Loch- und Falzmarken zeigt Word zwar ausgegraut (weil sie zur Kopfzeile gehören), werden auf dem Papier aber in sattem Schwarz gedruckt. Wer das nicht möchte, kann im Register Farben und Linien eine dezentere Farbe wählen, etwa ein mittleres Grau.
8. Nach einem Klick auf OK erscheint die Lochmarke genau an der richtigen Position im Dokument. Wiederholen Sie die Schritte für die beiden Falzmarken; verwenden Sie dabei folgende Positionen:
Obere Falzmarke:
– Breite absolut 0,3 cm
– Horizontal, Absolute Position 0,5 cm rechts von Seite
– Vertikal, Absolute Position 9,9 cm unterhalb Seite
Untere Falzmarke:
– Breite absolut 0,3 cm
– Horizontal, Absolute Position 0,5 cm rechts von Seite
– Vertikal, Absolute Position 19,8 cm unterhalb Seite
Die genannten Werte haben sich in der Praxis bewährt. In der DIN-Norm 676 für Briefbögen gibt es zwei Alternativen für die Positionen der Falzmarken. Nach der Form A können die Falzmarken auch an den Positionen 8,7 cm und 19,2 cm oder nach der Form B bei 10,5 cm und 21 cm platziert werden. Wir empfehlen aber für den Alltagsgebrauch die Falzmarkpositionen 9,9 cm und 19,8 cm; jeweils gemessen vom oberen Papierrand.