Das Aufzeichnen von Word-Befehlen ist die schnellste, sicherste und einfachste Möglichkeit ein Makro zu erstellen. Dies geschieht mit Hilfe des Makrorekorders. Dieser wird über das Menü EXTRAS unterMAKRO aktiviert.
Die Befehle zur Bearbeitung von Makros befinden sich im Menü EXTRAS unter dem Eintrag MAKRO.
Durch den Start des Makrorekorders werden alle Aktionen, die Sie über die Tastatur oder mit Hilfe der Maus vornehmen, aufgezeichnet. Dies bedeutet, daß alle Aktionen, wie das Einfügen von Zeichen in ein Dokument oder das Aktivieren von Menüs, sowie Eingaben in Dialogfeldern oder gar die Anwahl eines Symbols aus der Symbolleiste durch den Makrorekorder aufgezeichnet werden und später auch von ihm wiedergegeben, d.h. ausgeführt werden.
Eine Ausnahme stellt allerdings die Markierung von Textabschnitten innerhalb des Dokumentfensters dar, wenn Sie mit der Maus erfolgen. Dies kann vom Makrorekorder nicht aufgezeichnet werden, da Mausbewegungen innerhalb des Dokumentfensters nicht bei der Wiedergabe des Makros nachvollziehbar sind. Alle Versuche in diese Richtung werden durch einen Warnton quittiert und abgelehnt.
Innerhalb des Dokumentfensters können Sie während der Makroaufzeichnung nur mit Hilfe der Tastatur Textabschnitte markieren oder die Einfügemarke bewegen. Diese Aktionen werden vom Makrorekorder ohne Probleme erkannt und aufgezeichnet.
Alle Eingaben, die Sie in Dialogfeldern oder Menüs vornehmen, werden ebenfalls aufgezeichnet, vorausgesetzt Sie schließen das Dialogfeld mit OK. Verlassen Sie ein Dialogfeld mit ABBRECHEN, dann werden die von Ihnen vorgenommenen Einträge nicht übernommen.
Zeichen die im Dokument eingefügt und dann mit der Rücktaste R entfernt werden, gelten für den Makrorekorder als nicht eingegeben. Diese Aktionen werden zwar kurzfristig mit aufgezeichnet, aber sofort, nachdem der Makrorekorder die Redundanz feststellt, wieder gelöscht.
Die folgenden Aktionen können ebenfalls nicht vom Makrorekorder aufgezeichnet werden:
v Optionen zur Druckereinrichtung eines bestimmten Druckers
v Statistiken eines Dokuments
v Der Befehl SUCHE des Dateimanagers
Alle diese Aktionen sind nicht statisch oder hängen von zusätzlichen Programmteilen ab, wie dies zum Beispiel beim Druckertreiber der Fall ist.
Sie haben zwei Möglichkeiten, die Aufzeichnung eines Makros zu starten. Sie können über das Menü EXTRAS und den Befehl MAKRO > AUFZEICHNEN die Makroaufzeichnung starten oder aber über die kleine Schaltfläche MAK in der Statuszeile am unteren Rand des Anwendungsfensters von Word 2000. Nachdem Sie einen Doppelklick auf die Schaltfläche MAK in der Statuszeile ausgeführt haben, erscheint das Dialogfeld MAKRO AUFZEICHNEN.
Von den zahlreichen Feldern des Dialogfensters ist das Feld MAKRONAME, das den Namen des Makros enthält, von besonderer Bedeutung. In diesem Feld sollten Sie einen Namen angeben, der in etwa die Bedeutung des Makros wiedergibt. Word 2000 gibt als Standard den Namen MAKRO gefolgt von einer Zahl an. Sie sollten diesen Standardnamen allerdings nicht als Makroname bestätigen, da dieser in keinster Weise aussagekräftig ist und über die Funktionsweise des Makros rein gar nichts mitteilt. Außerdem gestaltet sich die Pflege und Organisation solcher Makros, trotz möglicher Angaben im Beschreibungsfeld, nicht gerade einfach.
Wir wollen als Beispiel ein Makro erstellen, das ein Wort in fett und kursiv darstellt. Geben Sie dazu bitte im Feld MAKRONAME den Namen WortFettKursiv ein. Die Schreibweise des Makronamens mag Ihnen etwas ungewöhnlich erscheinen. Da aber im Makronamen kein Sonderzeichen oder Leerzeichen erscheinen darf, wird ein Makroname wie “Wort fett und kursiv“ von Word 2000 nicht akzeptiert. Damit Makronamen übersichtlich bleiben, sollten Sie sich die hier gewählte Schreibweise zu eigen machen. Im Makronamen dürfen neben Groß-/Kleinbuchstaben auch Umlaute verwendet werden.
Als nächstes kann die Organisation des Makros vorgenommen werden. Dazu müssen Sie eine der Schaltflächen SYMBOLLEISTE oder TASTATUR betätigen. Sie können das Makro dann entsprechend zuordnen. Diese Zuordnung sollten Sie dann ausführen, wenn das Makro funktioniert und ohne Fehler läuft. Im Verlauf dieses Kapitels wird noch ausführlich auf die Organisation und Zuweisung von Makros eingegangen.
Über das Listenfeld MAKRO SPEICHERN können Sie das Makro einer bestimmten Dokumentvorlage zuweisen. Da Makros in Dokumentvorlagen gespeichert werden, kann hier eine bestimmte Dokumentvorlage ausgewählt werden. Sie sollten für die ersten Schritte mit Makros, dem Vorschlag von Word 2000 folgen, und das Makro in die allgemeine Dokumentvorlage (NORMAL.DOT) einbinden. Das Makro steht dann auch allen anderen Dokumentvorlagen zur Verfügung.
Nachdem Sie den Namen WortFettKursiv eingegeben haben, können Sie noch kurz in das Feld BESCHREIBUNG wechseln und dieses entsprechend ausfüllen. Danach wird die Makroaufzeichnung, durch Schließen des Dialogfensters über die Schaltfläche OK, gestartet.
Die Makroaufzeichnung wird über die verkürzte MAKRO-Symbolleiste gesteuert.
Sie befinden sich jetzt im Makroaufzeichnungsmodus. Das wird durch die veränderte Form des Mauszeigers und der zusätzlichen Symbolleiste, der MAKRO-Symbolleiste, deutlich. Die MAKRO-Symbolleiste bietet Ihnen die Möglichkeit die Makroaufzeichnung zu unterbrechen oder sie zu beenden. Sie können die MAKRO-Symbolleiste auf dem Bildschirm frei verschieben, diese Aktion wird dann nicht vom Makrorekorder aufgezeichnet.
Die Aufgabe unseres Makros ist das Wort unter der Einfügemarke fett und kursiv zu formatieren. Die Tastenfolgen hierfür sollen nun aufgezeichnet werden. Dazu muß zuerst die Einfügemarke durch die Tastenkombination SÌ an den Anfang des Wortes bewegt werden. Danach wird das Wort mit der Tastenkombination SHW komplett markiert. Das so markierte Wort wird durch Anklicken der Symbole FETT und KURSIV in der FORMAT-Symbolleiste mit den Attributen FETT und KURSIV versehen. Die Makroaufzeichnung wird beendet indem Sie die Schaltfläche STOP in der linken Hälfte derMAKRO-Symbolleiste betätigen. Das Makro steht Ihnen nun in allen Dokumentvorlagen zur Verfügung, da es in der Dokumentvorlage NORMAL.DOT gespeichert wird.
Die rechte Schaltfläche in der MAKRO-Symbolleiste veranlaßt den Makrorekorder eine Pause einzulegen. Diese Pausenfunktion kommt dann zum Tragen, wenn Sie innerhalb einer Makroaufzeichnung feststellen, daß bestimmte Word-Einstellungen vor Beginn der Aufzeichnung nicht korrekt waren. Sie können die Makroaufzeichnung unterbrechen, die Einstellungen vornehmen und dann durch erneutes Betätigen der Schaltfläche AUFZIECHNUNG ANHALTEN den Aufzeichnungsvorgang fortsetzen.
Bei der Ausführung des Makros wird sich schnell herausstellen ob die Aufzeichnung fehlerfrei erfolgte.