Ein Bild sagt mehr als tausend Zahlen. Dieses Sprichwort macht sich das Zusatzprogramm Microsoft Graph zu Nutze. Es ermöglicht Ihnen trockene Zahlenreihen in aussagekräftige Diagramme umzusetzen.
Öffnen Sie Graph über den Befehl Einfügen > Grafik > Diagramm. Wenn Sie Graph starten, während im Dokument eine Tabelle markiert ist, werden die Daten direkt übernommen und als Balkendiagrammdargestellt. Sie können das Layout des Diagramms jedoch noch weiter ändern. Hierfür stehen Ihnen die Graph-Symbol- und Menüleiste zur Verfügung.
Neben dem aktuellen Diagramm wird in einem eigenen Tabellenfenster der Inhalt des Diagramm in Zahlen dargestellt. Sollte das Tabellenfenster nicht dargestellt werden, aktivieren Sie es mit dem Symbol Datenblattansicht.
Wenn Sie vor Aufruf von Graph keine Tabelle im Dokument markiert haben, so wird im Tabellenfenster eine Beispieltabelle dargestellt. Markieren Sie die Einträge im Datenblatt, und entfernen Sie sie.
Das Tabellenfenster ist in Zeilen und Spalten aufgeteilt, die erste Zeile und die erste Spalte sind für Namen und Bezeichnungen reserviert, die im Diagramm als Achsenbeschriftungen bzw. Legende Verwendung finden. Ihre eigentlichen Werte, die Sie darstellen wollen, können Sie in den Zellen unterhalb der ersten Zeile und rechts von der ersten Spalte eintragen.
Sie können die Zelle mit der Maus anklicken und die Daten direkt eingeben. Die Zelle wird hierbei umrahmt. Sie beenden Ihre Eingabe, indem Sie eine andere Zelle anklicken oder aber einfach die [Return]-Taste betätigen. Wenn Sie Ihre Eingabe mit [Return] abschließen, so springt die Einfügemarke eine Zeile abwärts.
Sollten eine Zahl zu lang sein, können Sie die Spalte verbreitern. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger innerhalb des Spaltenkopfs auf die vertikale Trennlinie. Drücken Sie die Maustaste nieder und ziehen Sie die Spalte.
Mittels der Tastatur können Sie die Spaltenbreite ändern, indem Sie eine Zelle der Spalte, die Sie ändern wollen, markieren und den Befehl Spaltenbreite des Menüs Format aufrufen. Im nachfolgenden Dialogfeld geben Sie die Spaltenbreite ein.
Daten können auch wieder aus dem Tabellenfenster gelöscht werden. Markieren Sie die Daten, die Sie löschen wollen, und betätigen Sie die Taste [Entf].
Sie können die markierten Daten wie gewohnt über die Zwischenablage mit den Befehlen des Menüs Bearbeiten Ausschneiden, Kopieren und Einfügen.
Um weitere Spalten oder Zeilen einzufügen, markieren Sie so viele Spalten oder Zeilen, wie Sie einfügen wollen und aktivieren den Befehl Einfügen > Zellen. Sollten Sie keine Spalten oder Zeilen markiert haben, können Sie im Dialogfeld Zellen einfügen entscheiden, ob Sie eine Ganze Zeile oder Ganze Spalte einfügen möchten, oder ob Sie die aktuelle Zelle nach rechts oder unten verschieben möchten.
Die Tabelle ist begrenzt auf 4000 x 4000 Zellen. Sollten diese bereits mit Daten gefüllt sein, hindert Sie eine Warnmeldung an dem Versuch, weitere Daten einzufügen.
Bei der Erstellung des Diagramms ist Graph so voreingestellt, daß jede Zeile des Tabellenfenster eine Reihe von Daten enthält, die im Diagramm mit derselben Farbe und demselben Füllmuster dargestellt werden. Die Einträge in der ersten Spalte erscheinen im Diagramm als Legende. Die Einträge der ersten Zeile werden im Diagramms zur Teilstrichbeschriftung der horizontalen Achse herangezogen. Sollten Ihre Daten anders angeordnet sein, bietet Graph Ihnen die Möglichkeit, die Spalte als Datenreihe festzulegen. Im Menü Daten können Sie wählen, ob Ihre Datenreihe in Zeilen oder Ihre Datenreihe in Spalten vorliegt.
Sie können Zellen von der Darstellung im Diagramm ausschließen. Doppelklicken Sie auf den Spaltenkopf. Der Spaltenkopf wird daraufhin grau unterlegt. Äquivalent hierzu ist der Menübefehl Daten > Zeile/Spalte ausschließen. Sollte keine Zeile oder Spalte markiert sein, erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie wählen, ob sich der Ausschluß auf Spalten oder Zeilen bezieht. Sollten Sie die Wiederaufnahme der Daten in Ihrem Diagramm wünschen, so klicken Sie den Spaltenkopf wieder doppelt an, so daß der Spaltenkopf schwarz gekennzeichnet ist, oder wählen Sie den Befehl Daten > Zeile/Spalte einschlißen.
Sie können dem Tabellenfenster nur eine einzige Schriftart, Schriftgröße und Auszeichnung zuweisen; das Tabellenfenster wird in dieser Hinsicht als ein Ganzes betrachtet.
Zur Änderung der Schriftart des Tabellenfensters rufen Sie wie gewohnt das Menü Format > Zeichen auf.
Beachten Sie, daß sich die Einstellungen lediglich auf das Tabellenfenster und nicht auf das Diagramm beziehen.
In den Listenfeldern Schriftart und Schriftggrad finden Sie die Schriftarten und -größen. Außerdem können Sie Schriftschnitt und Farbe ändern. Aus der Kategorie Effekte des Standardfensters stehen Ihnen hier im BereichDarstellung lediglich die Effekte Durchgestrichen, Hoch- und Tiefgestellt zur Verfügung.
Im Gegensatz zu den Schriftformaten ändert sich das gewählte Zahlenformate auch auf das Diagramm aus. Eine Änderung des Zahlenformats bezieht sich also auf die Daten und das Diagramm. Desweiteren können Sie für jede einzelne Zelle ein eigenes Zahlenformat bestimmen.
Markieren Sie die Zellen, denen Sie ein neues Format zuweisen wollen und aktivieren Sie Format > Zahlen. Aus der Liste Kategorie können Sie nun eines der vorgegebenen Zahlen- und Datumsformate auswählen.
Bevor Sie ein Diagramm formatieren, sollten Sie sich für einen Diagrammart entscheiden. Im Dropdown-Menü Diagrammtyp- finden Sie alle 18 Diagrammarten aufgelistet, die Sie auswählen können.
Im Dialogfeld Diagramm > Diagrammtyp können Sie aus verschiedenen Untertpen wählen. In der Liste Diagrammtypen ist das gewählte Diagramm bereits aktiviert. Eine Vorschau erhalten Sie, indem Sie den BefehlSchaltfläche gedrückt halten für Beispiel anklicken. Wählen Sie aus den angebotenen AutoFormaten das gewünschte aus. Innerhalb dieses Dialogfelds können Sie auch den Diagrammtyp wechseln. Aktivieren Sie einfach einen anderen Diagrammtyp aus der gleichnamigen Liste. Wenn Sie neue Diagramme nicht immer als Säulendiagramm erstellen möchten, wählen Sie Ihr bevorzugtes Diagramm aus und aktivieren Sie den Befehl Standard Diagrammtyp. Nach einer Sicherheitsabfrage wird das aktuell gewählte Diagramm als Standarddiagramm gespeichert.
Um das Diagramm zu vergrößern oder verkleinern, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Ziehpunkte und verschieben diese. Sollte das Diagramm in einem eigenen Fenster dargestellt werden, nehmen Sie die Größenveränderung durch Veränderung des Diagrammfensters vor; entweder Sie ziehen den Rahmen des Diagrammfenster mit der Maus oder Sie bedienen sich im Dateimenü des Diagrammfensters des Befehls Grösse ändern. Mit den Richtungstasten können sie dann die Fenstergröße variieren und mit [Return] abschließen. Achsen, Achseneinteilungen, der Diagrammtext sowie sämtliche Diagrammelemente werden automatisch an die neue Größe angepaßt.
Selbstverständlich können Sie das Diagramm auch in Word innerhalb des Dokuments vergrößern oder verkleinern. Hierbei müssen Sie aber berücksichtigen, daß die Achseneinteilung und alle Elemente des Diagramms nicht zufriedenstellend dargestellt werden könnten.
Um ein Diagrammelement zu bearbeiten, müssen Sie dieses zunächst markieren. Sie erkennen markierte Elemente an den Auswahlrechtecken. Werden Elemente mit einem Auswahlrechteck umgeben, so können Sie diese mit der Maus ziehen und somit das Element verschieben oder die Größe variieren.
Sie markieren die Elemente des Diagrammfensters, indem Sie mit der linken Maustaste auf das Element klicken. Sie können auch die Cursortasten der Tastatur benutzen, um die einzelnen Elemente nacheinander zu markieren. Eine Besonderheit gilt bei der Markierung von Datenreihen. Wenn Sie eine Datenpunktmarkierung anklicken, wird die gesamte Datenreihe markiert. Zur Markierung einzelner Datenpunktmarkierungen müssen Sie noch einmal auf den Datenpunkt klicken.
Zur Veränderung der Schriftelemente im Diagramm, markieren Sie die Schrift und rufen den Menübefehl Format > Zeichen auf. Im nachfolgenden Dialogfeld können Sie die Schriftattribute festlegen.
2D-Diagrammen haben zwei Achsen, die X-Achse (horizontal) und die Y-Achse (vertikal). Bei einem Balkendiagramm sind die X- und Y-Achse vertauscht. In einem 3D-Diagramm kommt noch eine 3. Achse hinzu, die Z-Achse (Reihenachse).
Achsen können ein- und ausgeblendet werden, indem Sie sie im Dialogfenster Diagramm > Diagrammoptionen in der Registerkarte Achsen aktivieren oder deaktivieren. Das Ausblenden einer Achse können Sie auch bewirken, indem Sie die Achse markieren, die nicht mehr angezeigt werden soll und die Taste [Entf] drücken.
Klicken Sie doppelt auf die Achse, die Sie formatieren wollen, öffnet sich das Dialogfeld Achsen formatieren, das in seinen fünf Registerkarten Muster, Skalierung, Schrift, Zahlen und Ausrichtung zahlreiche Formatierungen der Achsen ermöglicht.
Damit der Leser das Diagramm später leicht interpretieren kann, muß ihm natürlich mitgeteilt werden, welcher Sachverhalt durch das Diagramm widergespiegelt wird. Zu diesem Zweck wird das Diagramm in der Registerkarte Titel des Dialogfensters Diagramm > Diagramm-Optionen mit einem Diagrammtitel versehen. Desweiteren können Sie entsprechend dem Diagrammtyp verschiedenen Achsentitel zuordnen:
Titel- Plazierung
Größenachse (Y) – Links neben der Y-Achse
Rubrikenachse (X) – Unterhalb der X-Achse
Reihenachse – Rechts neben den Datenreihen
Sie können einen eingegebenen Text wieder löschen, indem Sie ihn markieren und die Taste [Entf] betätigen.
Neben den Achsen können Sie auch die Diagrammdaten individuell beschriften. In der Registerkarte Datenbeschriftung des Dialogfensters Diagramm > Diagramm-Optionen fügen Sie die Beschriftung der einzelnen Daten ein. Hierbei können Sie je nach Diagramm bis zu fünf verschiedenen Beschriftungen wählen.
Einzelne Datenpunkte lassen sich zur besonderen Hervorhebung von der Beschriftung ausnehmen oder aber Sie fügen die Beschriftung lediglich für diesen Datenpunkt ein. Klicken Sie hierzu mit der linken Maustaste doppelt auf den Datenpunkt und wählen Sie in der Registerkarte Datenbeschriftung die gewünschte Option.
Um eine Legende einzufügen, aktivieren Sie das gleichnamige Symbol oder wählen in der Registerkarte Legende des Dialogfensters Diagrammoptionen. Während die Legende über das Symbol Legende lediglich ein- und ausgeschaltet werden kann, können Sie im Dialogfenster eine Position vorgeben.
Unterhalb des Diagramms können Sie sämtliche Werte in einer Datentabelle darstellen. Aktivieren Sie hierzu das gleichnamige Symbol oder wählen Sie die Option Datentabelle anzeigen in der Registerkarte Datentabelle des Dialogfenster Diagramm-Optionen.
Sie fügen Gitternetzlinien in das Diagramm ein, indem Sie in der Registerkarte Gitternetzlinien des Dialogfensters Diagramm-Optionen die gewünschten Gitternetzlinien aktivieren. In der Symbolleiste können Sie die horizontalen und vertikalen Hauptgitternetzlinien einfügen.
Bei 3D-Diagrammen lassen sich zusätzlich der Blickwinkel des Diagramms im Menü Diagramm mit dem Befehl 3d-Ansicht verändern. In der Mitte des Dialogfelds sehen Sie eine Vorschau. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechtwinklige Achsen, so können Sie ebenfalls die Perspektive einstellen.
Wenn Sie den Blickwinkel lieber freihand bestimmen möchten, klicken Sie zunächst auf das Diagramm, um die Anfasser darzustellen und klicken dann mit der linken Maustaste auf einen der – je nach Blickwinkel – acht Anfasser. Der Mauszeiger nimmt die Form eine Plus-Zeichens an. Nun können Sie das selektierte Diagramm mit der Maus in verschiedene Blickwinkel manövrieren. Halten Sie hierbei die [Strg]-Taste gedrückt, so wird nicht nur der Rahmen des Diagramms angezeigt – die Balken usw. werden in vereinfachter Form ebenfalls dargestellt.
Wenn Sie weitere Änderungen am Diagramm vornehmen möchten, beispielsweise Textfelder oder andere Zeichnungselemente einfügen, so bedienen Sie sich der Funktionen von Word-Grafik. Schalten Sie diese Symbolleiste über das Symbol Zeichnen oder Ansicht > Symbolleisten > Zeichnen ein.
Neben der Eingabe der Daten bietet sich auch der Datenimport schon vorhandener Datensätze an. Graph unterstützt verschiedene Dateiformate, die Sie problemlos in Ihr Datenblatt integrieren können. Zusätzlich können Sie Daten aus ASCII-Dateien importieren. Voraussetzung hierfür ist allerdings, daß die einzelnen Felder durch Kommata oder Tabulatorzeichen getrennt sind.
Zum Datenimport positionieren Sie die Markierung in der Tabelle an die Stelle, an der die importierten Daten eingefügt werden sollen und rufen den Befehl Bearbeiten > Daten importieren auf. Im Dialogfeld wählen Sie nun die Datei, die Sie importieren wollen
Wenn die Option Ganze Datei aktiviert ist, werden sämtliche Daten einer Datei importiert. Die Option Bereich läßt eine Selektierung zu. Hier können Sie nun einen Bereich oder Bereichsnamen eingeben, zum Beispiel A2:C6, um die Zellen A1 bis C6 zu importieren. Sind in einer Datei mehrere Tabellen oder Datenblätter enthalten, wählen Sie jene, die Sie einfügen möchten. Sie starten den Import mit OK oder Ü.
Mit dem Befehl Datei > Aktualisieren im eigenen Graph-Fenster oder mit einem Mausklick außerhalb des Diagramms bei eingebetteter Graph-Funktion, wird das Diagramm in das Word-Dokument mittels einer Feldfunktion eingebettet, und Sie können mit der Texteingabe im Dokument fortfahren.