Lange galt das Word-Format mit dem Kürzel .DOC als das Maß aller Dinge. Die Zeiten sind vorbei. Moderner und praktischer ist das universelle PDF-Format. Es lässt sich überall öffnen und sieht auf allen Rechnern gleich aus. Bleibt nur ein Problem: Wie lassen sich mit Word PDF-Dateien erzeugen? Ganz einfach. Bei neuen Word-Versionen ist die PDF-Funktion bereits eingebaut; bei älteren Versionen lässt sie sich nachrüsten.
PDF für Word 2010 und 2013
Besitzer von Word 2010 und Word 2013 brauchen nichts zu tun. Die PDF-Funktion ist hier bereits von Hause aus eingebaut. Um mit Word 2010 oder 2013 ein Dokument als PDF zu speichern, müssen Sie nur den „Speichern unter“-Befehl aufrufen und unter „Dateityp“ den Eintrag „PDF (*.pdf)“ auswählen – fertig ist die PDF-Datei.
PDF für Word 2007
Wenn Sie Word 2007 verwenden, sind Sie ebenfalls fein raus. Denn dank eines kostenlosen Add-Ins können Sie PDF-Dokumente direkt aus Office heraus erzeugen. Sie müssen nur von der folgenden Download-Seite das PDF-Add-In herunterladen und installieren:
www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=7
Mit dem PDF-Plugin können Sie die Dokumente aller Office-2007-Anwendungen (Access, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio und Word) im PDF-Format speichern. Im Dialogfenster „Speichern unter“ finden Sie im Feld „Dateityp“ das neue Format PDF. Über die Schaltfläche „Optionen“ stellen Sie weitere PDF-Optionen ein und können beispielsweise nur einzelne Seiten als PDF speichern oder die Dateigröße optimieren.
PDF für Word XP, 2002 und 2003
Bei anderen Word-Versionen gibt es zwar kein eigenes Plugin, PDF-Dateien lassen sich aber auch mit Word XP, 2002 oder 2003 ganz einfach erzeugen. Sie brauchen hierzu nur ein kostenloses Zusatzprogramm wie CIB PDF BREWER. Das Gratisprogramm finden Sie auf der Internetseite
www.cib.de/de/produkte/pdf-produkte/produktuebersicht/cib-pdf-brewer.html
Das PDF-Tool funktioniert etwas anders. Es installiert einen neuen PDF-Druckertreiber, mit dem Sie dann nicht nur mit Word, sondern aus jeder Anwendung heraus PDF-Dokumente erzeugen können. Sie müssen nur den „Drucken“-Befehl aufrufen, den virtuellen PDF-Drucker auswählen, und schon ist die PDF-Datei fertig.
