Bei der Korrekturarbeit haben Sie folgende Möglichkeiten:
1. Das Wort ist falsch geschrieben:
- Sie arbeiten mit automatischen Korrekturvorschlägen, und das richtige Wort ist in der Vorschlagsliste.
Wählen Sie das richtige Wort aus der Liste Vorschläge und bestätigen Sie es durch doppeltes Anklicken oder mit Ändern bzw. Immer ändern.
- Sie arbeiten mit automatischen Korrekturvorschlägen, aber das richtige Wort ist nicht in der Vorschlagsliste.
Geben Sie das Wort in der richtigen Schreibweise im Feld Nicht im Wörterbuch ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Ändern oder Immer ändern.
- Sie arbeiten ohne automatische Korrekturvorschläge.
Geben Sie das Wort in der richtigen Schreibweise im Feld Nicht im Wörterbuch ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Ändern oder Immer ändern.
- Sie arbeiten ohne automatische Korrekturvorschläge, möchten die richtige Schreibweise des Wortes aber nachschlagen.
Aktivieren Sie mit Optionen das Dialogfenster Register Rechtschreibung und Grammatik und aktivieren Sie mit der Option Immer vorschlagen die Liste der Vorschläge. Wählen Sie das richtige Wort aus der ListeVorschläge und bestätigen Sie es durch doppeltes Anklicken oder mit Ändern bzw. Immer ändern.
2. Das Wort ist richtig geschrieben:
- Das Wort kommt nur einmal in diesem Text vor.
Wählen Sie Ignorieren.
- Das Wort kommt mehrmals in diesem Text vor.
Wählen Sie Nie ändern.
- Das Wort kommt immer wieder in Ihren Texten vor.
Nehmen Sie das Wort mit Hinzufügen in ein Benutzerwörterbuch auf.
Solange Sie keine eigenen Wörterbücher erstellt haben, arbeiten Sie nur mit zwei Wörterbüchern, dem Programmwörterbuch der aktiven Sprache und einem Benutzerwörterbuch. Alle Zufügungen zum Wörterbuch werden in diesem Modus in die Datei BENUTZER.DIC aufgenommen. Die Vorgehensweise, alle Wörter in ein Wörterbuch aufzunehmen, empfiehlt sich aber nur, solange die Wörter, die in sehr vielen Texten wiederkehren, in einem Sinnzusammenhang stehen. Wörter, die nur von Fall zu Fall vorkommen und an eine spezielle Textart gebunden sind, nehmen Sie besser in ein separates Wörterbuch auf.
Neue Wörterbücher legen Sie in den Optionen in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik an. Dieses Dialogfeld aktivieren Sie direkt vom Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik über den Befehl Optionen.
Bei der Rechtschreibprüfung lassen sich die Wörter aus zehn verschiedenen Benutzerwörterbüchern parallel heranziehen. Außerdem verfügt die Rechtschreibprüfung für jede installierte Sprache über ein Standardwörterbuch, das zum Umfang des Rechtschreibprogramms gehört und auf welches stets zugegriffen wird; der Inhalt dieser Programmwörterbücher liegt fest und kann nicht geändert werden. Der Inhalt der benutzerdefinierten Wörterbücher liegt in Ihrer Hand. Diese Wörterbücher ergänzen Sie, im Gegensatz zu dem Standardwörterbuch, durch eigene Einträge. Sie nehmen darin unbekannte Wörter auf, die während des Prüflaufs trotz richtiger Schreibweise bemängelt werden. Die Benutzerwörterbücher können beliebige Dateinamen tragen.
Wenn das Programm die Schreibweise eines Wortes mit Hilfe der Wörterbücher verifizieren kann, schließt es hieraus auf die richtige Schreibweise des Wortes und überprüft das nächste Wort. Bei Unstimmigkeiten legt es Ihnen das Wort zur Begutachtung vor, und Sie entscheiden, ob das Wort richtig oder falsch geschrieben ist.
In der Liste Benutzerwörterbücher sind alle aktivierten Wörterbücher aufgelistet. Benützerwörterbücher werden standardmäßig im Ordner WindowsAnwendungsdatenMicrosoftProof gespeichert und mit der Erweiterung .DIC gekennzeichnet. Diese Erweiterung kennzeichnet die alle Benutzerwörterbücher der Windows-Programme von Microsoft. Sie können also mit Word auch auf Benutzerwörterbücher anderer Programme – z.B. Works für Windows – zugreifen, selbst wenn sie in anderen Verzeichnissen gespeichert sind. Allerdings empfiehlt es sich, Wörterbücher im Verzeichnis Proof abzuspeichern, da der Sinn eines zentralen Verzeichnisses in der Verfügbarkeit für alle Benutzerwörterbücher liegt. Außer den zentralen Wörterbüchern im Verzeichnis Proof (WindowsAnwendungsdatenMicrosoftProof) werden auch die Benutzerwörterbücher automatisch gelistet, die im Stammverzeichnis vonOffice gespeichert sind.
Neben den Wörterbüchern der Liste kann auch auf andere Wörterbücher zugegriffen werden, die den Spezifikationen der Windows-Benutzerwörterbücher von Microsoft entsprechen müssen. Das heißt, ihr Inhalt muß im reinen ANSI-Zeichensatz gespeichert sein.
Falls Sie auf Wörterbücher zugreifen möchten, die eine andere Dateierweiterung als .DIC haben oder in einem anderen Ordner liegen, auf das kein automatischer Zugriff von Word erfolgt, öffnen Sie mit Hinzufügen das DialogfeldWörterbuch hinzufügen, das dem Dialogfenster Datei Öffnen entspricht. Wechseln Sie auf die übliche Weise in den Ordner, in dem das gesuchte Wörterbuch liegt. Falls es eine andere Dateiendung als .DIC hat, tragen Sie im Feld Dateiname den ganzen Dateinamen des Wörterbuchs ein, das Sie für die Rechtschreibprüfung öffnen möchten, oder nennen lediglich die spezifische Erweiterung und wählen die Wörterbuchdatei aus der Dateiliste. Abschließend bestätigen Sie mit OK oder [Return].
Sie können nach und nach verschiedene Wörterbücher für verschiedene Benutzer, fachspezifische Texte oder Sprachen anlegen. Geben Sie den Wörterbüchern typische Namen, so daß sie sich leicht Textarten oder Benutzern zuordnen lassen. Mehrere kleine Wörterbücher haben den Vorteil, daß Word bei der Überprüfung den Inhalt der Wörterbücher schneller mit dem Text vergleichen kann und nicht auch noch Wörter zum Vergleich heranziehen muß, die für den aktuellen Text auf keinen Fall in Frage kommen. Aus diesem Grunde sollten Sie Ihre Wörterbücher nicht zu komplex gestalten.
Um ein neues Wörterbuch zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie in der Registerkarte Rechtschreibung der Optionen in der Gruppe Benutzerwörterbücher den Befehl Neu.
2. Im Dialogfeld Benutzerwörterbuch erstellen wählen Sie den Ordner, in dem das Wörterbuch gespeichert werden soll, sofern Sie es nicht im voreingestellten Ordner Proof ablegen möchten. Den Dateinamen tragen Sie im Feld Dateiname ein. Die spezifische Wöterbuch-Dateierweiterung .DIC wird automatisch angehängt. Durch die Bestätigung der Eingabe mit OK wird das Wörterbuch automatisch erstellt.
3. Wählen Sie den Befehl Hinzufügen, markieren Sie das Wörterbuch in der Dateiliste, und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Das Benutzerwörterbuch wird der Wörterbuchliste angefügt.
Es empfiehlt sich, die Benutzerwörterbücher von Zeit zu Zeit auf unnötige Einträge zu durchforsten.
Die Benutzerwörterbücher können Sie im Dropdown-Feld Sprache auf die Verwendung bei einer bestimmten Sprache eingrenzen. Solange im Feld Sprache der Eintrag (keine) aktiv ist, wird das aktivierte Benutzerwörterbuch unabhängig von Sprachformatierungen im gesamten Text in die Überprüfung der Orthographie einbezogen.
Um ein Wörterbuch während der Textüberprüfung zu benutzen, markieren Sie seinen Namen in der Liste Benutzerwörterbuch, die Sie im Dialogfeld Optionen in der Registerkarte Rechtschreibung finden. Insgesamt können bis zu zehn Wörterbücher der Liste gleichzeitig markiert sein. Wenn diese Zahl überschritten wird, zeigt Ihnen Word dies mit einer Meldung an. Auf die gleiche Weise, wie Sie Wörterbücher aktivieren, können Sie sie auch wieder deaktivieren. Möchten Sie ein Benutzerwörterbuch nicht nur deaktivieren, können Sie es Entfernen. Markieren Sie das entsprechende Wörterbuch und klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche. Beachten Sie hierbei, daß die zugehörige Datei nicht ebenfalls gelöscht wird. Es wird lediglich die Verknüpfung zu Word entfernt.
Das Standardwörterbuch, das zuoberst in der Liste steht – in der Regel heißt es BENUTZER.DIC – sollten Sie stets aktiviert lassen, da dieses Wörterbuch von verschiedenen Microsoft-Anwendungen gemeinsam genutzt werden kann. Wenn Sie es deaktivieren, kann es passieren, daß auch andere Anwendungen den Zugriff auf das erste Benutzerwörterbuch verlieren.
Es gilt die Regel: Je mehr Wörterbücher bei der Überprüfung des Testes geöffnet sind, um so langsamer geht der Prüflauf vonstatten. Daher lohnt es sich, die Verteilung der Wörter auf die einzelnen Wörterbücher gut zu strukturieren und jene Wörterbücher zu deaktivieren, die Sie momentan nicht benötigen. So halten Sie die Kapazität des Systems für andere Aufgaben frei. Die Rechtschreibung-Vorgaben in den Optionen bleiben aktiv, bis Sie sie ändern. Sie brauchen also nicht zu Beginn jeder Arbeitssitzung vorgeben, welches Benutzerwörterbuch für Ihren aktuellen Text zuständig ist.
Während der Rechtschreibprüfung können Sie Wörterbücher um unbekannte Wörter ergänzen. Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik das gewünschte Wörterbuch aus der Dropdown-Liste Benutzerwörterbuch. Hierbei haben Sie die Wahl zwischen den Wörterbüchern, das Sie in der Wörterbuchliste aktiviert haben. Die anderen Wörterbücher sind während der eigentlichen Überprüfung nicht erreichbar, können aber durch den Optionen-Zugriff ad hoc ergänzt werden. Wenn Sie die Überprüfung abschließen, werden die Ergänzungen in den Wörterbüchern automatisch gespeichert.
Um ein Benutzerwörterbuch zu öffnen, markieren Sie es in der Liste und wählen die Schaltfläche Bearbeiten. Das Benutzerwörterbuch wird dann als Dokument dargestellt, und Sie können nicht benötigte oder gar falsch eingetragene Wörter editieren.