Im Dialogfeld Seriendruck oder direkt im Seriendruck-Manager läßt sich über Abfrageoptionen das Dialogfeld Abfrageoptionen öffnen. In diesem Dialogfeld können Sie festlegen, welche Datensätze ausgedruckt werden sollen und ihre Datensätze sortieren.
In der Registerkarte Datensätze filtern stehen bis zu sechs Kriterien für die Auswahl von Datensätzen zur Verfügung, welche untereinander mit den logischen Operatoren und bzw. oderverbunden werden können. Wählen Sie unter Feld den Feldnamen aus, dessen Datenfelder auf die Bedingung überprüft werden. Ob die Datenfelder Zahlen, Buchstaben oder eine Mischung der Zeichen enthalten, ist prinzipiell unerheblich, da sich die Operatoren sowohl auf numerische als auch auf alphanumerische Einträge der Datenquelle beziehen.
In der Dropdown-Liste Vergleich wählen Sie den Operator, der die Auswahl bestimmt. Zur Verfügung stehen die Operatoren Gleich, Ungleich, Kleiner als, Grösser als, Kleiner oder gleich,Grösser oder gleich und ist leer bzw. ist nicht leer.
Im Feld Vergleichen mit geben Sie den Vergleichswert ein, auf den das Datenfeld mittels des Operators überprüft wird. Zur Ausgabe gelangen nur jene Datensätze, bei denen
* alle Filterkriterie n erfüllt sind, wenn die Verbindung der verschiedenen Filter durchgängig mit Und erfolgte.
* einige Filterkriterien erfüllt sind, wenn die Verbindung der verschiedenen Filter mit Und und Oder erfolgte.
* ein Filterkriterium erfüllt ist, wenn die Verbindung der verschiedenen Filter durchgängig mit Oder erfolgte bzw. lediglich ein Filterkriterium eingegeben wurde.
So läßt sich beispielsweise formulieren, daß ein Brief nur an jene Adressaten geschickt werden soll, die ein Auftragsvolumen von DM 100.000 überschritten haben, nicht im Ausland sitzen oder eine Vertretung im Inland haben:
Volumen Größer als DM 100.000
Und
Land Gleich D
Oder
Vertretung Ist nicht leer
Um alle Auswahlkriterien wieder für eine Neueingabe zu löschen, oder um alle Datensätze der Datenquelle wieder in den Seriendruck einzubeziehen, wählen Sie Alle löschen.
In der Registerkarte Datensätze sortieren legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Datensätze mit dem Hauptdokument verbunden werden sollen. Hierzu können Sie bis zu dreiSortierschlüssel definieren, deren Dropdown-Liste Sie nacheinander mit der Maus öffnen. Wählen Sie in diesen Feldern die Namen der Datensatzfelder aus, nach denen sortiert werden soll. Als Sortierfolge stehen Aufsteigend und Absteigend zur Verfügung.
Die Datensätze werden zunächst nur für die Ausgabe sortiert und bleiben in der Datei der Datenquelle solange in der gespeicherten Reihenfolge erhalten, bis dort die Änderungen gespeichert werden.
Es bietet sich an, Datensätze zu sortieren, wenn Sie den Seriendruck mittels Von und Bis über die Satznummern eingrenzen. Da für die Von-Bis-Angabe im Dialogfeld Seriendruck die geeigneten Datensätze in der Datenquelle aufeinander folgen müssen, eignet sich die Sortierung besonders dafür, diese Reihenfolge herzustellen.
Wenn Sie die Eingaben mit OK oder [Return] bestätigen, kehren Sie in das Dialogfeld Seriendruck zurück, von dem aus Sie den Seriendruck mit Zusammenführen starten.