Die Erstellung von Adreßetiketten und Briefumschlägen mit der Seriendruckfunktion unterscheidet sich von einem Serienbrief oder Katalog geringfügig in der Bearbeitung des Hauptdokuments.
Um Adreßetiketten zu generieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
In der Regel empfiehlt sich für Adreßetiketten oder Briefumschläge das Erstellen eines neuen Hauptdokuments.
1. Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruck-Manager unter Hauptdokument erstellen den Eintrag Adressetiketten. Sollte bereits ein Hauptdokument geöffnet sein, das auf den Seriendruck ausgerichtet wurde, haben Sie im folgenden Dialogfeld die Wahl zwischen Neues Hauptdokument und Dokumentart ändern. Liegt noch kein Seriendruck-Hauptdokument vor, heißt dieser Befehl statt dessen Aktives Fenster.
2. Nachdem – wie oben beschrieben – der Import der Datenquelle vollzogen wurde, läßt sich im nachfolgenden Meldungsfenster mit dem Befehl Hauptdokument einrichten direkt ins Dialogfeld wechseln, indem Sie die Etiketten einrichten.
3. Die Druckerinformationen Nadeldrucker bzw. Laser und Ink Jet werden von Word in der Regel selbständig erkannt. Sollte es jedoch mit Ihrem Drucker Probleme geben, können Sie an dieser Stelle auswählen, was für einen Druckertyp Sie verwenden. Abhängig vom Druckertyp werden Ihnen dann die passenden Etiketten und deren Bestellnummern angegeben. Sofern Sie einen Laserdrucker besitzen, können Sie unter Schacht auswählen, welcher Druckerschacht die Etiketten einziehen soll.
4. In der Liste Etikettenmarke aktivieren Sie die Herstellerfirma der zu druckenden Etiketten. Bezogen auf die Herstellerfirma werden in der Liste Bestellnummer die gewünschten Etiketten aufgelistet.
Ein Klick auf den Ausschnitt Etiketteninformation oder den Befehl Details öffnet das Fenster zur Detaileinstellung des gewählten Etiketts, das in einem Vorschau-Feld übersichtlich die Wirkung weiterer Einstellungen ins Bild setzt. Oberer Rand und Seitenrand geben den Abstand der Etiketten zum Rand des Blattes an. Vertikalabstand und Horizontalabstandmessen den Wert vom Anfang eines Etiketts zum Beginn des nächsten. Die Etikettenhöhe und Etikettenbreite geben Sie ebenfalls in die entsprechenden Eingabefelder ein. Schließlich müssen Sie Word noch mitteilen, wieviele Etiketten sich in einer Zeile und wieviele Etiketten sich in einer Spalte befinden.
Sicherheitshalber sollten Sie vor dem Ausdruck auf Etikettenbögen einen Probeausdruck auf ein normales Blatt Papier machen, da es vor allem bei Laserdruckern zu Problemen mit den Randeinstellungen kommen kann. Die meisten Laserdrucker können nicht exakt bis zum äußersten Rand des Blattes drucken. Deshalb sollten Sie, wenn Sie Etikettenbögen ohne Führungsrand verwenden, die Seitenränder entsprechend vergrößern.
Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, bestätigen Sie diese mit OK. Sollten Ihre Einstellungen zu groß für Ihren Drucker sein, werden Sie mit einem Fenster darauf aufmerksam gemacht und können das veränderte Etikettenformat nicht speichern. Sind Ihre Einstellungen korrekt, werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen der Detailinformationen des Etiketts speichern wollen. Die Sicherung der eigenen Einstellungen findet unter dem Eintrag (benutzerdefiniert) Aufnahme in die Liste der Bestellnummer.
Nachdem die Formateinstellungen für die Adreßetiketten oder Briefumschläge vollzogen sind, wird automatisch das nächste Dialogfeld Etiketten erstellen bzw. Umschlagadresseaktiv.
Die Eingaben im Feld Musteretikett werden nicht auf ihre Länge bzw. Breite hin überprüft. Überstehender Text wird abgeschnitten.
5. Im Dialogfeld Etiketten erstellen findet sich im Feld Musteretikett der Raum für Texteingaben per Tastatur und Seriendruckfelder. Die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen öffnet die Liste mit den in der Datenquelle verfügbaren Feldern und fügt das ausgewählte Seriendruckfeld in das Musteretikett ein.
Wenn das Musteretikett einmal erstellt wurde, wird die Eingabe in eine Tabelle mit den entsprechenden Formatierungen umgewandelt. Nachträglich läßt sich somit nicht auf das Musteretikett zurückgreifen. Dies stört jedoch nicht weiter, da der Aufwand für eine Neuerstellung der Etiketten minimal ist. Wenn Sie nun unter Hauptdokument Einrichten nach dem Einrichten der Etiketten das Musteretikett bearbeiten, wird nach dem Bestätigen der Änderungen durch OK noch die Warnung ausgegeben, daß das Hauptdokument nicht leer ist und der vorhandene Text gelöscht und durch die neuen Eingaben ersetzt wird.
Die Option Beim Verbinden der Datensätze Aus Leerzeichen resultierende Leerzeilen nicht drucken, die Sie im Ausführungs-Dialogfeld Seriendruck finden, sollten Sie nicht aktivieren, wenn Sie eventuell später noch fehlende Angaben der Datenquelle manuell auf dem Etikett ergänzen möchten. Hierfür brauchen Sie die Lücken der Seriendruckfelder, die den Druckvorgang ohne Ergebnis durchliefen.
