Korrekte Orthographie ist ein wichtiges Kriterium für den Eindruck, den ein Text macht. Damit die Tippfehler sich nicht in die Schlußversion hinüberretten, hilft Word mit seiner Rechtschreibprüfung beim Korrekturlesen. Als Prüfprinzip gilt, daß ein dem Programm unbekanntes Wort falsch geschrieben sein könnte und daher angemahnt wird. Damit sich das Prüfspektrum nicht auf die Wörter beschränkt, die dem Programm von Hause aus eingegeben wurden, lassen sich neben den Standardwörterbüchern jeder installierten Sprache Wörter aus zehn verschiedenen Benutzerwörterbüchern im Prüflauf parallel hinzuziehen.
Eingrenzen läßt sich der Prüfbereich im Dokument vor dem Start der Rechtschreib- und Grammatikprüfung mit einer Textmarkierung. Die Überprüfung erstreckt sich dann lediglich auf alle Sätze im markierten Bereich, bis nach vollbrachter Arbeit eine Meldung erfragt, ob die Überprüfung im restlichen Dokuments fortzusetzen ist. Um nur einen einzigen Satz zu überprüfen, genügt vorab die Markierung eines Buchstabens.
Gestartet wird die Rechtschreib- und Grammatikprüfung in der Funktionsleiste über das Symbol Rechtschreibung und Grammatik, im Menü Extras oder mit der Funktionstaste /. Solange keine Markierung gesetzt ist, arbeitet sich Word von der Einfügemarke abwärts durchs Dokument und die Statuszeile zeigt solange „Word überprüft Rechtschreibung und Grammatik im Dokument…“ bis sich ein Wort findet, das die Rechtschreibprüfung nicht im Wörterbuch entdecken kann oder die Grammatikprüfung ein Satz als grammatikalisch inkorrekt erkennt. Erst in diesem Fall öffnet sie das Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik.
Word macht Sie auf Fehler bzw. unbekannte Wörter aufmerksam.
Word kennt auch eine automatische Rechtschreib- und Grammatikprüfung, die Ihnen bereits während des Tippens über die Schulter schaut. Diese Funktion wurde bereits im ersten Anwendungsbeispiel kurz erklärt.
Für Wörter, die keine Entsprechung im Wörterfundus haben, öffnet sich das Fenster Rechtschreibung und Grammatik, in dessen Titelzeile der Name der aktiven Sprache vermerkt ist. Die erste Zeile des FenstersRechtschreibung und Grammatik nennt nicht nur das bemängelte Wort, sondern auch den Grund der Rückfrage: Entweder ist das Wort ist Nicht im Wörterbuch, oder es handelt sich um eine fragliche Gross-/Kleinschreibung oder eine Wortwiederholung.
Hält die bemängelte Stelle Ihrem prüfenden Blick stand, können Sie mit Ignorieren fortfahren oder einfach die Eingabetaste betätigen. Word bemängelt dann das Wort jedoch an jeder Fundstelle erneut. Diese Wiederholung unterbinden Sie mit dem Befehl Nie ändern (bei Wortwiederholungen nicht aktiv).
Nie-Ändern-Liste löschen
Wörter, die Sie mit Nie ändern übergehen, finden Aufnahme in eine interne Liste, die während der ganzen Word-Sitzung gültig bleibt. Daher werden diese Wörter in allen Dokumenten der aktuellen Sitzung ignoriert.
Um die Liste der nicht zu ändernden Wörter zu löschen, rufen Sie in den Optionen die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik auf und betätigen die Schaltfläche Dokument erneut prüfen . Nach der Bestätigung des Befehls entfernt Word die Einträge der Nie-ändern-Liste und schließt die Wörter beim nächsten Prüflauf wieder in die Kontrolle ein.
In der gleichen Registerkarte der Optionen läßt sich auch angegeben, daß Word Wörter in Großbuchstaben nicht orthographisch prüft, um beispielsweise durchgängig versal geschrieben Firmennamen und Abkürzungen auszuschließen. Nur zum Teil groß geschriebene Wörter werden als Groß-/Kleinschreibungsfehler weiterhin aufgegriffen. Wenn Sie vorgeben, daß Wörter mit Zahlen zu ignorieren sind, reicht bereits eine Zahl innerhalb des Wortes, um die orthographische Überprüfung der Zeichenkette auszuschließen. Wortwiederholungen ignoriert Word in beiden Fällen allerdings nicht und zeigt sie weiterhin als Fehler an. Wenn Sie im Dokument Internet- oder Dateiadressen als Hyperlinks aufgenommen haben, so können Sie diese ebenfalls von der Rechtschreibprüfung ausnehmen.
Wenn in Wörtern Groß- und Kleinbuchstaben gemischt werden, weist Word auf einen Fehler in der Schreibweise hin. Bei Wörtern, die Sie als Hauptwörter großgeschrieben in ein Benutzerwörterbuch aufgenommen haben, bemängelt das Programm übrigens die Kleinschreibung, während bei Wörtern, die im Wörterbuch in kleiner Schreibweise verzeichnet sind, beide Schreibweisen als gültig gelten. Daher bemängelt die Rechtschreibprüfung eigentlich nur fehlerhafte Kleinschreibung, nicht aber falsche Großschreibung. Ausnahmen bilden jene Fälle, in denen die Grammatikprüfung eine fehlerhafte Großschreibung beispielsweise von Artikeln (z.B. „ein“) erkennt.
Word bemüht sich, stets Ersetzungsvorschläge für die bemängelte Stelle anzubieten; allerdings kostet dieser Service Rechenzeit. Meist geht die Überprüfung eines Dokuments rascher, wenn auch nicht ganz so komfortabel von der Hand, wenn Sie unter Optionen in der Registerkarte Rechtschreibung das Kontrollkästchen Immer Korrekturvorschläge unterbreiten und mit ihm die Wortvorschläge ausschalten. Andererseits läßt sich die Vorschlagsliste der Rechtschreibprüfung bereichern, indem Sie Vorschläge nur aus Hauptwörterbuch ausschalten; nun sucht Word für die Wortliste auch in den einzelnen Benutzerwörterbüchern nach Vorschlägen.
Die automatische Rechtschreibprüfung bleibt übrigens von der deaktivierten Option Immer Korrekturvorschläge unterbreiten unbeeindruckt, Ersetzungsvorschläge werden stets angeboten – sofern vorhanden.
Eine falsche Schreibweise, die im Text wiederholt vorkommt, läßt sich auf einen Schlag berichtigen: Der Befehl Immer ändern sorgt dafür, daß die momentane Korrektur an allen Fundstellen des gleichen Worts automatisch erfolgt. Um hingegen ein Wort an einer Stelle des Dokuments zu entfernen, löschen Sie es im Feld Nicht im Wörterbuch und klicken auf die Schaltfläche Ändern.
Im Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik markieren Sie in der Liste Vorschläge einfach das passende Wort oder tragen die korrekte Schreibweise in das Feld Nicht im Wörterbuch ein. Die Berichtigung bestätigen Sie mit Ändern. In der Vorschlagsliste genügt übrigens das doppelte Anklicken eines Worts als Bestätigung der Änderung. Sollten die Vorschläge der Vorschlagsliste völlig daneben liegen, so daß Sie das bemängeltes Wort lieber manuell korrigieren möchten, verbessern Sie es .
Der Befehl Löschen erscheint automatisch im Dialogfeld, wenn Word auf Wörter trifft, die doppelt vorkommen. Da der Text nicht auf Sinngehalt untersucht wird, sondern lediglich Zeichenketten verglichen werden, gelten doppelte Wörter stets als Fehleingaben. Dies ist auch der Fall bei Relativsätzen, bei denen das Relativpronomen dem Artikel des folgenden Substantivs gleicht. Beispielsweise bemängelt Words Rechtschreibung die Wortwiederholung in: „Ein Redakteur, der der Rechtschreibung mächtig ist …“ Diese korrekte Verdoppelung wird von Ihnen einfach mit dem Befehl Nicht ändern übergangen, während bei echten Fehleingaben Löschen das zweite Wort entfernt.
Das Erkennen doppelter Wörter erfolgt übrigens ohne den Einsatz der Wörterbücher einfach durch den direkten Vergleich der Zeichenketten. Daher sind Einstellungen wie das Ignorieren von Wörtern mit Zahlen oder Wörtern mit Großbuchstaben inaktiv. Words Kritik am doppelten Wort verhindern Sie, wenn Sie mit S+H+K ein geschütztes Leerzeichen einfügen; dies verhindert allerdings auch den Zeilenumbruch zwischen den beiden Wörtern, macht also im Zweifelsfall das Suchen von geschützten Leerzeichen und Ersetzen durch normale Leerzeichen im Anschluß an die Rechtschreibprüfung erforderlich.
Doppelte Wörter, die häufig vorkommen, in dieser Kombination in ein Wörterbuch aufzunehmen, ist nicht sinnvoll, da die Überprüfung der Orthographie im Text Wort für Wort erfolgt und nicht die Kombination von Einzelwörtern berücksichtigt. Ansonsten ist es aber höchst sinnvoll, Word „Fremdwörter“ beizubringen, jedenfalls jene, mit denen Sie in Ihren Texten häufiger arbeiten. Es beschleunigt den Korrekturlauf erheblich, wenn Sie nicht dauernd korrekt geschriebene Wörter mit Nicht ändern bestätigen müssen.
Solange Sie keine eigenen Wörterbücher erstellen, arbeiten Sie mit zwei Wörterbüchern: Dem Programmwörterbuch der aktiven Sprache und einem allgemeinen Benutzerwörterbuch. Alle Zufügungen, die im DialogfeldRechtschreibung und Grammatik vorgenommen werden, landen in der Datei BENUTZER.DIC. Allerdings erweist es sich auf Dauer als unpraktisch, alle Wörter in ein einziges Wörterbuch aufzunehmen; nur wenn alle Ihre Texte ziemlich den gleichen Wortschatz haben, sollten Sie so global handeln. Wörter, die nur in speziellen Texten vorkommen, eignen sich eher für die Aufnahme in ein eigenes Wörterbuch, das dann fallweise aktiviert wird.
Zwar kann ein Benutzerwörterbuch maximal etwas mehr als 360 KByte aufnehmen, doch ist leicht vorstellbar, welche Leistung und somit welche Rechenzeit Wörterbücher dieser Größe dem System abverlangen. Es empfiehlt sich daher, stets den Wortschatz thematisch auf mehrere Wörterbücher zu verteilen und zur Überprüfung nur die Benutzerwörterbücher zu aktivieren, die tatsächlich hilfreich sind.
Um ein neues Wörterbuch anzulegen, wählen Sie in den Optionen die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik an. Unter Benutzerwörterbücher sind die Wörterbücher (Dateiendung .DIC) aus dem Stammverzeichnis von Word und dem Windows-Unterverzeichnis ProgrammeGemeinsame DateienMicrosoft SharedPROOF aufgeführt. Sie können überdies auch auf Benutzerwörterbücher anderer Microsoft-Anwendungen zugreifen, die in anderen Verzeichnissen gespeichert sind. Der Ordnung halber ist es ratsam, alle Wörterbücher ins Verzeichnis PROOF zu verlegen und es so als Zentrale für alle Benutzerwörterbücher zu nutzen.
Es ist ratsam, bestehende Benutzerwörterbücher regelmäßig zu pflegen und nach überflüssigen Einträge durchzusehen. Hierfür Bearbeiten Sie die Wörterbuchdatei und löschen oder und ergänzen Ihren Einträge, wobei jeder einzelne Worteintrag durch eine Absatzschaltung abgeschlossen sein muß.
Die gelisteten Wörterbüchern lassen sich durch andere Wörterbuchdateien ergänzen, sofern ihr Inhalt im reinen ANSI-Zeichensatz gespeichert ist und jeder Eintrag mit einer Absatzschaltung endet. Die Kontaktaufnahme zu solch einem Wörterbuch erfolgt mittels des Befehls Hinzufügen über das Dialogfeld Wörterbuch hinzufügen. Wenn die Wörterbuchdatei eine andere Dateiendung als .DIC hat, nennen Sie im Feld Dateiname die spezifische Erweiterung und wählen anschließend die Wörterbuchdatei aus der Dateiliste.
Ein neues Wörterbuch erstellen Sie in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik der Optionen mit Wörterbücher und mit dem Befehl Neu. Im Dialogfeld Benutzerwörterbuch erstellen geben Sie den Dateinamen ein. Die Erweiterung .DIC wird automatisch vergeben.
Benutzerwörterbüchern lassen sich nicht nur thematisch strukturieren, sondern auch im Dropdown-Feld Sprache auf den Einsatz unter einer bestimmten Sprache festlegen. Öffnen Sie das Fenster Extras > Optionen und wechseln Sie ins Register Rechtschreibung und Grammatik. Öffnen Sie mit Wörterbücher das Dialogfeld Benutzerwörterbücher. Nun können Sie über die Sprachzuordnung vorgeben, daß ein Wörterbuch nur für jene Passagen gilt, denen die entsprechenden Sprache zugewiesen wurden. Dies bietet die Chance, beispielsweise auch eigene Wörterbücher für Englisch zu erstellen, deren Sprachschatz nicht in deutschsprachigen Texten, sondern nur parallel zum englischen Standardwörterbuch eingesetzt wird. Allerdings kann Word nicht auf Benutzerwörterbücher zugreifen, zu denen kein fremdsprachliches Standardlexikon installiert wurde. Ohne das spanische Sprach-Tool greift Word auch nicht auf das Benutzerwörterbuch für Spanisch zu. Wörterbuchdateien, denen in den Optionen als Sprache der Eintrag (keine) zugeordnet ist, kommen übrigens bei jeder überprüften Sprache zum Einsatz.
Word setzt während der Textüberprüfung all jene Benutzerwörterbücher ein, deren Namen in der Liste Benutzerwörterbücher in der Registerkarte Rechtschreibung der Optionen markiert ist. Wenn die Maximalzahl von zehn Wörterbücher der Liste überschritten ist, meldet Word dies. Deaktivieren Sie die Wörterbücher, die Sie zur Zeit nicht brauchen.
Das Standardwörterbuch, das zuoberst in der Liste steht – in der Regel heißt es BENUTZER.DIC – sollte stets aktiviert sein, da dieses Wörterbuch von verschiedenen Microsoft Anwendungen gemeinsam genutzt werden kann. Wenn Sie es deaktivieren, kann es passieren kann, daß auch andere Anwendungen den Zugriff auf das erste Benutzerwörterbuch verlieren. Die Rechtschreibung-Einstellungen in den Optionen gelten – und somit auch die aktivierten Wörterbücher – über die einzelnen Sitzung hinweg.
Korrekturen zurücknehmen
Auch bei der Korrektur eines Textes können Fehler unterlaufen, und sei es einfach, indem der Mauszeiger auf den falschen Befehl klickt. Mit der internen Rückgängig-Funktion der Rechtschreibprüfung lassen sich Korrekturschritte zurücknehmen. Tippfehler lassen sich darüber hinaus auch mit dem den Rückgängig-Befehl von Word wiederherstellen, der beliebig viele Rücknahmeschritte kennt. Diese Art der Rücknahme funktioniert auch noch, wenn das Dialogfeld Rechtschreibung bereits geschlossen wurde.
Übrigens: Es ist es nicht nötig, die Rechtschreibprüfung zu beenden, um Änderungen – oder Rücknahmen – im Text vorzunehmen. Mit dem Tastenschlüssel [Strg][Tab] oder durch einen einfachen Mausklick wechseln Sie zwischen Dokument und Rechtschreibungsfenster, so daß auch umfassendere Korrekturen in Satzgefüge und Ausdrucksweise während einer zeitweisen Funktionsunterbrechnung vorgenommen werden können. Die Reaktivierung der Rechtschreibprüfung entspricht allerdings einem Neustart, das heißt die Prüfung beginnt neu an der Stelle der Einfügemarke.
Eine übergreifende Funktion findet sich im Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik in Form des Befehls AutoKorrektur . Mit diesem Befehl verhindern Sie in Zukunft, daß Ihre typischen Tippfehler, die die Rechtschreibprüfung entdeckt, sich weiterhin in den Dokumenten wiederholen. Sobald die Rechtschreibprüfung solch eine unerwünschte Eigenheit ausfindig macht, geben Sie die korrekte Schreibweise ein und wählen anschließend die Schaltfläche AutoKorrektur. Fehler und Korrektur finden somit Aufnahme in die AutoKorrektur-Liste. Beim aktuellen Prüflauf entspricht dies dem Befehl Immer ändern. Doch im Nachhinein ist die Wirkung wesentlich stärker. Sobald Sie unter Extras > AutoKorrektur im Register AutoKorrektur das Kontrollkästchen Während der Eingabe ersetzen aktivieren, verhindert Word in Zukunft schon beim Schreiben des Textes die aufgenommenen Tippfehler, indem es sie bei der Texteingabe automatisch durch die korrekte Schreibweise ersetzt.
